公务文书写作与处理

1、 主讲人：公务文书的写作与处理公务文书的写作与处理1第一篇公务文书的写作2一、公文的概念1996年中共中央办公厅颂布的中国共产党各级领导机关文件处理条例中规定：“党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策、指导布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。” 2001年国务院办公厅颁布的国家行政机关公文处理办法中规定：“行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。” 3二、公文的种类（一）古代公文文种的种类：（1）上奏文种：上书、奏、疏、

2、状、奏本、题本、折、序、启、表等；（2）君命文种：策、诏、圣旨、诫、敕等；（3）官署上行文：牒、呈、详等；（4）官署平行文：移、关文、咨、照会（朱笔和墨笔）等；（5）官署下行文：会、符、谕、札等。4三、公文的种类按公文的来源划分，可分为对内公文、对外公文和收来公文；按公文的性质划分，可分为行政类公文、党务类公文、法规类公文、外交类公文、计划类公文、军事类公文、会议类公文等；按公文的行文去向划分，可分为上行文、平行文、下行文；按公文的使用范围划分，可分为通用公文、专用公文、科技公文等。2001年国务院办公厅颁布实施的国家行政机关公文处理办法中规定公文种类有13类（13种）：命令（令）、决定、公告

3、、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。5文书的分类6法定公文党的机关公文行政机关公文决议、决定、批示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要命令（令）、议案、决定、指示、公告、 通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要7政治性 权威性 时效性 程式性公文的特点8四、公文的格式（一）公文用纸和印装格式1公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸 为210mm297mm。2公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm 1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm1mm；版心尺寸为156mm225mm（不含页码）。3文字符号从左至

4、右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。4公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。9210mm297mm371mm281mm225mm156mm公文用纸格式101）公文的结构、要素结构：文头、主体、文尾 要素：发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等 11文头部分（眉首） 公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。 12 文件 20051号 签发人： 特急机密一年

5、00001文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。发文字号左空一格，签发人右空一格。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。只有上行文才需注明签发人。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件” 1314 文件 20051号 特急秘密行政机关公文眉首15 文件 20051号 特急秘密党的机关公文眉首16主体部分 公文的主体，是公文最主要的部分，其格式包括标题、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、印章和成文年月日等内容的规定。 17 文件 20051号 签发人： 特急机密一年00001公文标题，红色反线下空2行，2号小标宋体字。主送机关，标题下空1行，左侧顶格用3号

6、仿宋体字标识，回行时仍顶格。 请示 ： 18附件，在正文下空1行左空2字标识。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识附件 成文日期右空4字，中文小写。公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 。 。 附件：1. 2. 二五年四月二十日（发至 级）19202122 二三年二月五日 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 23当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识此页无正文的方法解决。 。（发至级）二三年二月五日联合上报的公文，由主办机关盖印；联合下发的公文，发文机关都

7、应盖印。24（此页无正文）（发至级）二三年二月五日此页错误25文尾部分（版记 ） 文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。 26印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。公文应标主题词，上行文按上级机关要求标注。 。（发至 级）二三年二月五日主题词： 抄送：， 。办公室2005年4月20日印发抄送机关左空1字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 227信函式格式发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长

8、均为17cm。每行居中排28个字，首页不显示页码。 学院30mm 2001号 关于 的函秘密特急20mm28会议纪要格式 会议纪要会议纪要不加盖印章。其他要素与公文的一般格式相同。 292）其他注意事项 A、公文用纸一般使用纸张定量为60g/80 g/的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，PH值为7.59.5。 B、公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，。 C、印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。30 文件 2

9、0051号 签发人： 王二小 特急机密一年00001 请示 ： D、字体字号3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字3号黑体字小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm15mm（高宽）3号楷体字2号小标宋体字31 。 。 附件：1. 2. 二五年四月二十日（发至 级）3号仿宋体字32 。（发至 级）二三年二月五日主题词： 抄送：， 。办公室2005年4月20日印发23号黑体字 3号仿宋体字 4号半角白体阿拉伯数码 33 请示是下级组织向上级组织或业务主管机关请求指示、批准时使用的公文。2、请示的写作。34标题：上款：正文：落款：发文机关 + 事由 +文种（请示） 可省略主送机关

10、（只限一个）缘 由事 项结尾语上级的精神、下面的情况请求的事项妥否，请批复。（当否，请批示。）发文机关时间（中文、全称：二00四年十月十日）请示的写法：35例文关于会计人员职权条例中“总会计师” 是行政职务或是技术职称的请示 财政部： 国务院1987年国发1987号通知颁发的会计人员职权条例规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种；其中“总会计师”既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按条例规定，负责全工厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其是大工厂，授予总会计师职称的人有四五人，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜和执行总会计师的职责与权限呢? 我们认为宜

11、将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务，不再作为技术职称；比照最近国务院颁发的工程技术干部技术职称暂行规定，将条例第五章规定的会计人员职称中的“总会计师”改为“高级会计师”。 以上认识是否妥当，请指示。 省财政厅 一九八八年月日 36 报告是下级组织向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时使用的公文。3、报告的写作37标题：上款：正文：落款：发文机关 + 事由 +文种（报告） 可省略主送机关（不限一个）缘 由事 项结尾语上级的精神、下面的情况报告的事项特此报告。发文机关时间（中文、全称：二00四年十月十日）报告的写法：38例文关于粮食政策性财务挂账停息的报告 国务

12、院： 根据中共中央、国务院关于妥善解决粮食财务挂账问题的一系列文件精神，结合各地清理粮食财务挂账的实际情况，经过反复研究，对粮食财务挂账实行停息的有关政策提出如下意见： 一、停息的前提条件。 二、停息的原则解决。 三、停息的时间和办法。 四、凡是停息后再新增加粮食财务挂账的省、自治区、直辖市，中央财政将从核定的停息基数中相应扣除新增挂账。 五、有关粮食挂账停息的具体财务处理办法由财政部会同有关部门另行制定。 如无不妥，请批转各地各部门执行。 财政部 审计署 内贸部 中国人民银行 国家粮食储备局 一九九四年九月二十一日391）行文时间不同；2）行文的目的与作用不同；（有无批复）3） 内容不同：请

13、示的上款只有一个，报告不止；请示一文一事，报告可一文多事。4、请示与报告的区别40 申请书是个人或集体向组织表达愿望、向机关、团体或领导提出请求时使用的文种。1）主体不同。2）反应不同。5、请示与申请书。41 通知是批转下级组织、转发上级机关和不相隶属机关文件、发布规章、传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部时使用的文种。6、通知的写作。42标题：上款：正文：落款：发文机关 + 事由 +文种（通知） 可省略主送机关要 素要 求结尾语时间、地点、谁、事项等其它要求的事项特此通知。可省略发文机关时间（中文、全称：二00四年十月十日）通知的写法：43例文关于召开全省民政工

14、作会议的通知 各市人民政府、行政公署，省直各单位： 为了贯彻全国民政工作会议精神，省政府决定召开全省工作会议。会议的主要议题是：传达学习全国民政会议的主要文件和领导讲话，讨论研究贯彻的意见和措施，请你们提前做好准备。 参加会议人员：各市人民政府、行政公署分管民政工作的领导同志和各市、行署的民政局长，省直各单位的负责同志。 会议拟开五天，地点宾馆，于八月十五日前来报到。 省人民政府办公厅 年月日441）区分公文通知和一般性通知。2）要素交待要齐全。注意的问题：45 记载和传达会议情况和议定事项时使用的文种。7、会议纪要的写作。461）宣布会议决议的；2）综合会议内容的；3）学术会议的。会议纪要的

15、分类：47标题：开头：主体：结尾：时间：会议名称 + 纪要开会的依据、目的、背景、时间、地点、名称、范围、主持人、参加人员、出席的领导、讲话人、会议基本议程、主要活动、主要收获等。会议研究、讨论的问题和决定事项的内容。希望、号召。中文、全称：二00四年十月十日会议纪要的写法：48类别 用语名称 作用 常用特定用语 1开端用语 主要用于文章开头，表示发语、引据 为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。 2称谓用语 用于表示人称或对单位的称谓 第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。 第二人称：你、你局、贵公司、贵方。 第三人

16、称：他、该公司、该项目。3递送用语 用于表示文、物递 送方向 上行：报、呈。 平行：送。 下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。 4引叙用语 用于复文引据 悉、接、顷接、据、收悉。 5拟办用语 用于审批、拟办 拟办、责成、交办、试办、办理、执行。 6经办用语 用于表明进程 经、业经、已经、兹经。 7过渡用语 用于承上启下 鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。 8期请用语 用于表示期望请求 上行：请、恳请、拟请、特请、报请。 平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。 下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。 9结尾用语 用于结尾表示收束 上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当

17、，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。 平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为而努力；现予公布。 10谦敬用语 用于表示谦敬 承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。 11批转用语 用于上级对下级 来文的批转处理 批转、转发。 12征询用语 用于征请、询问对有关事项的意见、态度 当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。 四、公文常用特定用语简表49第二篇公文的处理50一、行文规则 按照一定的规定或准则来处理对内、对外行文关系的制度，也叫行文制度。51由下级

18、机关向上级机关的行文。下行文：由上级机关向下级机关的行文。平行文：平行机关之间以及没有隶属关系的机关之间的行文。（一）行文关系上行文：52行政领导业务指导不相隶属平行下行文：逐级、多级、直达上行文：逐级、多级、越级平行文53（二）行文准则 1.行文应当确有必要，注重效用。 54 2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 55 3. 机关各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级机关的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级机关正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 56 4. 同级机关、同级机关各部门、上级机关

19、部门与下一级机关可以联合行文。 57 5.属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经机关审批的事项，经机关同意也可以由部门行文，文中应当注明经机关同意。 58 6. 属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。 59 7. 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。 60 8. 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 61 9. “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。 62 1

20、0. 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 63 11. 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。64二、行文流程收文办理的程序包括：签收、登记、审核、拟办、批办、 承办、催办等程序。发文办理的程序包括：拟稿、审核、会签、签发、缮印、 校对、盖印、登记、分发、立卷、 归档、销毁 65文书处理程序流程图签收登记分 办拟 办批 办承 办催 办拟 稿审 核签 发缮 印用 印发文登记收 文 处 理发 文 处 理传 阅注 办定 稿存 本封 发归 卷结束66签

21、收登记签收 拆封 登记清点数量核对名称检查包装填写回执避免撕毁取净文件有无错发有无缺页有无缺数便于运转便于管理流程图67分办由文书人员： 来文分类 附文件处理单 分办对已有明确分工的例行公文，直接分送有关部门或承办人；对普通抄件，直接送有关单位阅览、存查；对重要文件或文书部门不能判定的文件，先送办公室负责人或机关领导批办。流程图68拟办 对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。可分别由办公室负责人或业务部门负责人提出。流程图69批办提出处理该份文件所述问题的原则和方法；提出并指明负责承办该文件的单位或承办人，规定承办的时限；凡是需要两个单位或者人员共同承办的，还必须指出主办单位和主办人。流程图70承办一是从业务部门来说，指具体执行和处理；二是从文书部门来说，指根据拟办和批办意见办理复文。流程图71催办 对必须办理答复的文件，要根据承办时限的要求，及时对承办情况进行督促、检查。流程图72传阅 单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需经机关各位领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。文书人员主要领导主管负责人主管业务部门其他有关人员流程图73注办 也叫办复。是指对文件承办的情况和结果，由经办人在文书处理单上简要