《秘书学概论》重点纲要

1、.PAGE ：.；复习提纲名词解释：、秘书学：是研讨秘书任务规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、运用性的学科。通俗地说，秘书学就是研讨人员如何做好秘书任务的学科。P、辅助：指在主导的指点、指挥、控制之下，又是从旁协助 主导完成共同的目的。它既非主导的，又是与主导亲密相关，相对于主导而存在的。P 、三省制：在魏晋开场构成，唐代确定。即：中书、门下、尚书三省共同担任朝廷的秘书任务，“中书出令，门下审议，尚书执行，既相互分工、配合，又相互监视、牵制。P、一文一制：宋朝规定：朝廷百官和地方的奏章必需一文一事，非一宗事者不得同为一文，以便行文归口和由主管部门及时批复、处置。P、文书立卷制：元朝规

2、定：处置终了的文书经监察官“照刷检查之后予以编号立卷。同一类事立为一卷，年终交案，归档保管。P、贴黄引黄制：魏晋以后，公文多用黄纸书写。唐代规定：公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄。以后，又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄，也就是“公文摘要的由来。P、条旨制：明朝规定：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处置意见，贴在文书上供皇帝参考，又称“票拟。P、综理制：是指一切秘书任务由办公厅或办公室一致或分派人员办理，下面不再分设部门。这适宜于秘书任务量不太大的机关或单位。如市、县政协和大多数企事业单位都采用综理制。P、办公自动化：办公自动化是对秘书机构和秘书

3、任务的要求之一，简称OA，是研讨如何将计算机技术、通讯技术、系统科学和行为科学运用于数据信息和非数据信息的办公活动。P、角色冲突：每个人在人生舞台上都要扮演一定的角色，又往往在不同的场所、背景、不同的角色群中扮演不同的角色即角色转换或同时扮演多种角色。个人承当多种角色，每一种角色的认识和行为规范不能够一样，有能够协调一致，也能够产生矛盾冲突，产生矛盾冲突的即称之为“角色冲突。P、公允：要求秘书处事待人要公正，老实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功为己有，也不文过饰非或推卸责任。P、尊重：秘书应抑制人际关系中的位置妨碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、普通交往者都要尊重。通常而言，要获得他人的

4、尊重，首先得尊重他人。人都有自尊心，都希望得到他人的尊重。尊重他人和遭到尊重，是相对相应的。相互尊重就能增进彼此的友谊和信任，就能激发彼此的责任感和任务积极性。P、督查：是指秘书协助指点，把曾经布置却拖延不办或办理不力的任务自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。P、印信任务：是指机关、单位公务印章和引见信的管理、运用任务，属于秘书任务范围。公章是机关、单位职责权益的意味，引见信那么是证明本机关、单位员工的身份，引见联络公务之用。假设管理运用不当，会给本机关、本单位乃至社会呵斥危害，秘书人员必需仔细对待这项任务。P、单位印章：代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效能，多用于正式文件和引见信

5、、证明信等。P、指点人签章：是根据机关、单位主管用钢笔字或毛笔字亲身签名制成的印章，为方形或长方形，由秘书保管运用，多用于签发文件、公告之用。P、电子签名：是指以数据电文中以电子方式所含、所附用于识别签名人身份并阐明签名人身份认可其内容的数据。P、电子印章：是合法的数字化印章与数字证书绑定的，用其私钥进展了数字签名的权威性的电子文件，其中包含了用户身份、印章信息、公开密钥、有效期等许多相关信息。P、政策法规信息：这主要是指点人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地方政府公布的法令、法规、条例等等，通常以文件方式下达或在报刊上公开发表、刊登。P、无构造访问：就是调查者根据事先拟就的提纲或问题直截了

6、当地提出，普通适用于比较熟习或有了一定根底的被访问者，适用于与被访者没有直接利害关系的问题。被访者可以无顾忌地直接、明确回答。P、公文立卷：是指机关文书部门将曾经办理终了的、具有一定查考利用价值的文件资料，按照它们在构成过程中的联络和一定的规律组成案卷。、与会者：就是参与会议的正式人员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他效力人员。详细地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。、信访：是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、走访等方式，向各级人民政府、县级以上人民政府任务部门反映情况，提出建议、意见或者赞扬恳求，依法由有关行政机关处置的活动。、记者款待会：是指组织为实现一定宣传

7、目的，约请报刊、电台、电视台等新闻媒介单位记者召开的会议，也可称为“新闻发布会。、双向沟通：即要求对方反响、回复，以求相互了解，进一步磋商的沟通。除表达己方的意图之外，还要求对方能认可、协作，包含有共同目的。思索题：第一章一、什么是秘书？现代秘书确实切涵义是怎样的？宫中的秘藏之书。一开场指书而不是指人。东汉后期，出现管理秘藏图书的官府“秘书监，主管官员称“秘书令或“秘书监。秘书不仅指物，也指机构、人。在清代末年，或者说是在辛亥革命前后，秘书概念的名实相符。辅臣。行政职位。现代中国，秘书不断被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是中心的一部分。秘书已成为管理和处置日常行政事务的

8、重要人员，成为行政首长的得力助手。秘书是广泛的社会职业之一。社会职业秘书以其处置文书，它包括各种智力效力。秘书不仅效力于政府机关、社会团体和企事业单位，也效力于私人。科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为本人任务或生活助手的。广义，指指点人的事务与信息助手包括公务/私人秘书。狭义不包括私人秘书，指一种职务称号，社会职业，处于指点身边，直接为指点从事事务性、信息性等辅助效力任务的助手。二、秘书任务主要包括哪些内容？特点是什么？P秘书任务主要包括哪些内容：文书撰写上司口述或会议记录、整理，文件起草、修正、润色等；文书制造打字、复印、编排、装订等；文书处置收发、传送、办理、保管、立卷等档案管理归档

9、、鉴定、管理、提供等会议组织预备、记录、文件、善后等调查研讨方案、实施、分析、研讨等信息资料任务搜集、整理、提供、储存等信访任务群众来信来访或顾客赞扬处置等接待任务日常来访与方案来访接待、安排、效力等协调任务(政策、任务、地域、部门、人际关系等)督查任务政策推行或决议实施的督促、检查等日程安排为上司安排任务日程、会晤及差旅事宜等日常事务通讯、联络、值班、生活、管理等办公室管理环境、设备、经费等其他暂时交办事项。秘书任务的特点是什么？辅助性“辅助是相对于“主导而言的。辅助，是指在主导的指点、指挥、控制之下，又是从旁协助 主导完成共同的目的。它既非主导的，又是与主导亲密相关，相对于主导而存在的。秘

10、书人员就是处于助手的位置，它的任务就是协助 上司或雇主完成其规定的义务，实现其预定的目的。位置再高的秘书也终究是比他更高一级的指点的助手。各级各类秘书人员都必需认清本人的助手位置，认清本人任务的辅助性质。综合性 所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一同。秘书任务就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行任务，又有暂时性的、突发的非例行性任务；既有机要性任务，又有非机要性任务；既有操作简易的任务，又要操作复杂的任务。它们类众多、内容复杂，既要运用脑力，又要破费膂力，需求广泛的知识和多种技艺才干胜任。性 秘书，最初是“秘藏图书和“文书，是指物，后来开展为指人，即“文书任务者

11、。到了近代，秘书才有了更为丰富、更为确切的涵义。不论是机关、企业、私人的秘书，其任务内容都或多或少地涉及机要和，或者是个人的隐私。所以，擅长保守就成为秘书人员的首要职业品德。效力性 秘书职业属于第三产业，具有明显的效力性，但又有其本人的特点。除了“效力的直接性和“效力的稳定性之外，秘书效力还具有“广泛性。年全国秘书长会议上，中央却提出了秘书任务要做到“三个效力。为本机关指点和上级机关指点效力为本机关其他平级的职能部门效力为下级机关和人民群众效力。通俗地说，秘书任务应对“上、中、下三个层面效力。当然首要的是为指点、为上司、为雇主效力，但也不能忽视另外两个效力。 认清秘书任务的四个性质，或称职业的

12、四个特点，秘书人员才干摆正本人在机关、单位中的位置，摆正本人在社会上的角色位置，才干具有正确的角色认识和角色行为，才干自觉地做好各项任务。三、什么是秘书学？秘书学主要研讨哪些内容？P秘书学：秘书学是研讨秘书任务规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、运用性的学科。通俗地说，秘书学就是研讨人员如何做好秘书任务的学科。研讨内容：研讨我国秘书任务的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；研讨中央秘书机关对秘书任务的指示、规范与要求；研讨我国古代秘书任务和外国秘书任务阅历，批判地承继古代秘书任务遗产，自创与吸收外国秘书任务的有益成分；研讨秘书人员应有的知识、才干、涵养、素质及职业品德

13、，了解秘书的任职资历与要求；研讨秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与开展。四、秘书怎样才干顺应现代社会的变革？P秘书任务职能的转变支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案政府机关、企事业单位的秘书人员，不仅要掌握本单位的行政管理和企业管理业务流程，抓住政务活动和消费过程中的薄弱环节，把在实际中发生的问题随时汇报给指点、上司，还要有本人的独立看法。把本身思想和行动置于日新月异的国内外市场中，置于复杂多变的社会大环境中，随时参与对政治、经济活动，及时更新思想方式和处事方法，把握社会动向、市场行情。在跟随指点、上司深化实地调查研讨时，自动接受鲜活阅历，促使思想活泼、观念常新。秘书还应

14、运用逆向思想、发散性思想来补充指点、上司的缺乏。辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在效力、协调、控制作为指点的助手，秘书辅助管理的重心也必然随之转变。秘书应多了解、研讨下情，多跑基层，多协商、沟通、建议、调解、调理，多做为企业、为消费者、为公众、为社会效力的详细任务。处置信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通讯息一方面，秘书人员应运用和完善双向信息沟通手段，如来信来访、民意检验、基层访问调查等，自动搜集反响信息；另一方面，政府机关应更好地履行政务活动公开原那么，提高行政的透明度；建立和完善政府发言人制度、政府新闻发布制度；进一步拓宽社会沟通渠道，吸引公众参政议政。方案任务，由重在

15、重重传达方案转变为重在独立企划秘书必需具备独立企划和发明才干。秘书要自动地、广泛地去搜集信息，尤其是研讨信息，有本人的分析，有本人的独立见解，然后提供应上司，经采用后写成方案。秘书任务方式的转变效力对象、效力方式，由“三个效力，转变为既为上司效力，又为社会效力秘书效力方式开场出现挪动手机通讯秘书效力、BP机寻呼秘书效力以及电子邮件方式的网络秘书效力。秘书效力业兴起的缘由：专业化分工越来越细与日常事务的复杂化程度越来越高的矛盾；现代生活节拍越来越快；其他专业化公司的添加；秘书职业化的不断加强。办公方式，由封锁式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公贯彻上级指示，不断扩展网上办公的范围和深度，逐渐向

16、“电子政府的方向开展。大力推行政务公开、厂务公开、校务公开的做法，遵照岗位责任制，尽快熟习和顺应快节拍的任务程序，提高办事才干和效率。此外，秘书人员还要全面掌握电脑操作、网络运作、远程通讯的技巧。秘书独立操作认识和自动效力才干也应大大加强。会务任务，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展秘书在会展中起着辅助有时甚至是独立的组织、谋划作用。秘书在会展中担任联络、协调和组织任务；承当会展的会议组织任务；承当会展的文书任务。操作方式，由手工操作转变为电子操作秘书人员必需跟上日新月异的电脑和网络技术，不断提高本人的操作和运用才干，学会修缮电脑软、硬件和维护系统的身手。秘书行业越来越向着专业化、职业化和

17、社会化方向迈进，秘书人员应不断更新知识、完善本身，与时俱进。第二章一、世纪年代以后，我国秘书任务的新局面表如今哪几个方面？P秘书任务的正常化、制度化。党的十一届三中全会以后，各级党政机关迅速地重新组织或调整了秘书任务和人员班子，学习了有关文件指示，制定了岗位责任制，保证了秘书任务的正常化和制度化。文书任务、档案任务的加强。各级秘书部门普遍加强了文书的撰拟、审核、制造、传送、处置和立卷任务。县级以上政府机关普遍设立了档案馆、党史资料征集室和地方志编纂室，加强了搜集、整理和保管任务。企事业单位不仅健全了历史档案、人事档案，也开场注重与建立科技档案、经济档案、教学档案等。群众情况调查、注重政策研讨。

18、各级各类秘书部门普遍、经常进展情况调查，搜集信息资料，进展分析研讨。县以上机关普遍设置政策研讨室，配置得力人员，为指点部门提供 决策根据和方案，充任顾问与助手。信访任务发扬艰苦作用。各级机关普遍将信访不蒙独立建制，人员得到加强。信访任务还搜集各种信息和反响信息，推进着四化建立。科学、系统地培育秘书人才，开展秘书学实际研讨。从中央到各省市普遍注重秘书人才的培育，改动了传统的传、帮、带的手工业方式，而由高等院校和中等专业学校科学地、 系统地培育秘书人才，也推进了秘书学实际研讨的蓬勃开展。走向办公自动化和秘书任务的科学管理。随着经济和科技的开展，越来越多的秘书部门和秘书人员运用录音、录像、静电复印等

19、先进办公设备，逐渐实现办公自动化，同时也逐渐引入信息论、系统论等原理对秘书任务进展科学管理。总之，秘书任务已踏上了一个新的高度。二、外国秘书任务的特点和趋势是怎样的？P特点：就全世界而言，秘书任务的显著特点是它的普遍化、年轻化和女性化。秘书任务不仅存在于政府机关和企事业单位，而且遍及于社会各个角落。私人秘书人数更多。秘书人员年龄平均不到岁，而且女生占%以上。由于秘书任务辅助功能很强，任务顺应面广，因此它具有普遍化，可以起到全面辅助或部分替代上司任务的作用。秘书已成为现代社会高效管理不可或缺的重要要素。趋势：国外秘书任务的一个开展趋势是由事务型转为智能型。变现为办公自动化程度的提高，许多事务性任

20、务如记录、誊写、校正等处置已普遍由手工操作转为运用电脑；另一方面，越来越多的秘书人员进入高级秘书阶层，成为“外脑型和“智囊型人员。秘书任务日益专业化。变现为秘书任务分工日细，技术要求越来越高。秘书人员的高学历、秘书任务的永业化。近年来，越来越多的青年人由高等院校或职业培训机构直接跨入中高级秘书阶层。秘书的专业性终于得到了社会公认，其位置日益提高与稳定，以秘书为终身职业者日益增多。第三章P一、秘书任务机构设置有哪几项原那么？P一、精简原那么。人员精简是为了提高任务效率，防止人浮于事。二、纵向层次尽量少。纵向层次是为了上下沟通任务方便、及时，防止中间阻隔和官僚主义。三、横向幅度可适度加大。横向幅度

21、大事由于秘书任务涉及面广、头绪多，事务繁杂。二、秘书任务机构有哪些职能？P一、助手职能：例如协助 或替代指点部门处置日程文书、通讯、联络、接待等事务，节省指点的阅历与时间等。二、顾问职能：例如调查与提供指点决策所需求的信息资料，支持指点决策。三、枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联络左右的枢纽功能。四、协调职能：秘书部门还负有在上下之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，到达平衡、调和、协作、一致的协调职能。五、严密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢位置，担任保管各种文件、资料，担任组织回想、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有严密职能。六、公关职能：在不设公关部门并无专职人员

22、的组织中，秘书部门还承当着处置公共关系的职能。秘书部门还应本着“广结良缘，内求团结，外求开展的原那么处置好各种关系。三、秘书人员怎样进展自我管理？P一、任务方面：首先要有明确的任务方案。其次是要区分轻重缓急，决议任务次序，有条理地去进展。但无论做什么都要高规范、严要求。二、行为管理：秘书人员应根据不同的任务义务、不同的工会对象、不同的任务环境来采取适当的行为方式。秘书要做事干净利落，动作准确到位。秘书还应做到任何场所都不能背后议论上司的长短，不议论或泄露他人的隐私。三、时间管理：秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。四、办公环境管理秘书应留意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些管

23、理对提高秘书任务效率，树立良好组织笼统大有益处。第四章一、秘书应具有怎样的知识构造？P秘书任务的综合性，要求秘书人员横向具有较广大的知识面；秘书任务又有本人的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深沉的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合，其构造可以用罗马字母“来表示。一、根底知识：一方面是社会科学根底知识。另一方面是自然科学知识。二、专业知识：三、行业知识：四、相关知识;二、秘书应具有哪些才干？P一、写作才干：详细是指公文和事务运用文的写作才干。二、口头表达才干：秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口规范而且流利的普通话，要口吃明晰、不紧不慢。三、听知才干：秘书要擅长耐心倾听和正确

24、了解他人的发言，要听从他人的冗长、反复的发言中概括出要领，或是从众口交加、猛烈争论中抓住重点，并且能转化为本人明晰简明的言语加以复述。四、阅读概括才干：秘书要擅长阅读，既擅长精度又要擅长快读和泛读。五、社交活动才干：秘书人员必需具有一定的社会活动才干，懂得各种场所的礼仪、礼节，擅长待人接物，擅优点理复杂的人际关系。六、协调才干：秘书要擅长发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间任务上的矛盾或不平衡；要擅长发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要擅长发现指点与指点哦啊、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通协调。七、察看分析才干：秘书在任务中要时时、事事、处处做有心人，擅长

25、察看“死角，及时提请指点留意，要擅长做拾遗补缺任务。八、应变才干：秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变才干，处置问题既要符合原那么，又要有一定的机动性和灵敏性。九、运用先进办公器械的才干：凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会运用。十、预测才干：有阅历并富有发明精神的秘书人员应培育和锻炼本人的预测才干，这有助于进展自动效力和预防任务过失，也有助于秘书人员获得提升为管理者、决策者的时机。三、秘书应具有那些职业品德？P一、忠于职守：这是秘书职业品德的中心。秘书应忠于职守，大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。忠于职守的另一个含义是

26、对任务担任、一丝不苟。二、严守：秘书人员要严守党和国家，也不得泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报。三、遵守信誉：秘书任务严谨缜密，而又责任艰苦。秘书人员为忠于职守必需在任务中、人际交往中遵守信誉。四、文明礼貌：秘书在任务中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带浅笑。五、廉洁奉公：秘书应该做到奉公守法、廉洁洁白，不以私谋权，不接受贿赂。四、他根本上属于哪种气质？他以为完美的性格是怎样的？应如何塑造？P完美性格：、开朗。具有乐观丰满的心情，擅长接受复杂而艰巨的任务义务并无埋怨之心和牢骚之言。开朗还表现为对同志的热情、关怀、乐于助人。遇到困难不是垂头丧气，而是有勇气去战胜它。开朗

27、，还能给人以欢乐，给人以勇气，能团结同志共同斗争。、矫捷。思想矫捷，对事物敏感，易于接受，擅长分析；动作矫捷，做事干净利落，不拖泥带水，不迁延，不推诿；笔头矫捷，沉思熟虑之后，腹稿打就，下笔千言，立马可待，再字斟句酌，反复修正，使文章字字珠玑，无懈可击。、稳健。遇事细心，察看细致，思索周详；办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事；待人稳重，温暖文雅。、坚毅。做事要有百折不回、坚持究竟的勇气和毅力；坚毅要求多任务能任劳任怨，任务不为人了解时仍能仔细去做，甚至遭到冤枉时能忍辱负重；坚毅还包括要努力抑制本身的缺陷，做到自信、自重、自爱。、幽默。幽默是智慧、机警、学问、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低

28、级庸俗的玩笑，更不是对他人的作弄或嘲讽。、自制。秘书人员要培育和提高自制力；在不同场所、不同情景、不同对象面前要擅长选择和控制本人的心情和行为方式；不因心情激动而手舞足蹈，饶舌不止；也不因心情低沉而紧缩双眉，沉默寡言；任何时候都要防止本人心情的忽冷忽热。如何塑造：博览群书，开阔胸襟。秘书人员不能满足于只读专业书，或者说，只为了应付任务而读书，还应该为了提高本人的素养而读书。培育广泛兴趣，丰富业余生活。业余生活对丰富个人生活，调理心思兴趣是必不可少的，秘书人员应该培育广泛的兴趣，文艺、音乐、体育、旅游、交友等等，凡是有益于身心安康的活动都可以进展。业余喜好不仅可以陶冶性情，培育乐观心情，还能促进

29、人际交往，广交朋友，丰富感情生活。擅长反省，自我调适。秘书人员遇到困难、波折，甚至打击，要擅长反省，即冷静地、客观地从本身寻觅缘由和教训，而不应总是无谓地怨天尤人，应具有“归根究竟靠本人的思想。还应擅长本人进展心思调试，即俗话说的“想得开。想得开，就是本人能开导本人，压服本人，抚慰本人，能从本身寻觅到有利要素去抑制不利要素，从本身获取力量和自信心。倾诉、宣泄、调理心情。假设自我调试难以奏效，就只能寻觅外援了。秘书人员可以向至爱挚友倾诉、发泄本人的烦恼或苦楚，可以得到对方的抚慰和劝解。女性秘书怎样才干维护本人？P正确的认识和心态 女性秘书应该认识到，本人“出卖的是智力和劳力，而绝不是色相，本人是

30、当助手和顾问的，而决不是花瓶或情妇。女性秘书决不是所谓吃青春饭的，做到五六十岁退休的女秘书大有人在。其实，青年女性从事任何职业都能够遭到男性的性骚扰，只是在秘书职业环境中更普遍而已，因此需求女性秘书有更清醒的认识，更自尊、自爱、自重。 自我维护认识和方法 女性秘书，尤其是刚出校门就担任秘书的青年女性，要加强自我维护认识，维护本人的感情和身体都不遭到损伤。 有了自我维护认识，还需求自我维护方法。有阅历和成熟的女性秘书在这方面也积累了丰富的阅历，概而言之是：坚持原那么，灵敏对待，防微杜渐，自尊自爱。详细方法主要有：任务态度仔细踏实，不浮夸，不取巧；穿着装扮朴素优雅，不艳丽，不新潮；言谈举止端庄大方

31、，不卖弄，不轻佻；对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；不接受分外的报酬和贵重的礼物；不参与同事关于男女情事的说话；不在上司办公室作非任务性的逗留；不倾听男性上司或同事婚姻不幸的倾诉；不让对方误解他的关怀和协助 是爱情；不接受男性上司或同事的单独约请；尽量少参与男性上司的家庭事务或个人应付；尽量防止与男性上司单独出差，差旅中尤其要留意言行细节；及时阐明他已婚或已有男朋友；不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；必要时依托法律，寻求维护。六、秘书的考核P考核内容德：政治思想品德。主要指政治态度、思想作风、遵纪守法、廉洁奉公、遵守职业品德和社会公德。能：任务才干。主要指管理才干、办事才干、操作才干、业

32、务和技术程度。勤：主要之任务出勤率和平常任务态度。绩：任务业绩。指完成任务义务的数量、质量、时间效率等。考核规范直接量化。即直接用数量衡量任务义务完成的情况，如撰写文稿的篇数、字数，打字的字数，接待来客的人数，搜集、整理信息的条数。比率化。即按一定阶段实施任务过程或到达任务效果计算其完成目的的比率，如信访办案的结案率，文书立卷、催办任务的完成率，打字的过失率等。综合目的化。即任务质量要求和数量概括相结合的目的方法，如文书处置无丧失、无错发、无误办、无泄密，印章管理无误差，合称“五无。类比目的法。即在本系统、本地域或全国同类任务义务到达目的或完成情况相比较，陈列名次并规定相对的规范和要求。考核方

33、法平常考核。秘书日常任务的一切书面记录都是平常考核的重要根据。平常考核由机关考评员，或办公室主任、秘书科长，或业务主管主持，每月一次，考评结果有书面记录。年终考核。年终考核在每年年终时进展，通常分三个步骤：先是秘书人员在总结的根底上提出自我评价；其次是办公室或业务部门民主评议，写成意见；最后是主管指点审定。第五章三、秘书处置人际关系的普通准那么有哪些？P尊重。秘书应抑制人际关系中的位置妨碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、普通交往者都要尊重。通常而言，要获得他人的尊重，首先得尊重他人。人都有自尊心，都希望得到他人的尊重。尊重他人和遭到尊重，是相对相应的。相互尊重就能增进彼此的友谊和信任，就

34、能激发彼此的责任感和任务积极性。礼貌和礼仪。人际关系中尊重的最初也是最近的方式就是礼貌。礼貌要求秘书在公司或其他场所会见指点、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的浅笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿明晰、语音温暖。在各种交际场所自觉注重和严厉遵守各种礼仪礼节。乐于助人。秘书的角色位置主要是助手，协助 主管或上司做好各项任务，甚至必要的生活照顾与效力，乃是秘书的天职。秘书任务又是综合性的任务，它需求多方面的配合和协助 才干做好。因此，秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐的认识，养成自动、勤劳的习惯。无论对上司、或同事、或客户、或有任务交往的普通群

35、众，只需知道或看出对方有需求，就应自动地伸手协助 。赞誉他人。秘书不是卑贱者，但他她的角色位置要求其必需是个真正的谦虚者。谦虚不等于自大，正如自尊也不等于骄傲。确切地说，真正自尊、谦虚的人就在于他们既能正确地估量本人，又能正确地对待他人。宽容与体谅。秘书人员要擅长在人际交往中学会宽容与体谅。对他人身上这样或那样的弱点或缺陷要予以宽容，对他人的粗鲁言语、举止或错误行为，只需不损伤公司及个人，要予以宽恕。进而能设身处地为对方着想，多给人一点同情和体谅。公允。公允要求秘书处事待人要公正，老实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功为己有，也不文过饰非或推卸责任。秘书应怎样处置好与上司的关系？秘书与上司关系的

36、特征任务上的主从性。秘书是上司尤其是主管上司直接的、全面的任务助手。在任务上，上司为主，秘书为辅、为从。知识、才干、膂力、思想的补充性。秘书与上司任务的配合既是一种助力，也应该是一种合力，应该是相加，而不是相减或抵消。人际关系的首属性。秘书与上司尤其是主管上司的关系是首属关系，建立并稳定这种首属关系，对秘书的任务成果和事业前景是完全必要的。人格上的平等性。秘书与上司在任务上是“主从关系，而决不是“主奴关系。秘书应坚持人格上的独立性，不应该成为上司的附庸或其他。秘书与上司关系的处置原那么自动配合、顺应。秘书应擅长了解上司的任务意图，自动配合上司做好各项任务，而不能拨一拨，动一动。服从，但不盲从。

37、秘书对上司的根本态度是服从，这也是秘书职业特征的要求。尤其是初级秘书对资深上司，服从就更多一些。上司对秘书尤其是中高级秘书常有咨询的能够，秘书也有提出建议甚至不赞同见的必要。再者，秘书接触文件较多，对各种法规、制度更为熟习，自然负有对上司某种程度监视的责任。因此，秘书对上司不能盲从。委婉提示，适时奉劝。秘书应该采用委婉、含蓄地提示、提示的方式，让上司本人发现错误，或是等待一定的时间再做请示，让上司本人冷静下来，重新作出决议。维护上司间的团结。秘书主要为主管上司之外还有其他职位不等或分工不同的上司。秘书主要为主管上司效力，还应该力所能及地执行其他上司的指令，而不可只顾本人的直接上司，得罪其他的上

38、司，也不可遇事越过直接上司向更高一级上司请示。秘书既应维护直接上司的威信和利益，也应维护上司间的团结。秘书应怎样处置好与普通同事的关系？P秘书与普通同事关系的特征秘书与普通同事纯粹是任务上的协作关系，是完全平等的、相对稳定的业缘关系。但是由于秘书的特殊位置，处于主管与基层职工之间，接近上司而比较疏远职工，容易遭到嫉妒或猜疑，很难与基层职工之间打成一片。而秘书任务的性质又要求他们在主管与职工之间传达指令、反映情况、沟通协调，职工往往视秘书为上司的替身，上司又会把秘书看作职工的代言人。假设上下关系融洽，秘书自然是左右逢源；假设上下关系紧张，秘书就成了矛盾的焦点。因此，秘书要处置好与普通职工和同事的

39、关系，比之与上司的关系更为困难一些，这也是大多数秘书容易遭到上司的信任、器重而缺乏群众根底的重要缘由。秘书处置与普通同事关系的原那么和要求真诚地关怀他人。首先要以谦虚、平等的态度对待同事，切不可以“二首长身份自居。任务上应多体谅同事的难处，尽力给以协助 处理。秘书对同事也应树立“效力的观念。秘书还应关怀同事的生活和心情，抽空多与同事接触，与他们谈心，以添加了解，消除隔阂，促进友好协作。同等友好。秘书与普通同事之间应尽量做到同等友好，而不要和某些人特别亲密。维护团结。秘书作为主管上司与普通职工之间的中介和桥梁，应努力维护上下直接爱他与同事之间的团结。第六章三、接待任务应遵照哪些原那么？P、文明礼

40、貌：秘书对待任何来客都应以礼相待，而不计其职务高低、穿着服饰、能否熟习等情况。对经常联络或上司约请的来客，秘书自动称谓，问候对方，及时通报或引见给上司，并视需求送上茶水或咖啡。、担任：秘书在接待来客时要对本单位担任，也要对来客担任。对于初次来访者应该确定其身份再交谈，在交谈的过程中应留意必要的内容和范围。在明确了客人的来意之后秘书应担任地办理，不能故意推诿、拖延或敷衍了事。、与人方便：秘书应尽能够给来客提供方便。引见、提供资料、转告转办、引见情况、提供资料等，对外地来客，秘书还应该协助 办理膳宿以及指点交通道路，代办车、船、机票等。、讲务虚效：秘书接待时应留意不浪费客人的时间，也不浪费本人的时

41、间，更要节省上司的时间。擅长在上司会见客人出现为难局面或遭到无理纠缠时替上司解围。、按制度办事：秘书在接待任务尤其是规模较大、时间较长的会议接待或团体接待中应严厉按制度办事。、遵守纪律：接待任务中秘书外出时机多，自在度也比较大，尤应留意自觉遵守纪律，比如保守纪律等。四、怎样做好日程安排任务P、服从于组织的总目的和整体方案：上司的任务只是整个机关的、单位任务的一部分。秘书为上司，即使是主管安排日程时，首先应该思索的是服从于组织的总目的、总义务和整体方案，要顾及主管上司上下左右的任务配合、任务制约，如发现有冲突，应及时汇报上司，征得赞同后进展协调、处理。、区分轻重缓急：秘书应对上司的任务义务、各种

42、会议、经常联络的同事和客人、方案中的出差、社会交往乃至休假等等大大小小的活动进展全面了解并作记录。然后，分清轻重缓急，先远后近、先重后轻，先外后内，按年、月、周、日作出初步安排。、随时补充、调整：秘书不可墨守成规，而应随机应变，仍应根据先重后轻、先外后内的原那么随时做补充、更改或取消。、提示和督促：秘书不仅要为上司排出科学、合理的任务日程表。而且还有责任协助 上司实施。包括协助 上司记忆任务的内容和时间表，及时提示和督促，将上司的重要活动通知有关的同事及汽车司机，并要求他们与上司亲密配合等等。、酌留弹性、劳逸结合：安排上司的任务日程切不可满打满算，普通不超越任务量的%。既要思索到暂时添加的内容

43、，又要留出足够的时间让上司做预备，免得穷于应付，反而达不到任务效果，也应该留意上司的劳逸结合，白虎上司的身体安康和心情稳定。第七章一、督察任务应该遵照哪些原那么和程序？P原那么：指点担任：包括事前同意、事后检查，以及办理过程中必要的指点。秘书那么应该事前、事后和办理过程中作必要的请示和汇报，艰苦事项不可独断专行。分级担任：秘书任务不能越上级的权，不能越下级的权，只能一级促一级，一级抓一级，构成自上而下逐级落实，都抓落实的正常机制。实事求是。督察任务的第一步是了解情况，只需查清了情况才有资历督促。不能直接办案。秘书督查只是督促、检查、协助 下级任务，而不是越俎代庖。讲求时效。秘书应以只争朝夕、锲

44、而不舍的精神和作风去办理，按时按质办理，切不可再拖延或半途而废。程序：查办立项。秘书吧查办的单位、内容和目的填写查办单。单内还应写明查办的详细目的、操作步骤、担任部门人及人员，然后呈送指点指示。查办通知。立项后由秘书将查办内容、要求与指点指示通知原经办单位、部门或人员，要求他们在规定的时限内核实情况，予以处置。通知的方式有会议、发文、派员四种。催办。通知下达后，秘书应定时催办或查询，以了解办理的进程和结果，如有艰苦疑问，要及时像指点汇报。直接调查。如经催办到限时仍无结果者，由秘书直接调查。其 目的是为了摸清情况，不宜当场表态。商讨处置。秘书对调查得来的情况进展分析研讨，提出处置意见，经指点审核

45、赞同后，再会同原经办单位、人员商讨决议，仍有原经办单位、人员处置。结案反响。原经办单位、人员处置后，将结果反响给秘书。秘书应审核能否正确、适当，然后将处置结果；联通秘书审核意见呈报指点。立卷归档。最后，秘书将查办过程中的全部文件：立项单、指点指示、查办原件、调查报告、处置结果、审核意见等组成案卷，归档备查。四、秘书为什么要做好值班任务？P普通的政府机关、企事业单位的行政部门都是实行小时任务制。白天任务，夜间休憩。我国还实行每周双休日制。这样，一年天，有 个星期六、日，再加上天法定假日，共有天使非任务日。可是交通、消费、医疗平安等部门都是每日小时延续任务的，何况业务联络、人来人往、信息传送、自然

46、变化也不能够都限制在任务时日之内，尤其是国际交往、世界性业务还涉及不同时区，这些都需求行政部门采取补充方法，就有了秘书的值班任务。五、面对突发事件，秘书应如何行动？P、根本原那么：根本原那么是加强组织指点，坚持实行一致指挥，分级、分部门担任。、根本要求：详细了解事件发生的时间、地点、经过、人员伤亡情况和损失情况，及时报告指点和上级。及时处置突发事件，妥善处置善后任务。写出事件的处置经过，报指点审阅后归档备查。、根本内容：包括两方面的内容，一是指本系统、本组织、本单位发生了比较艰苦的突发事故和突发事件，需求紧急决策处置，采取果断措施；另一个是指为了防患于未然，或把突发事件消灭在萌芽形状，平常需求

47、做好各种预防、预备性任务，设立本人的信息情报网络，建立预警系统。、根本过程：有思想预备和心思预备。突发事件虽然不是经常发生的，但应急原却应该常记在心中，如何应对突发事件的发生，是衡量秘书心思素质和综合才干的重要方面。做好通讯预备。对处置突发事件的各种预案和措施，秘书应该了然于胸，尤其是熟习各种通讯方式和通讯手段，如各级指点、公安局、医疗机构、交通部门等的、地址。问清详细情况。如秘书接到火灾的报告，应问清火灾的地点、火情、扑救情况等。采取应急措施。在非常紧急的突发事件发生后，要采取正确的应急措施。如发生大的火灾，应及时通知消防部门，应在报告指点的同时，通知公安部门派人到现场，了解消防力量能否够用

48、，如不够应立刻报告上级部门。及时向指点、上司和上级汇报、请示。如我国规定，有人员伤亡的公共卫惹事件、艰苦事故和疫情应必需在小时内上报卫生部及有关部门。包括事件发生的时间、地点、伤亡情况、发生缘由以及当地组织救护的指点、人员、救治才干、采取的措施和需求处理的问题等。秘书人员应严厉按照制度办事。根据指点指示及时处置。如就近组织人力抢险；立刻组织救护力量或专业防治队伍迅速赶赴现场进展救护和疾病防治；组织专家尽快到现场查明缘由，并提出报告；或依托临近机关、单位、部队，或维护事故现场，或紧急转移机要文件和贵重物资等，并根据指点指示进一步做好善后任务。假设属于刑事案件，必需及时拨打，并把时间移交司法、公安

49、部门处置。第八章一、秘书应留意搜集哪几方面的信息？P.政策法规信息。主要是指中央指点人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地方政府公布的法令、法规、条约等，通常以文件方式下达或在报刊杂志上公开发表、刊登。指挥性信息。指上级机关、单位有关任务、消费的指示、指令、通知、方案、指示以及政府主管部门的管理性、业务指点性的方法细那么等，通常以内部文件、公函等方式下达。本单位信息。包括本单位内部的、上下两方面的信息以及本单位和外单位各种直接业务往来的信息。社会反响信息。指人民群众对政府机关，顾客、客户对企业的信件、访问、中所反映的正反两方面的反响信息。可比信息。指不同地域、不同国家的同类事物可作横向比较的信

50、息，以便参照学习。相关信息。指粗看起来各不相关，当为研讨某一课题时却相互有关联的信息。未来信息。现代社会的决策者要富有预见性、前瞻性。二、秘书向指点提供信息应留意哪些问题？P.适事。指提供信息应有针对性、适用性。适时。指点、上司要处理或处置的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握适当的时机和时间。适度。指点、上司要处理或处置的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握适当的时机和时间。三、调查有哪几种主要类型、方法？试比较其优缺陷。P.类型：()普遍调查。简称普查，是指对总体对象中每个详细的单位都进展调查。优点：适用于艰苦的根本情况调查。例：我国对人口实行普查。普查得来的资料全面、客观、准确。缺陷

51、：缺乏生动性、详细性。普查范围广、对象多、任务量大，只能采用书面问卷和数学统计方法。大规模的普查需求一致的时间限制，否那么会发生偏向。()典型调查。是从总体或不同类型的对象中选择个别有代表性的单位进展调查。优点：适用于阅历性调查。在人力、物力等条件缺乏时，典型调查是一种有效的方法。由于它的对象少，便于集中、深化地调查，得来的资料生动而详细。缺陷：典型是调查者选定的，有人为的客观要素，选错了对象便能够前功尽弃。 典型的调查偏重于定性分析，有特殊性，假设硬性推行至总体，容易犯“一刀切的缺陷。()个案调查。就是对个别的对象进展调查，如突发事件调查。优点：有明显的针对性。缺陷：个案调查不局限于当地、当

52、事人，常涉及历史背景、社会环境等其他要素。因此，调查不能就事论事。()重点调查。对调查对象总体中部分起主要作用或决议性作用的单位作调查，再将其结果推论至其他普通单位。优点：重点是客观存在的。重点调查既可作定性分析，又可以作定量分析。 调查方式多样，破费小，效果高。缺陷：假设各单位彼此间情况相差不大，不能硬从“矮中拔高如此就犯了与盲目选典型同样的错误了。()抽样调查。就是从总体中抽取部分样本进展调查，将其结果推断总体。分为随机抽样和非随机抽样。优点：兼有典型调查，重点调查，普遍调查的优点，在现代社会运用最普遍。缺陷：无法提供全面、生动、详细的资料。方法：察看法。就是调查者对调查对象的形状、变化进

53、展直接凭肉眼或借助于工具、仪器作察看、记录。优点：分为参与察看和非参与察看。参与察看是动态的，便于了解开展变化的过程，非参与察看是静态的，只能了解某一片段。缺陷：对于一些突发事件，只能在事后做非参与察看。访问法。比察看法进一步，除了看还能问。访问的对象只能是人。可以经过与对象的交流与讨论，了解更深层的内容。优点：是与被访者面对面交谈，可以诘问，可以讨论，了解情况可以全面、深化。又是边问边看，察言观色，容易区分情况的真伪程度。缺陷：费事费力，难以作大规模的调查。 问题难有一致、科学的规范，所得情况不易作定量分析。文献法。指调查者查阅有关的书面资料，以获得所需求的资料。优点： 资料丰富，事件、空间

54、跨度上，搜集察看中受制约少，破费低。 缺陷：所获得的信息滞后于现实，也缺乏生动性、详细性。问卷法。调查者把需求了解的情况设计成不同类型的标题并组合成书面问卷，由被调查者做书面答案。分为封锁式问卷和开放式问卷。优点：封锁式问卷：用数字或者符号表示答案，方便计算机统计。开放式：便于答卷人各抒己见，答案丰富、详细，有共性，也有个性。总体来说，问卷法可以大规模进展，省时省力。缺陷：封锁式问卷：答案有限定，无法调查特殊和深层的情况。开放式：无法用计算机统计，只能由人工阅卷。总体来说，标题和答案的设计会不合理，有些调查者会闭门造车，不了解实践情况。四、研讨有哪几种主要方法？试比较其偏重点。P.()归纳法。

55、就是将多件同类的个别事物归在一同，从中概括出共同属性或特征以加深认识的研讨方法。()综合法。将众多的零散事物进展横向组合或纵向串联，视作一个整体研讨。()统计法。运用统计数据来描画社会经济景象的情况和变化，认识社会经济规律的方法。()比较法。把两个或两个以上既同类又有不同之处的事物放在一同比较、分析，可以深化地认识各自的特点。()分析法。就是将复杂的事物进展分解，联络其他有关要素，从而辨析、认识事物的本质和规律。()演绎法。是逻辑推理的方法之一。前三者适于做定量研讨。后三者那么宜于作定性研讨。五、艰苦课题的调查研讨应该用怎样的程序和步骤？P.()确定调查研讨的课题。是机关、单位或指点层在决策、

56、管理、推行任务、消费以及科学实验中需求掌握的信息资料主题或必需处理的问题。秘书应更多地思索可行性，去实施课题的调查研讨。()确立调查的对象、类型、方式。秘书接受课题后，首先应思索课题的性质和要求，才干确定调查的范围，对象多少，用何种方式进展调查。()拟定调查工程和题型。课题是调查研讨的总体内容和要求。拟定调查工程和提型，应遵照“必要的和“能够的的原那么。()规定调查的时间和地点。应思索好时间要素，事过境迁的话，调查研讨就会失真。我国地域辽阔，各地域间差别大，调查者应留意到地域特点。()制定调查研讨方案。方案普通包括调查研讨的主题、目的、对象、范围、步骤、人员和组织安排、经费等。()组织调查研讨

57、实施。艰苦的调研活动可以分成几个小组或几个阶段进展，要根据情况的变化，修正方案。调查研讨应留意深化全面。()研讨调查资料。调查所得的信息资料先要经过整理，然后进展研讨。研讨时要留意资料的全面性，与思索资料的重点性并重。()撰写调查研讨报告。调查研讨的最后一道程序就是将调查研讨的结果写成书面报告，供指点参阅运用。普通包括：调查过程，调查结果，研讨结果三个组成部分。最重要的是实事求是。第十章一、收文和发文的办理程序是怎样的？P收文处置程序：签收、拆封和登记。签收。要对照文件投递清单或送文登记薄仔细清点，做到四个“查清。拆封。拆封文件要细心，不要撕毁封内文件并要取干净，然后要检查文件能否齐全。登记。

58、收文登记的方式分为簿册式、联单式和卡片式。分办和传阅。拟办与批办。拟办。文件的拟办是指对来文的处置提出初步意见，供指点人批办时参考。批办。指机关指点人对送批的文件如何处置所作的指示。承办、催办和注办。承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求进展详细任务或办理复文。催办。指必需办理回答的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进展督促和检查。主办。也称办复。指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处置单上简单注明。发文办理程序：拟稿、审核与签发。拟稿。是文件承办人根据指点的交拟或批办意见草拟文稿的过程。审核。是指拟稿人员的上级担任人对初稿的审查和核实，要做到“六查。签发。指机关指点人对

59、文稿的最后审定、签字发出。缮印与校正。缮印。指对曾经签发的文件定稿进展誊清、复印或排版印制。校正。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。用印、登记与封发。 用印。是指在完成的文件上加盖机关印章。 登记。主要是为了便于对文件的管理和查找。 封发。指对预备发出的文件进展分装和发送。二、公文立卷的意义。P公文立卷可以坚持文件之间的历史联络，便于文件的查找利用。公文立卷可以维护文件的完好与平安，也便于文件的保管。公文立卷，为档案任务打下了根底。三、什么是案卷归档？怎样进展案卷归档？p案卷归档：有关某一题或某一任务活动的系统的具有亲密联络的文件资料的组合体必需逐年移交给机关档案室集中保管。()案

60、卷目录的编制。案卷目录的工程有：案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注等。有种方法：一种由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案室一致组织，指点各部门的文书立卷人员一致分类，编排卷号，直接编制案卷目录。检索工具的编制。文件检索工具指用来查找、利用文件资料的目录、卡片等。编制的内容有：文号索引，文件分类目录。案卷的归档。文书部门立好的案卷，必需逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。要留意归档范围，归档时限和归档要求。第十一章一、会议有哪些要素？P与会者。与会者就是参与会议的正式人员，包括主持人，