物业管理有限公司合同管理办法

1、文件编号：BJ-WYGS-CB-003 版本：2016版中铁建（北京）物业管理有限公司合同管理办法文件更新履历表版本文件名称文件编号管理归属部门文件管理岗位生效日期备注2016版合同管理办法BJ-WYGS-CB-003成本合约部2016.12第一章 总则为规范中铁建（北京）物业管理有限公司合同管理，防控合同风险，维护合法权益，根据中华人民共和国合同法等有关法律、法规及集团公司和物业公司有关规章制度，结合物业公司实际，制定本办法。除非特别指出，本办法中“物业总公司”指“中铁建（北京）物业管理有限公司”，“所属各单位”指“中铁建物业公司所属各分公司及项目”。本办法适用于物业总公司及所属各单位的合同

2、管理。本办法所称合同，是指物业总公司及所属各单位与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系而订立的协议，包括合同书、具有法律约束力的其他各类法律文件（框架协议、备忘录、意向书、数据电文等）以及即时清结的口头协议。劳动人事合同适用物业公司其他有关管理制度的规定，其他管理制度未有规定的，参照适用本办法。物业公司合同管理遵循以下原则：谁主张、谁签订、谁管理、谁负责原则。总公司各部门及所属各单位在成本合约部的监督指导下，负责本部门、本单位发起的合同的签订和管理，总公司各部门负责对所属单位业务线合同进行指导、监督和检查的专项管理。分级管理原则。物业公司合同按物业总公司及分公司、项目部实

3、行分级管理。授权管理原则。物业总公司及所属单位、承办人员应当按照规定权限订立合同，不得未经授权、超出授权以及越级订立合同。全过程管理原则。物业公司合同管理流程分为合同的准备、订立、履行、终止以及登记归档等，实行全过程管理。合同评审原则。合同订立前，应当对合同进行评审，评审分为业务审核、成本审核、财务审核和法律合规审核。先签合同后履行原则。物业公司合同应当先签订、后履行，控制和避免在合同履行过程中甚至在合同履行完毕后补签合同。物业公司合同分为重大合同、重要合同和一般合同，实行不同的合同评审流程，进行区别管理。重大合同，应当由总公司成本合约部、法律合规部和分公司（或项目）主管领导、财务负责人、外聘

4、法律事务机构或法律合规管理员全程参与，另有规定的除外。物业公司的重大合同，是指物业总公司或所属单位订立的下列合同：战略合作协议。股权投资、合资合营合同。资本运营合同。兼并重组合同。前期物业服务合同、物业服务合同。物业服务补差合同。项目物业前期服务协议。融资合同、担保合同。涉及专利权、商标权、著作权、商业秘密、企业名称等知识产权合作开发、委托开发、转让许可、服务咨询等合同。不动产买卖及处置合同。物业公司的重要合同，是指日常保安、保洁、绿化、电梯维护保养及合同估算价超过人民币30万元（不含）以上的合同。物业公司的一般合同，是指除重大合同、重要合同以外的合同。第二章 合同管理机构和工作职责物业公司合

5、同管理机构包括合同主管部门、合同专项管理部门和合同参与管理部门。物业总公司成本合约部是总公司合同主管部门；所属单位应当明确各自的合同主管部门，牵头负责合同管理。合同专项管理部门是指各部门，依据其部门职责分类负责本部门业务合同以及所属单位业务线合同的专项管理。合同参与管理部门包括业务关联部门、财务（审计）、党群（纪检）、法务部门等，依据其部门职责负责对合同的订立和履行参与管理。物业总公司成本合约部作为总公司合同主管部门，主要职责包括：设计、建立和完善合同管理体系，并组织实施和监督检查。明确所属单位、合同主管部门、合同专项管理部门和合同参与管理部门之间的合同管理职责。指导、监督、检查合同专项管理部

6、门及所属单位的合同管理工作。设计、制订和规范合同管理流程。参与合同评审，提出审核意见。负责总公司和所属单位合同的备案管理。规范合同履行期间、终止后合同文件的归档。参与、指导专项管理部门合同的准备、订立、履行和终止全过程。全程参与重大合同尽职调查、订立、履行，另有规定的除外。由法律合规部颁发、补充和完善合同示范文本后，统一合同编号，推行合同标准化管理。建立健全合同监督检查机制。建立合同统计、分析的台账管理机制。协助合同信息化建设工作，并录入和维护相关的工作信息。协助相关部门预防和惩治单位或个人利用合同进行违法、违纪活动。物业总公司合同专项管理部门主要职责包括：负责办理本部门承办合同的尽职调查、可

7、研分析、商务会谈、文本起草、报审报批、授权手续、用印签署等具体事务。组织招标、投标及签约活动。负责本部门承办合同的初审，所属单位业务线报送合同的专项审核。负责本部门承办合同、所属单位业务线合同的统计分析，编制合同台账、报表、报告，并每半年报成本合约部。组织实施本部门承办合同。与成本合约部和有关职能部门保持联系，及时反映合同履行动态，加强合同异常履行的监控。负责本部门承办合同的登记保管，并根据公司档案管理规定移交存档。负责所属单位业务线合同专项管理的指导、监督和检查。制订业务合同范本，经法律合规部审核后实施应用。参与合同管理信息化建设，提供、输入全面、详实的合同信息数据。负责合同纠纷的协商、处理

8、，配合诉讼、仲裁案件处理和内部合同纠纷协调。物业总公司合同参与管理部门主要职责包括：根据合同专项管理部门的统一安排，负责或参加合同项目论证、谈判。根据合同专项管理部门的要求，负责提出合同项目中相关专业的咨询意见，提供专业技术支持。根据合同专项管理部门的要求，参加对方当事人的资信调查或尽职调查。负责对合同文本中涉及本部门业务职责范围内的相关内容进行审核会签。根据本部门职责参与对合同准备、订立、履行和终止全过程管理的监督、指导。负责对合同管理信息系统涉及本部门业务流程的操作、录入和维护管理。负责在合同的准备、订立、履行、终止及归档全过程管理中应由本部门负责或协作处理的其他工作。物业总公司合同经办人

9、是合同专项管理部门具体办理合同签订、履行、终止事务和手续的人员，主要职责包括：根据授权，依法进行合同的准备、订立、履行和终止等一系列或单项工作。提请合同的报审报批和用印。对所订立的合同负有认真执行的责任，并及时报告合同履行情况。负责或参加对经办合同纠纷的和解、调解、诉讼及仲裁活动。保管好合同准备、订立、履行和终止全过程的合同及有关文件资料，及时向部门合同管理人员交接存档。物业总公司合同专项管理部门应当明确专人负责本部门的合同管理，主要职责包括：负责配合部门领导在本部门贯彻执行合同管理制度，以及与合同有关的其他日常事务。统计、分析和报告合同专项管理情况，与成本合约部对接。督促本部门业务合同的初审

10、工作，督促所属单位业务线报送合同的专项审核。负责本部门业务合同文件、资料的归档保管工作。组织本部门业务合同示范文本的拟制。负责在合同管理信息系统中录入本部相关的工作信息。物业公司所属单位应当参照物业总公司成本合约部、合同专项管理部门、合同参与管理部门的工作职责落实合同管理工作。第三章 合同分级管理第一节 物业公司合同管理物业公司在总公司和所属各单位推动建立合同主管部门牵头管理、业务部门专项管理和相关部门参与管理的全面协调、条块结合、各司其责、动态跟踪的合同管理体系，规范总公司、所属单位的合同管理工作，加强监督检查，促进企业依法经营、依法决策、合规管理。第二节 所属单位合同管理所属各单位应当贯彻

11、落实物业公司合同管理体系建设要求，积极完善本单位范围内合同管理体制机制，根据公司合同管理制度研究制订本单位合同管理制度并组织实施，指导、监督和检查本级分公司及项目部的合同管理工作。取得工商营业执照的分公司，在营业执照核准的经营范围内，可以自己的名义订立合同。所属单位经总公司授权委托以总公司名义订立合同时，受托单位应当首先在本级组织合同评审，然后将合同、授权委托书报送总公司进入审核审批流程。没有附送审核意见的，不予受理。所属单位经总公司授权委托执行合同时，其管理职责参照总公司合同专项管理部门相关职责确定。所属单位应当定期向总公司相关部门报告合同管理情况，并接受总公司的监督检查。分公司根据自身实际

12、情况，可直接负责本级直管项目部的合同管理。各所属单位应当明确本级单位订立合同的评审流程。第四章 合同分类管理物业总公司各业务部门依据本部门职责分别负责本部门承办合同的专项管理。物业总公司业务部门签订但委托所属单位负责执行的合同，由受托单位在总公司业务部门的指导监督下负责具体管理。所属单位应当结合自身具体情况，确定本单位各类合同的专项管理部门。第五章 合同授权管理所属单位需要以总公司名义对外订立合同的，必须经总公司明确授权后进行。被授权单位未经授权单位同意不得转授权。所属单位经总公司授权以总公司名义订立合同时，应当同时向总公司作出合同规范管理和责任后果的承诺。对外订立合同，除物业公司法定代表人和

13、所属单位负责人外，签约人应履行内部授权手续，取得授权委托书，方具备订立合同资格。不得授权合同专项管理部门以部门或其他内设机构名义对外订立合同。不得授权合同经办人员以个人名义对外签署须由单位承担权利义务的合同。被授权单位、人员应当按照物业公司授权委托书法律审核办法（2016年）的规定办理对外订立合同的授权手续，并将授权委托书报送法律合规部门审核。第六章 合同管理流程第一节 合同准备合同专项管理部门应当在部门职责范围和权限内根据计划、预算或呈批件订立合同。对拟订立的合同，合同专项管理部门应当合理选择合同相对人，并认真调查其主体资格、资质、资信情况及履约能力等，必要时可组织进行尽职调查。物业总公司制

14、定的招投标管理等制度对选择合同相对人有其他规定的，合同专项管理部门应当执行。物业总公司已经建立相对人市场准入制度的，合同专项管理部门应当选取已获得准入资格的合同相对人。选择合作方评价低的当事人作为合同相对人的，要区别对待，审慎开展合作，对属于禁止合作对象的相对人，应当遵守物业总公司的规定。合同专项管理部门负责与合同相对人就合同的商务、技术条件与要求进行沟通、谈判直至达成一致，并负责向相对人提出全面、明确、具体的合同商务、技术条件与要求，以及回应相对人提出的合同商务、技术条件与要求，争取对本公司有利的合同条款。考察、谈判、招投标等合同前期事宜，应当遵照物业公司招标投标管理办法（2016年）执行。

15、对重大合同、重要合同以及较为复杂的一般合同，合同专项管理部门可组织成立由商务、技术、成本、法律等人员参加的工作小组，负责尽职调查、合同谈判等前期事宜。内部规章制度规定审计、纪检人员应当参与的，由审计、纪检人员参加合同工作小组。重大合同尽职调查范围一般包括相对人的主体资格、组织文件、经营业绩、财务状况，土地、房屋、知识产权等资产权属情况，重要交易合同和诉讼、担保等或有事项，环境保护、税务、劳动关系状况等，并核实相对人提供资料的真实性。重大合同谈判前，合同专项管理部门组织相关业务、财务、成本、法律等人员参加的工作小组拟定谈判方案，制定谈判策略，确定全面、明确、具体的合同商务、技术条件与要求，并组织

16、谈判实施。对于内容比较简单的一般合同，合同专项管理部门可以不组织成立工作小组进行尽职调查和商务谈判，在合理资信调查基础上，直接进入合同订立评审阶段。合同谈判中，合同专项管理部门应当做好谈判记录，重大合同谈判应当形成各方有权人员签字或盖章的谈判备忘录、会议纪要。合同谈判涉及我方专有技术、商业秘密以及其他按规定应保密的事项的，合同专项管理部门在谈判前应当要求相对人与我方订立保密协议。合同未能订立的，应当要求相对人返还我方相关涉密资料。我方相关人员在合同谈判过程中知悉相对人的专有技术和其他商业秘密时，做好保密工作，避免侵权。合同各方在合同准备过程中互致的信件、传真、电传、电子数据交换和电子邮件等资料

17、，是确认各方权利义务的重要凭证，合同专项管理部门经办人应负责收集、整理、保管和保密。第二节 合同文本除即时清结业务外，合同一律采用书面形式。书面形式是指合同书、信函和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。订立合同时，合同专项管理部门一般按下列顺序选择使用合同文本：合同相对人依据法律法规、招标文件的规定要求必须使用的合同文本。上级和本级法律合规部门颁布或已审核的合同示范文本。法律合规部已颁布或审核的合同示范文本。国家有关部门、行业协会制定的示范性合同文本。双方共同拟订的文本。合同相对人提供的合同文本。不论采用哪种文本，均应争取对我方有利的合同条款

18、，杜绝对我方不利的合同条款。合同文本要做到标的明确，内容依法合规且可行，主要条款完备，权利义务明确，责任分明，文字表达准确。合同文本一般应当包括：合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、账号，法定代表人（负责人）姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式等。签约目的和依据。标的，对标的的描述要明确、具体，能反映其本质特征，能明确说明标的的范围。数量和质量，包括计量单位、质量标准和检测验收方式等。质量和标准要明确、具体，如附有图纸、样品、技术资料等应注明。价款或酬金，包括付款条件、支付方式和付款期限。合同总价应对含税总价、税率、税额及不含税价格进行明确。履行的地点、期限和方式。权利义务条款。争议解

19、决方式，尽量选择对我方有利的管辖法院（仲裁机构）和适用法律。违约责任，对于违约责任的约定要合法、合理，具有可执行性。变更或解除的条件。根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人认为必须明确的条款，如保密条款、不可抗力条款等。合同文本份数、存放地点。生效的时间和条件。签约的地点、日期。附件名称。物业总公司法律合规部负责或组织合同专项管理部门编制、发布和推广使用各类合同示范文本，建立和维护示范文本信息库供使用。总公司各部门及所属单位根据合同订立、履行中遇到的问题，应当及时对示范文本提出修改意见。总公司各合同专项管理部门可制定本部门专项管理合同的示范文本，经法律合规部审核后颁布使用。合同文本应当统

20、一编号，实行1份合同1个编号，不得重号、漏号。采用合同相对人提供的合同文本时，即使已有对方编号的，仍需按我方规则对我方持有的合同文本进行编号。编号规则为，所在城市简写-项目名称简写-合同-年-月-三位流水号（每月单独编号）。如物业总公司2016年5月第1份合同，合同编号为BJ-WYGS-HT-201605001。补充协议的编号应采用原合同编号的基础上加后缀“-补编号”，如物业总公司2016年5月第1份合同的第1份补充协议，合同编号为BJ-WYGS-HT-201605001-B1。第三节 合同评审订立合同前，合同专项管理部门应当作为送审部门发起组织会签或会议等合同评审形式，履行合同业务、财务、成

21、本和法律合规审核手续。每份合同的总审核时间应控制在4个工作日之内。对重大合同，合同专项管理部门可发起组织专题会议进行合同评审。对外发出、签订的任何合同，合同专项管理部门在送审前，应当先进行内部初审，并形成明确的送审意见。物业总公司所有合同评审，均须送法律合规部审核，且为最后审核部门。在法律合规部之前的部门可以并行送审，不分先后顺序。内部规章制度规定审计、纪检人员应当参与审核、监督的合同，由审计、纪检人员参加会签审核。重大合同根据其性质、种类、关联程度等确定合同评审部门，集团公司要求上报的合同应当经物业总公司领导审核后按要求上报。物业总公司合同评审的表现形式为合同评审表。重大合同采取会议评审的，

22、也应当在合同评审表上签署意见。物业总公司合同专项管理部门填制合同评审表基础信息后，连同合同草案及电子版（采用合同示范文本填写的合同应报送修订模式电子版）、订立依据（招投标文件、呈批件等）、相对人资信材料、相关合同准备资料以及送审意见，送会签审核部门审核。所属单位重要合同及重大合同应当先由本单位领导和相关部门审查会签，然后通过OA将第五十八条所述相关材料报送总公司专项业务部门进入总公司合同评审流程。一般合同不再报送总公司进行评审，但应按规定备案。物业总公司会签审核部门根据职责分工审查相关条款，分别负责业务、财务、成本、和法律审核。审核通过的，审核部门负责人在合同评审表上签字同意。物业总公司合同评

23、审中，对发现的错误、遗漏和不当之处，审核部门应当予以明确并提出修改意见，合同专项管理部门组织进行修改之后，重新提交审核。在专项管理部门修改之前或审核不通过的，审核部门不予在合同评审表上签字同意。物业总公司合同评审中，对合同评审意见有不同意见或难以与合同相对人沟通落实评审意见的，合同专项管理部门应当及时主动与审核部门协商，取得一致意见。经2次重审协商仍无法取得一致意见的，列出各方理由，呈报物业总公司主管领导审批决策。物业总公司合同专项管理部门初审、会签审核部门审核的职责、方法，另行制定合同审核指引予以规范、指导。物业公司所属各单位应当在本单位合同管理制度中确立合同审核部门及审核程序、表现形式。第

24、四节 合同审批合同专项管理部门在履行审核会签程序后，应将拟签合同文本及相关资料报送有权批准人审批。合同文本经批准后，方可签订。未通过审核的，一律不得将合同纳入总经理办公会等决策会议研究，更不得提交执行董事、股东会决策。法律法规规定应当办理批准、登记手续方能生效的合同，合同专项管理部门应当协调相关部门办理相应手续。第五节 合同签署拟用印合同文本一般由合同专项管理部门负责校对、打印，并保证合同文本的真实性、完整性、准确性和一致性。合同一般应由相对人先签字盖章，我方后签字盖章。签字盖章前，应验证、保管对方签约人的授权文书。对外订立合同，由法定代表人（非法人单位由主要负责人）或被授权人在合同文本上签名

25、。所属各单位应当建立合同用印审批制度，并对合同签署及用印情况进行登记。未经评审的合同不得用印。禁止在尚未最后确定的合同文本、空白介绍信、信笺纸或其他空白纸张上加盖印章。不得擅自携带印章外出签订合同。确需携带的，须经批准后，由专人携带外出盖章。合同必须履行评审程序，以及法定代表人或授权签约人签署后,方可加盖印章。禁止用部门印章等其他印章代替行政印章、合同专用章进行合同盖章。可采取合同每页由被授权人签字、加盖骑缝章、使用防伪印记等方式，确保合同不被篡改内容。拟加盖印章的合同，由合同专项管理部门持合同评审表及拟订立的合同文本等资料，到印章保管部门办理盖章手续。物业总公司及所属单位所有合同双方签字盖章

26、完毕后3日内，按合同评审备案管理办法（2016年）要求进行备案。第六节 合同履行合同生效后，合同专项管理部门应认真组织履行合同，严格按照法律法规和合同约定行使权利、履行义务。合同签订后，承办合同订立的合同专项管理部门应向合同履行单位、人员，对合同的内容进行全面交底，以会议与书面相结合的形式向相关部门、人员介绍合同的范围、各方的责任与义务、合同的主要经济指标，合同的既有风险和潜在风险，履约中应注意的问题，将合同责任进行分解落实。合同主管部门、合同专项管理部门及参与管理部门应当对本级及所属单位合同履行情况进行监督、检查。履约过程中出现问题时，合同专项管理部门应当及时告知合同主管部门。履行过程中，对

27、出现合同未曾约定的新情况或对事先约定的事项进行变更、补充以及解除合同的，均要及时形成书面文字，以有双方签章的补充协议、签证或各方有权人签字的会议纪录等形式记载，使之成为合同文件。不得以口头形式改变合同权利义务。合同变更或解除，专项管理部门应当按原程序重新办理审核审批手续，一般由原审核部门审核、原批准人审批，并将原合同及相关材料一并附上。未经审核审批，不得签署合同变更、解除文件。具有下列情况之一,且未经批准同意的，财务部门不予办理付款手续，并及时向公司领导和合同主管部门报告；已经结算付款的，由责任单位和直接责任人负责追回或承担全部经济损失：未按规定与铁建系统之外的相对人签订书面合同即已实际履行的

28、。未按规定履行审核审批程序而订立的合同。变更、转让、补充、解除合同未履行审核审批手续的。签约人没有取得授权或超出授权范围的。合同没有列入计划和资金预算。合同签字和盖章不符合要求的。其他违反物业公司规章制度的情形。相对人提出中止、转让、变更、补充、解除合同的，合同专项管理部门应当要求对方当事人以书面方式确认。因此造成我方损失的，合同专项管理部门应会同合同主管部门向对方当事人书面提出索赔。合同生效后，相对人违约的，合同专项管理部门应当按合同条款约定收取违约金或要求对方赔偿损失、继续履行合同义务等。我方违约时，应积极与合同相对人进行沟通，及时对合同条款进行变更，采取补救措施，或争取合同相对人的谅解并

29、保存相关证据。合同当事人应当根据需要和法律合规审核意见，明确约定不可抗力的范围、情形。合同履行过程中，若发生不可抗力事件，合同专项管理部门应当及时征求合同主管部门的意见，及时通知合同相对人，并根据法律规定或合同约定，对合同进行变更或解除，部分或全部免除我方因此不能履行合同的责任。向合同相对人发通知、指令等书面文件，必须要建立发文登记制度。当面送达的，必须要求相对人在与发文内容相同的书件上亲笔签章并保存该书件；邮寄送达的，必须以特快专递或挂号信形式送达，且要注明书件最主要意思表示内容；其他送达方式若不能以有效证据证明送达的，不宜采取。第七节 合同终止合同终止时，应当办理结算，除对合同标的金额进行

30、结算外，需同时扣除相关已付款、物资、设备、水电、分摊等应扣费用，必要时应有对方放弃合同索赔的声明。合同按约定履行完毕、按约定条件解除、转让或达到法定终止条件的，合同专项管理部门应收集、整理合同签订、履行等相关资料，办理验收移交、结算付款等合同终止手续，做好合同存档工作。第八节 合同登记物业总公司合同专项管理部门、所属单位应当建立合同台账，做到登记及时、记录准确、内容完整，并应于每半年报送成本合约部。物业总公司合同专项管理部门、所属单位应当建立健全合同档案。合同档案应包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷解决等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案的归档范围主要包括：合同订立依据如呈批件、立项文件或领导书面批示等。合同文本及附件。补充协议、变更或解除合同协议。相对人营业执照、资格证、组织机构代码、税务登记证、特种经营许可证等资信调查资料，对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。合同前期谈判记录、招投标记录。合同审核审批记录。意向