附录DAccess应用说明

1、附錄D Access應用說明1大 綱D-1 建立資料表D-2 查詢D-3 表單D-4 工具箱元件使用說明D-5 報表設計D-6 索引和關聯技巧D-7 進階應用D-8 查詢應用範例D-9 表單、子表單進階應用2D-1 建立資料表資料表定義過程說明如下 1. 點取資料庫桌面資料表新增2. 選取設計方法資料工作表檢視：自動產生如Excel 工作底稿之表單設計檢視：自行設計結構，本章以此模式為主要說明依據資料表精靈：使用現成的資料表，再加以修改而成匯入資料表：從其他資料庫匯入資料表連結資料表：從其他資料庫連入資料表3D-1 建立資料表(續)圖 D-1 43. 設計檢視執行步驟3.1出現畫面：欄位名稱、

2、資料型態、敘述，請依序輸入相關資料3.2 輸入欄位名稱，中英文皆可，不得使用Access和Basic之保留字。為了與MySQL相容起見，請盡量使用英文欄名3.3 選取資料型態文字：用於一般識別性或說明用之資料備忘：資料長度不定之文字型資料數字：用於計數或計量之資料日期/時間：時效性資料53. 設計檢視執行步驟(續)貨幣：（也可用數字型欄位取代）自動編號：用於具有流水號性質之資料是/否：用於識別邏輯性質之資料OLE物件：用於連結影像、聲音、圖片等資料超連結：用於連結Internet 相關資料查閱精靈：用於翻閱有固定值域之欄位資料，僅適用於文字、數字和是否型欄位6表D-1資料型態與屬性對照表 AB

3、CDEFGHIJ文字備忘數字日期/時間貨幣自動編號是/否OLE物件超連結7表D-1資料型態與屬性對照表使用符號說明A欄位大小B格式：用於設定資料之顯示方式C小數點位置：自動或0-15位D輸入遮罩：用於設定輸入資料之預設型態和條件E標題：用於標示欄位說明，未定義則以欄名取代F預設值：例如日期型之Date()G驗證規則：用於資料輸入後之檢查條件H驗證說明文字：提示不合屬性G規定之說明文字I必須有資料：否(是)J索引：否、是（可重複）、是（不可重複。K. 輸入法：文字型欄位預設為中文輸入，可將它關閉 8D-1 建立資料表(續)顯示格式與輸入遮罩 設定資料之顯示格式或輸入資料之提示格式。建立與修改索引

4、5.1 建立索引之方式有兩種5.1.1定義欄位屬性並指定索引5.1.2 在資料表設計模式下，開啟檢視-索引功能在索引桌面之索引名稱處輸入索引名稱在欄位名稱欄選入索引欄位，一個索引可配合一個以上之欄位在排序方式欄設定排序方式:遞增或遞減9D-1 建立資料表(續)5.2 資料屬性為唯一者，可設定為主索引(PrimaryKey)。關聯式資料庫系統中多數資料表都需要指定主索引。5.3 不用之索引，可在索引桌面上予以反白後刪除。5.4定義畫面請參考圖D-2。 圖 D-2 10D-2查詢查詢定義過程說明如下：選取查詢新增模式選取對應設計方法有下列數種設計方法設計檢視簡單查詢精靈交叉式資料表精靈尋找重複資料

5、查詢精靈尋找不吻合資料查詢精靈選入資料表/查詢（可複選）關閉11顯示設計桌面圖 D-3 12查詢設計介面功能說明上方資料表顯示區：用於提示選入之資料表，可在此設定暫時性關聯欄位：用於選擇輸出欄位，也可以輸入運算型欄位運算式資料表：指出欄位是來至於哪一個資料表排序：用於指定對應欄位是否按指定順序輸出資料顯示：用於指定對應欄位輸出資料時是否顯示，若同一欄位選出兩次，而第二次是用來當做比對條件的話，則該欄位應設為不顯示準則：用於設定輸出資料之過濾條件，比對欄位可指定兩個以上，打在同一列上之條件，將以”AND”交集處理，打在不同列上之條件，將以”OR”聯集處理13資料小計處理 點取主功能表之【檢視】、

6、【合計】接著查詢介面會改成如圖D-4之格式多出一個合計欄，預設值為【群組】，代表意義為資料需依對應欄位當群組來合計可依需要將它改成其他統計類別：總計、平均 ，也可使用欄位運算式表示 圖 D-4 14更新查詢介面多出一個更新至欄位，此欄用來指定上方之欄位資料要更新成指定之新值 15新增查詢介面設定儲存資料的新資料表名稱 多出一個新增至欄位，此欄用來指定上方之欄位資料要更新至新資料表之對應欄位 16查詢介面模式簡介及設計步驟選取查詢基本查詢格式交叉資料表查詢將一維紀錄依鍵值轉成二維表格型式產生資料表查詢將選出資料存至另一個資料表更新查詢將異動資料更新至主檔新增查詢將選出資料加至已存在資料表之後刪除

7、查詢依條件刪除資料175.1 選取查詢拖入欄位，若拖入欄位清單上之*號欄，表需要顯示全部欄位設定排序欄位及排序方式設定欄位顯示否，當欄為用於設定第二個查詢準則時，須設為不顯示設定查詢準則，用來設定查詢資料時之過濾條件關閉存檔185.2 數值型欄位統計處理選擇簡單查詢精靈選入資料表選入查詢欄及計算欄下一步：選詳細資料或摘要選入摘要-點選摘要選項(O)核取計算欄位之計算方式：合計、平均、最小、最大、及計次欄確定存檔195.3 參數查詢在準則欄輸入如 請輸入客戶編號之提示字元（需以夾住），即可執行參數查詢查詢資料時，畫面會出現對話方框，等候使用者輸入查詢比對條件，然後依輸入字串來檢視及篩選資料205

8、.4 交叉資料表查詢新增交叉資料表選入資料表下一步：選入列標題欄（可多選）下一步：選入欄標題欄 選入計算欄位，並選取計算函數：Avg, Count, First, Last, Max, Min, StDev, Sum, Var.核取每列是否要做合計下一步：存檔。215.5 尋找重複資料查詢選入資料表下一步：選入需過濾重複資料之查詢欄下一步：選入顯示欄位下一步：存檔225.6 尋找不吻合資料查詢精靈選入比對資料表(需查詢不吻合資料，一般為子表)選入關聯資料表(一般為父表)下一步：設定關聯欄位關聯欄大都是父子表欄名相同之欄位也可指定不同名但屬性相同之欄位下一步：選入屬於子表之欄位下一步：存檔235

9、.7 產生資料表查詢設計檢視新增選入資料表選入資料表點選查詢功能產生資料表輸入新資料表名：現用資料表或另一個資料庫選用現用資料表，若不存在則系統會自動產生選入查詢欄位設查詢準則下一步：存檔245.8 新增查詢 設計檢視新增選入資料表點選查詢新增查詢選入目的檔選入查詢欄(必須屬於來源檔)設定新增至對應欄(屬於目的檔)設定查詢準則存檔255.9 刪除查詢設計檢視新增 選入資料表點選查詢功能刪除查詢選入查詢欄位設查詢準則下一步：存檔265.10 更新查詢設計檢視新增選入資料表點選查詢功能更新查詢選入查詢欄位設定更新至欄位之對應運算式下一步：存檔27D-3 表單表單設計過程1.選取表單新增模式2.選取

10、對應設計方法設計檢視:配合工具箱自行選用工具鈕來設計表單表單精靈: 自動產生表單(又分下列三種不同型式)自動產生表單:單欄式自動產生表單:表格式自動產生表單:資料工作表圖表精靈:以圖表型式顯示分組資料樞鈕分析精靈:以二維表格型式輸出資料28表單設計過程(續)3. 設計檢視：設計介面如圖D-83.1選用資料表確定3.2出現設計桌面3.3開啟工具箱（用途在另節說明）3.4點選所需工具鈕3.5.在桌面上適當處拖出一方框3.6按滑鼠右鍵設定相關屬性:格式、資料、事件、其他、全部，屬性視窗如圖D-93.7重複3.4 3.6 加入其他所需的工具鈕3.8存檔29表單設計過程(續)圖 D- 8 30表單設計過

11、程(續)圖 D- 9 31自動產生表單 4. 表單精靈4.1選用資料表4.2選入處理欄位下一步4.3選擇配置方式(單欄式、表格式、資料工作表) 下一步4.4選入背景圖下一步（建議最好不加背景圖，因為很佔空間）4.5存檔5.自動產生表單5.1如同表單精靈，前者須選入處理欄位，後者預設為全部欄位及預設背景 326. 圖表精靈6.1 選用資料表確定6.2 選入處理欄位下一步6.3 選擇套用圖表下一步6.4 以長條圖為例:6.4.1選入橫軸欄位(類別)6.4.2選入縱軸欄位(數值欄)6.5 設定是否要圖示列及顯示圖表說明。6.6 下一步完成存檔337. 樞鈕分析精靈7.1 選用資料表確定7.2 顯示分

12、析範例7.3 選入欄位7.4 選配欄位:列(R)對應欄、欄(C)對應欄、資料(D)對應欄。7.5 設定格式選項:欄總計、列總計、自動設定表格型式7.6 完成存檔34D-4 工具箱元件使用說明工具箱元件文字標籤（1）文字方塊（2）選項群組（3）又分成切換按鈕（4）選項按鈕（5）核取方塊（6）下拉式清單（7）清單方塊（8）指令按鈕（9）影像（10）非結合物件框（11）結合物件框（12）分頁（13）索引標籤控制項（14）子表單子報表（15）線條（16）方框（17）以及其他控制項（18）詳細圖示如圖D-1035D-4 工具箱元件使用說明(續)12345678910111213141516171836D

13、-4 工具箱元件使用說明(續) 文字標籤：用於提示文字，不能和資料表欄位結合 文字方塊：用於資料輸入，可以和資料表欄位結合拖出此物件時，桌面上會自動產生一對應之文字標籤物件，可用來識別物件抬頭名稱 37D-4 工具箱元件使用說明(續)3. 選項群組：應用範例3.1選取物件在桌面拖出方框3.2輸入各分項之標籤名如平信掛號限時專送3.3設定預設值：如平信3.4設定各標籤之選項對應值如平信設為3.5選擇儲存方式3.6選擇控制類型選項按鈕核取方塊切換按鈕郵寄方式 平信 掛號 限時專送38D-4 工具箱元件使用說明(續)3.7 選擇樣式3.8 設定選項群組按鈕及提示文字：如郵寄方式3.9 完成註：此類按

14、鈕點取後傳回整數值，若要與文字型欄位(例如類別)結合，則需搭配巨集或程序來使用a. 使用SetValue巨集指令b. 在對應選項群組按鈕內之屬性 、 事件、OnMouseDown，指定該巨集來設定欄位值394. 切換按鈕選項群組核取方塊4.1 設定名稱4.2 設定控制項資料來源註：此三類別可用選項群組取代405. 組合方塊（又稱下拉式清單）5.1 選擇查閱資料來源以資料表或查詢來選入資料以自行鍵入值來選入資料以下拉式清單方塊中選取值來尋找表單中之記錄415. 組合方塊(又稱下拉式清單)5.2 操作說明5.2.1 以資料表或查詢來選入資料下一步：選入資料表，如訂單下一步：選入對應欄，如客戶編號下

15、一步：列示對應值下一步：儲存選入值於此欄位，選入對應工作表之欄位，如客戶編號設定標籤名完成425. 組合方塊(又稱下拉式清單)(續)5.2.2 以自行鍵入值來選入資料下一步：依序輸入值，如 A001/A002/A003下一步：儲存值於對應欄下一步：設標籤名完成5.2.3 以下拉式清單方塊中選取值尋找表單中之記錄下一步：選入工作資料表對應欄，如客戶編號下一步：顯示對應值，如A001/A002/A003下一步：標籤名完成436. 清單方塊與組合方塊類似清單方塊之顯示列數受制於方塊大小，最少為一列資料只能選取，不能輸入新值447. 指令按鈕7.1選擇類別：紀錄指引/紀錄操作/表單操作/報表操作/應用

16、程式/雜項7.2操作說明7.2.1記錄指引選取巨集指令：尋找下一筆/尋找紀錄/跳至下一筆/跳至前一筆/跳至第一筆/跳至最後一筆457. 指令按鈕(續)下一步：選擇文字表示或圖示下一步：設標籤提示文字完成7.2.2 記錄操作選取巨集指令：列印紀錄/刪除紀錄/復原紀錄/新增紀錄/複製紀錄/儲存紀錄其餘步驟與 7.2.1同467. 指令按鈕(續)7.2.3 表單操作選取巨集指令：列印表單/列印現用的表單/更新表單資料/開啟表單/編輯表單篩選/應用表單篩選/關閉表單其餘步驟與7.2.1同7.2.4 報表操作選取巨集指令：列印報表/郵件報表/傳送報表至檔案/預覽報表其餘步驟與7.2.1同註：表單與報表操

17、作都會要求指定來源表單或報表檔477. 指令按鈕(續)7.2.5應用程式選取巨集指令：執行MS Excel/執行MS Word/執行筆記本/執行應用程式/離開應用程式選取應用程式之下一步，要求輸入指令名稱及路徑其餘步驟與7.2.1同7.2.6雜項選取巨集指令：列印資料表選取表單名稱/執行巨集選取巨集名稱/執行查詢選取查詢表單/電話撥號員其餘步驟與7.2.1同488. 雜項8. 影像：要求輸入待連結之影像檔9. 非結合物件框9.1設定物件取得方式建立新的：下拉式表單中選取一對應文件由檔案建立：自行輸入來源檔9.2接著啟動對應桌面10. 結合物件框由檢視屬性來設定相關特性值4911. 分頁控制11

18、. 分頁由檢視屬性來設定相關特性值12. 索引標籤控制項由檢視屬性來設定相關特性值5013. 子表單/子報表13.1 設定資料來源：資料表/查詢，或是表單13.2 選取表單名13.3 設定資料選擇方式13.4 完成13.5 設定主表與子表之關聯欄位5115. 屬性視窗說明15.1 在表單設計模式下，點取主功能表、檢視、屬性，即可開啟如圖D-11之屬性視窗圖 D-115215. 屬性視窗說明(續)15.2 各項屬性用途說明如下：格式：用於設定控制項之外觀、視窗動作屬性等資料：用於設定控制項之資料來源、控制屬性等事件：用於設定控制項可搭配之事件，詳見附錄E其他：用於設定輸入法、功能表、狀態提示文字

19、等全部：為上述屬性之總合53D-5 報表設計報表設計包含下列方式設計檢視報表精靈自動報表:單欄式自動報表:表格式圖表精靈標籤精靈明信片精靈541. 報表精靈1.1 選取資料表1.2 選入欄位1.3 下一步：設定分組層次，可設分組選項方式。1.4 下一步：設定遞增/遞減排序欄位(最多可設四個)1.4.1 設摘要選項:：合計、平均、最小、最大1.4.2 顯示內容：詳細資料及摘要/只要摘要/計算合計比例1.5 下一步：設定配置方式分層式/區域/大綱1/大綱2/551. 報表精靈1.6 方向：直印/橫印1.7 對齊：調整所有欄寬，使其可全部容納在一頁中向左靠齊1向左靠齊21.8 下一步：選擇樣式非正式

20、的/正式的/斜體的/淡灰色/粗體的/簡潔的1.9 下一步：設報表標題1.10 完成562. 標籤精靈2.1 選取資料表2.2下一步：2.2.1 設標籤大小：型號、尺寸、行列2.2.2 設定紙張大小2.2.3 選入標籤紙供貨商(2.2.1受制於2.2.3)2.2.4 要自動對齊嗎?2.3下一步：2.3.1 設字體、字型、色採、大小2.3.2 繪製方向2.3.3 送紙方向572. 標籤精靈2.4 下一步： 選擇列印欄位及配置 內定選入欄位是以橫向排列，若需縱向排列，在選入第二欄前，先將配置桌面之游標移至下一行2.5 下一步：設定排序欄位2.6 下一步：設定標籤檔名2.7 完成583. 明信片精靈3

21、.1 選取資料表3.2 下一步：套用範本：/賀年卡/節日卡/普通明信片3.3 下一步：套用格式並依序設定結合欄位收件人郵遞區號，收件人地址，公司名稱，區段，收件人姓名，尊稱抬頭，寄件人郵遞區號，寄件人地址，寄件人姓名以上欄位可套用固定文字：如先生，輸入時不要在字串前後加上引號。3.4 下一步：選擇排序欄位3.5 下一步：設定報表標抬頭名稱3.6 完成59D-6 索引和關聯技巧1. 建立多欄位之主索引1.1 先選取一主要欄位1.2 按住CTRL後，再選取第二欄位1.3 此時第一/二欄位均以高亮度呈現1.4 選取工具列之主索引鈕1.5 第一/二欄位前均出現鑰匙圖案，完成雙欄位主索引檔60D-6 索

22、引和關聯技巧(續)2. 在查詢增加資料表關聯屬性2.1 開啟查詢表在設計模式2.2 選取工具列之顯示資料表視窗2.3 選取新增按鈕，選入一新的資料表2.4 在關聯圖上重設關聯鍵61D-6 索引和關聯技巧(續)3. 多欄位主索引資料表與兩個單欄位主索引資料表之關聯範例：訂單明細檔訂單號碼產品編號訂購數量訂單檔訂單號碼客戶編號訂貨日期產品單價檔客戶編號產品編號單價報價條件624. 建立永久性關聯4.1 點選工具資料表關聯圖4.2 顯示已建立關聯圖（若有的話）4.3 點選資料表關聯圖（R）4.4 選取對應資料表新增關閉（或重複選取）4.5 選取主資料表關鍵欄，可多選。4.6 選取關聯資料表之關鍵欄4

23、.7 關閉存檔63D-7 進階應用1. 列印各項物件屬性資料1.1 選取 工具列之分析功能1.2 選取文件產生器1.3 選取物件型態：如:資料表1.4 選入所需分析之物件對象1.5 重設分析物件內容1.6 將分析結果預覽列印或列印642. 輸入法控制2.1 選取資料表設計模式2.2 選取對應欄為位2.3 選取工具選項鍵盤2.4 設定輸入法控制屬性653. 切換式表單可用於設計功能表3.1 選取表單模式新增設計檢視確定（不要選入對應資料表）3.2 選取工具增益集切換表單管理員3.3 顯示桌面3.3.1 點選新增3.3.2輸入新的表單頁名稱確定3.3.3 回桌面後選取要編輯之切換表單3.3.4 加

24、入表單物件（如表單、查詢、報表）註：若已有預設表單，則選入該表單後，再點選編輯，可針對表單內含物件加以增刪。664. 含計算型控制項子表單應用範例: 需要一個主表單和一個子表單（工作資料表型式）4.1 選取子表單設計檢視4.2 點選檢視表單首尾切換至表單尾4.3 點選文字方塊工具鈕並置入桌面4.4 點選文字方塊進入文字輸入模式輸入 =Sum(對應欄位)674. 含計算型控制項子表單(續)4.5 存檔4.6 選取含子表單之主表單設計檢視4.7 點選文字方塊工具鈕並置入桌面4.8 點選文字方塊進入文字輸入模式輸入計算式: =子表單名稱.Form!子表單中之計算型控制項名稱4.9 存檔685. 指令

25、按鈕式巨集表單5.1 規劃主功能表單5.1.1 建立一新的表單當作主功能表5.1.2 在主表單上加入指令按鈕（個數視需要而定）5.1.3 存檔5.2 規劃事件巨集5.2.1 開啟巨集新增桌面695. 指令按鈕式巨集表單(續)5.2.2 點選所需巨集並設定相關屬性值5.2.3 存檔5.3 指定事件要執行之巨集5.3.1 重新開啟主功能表單在設計模式5.3.2 點取各命令按鈕並設定屬性之On_Click之對應巨集，同時設定狀態列之對應文字706. 下拉式功能表6.1 規劃下拉式巨集指令6.1.1 開啟巨集新增模式6.1.2 選取 AddMenu指令6.1.3 在註解列加上註解，同時在下方引數欄分別

26、設定功能表名稱、巨集名稱及狀態列文字，其中巨集名稱必須存在（可在事後補建）。依序設定其他下拉式AddMenu6.1.4 存檔716. 下拉式功能表(續)6.2 連結巨集功能表至對應表單6.2.1 開啟所需表單在設計模式6.2.2 在表單畫面物件上按滑鼠右鍵點選屬性6.2.3 在其他功能表列選入對應之功能表巨集6.2.4 關閉存檔6.2.5 重新開啟表單，此時上方功能表列已換成自定之下拉式功能表註：6.1之AddMenu用於設定橫向功能表，下拉部份則需在巨集（群組式）內指定72D-8 查詢應用範例D-8-1 設定條件式1. Like 或Not Like 1.1查類似字元*：Like “張*” 1

27、.2查單一字元?：Like “?入” 1.3查單一數字#: Like “OS-#”2. 有無輸入資料: Is Null 或 Is Not Null3. 關係運算: ，=，=，=. And 訂單!訂購日期+30範例二： (SELECT AVG(total) FROM 訂單)其中 total 為欄位 AVG 可改用Count，Max，Min，Sum。範例三： Davg(“total”，”訂單”)範例四： Davg(“total”，”訂單”，”訂購日期 #1998/4/1#”)表示同時須滿足兩個條件766. 配合Basic字元處理函數 Left(電話,2)=”02”Mid(姓名,3,2)=”德”Ri

28、ght(姓名,2)=”德”777. 尋找重複資料在準則欄輸入尋找條件範例In(SELECT 作者 FROM 書籍 As Tmp GROUP BY 作者 HAVING Count(*)1)78D-8-2 資料計算新增一計算欄位，範例：折扣:Format(交易明細!售價/書籍!單價，”#%”)新價:單價*1.32. 分類統計:在查詢模式下，點選檢視合計 2.1 在查詢桌面將出現合計欄 2.2 針對選入欄位指定群組欄與統計欄 2.3 若日期欄指定為群組，可進階設定按月或季來處理，範例：DatePart(“q”,訂購日期) 79D-8-2 資料計算 2.4 查詢欄可設為運算式(新增欄位用於統計筆數)，

29、例如: 折扣低於七折:Count(IIF(交易明細!售價/書籍!單價 Date()-365，在合計列設為條件80D-9 表單、子表單進階應用D-9-1 小計資料轉入主檔或它檔 處理程序如下：建立一巨集：指令選用”SetValue”於表單內加入指令按鈕，選事件On-Click，加入事件指令：DoCmd.RunMacro “巨集名稱”，執行次數；或直接選用巨集81D-9-2 欄位資料轉入另一欄位處理程序如下：1. 建立巨集，選用SetValue指令2. 於項目欄輸入待處理之控制項（可用剪貼簿處理）3. 於運算式欄輸入運算式（可用剪貼簿處理）82D-9-2 欄位資料轉入另一欄位(續)範例：Forms!派工主檔!現場派工資料處理.Form!排定負荷項目欄：Forms!派工主檔!現場派工資料處理.Form!排定負荷+Forms!派工主檔!現場派工資料處理.Form!派工數量*Forms!派工主檔!需用工時/Forms!派工主檔!排程數量子表單內某一欄位之叫用方式83D-9-2 欄位資料轉入另一欄位(續)4. 存檔5. 於作用表單之工作欄位，按右鍵、選屬性、事件選After Updat