会议与商务活动课件

1、会议与商务活动會議的含義會議就是聚眾議事即眾多的人員聚集起來一起商討問題。會議組織結構會前准備。會間工作。會後工作。第一节 会议筹备技能要求拟定会议议程、日程正确选择会址，安排与会人员的食宿和交通知识要求会议议程、日程的区别会址选择的方法會前准備確定會議名稱。制定會議議程和日程。會場的布置。確定與會者。制發會議通知。1.確定會議名稱會議名稱的組成會議主辦瓣名稱會議的主題會議的類型例如：河职院关于秘书考证的专家研讨会2.制定會議議程和日程擬定會議議程会议议程是对会议所要通过的文件、所须解决的问题的概略安排，并以序号将其清晰的表达出来，会前发给与会者。會議議程的制作格式包括標題題註正文议程表的设计

2、1、注意议程顺序所涉及事物的习惯性顺序和公司章程有无明文规定2、第一项是宣布议程，总结再安排讨论的问题，将同类性质的问题集中排列3、保密性较强的议题，一般放在后面 会议议程：1、宣布议程2、说明人员缺席情况3、宣读并通过上次的会议记录4、财务主管报告5、其他报告6、新的议题7、有关人事任命8、提名并选举新的负责人9、通知有关事项10、宣布休会上司认为这份议程表有问题，需要修改：天地公司销售团队会议、议程表 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。1、销售二部经理的人选2、东部地区销售活动的总结3、上次会议的记录4、销售一部关于团队沟通问题的发言5、下季度销售

3、目标6、公司销售人员的招聘和重组天地公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。1、宣布议程2、说明有关人员缺席情况3、宣读并通过上次会议的记录4、东部地区销售活动的总结5、销售一部关于团队沟通问题的发言6、公司销售人员的招聘和重组7、销售二部经理的人选8、下季度销售目标会议日程指会议在一定时间内的具体时间，如有说明可附于表后，会前发给与会者 (日程安排的內容必須考慮時間內容地點三要素)日程一般采用简短文字或表格形式例子天地公司新产品销售展示会日程安排日期时间内容地点参加人自责人备注2003年11月12日8:30报到餐厅门厅全体员工9:0

4、0销售主管做介绍会议厅9:50休息10:00销售活动录象餐厅三层自由参加12:00自助午餐餐厅二层13:30销售部人员讲解广告宣传单会议厅全体员工15:30分小组讨论与咨询餐厅三层16:30散会自由参加议程和日程的区别1、议程和日程都是会前发出2、议程和日程的安排必须吻合3、议程和日程制定后，须经主管领导审核方可实施4、议程的编制在前，一旦确定就不再变；日程在时间、地点、人员上，如有变化可做调整5、议程是会议内容的简要排序；日程则是具体、详细的安排选择会址1、交通便利2、会场大小应与会议规模、主题相符3、场地有良好的设备4、场地不受外界干扰5、选择会议地点应考虑有无停车场6、场地租借成本合理會

5、場的布置會場布置的形式相對式全圍式半圍式分散式主席台布置的技巧主席台的座位布置講台話筒休息室會標會徽畫像旗幟標語花卉燈光色調排列會場座次的技巧主席台座次的排列會場人員座次的排列橫排法豎排法左右排列法 主 席 台 禮 堂 形 主 席 台 教 室 形 主 席 台 弦 月 形全圍式 多邊形全圍式 橢圓形全圍式 長方形全圍式 圓形 半圍式 橋形 半圍式 T字形 半圍式 馬蹄形 主桌 主桌 分散式 方桌形 分散式 V字形 分散式 圓桌形前 排前 排 橫式 通欄形 橫式 分欄形不同的会议有不同的气氛人代会、党代会表彰会、庆功会报告会、总结会协商会、座谈会庄严隆重、朴素大方气氛热烈、喜气洋洋简单朴素气氛和谐

6、4.確定與會者選擇確定與會者參加會議的單位參加對象的職務或級別參加對象的身份參加對象的代表性參加會議的總人數與會者的編組按與會者所在的單位編組按與會者所在的行業或系統編組按與會者所在的地區編組按議題編組5.制發會議通知會議通知的擬寫包括標題通知對象正文落款日期恰時發出會議通知擬寫完畢後應及時出出讓與會者作好充分的準備。会议通知致：各部门经理发自：总经理秘书刘丽日期：2002年7月15日主题：部门经理的圆桌会议通知 2002年7月25日上午11：00，在燕都宾馆会议室举行全体部门的圆桌会议。 下午12：15分将有午餐供应。假如您不能参加请在7月24日之前打电话62479521告知。 希望您届时参

7、加。 委托书 兹任命（人名）和（人名）作为我的代理人参加（日期）（时间）在（地点）举行的（公司名）股东大会。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理人。不管此次会议如期还是延期召开，他们都将作为我的全权代表，行使我出席时所拥有的全部权力。 生效日期： 签名： 地址： 邮编：请于12月1日以前将回执寄回。 我准备参加此次会议 我将届时赴会，并带宾客来。 我不能参加此次会议。 署名： 公司：会议回执第二节 会中工作会前服务 会议记录编写会议简报技能要求1、做好会议记录2、做好会议期间的信息沟通3、做好会议值班、保卫工作知识要求1、会议记录的基本常识2、信息沟通的基本要求会前服务接待签到簿式签到卡片签

8、到电子签到单式签到引导座次簿式签到（签到表）电子签到引导座次方桌会议 圆桌会议 会议记录 正式的会议记录是会议进程的原始记录，是具有法律效力的档案，因此务必准确、完整和条理清晰。记录的准备工作记录的格式记录的内容记录的方法会议记录的修改会议记录的要求准备工作（物品准备）1、钢笔、铅笔、笔记本、记录用纸2、录音机、磁带（补充手工记录）3、备有一份议程表和其他相关资料及文件，需要核对相关数据和事实时随时使用4、会前了解座位图（识别会上发言者）5、利用录音记录时，须手工记录，以防录音机中途出现故障会议记录格式记录头 会议名称；会议时间；会议地点；会议主席；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人员主体

9、会议发言和议定事项审阅签名 凡重要会议，或涉及到有关议定事项的会议，会议主席均应在会议记录主体之后签名会议记录的内容1、会议描述（会议类型、时间、日期、地点）2、会议与会者姓名（主席的名字在最前，记录员的名字在最后）3、会议过程4、主席、记录员签名会议记录的方法1、重点记录讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论，须一字不露的记录下来，其他内容可以概括记录2、漏记的内容，先做记号，会后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复或对某一术语做简要解释3、与会者提出意见、建议，须把人名记录下来完全记录法精详记录法摘要记录法包括掌声、笑声、插话都有记录在案（录音）多用于党政机关领导班

10、子的重要会议（有话必录） 要求：真实、准确、完整一般会议通用的记录要求 要求：有所取舍、适当归纳、不可歪曲 （最多使用)会议记录的修改（会议纪要）1、定稿之前，向主席提交一份草稿经他签字批准2、如果某一成员指出会议记录中的一个错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误3、会议记录一经签名，不能再做变动 会议记录的要求准确（内容真实可信，准确无误，一旦会议主席签名，全体成员通过，则不得再行改动）完整（所有要点完整记录）简洁快速规范确保会议期间信息沟通一、信息的收集、传递、反馈1、全面收集信息2、深入实际，掌握第一手材料3、注重信息的加工提炼4、注重时效，反馈信息二、会议期间对外宣传

11、1、处理与新闻媒体的关系2、注意内外有别，严守单位秘密3、在传递上本着对象、效果、时效、费用的原则4、注意收集外界舆论和新闻报道，为领导提供参考5、会议结束后，召开记者招待会提供必要的信息信息加工的形式1、综合加工2、提炼加工3、推导加工信息传递方式1、口头传递2、影像传递3、电子系统传递4、专人传递注意事项会议信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时会议的值班工作1、协助收集有关情况2、控制与会无关人员出入3、要有公司和各部门领导的联系方式4、备有一份设备维修人员、车队调度人员、食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录5、坚守岗位，保证

12、会议信息畅通6、监督和协助专职会议人员做好服务7、做好会议间各项活动与各种矛盾的协调8、建立领导带班制度会议保卫工作1、包括与会人员人身安全2、会议重要文件保卫3、会场和驻地的保卫4、会议各种设备用品保卫5、与会者私人贵重物品保卫6、准备一定急救箱第三节 会议的善后工作完善會后服務。整理會議文件。擬發會議紀要。總結會議經難。技能要求1、进行会议文件的立卷归档2、做好会议经费结算工作知识要求1、会议文件资料的立卷归档的要求2、会议经费结算的方法1.完善會后服務安排與會者返程及時調派車輛送別與會者會場清理清理茶具退還設備2.整理會議文件收集文件需收集的文件會前準備並分發的文件會議期間產生的文件會後

13、產生的文件收集會議文件的技巧會前分的保密文件的清理完成收集文件的登記手續及時收集完文件整理歸檔整理會議記錄立卷歸檔擬發會議紀要會議紀要的擬寫會議紀要的種類辦公會議紀要工作會議紀要協調會議紀要研討會議紀要會議紀要的內容會議情況簡述對會議主要精神的闡發會議紀要的印發確定印發范圍簽發會議執行会议文件资料立卷归档的步骤1、会议文件的收集整理工作（1）确定会议文件的收集范围（2）选择收集会议文件的渠道（3）运用收集文件的不同方法2、会议文件的立卷归档：把会议过程中的一整套材料，进行分类立卷归档注意事项1、会议文件责任要落实到人2、收集文件应严格履行文件登记手续，并认真检查文件是否缺件、缺页、缺损的情况。

14、（如出现类似情况，应尽快及时采取补救措施。）3收集过程中要注意保密4会议文件立卷归档工作要严格遵守档案制度会议经费结算工作：收款与付款的方法1、收款的方法和时机（有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用：如资料费、培训费、住宿费、餐饮费。）（1）在会议通知或预定表格，注明收费标准和方法（2）注明与会人员采取的支付方式（现金、支票、信用卡）（3）如用信用卡收费，问清姓名、卡号、有效期（4）要开具发票的，事先与财务部门确定收费开票程序，无法开票项目，协商开具证明或收据掌握付款的方法和时间设备和服务付款方法、时间演讲者事先预定费用活动后付演讲者食品饮料事先商定费用预定时交定金，活动后支票结帐会

15、议地点事先商定费用预定时交定金，活动后支票结帐其他费用偿付事先确定的费用，活动后开具帐单收到帐单批准后支票付款文具和打印活动前申请安排，活动前可用零用现金购买零用现金偿付文具定购开票付款音像辅助设备活动前确定租用费用活动后开票结帐注意事项1、会议经费的名称要规范2、遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定總結會議經驗會議結束後秘秘書人員應回顧總結會務工作肯定成績找出存在的問題為今后召開同類會議積累經驗。總結的形式有座談會表彰會書面總結案例分析 公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对

16、便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。 点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。 案例分析 名山公司要召开2003年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完

17、整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。 点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。考试大编辑整理 案例分析 天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上

18、司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。 点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良的影响。 案例分析 某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没