档案馆MIS系统介绍

1、2022年8月18日档案馆MIS系统介绍 目录第一部分 系统介绍第二部分 科室流程第一部分 系统整体介绍城建档案管理信息系统是由北京英福美软件有限公司在2005年为北京市城建档案馆定制开发的一款业务管理软件，涉及了城建档案馆多个科室，多项业务的工作内容。涉及科室：工程室、档管室、声像室、缩微室、征集室、数字化室、财务室、信息室等。涉及业务：档案前期登记验收、各类档案接收、各类档案整编、各类档案加工收费、档案相关数据统计等。档案类别：纸质档案、缩微档案、照片档案、声像档案、光盘档案、实物档案、目录档案等。本期整改主要工作内容安全整改部分主要工作内容：用户登陆方式加入U-Key验证安全审计记录（记

2、录全部数据库更新操作）安全通道和双向认证抗抵赖处理：每条数据库数据记录操作人姓名、IP地址、操作时间数据合法性校验：对录入的数据进行格式校验系统升级主要工作内容：纸质档案和缩微档案调整接收整编审核入库流程各科室收费相关部分修改缩微档案增加整编拍照冲洗质检拷贝流程声像整编部分增加底片档案和录音档案著录增加各科室提出的统计功能前期、接收、整编、检索部分调整画面跳转方式系统部分报表调整声像室奥运数据导入：奥运数据导入检查工具奥运数据导入工具系统整体架构软件模块介绍工程竣工档案登记 建筑工程 市政工程工程档案预验收 建筑工程 市政工程 建设单位自管工程档案征集 区县工程档案 外部工程档案重点工程登记保

3、证金清退档案管理员岗位资格考核登记培训工作查询涉及科室：工程室，财务室纸质档案接收缩微档案接收声像档案接收 奥运档案管理目录档案接收实物档案接收档案捐赠涉及科室：工程室，档管室,声像室纸质档案整编缩微档案整编声像档案整编 照片档案整编光盘档案整编目录帐打印实物档案整编涉及科室：工程室，档管室，缩微室，声像室，征集室，数字化室咨询服务收费(可添加没有竣工登记号或预验收号的收费项目)装具收费消防档案收费 缩微胶片扫描收费缩微复制及保护收费缩微复印部复印收费收费单查询科室转账收费统计涉及科室：工程室，档管室，缩微室，财务室档案检索档案加工（纸质、缩微、声像）查询借阅登记 档案材料证明 建设工程档案证

4、明 建设用地档案证明 市政用地档案证明 档案调卷单档案复印晒图档案编研涉及科室：档管室，缩微室，声像室前期预验收统计档案接收统计档案立卷统计 档案整编统计（按档案类别统计）档案加工统计（纸质、缩微、声像）档案利用统计保证金统计档案著录统计 案卷级统计 文件级统计（工作量统计）涉及科室：全部对外公开查询管理 项目权限管理 类权限管理 调卷单 XML导入地图系统涉及科室：数字化室职员个人管理（全体员工修改密码）权限角色维护（信息室管理员） 职员管理 职员角色授权 角色管理 角色资源授权 系统码表维护（信息室管理员）涉及科室：信息室、全员库房保护登记U-Key使用注意事项用户每次登陆MIS系统时，都

5、必须插入USB-Key，否则登陆时就会弹出以下提示信息：U-Key使用注意事项用户密码输入错误后，系统会提示以下信息，如果连续输入5次错误密码后，U-Key将会被锁死。重新激活需要信息室维护人员操作。U-Key使用注意事项用户登陆MIS系统时，可能会提示以下信息，用户点击“是”按钮即可U-Key使用注意事项用户第一次登陆系统后，请进入“系统维护”模块，“个人管理”页面修改密码，要求密码的复杂度为：最小长度6位，且为数字、字母、字符三种中的两种。U-Key使用注意事项画面一段时间不操作等情况下，再进行操作时，可能会弹出以下画面，请正确输入密码后，点击“确定”按钮，禁止使用“修改PIN”功能修改U

6、-Key密码，否则会造成用户不能再登陆系统工程室功能模块档案前期档案接收档案整编档案统计档案前期工作流程开始工程竣工档案登记任务分配工程咨询指导工程预验收档案在规定时间内进馆工程档案催办档案限期报送档案缓交登记行政处罚档案接收结束否是建筑工程登记市政工程登记咨询服务收费可不进行档案登记，直接预验收档案前期工作注意事项没有进行竣工登记的项目可直接进行预验收单项工程可进行多次预验收咨询服务收费在工程室填写收费单，财务室确认。保证金项目在完成档案接收后，由工程室提出退款通知，财务室确认清退。重点工程登记是在工程登记时做参考。“建设单位自管工程档案预验收”的项目，不接收进馆。档案前期新增功能介绍建设单

7、位信息查询工程竣工登记档案催办纸质档案接收、缩微档案接收按照交费单位查询咨询服务收费规划许可证数据导入利用预验收工程过期提示Demo档案接收工作流程开始纸质档案接收填写移交书填写概况表填写移交目录是否是保证金工程清退保证金标记工程竣工档案已接收结束是否档案来源：工程竣工档案登记工程档案预验收直接添加接收档案不同类档案概况表内容不同在档案前期模块部分完成档案接收工作注意事项竣工登记的档案可进行接收。预验收的档案可进行接收。没有进行竣工登记和预验收的档案可直接接收。不同类档案概况表内容不同。档案接收新增功能缩微档案接收后与缩微室交接Demo纸质档案整编工作流程开始纸质档案整编填写项目级信息填写概况

8、表填写案卷级信息档案审核结束档案来源：档案正常接收直接添加整编档案不同类档案概况表内容不同填写文件级信息对应接收过程的档案移交书对应接收过程的档案移交目录档案整编工作注意事项正常接收档案可在整编模块进行整编。未接收档案可直接在整编模块添加。不同类档案概况表内容不同。整编过程中的档案项目级对应接收过程中的档案移交书。整编过程中的档案案卷级对应接收过程中的档案移交目录。整编部分新增功能纸质档案审核功能，要求审核人与接收人不能是同一个人，已审核档案和已入库档案均不可再进行修改声像室功能模块声像档案接收声像档案整编（照片、录音录像、光盘、底片）声像档案提供利用（声像档案收费）档案统计声像档案接收工作流

9、程开始声像档案接收填写移交书填写录音录像移交目录填写照片移交目录结束录音录像、照片、光盘，三种介质档案，有哪种分别填写哪种移交目录填写光盘移交目录声像档案接收工作注意事项接收档案包括：录音录像、照片、光盘。一次档案接收填写一个移交书。三种介质档案，有哪种分别填写哪种移交目录声像档案整编工作流程开始声像类档案整编填写声像案卷信息结束填写声像文件信息填写照片案卷信息填写照片文件信息填写光盘项目信息上传照片填写声像案卷信息填写声像文件信息填写照片案卷信息填写照片文件信息声像档案整编工作注意事项整编档案包括：声像、照片、光盘。声像类与照片类档案按照案卷级文件级二级著录。光盘类档案按照项目级、案卷级、文

10、件级三级著录，案卷级和文件级区分声像类和照片类。照片类档案包括照片上传，下载，一览展示等功能。档案管理室业务介绍查询借阅登记档案调卷单装具收费奥运档案管理公开子系统授权查询借阅工作流程开始填写借阅登记基本信息填写调卷单填写档案证明信息填写各收费项收费信息结束包括：借阅人、借阅单位、用途等。包含：档案材料证明、档案证明建设工程、档案证明建设用地、档案证明市政用地依据提供资源的不同分为：档案利用收费、缩微档案还原、档案复印晒图调卷后归还根据借阅人信息查找到借阅单进行归还。说明：查询借阅登记主要是对档案的查询借阅和利用加工进行登记。奥运档案管理工作流程开始奥运档案接收填写移交书填写移交目录结束奥运档

11、案管理功能类似于档案接收，没有概况表及保证金等。档案管理室工作注意事项查询借阅档案归还时在档案调卷单处归还。填写完收费单信息和详细信息之后在提交到财务。数字化室业务介绍 档案文件级著入信息公开信息公开工作流程开始标注著录生成调卷单系统查看影像信息结束扫描上传影像文件并返回已上传列表公开标示扫描状态标示待扫生产系统征集室数字化室数字化室工作注意事项对于同一档号可多次导出只有公开的项目才可导出卷内目录有一个文件通过审批即导出所有文件工作统计档案统计功能模块著录统计前期预验收统计档案接收统计档案立卷统计档案整编统计纸质加工统计缩微加工统计声像加工统计档案利用统计文件级统计案卷级统计保证金统计根据不同载体类型对档案进行统计对加工档案数量进行统计著录人工作量的统计及打印档案统计工作注意事项涉及所有科室。可对前期预验收、档案立卷整编、加工等进行统计。档案接收、立卷、整编统计模块按照载体类型的不同进行统计。著录统计信息可以打印。