职位说明书编写指引

1、职位说明书编写指引一、职位说明书的作用?有助于人员招聘与解雇：新设职位或原有职位空缺时，应要求该单位的主管出具该职位的职位说明书，依据职位说明书的内容决定运用的资格， 避免任凭感觉随意聘用而造成不能胜任的局面。企业对 所雇人员解雇时，可以以职位说明书为依据，说明他不能胜任所担任的工作。?有助于新进员工的个人成长：新进的人员可以依据职位说明书的引导快速进入状态，避免摸索适应的痛苦。同时， 职位说明书也可免除主管一一详细解说的痛苦，新人也不必担心一下子记不住所有的细 节。另一方面，如果主管对新进的人员仅仅以口头的方式随便告知新进人员几项要做的事， 会使新进人员感到泄气，觉得不受重视，或造成公司毫无

2、制度的印象。?有助于员工培训：职位说明书可以提供有关工作内容和任职人员条件等比较完备的信息，组织可以据此制定出培训计划。?有助于工作考核与绩效评估：可以依据职位说明书的内容来考核各项工作，同时， 依据职位说明书先拟定的成果指 标，可较公正的评估各职位的工作表现，避免事后主管任意主观地评价。?有助于薪酬的公平发放：依据职位说明书的内容，可以确定每个职位对于组织的相对价值，并对不同的职位进行比较，可以确定其职位的报酬基点数。同时，职位说明书中的绩效考核指标也可使报酬 的发放更加有据可循，做到更加公平。?有助于授权：依据职位说明书中各职务的职责内容，可进行较适当的授权，使各级人员不必层层请示而加速工

3、作的进行。?有助于协调配合：职位说明书订立了权责的划分与工作推行的方式，以它作为基础，可避开单位或人员间的冲突，更强化每一环节之间的互动力，不但有助于协调配合，更可使大家节省不必要 的沟通时间及精力。?有助于结构调整与评估：通常公司可透过各职位说明书的比较来深入地了解单位内各职位间的工作内容是否重复，甚至发现某些必要的职责无人在做，如此即可对组织结构作必要的调整。建立职位 说明书时可让组织再次检查各项工作流程是否合理、是否可再予以简化，以及各职位的工作负荷是否平均。二、填写职位说明书的要求.基本原则：对职位信息进行分析而非罗列针对的是岗位而非人列举事实而非判断岗位目前的状况而非过去或将来的状况

4、内容完整，不要有遗漏.填写说明：要求统一以小四号字、常规、宋体来 填写。不得修改版面上 原有的内容，如不理解，请与项目组或相关负责人联系。除了有说明的空格之外，其它所有空格都必须填写，如无该项内容填“无”。按照培训的时候所规定的要求或参看下面的指引来填写。工作综述:用一句简洁明了的话描述出本岗位的主要职责内容、性质并注意指明职责的范围（不超过40字）。如“负责主管宿舍楼的卫生打扫”。工作职责:表述的是本岗位的各项工作内容，即“做什么”而不能表述为“怎么样做”。业务职责一一指本岗位具体的业务分工。如司机”负责人员的接送”。管理职责-指本岗位对下属各岗位的领导、培养、激励、监督、考核等工作。如“培

5、 训、考核、激励下属工作”。（非管理人员无需填写管理职责）（1）岗位职责尽可能地用“关键行为动词+行为动词+事物”或“关键行为动词+事物” （即动宾短语）的句式来描述。（工作分析）关键行为动词只用这五种：负责、组织、协助、配合、参与（工作分析）普通行为动词可选用的有：计划、分析、协调、指导、完成、办理、处理、监督、督促、执行、拟订、制订、制定、编制、编写、修订、实施、主持、安排、检查、监控、控制、审核、审定、复核、检验、检测、评价、评审、总结、提交、提出、验收、整理、发放、上报、保管、汇总、统计、登记、发出、收发、归档，以及其它各岗位的专业动词(如“收付”、“签订”)注：“负责” 意味着是工作

6、成败的第一责任人，负主要责任，在此特别定义为“本岗位 是此项工作的主要计划、协调、执行岗位组织(在此特别定义为“职责没完成时被作为第一追查岗位，但在该职责的具体工作中不一定起核心的作用”)编写职位说明书不可选择的动词有：开展、推行、提高、推动、达到、改进、学习、领会、搞好、做好、满足、贯彻、保证、确保、建立、健全、策划、掌握、接受、承担(2)在岗位职责和工作任务的描述时 关键行为动词不能联合使用，诸如“负责组 织”、“组织协助”、“协助配合”这样的行为动词词组是不规范的。(3)如果行动所指的是同一对象(事物)时，可连续用几个普通行为动词来描述职责 和工作任务。如“统计、分析、整理、上报和保管部

7、门资料”。(4)在岗位职责中一定要表述清楚此项 职责的范围，如会计一部主管的职责范围要 清楚表述为“会计一部”而非“会计二部”。(5)每项工作尽量避免用程序性的语言来描述，诸如“制定设备维修计划并实施” 这样的句子应当把它表述成“做什么”，可表述为“负责设备的维修”。尽量避免用程序 性的工作内容来罗列工作，也就是所罗列的各项工作之间不应当具有时间上的次序关系。(6)职位说明书的表达一定要简洁明了，要省略像“按照标准”、“根据 文件”之类的短语。(7)岗位职责和工作清单写完后要作仔细的检查，特别要检查所罗列的各项工作之 问是否存在交叉、重叠和包容。填写时要注意区分重要职责和一般职责，按重要程度由

8、先到后依次排列，不要多填和漏填。工作联系:内部联系一一由于岗位工作需要，须与公司内哪些部门发生联系。外部联系-由于岗位工作需要，须与公司外部哪些单位发生联系。频率与每次平均耗时-如果此项工作为日常性的，频率就统一填“日常”并注明每第3页，共7页 次约占一天的多少小时；如果此项工作为阶段性的，频率就应说明一年、一季度、一月或 一周多少次，如“每月一次”并在每次平均耗时栏中注明每次大概需要多少天或多少小时， 如“五大”。工作权限:人事-你可对下属员工行使哪些权利，如任免、提拔、考核、调配、奖惩等，权限 分为建议权和决策权。财务一一你可以不经上级批准可以支用哪些费用，如购买办公用品费用、接待费等，

9、权限为费用上限。物资-你可以不经上级批准调拨、使用公司哪些场地设备，如车辆、会议室、相关工作器材等。信息-你有权查询除自身职责之外的公司哪些文件、资料。工作绩效标准:暂不填工作要求:学历-指为完成本职工作所需的最低学历要求，而不是现有岗位员工的学历。知识要求-指胜任本岗位工作应具有的知识结构和知识水平。可以包括专门知识、政策法规知识、管理知识、外语水平、相关知识等等。知识可以采用精通、通晓、掌握、具有、懂得、了解 的6级表示法来进行评定。能力要求一一指胜任本岗位工作应具有的能力组合与能力水平。如：理解判断能力、组织协调能力、决策能力、开拓能力、社会活动能力、语言文字能力、 业务实施能力等等。能

10、力可以采用高、较高、一般、较低、低 的五级法来进行评定。工作经验-指胜任本岗位工作应具有的最低工作年限。体质要求-包括身高、体重、力量大小、耐力以及身体健康状况等。工作条件:环境特征工作所处的自然环境，包括工作场所（室内或户外）、工作环境的危险 性（长时间的高温、低温或强烈的气味、噪声、放射线等） 、职业病的可能、工作环境的 舒适程度（分非常恶劣、较恶劣、一般、较舒适、非常舒适 五个等级）。劳动强度-指体力劳动和脑力劳动强度，分为 非常轻、较轻、一般、较重、非常重 五个等级。办公设备:指本岗位员工为顺利完成本职工作必须熟练使用的劳动工具或办公用品如电脑、传真机、各种检测仪器等。第5页，共7页职

11、位说明书样例职位名称：人力资源部经理所属部门：直接领导：CEO直接下属：人力资源部各主管、员工岗位定员：1人编写日期：编写者：审核者：工作综述负责执行公司人力资源政策和人力资源规划，以及管理人力资源部。工作职责业务职责：.负责人力资源部的日常管理.协助总经理制定人力资源战略和规划.负责提供全公司重大人事调整的建议和信息支持.负责制定公司行政采购的程序和方法.组织建立和完善企业文化.负责制定招聘及培训的程序和方法.负责制定公司的福利与薪酬的管理程序和方法.负责指挥、调配、晋升、任免人力资源部管理人员.负责受理员工与公司的劳动争议事宜.协助完成上级交办的其它事项（必须启这一条） 管理职责：.负责监督下属工作.负责培训、考核、激励下属工作联系内部联系部门内容频率平均耗时直属领导人事、行政政策的规划和实施日常公司其它各部门处理人事问题日常不定时外部联系单位内容频率平均耗时社保局等社会保险不定不定时劳动局