计算机二级access辅导讲义 Ch08

1、第8章 报表设计 8.1 报表概述8.2 使用向导创建报表8.3 使用设计器创建报表 8.3.1 报表的设计视图8.3.2 设计报表8.3.3 报表的排序与分组8.3.4 报表的格式设置8.4 创建高级报表8.4.1 创建主子报表8.4.2 创建标签8.5 报表的预览和打印8.1 报表概述报表与窗体 都属于用户界面，窗体最终显示在屏幕上，而报表还可以打印在纸上。 窗体可以与用户进行信息交互，报表没有交互功能。1报表的作用（1）打印格式化的数据，报表的格式能够按照用户的需要定制。（2）输出数据库中的原始数据，以及经过组合或汇总的数据，并能对输出的结果进行分组和排序。（3）将数据库中的数据以清单、

2、标签或图表等形式输出。报表概述（续）2报表的类型（1）纵栏式报表：一行显示一个字段，字段标题显示在字段的左侧。（2）表格式报表：以行、列形式显示记录，一条记录占一行，字段标题显示在每一列的上方。（3）图表报表：以图表形式输出记录。 （4）标签：是种特殊类型的报表，可以打印在标签上。3. 报表数据源 数据库中的表和查询。 8.2 使用向导创建报表操作：（1）在数据库窗口中，选择“报表”对象，单击“新建”按钮。（2）在“新建报表”对话框中选择“报表向导”选项，然后单击“确定”按钮，启动报表向导。（3）选择数据源和输出字段。（4）选择分组字段。（5）选择排序字段。（5）选择布局方式。（6）选择报表样

3、式。（7）指定报表的标题。范例使用向导建立报表，打印“学生”表中的信息，并要求按照系部分组。操作提示：新建报表报表向导数据源选定相关字段选择分组字段（系部）按性别排序默认后续步骤8.3.1 报表的设计视图1. 报表的视图 “设计”视图：创建和编辑报表的结构。 “打印预览”视图：查看报表的输出结果。 “版面预览”视图：查看报表的版面设置。2. 设计视图 在数据库窗口中双击“在设计视图中创建报表”选项，打开。 有报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚5个节 默认为页面页眉、主体、页面页脚3个节。 使用“排序与分组”属性可以设置“组页眉组页脚”节，以实现报表的分组输出和分组统计。报表的设计视图

4、（续1）报表的设计视图（续2）3. 报表中各节的作用 报表页眉：常用于显示报表的标题、日期、标志图案等信息。 只在第一页的开头打印一次。 页面页眉：显示报表中各列数据的标题。每页开头打印一次。 组页眉：显示分组信息。每组开头打印一次。 主体：显示表或查询中的记录，是报表显示数据的主要区域。 每条记录打印一次。 组页脚：常用于显示分组的小计信息。每组末尾打印一次。 页面页脚：常用于显示页码等信息。每页末尾打印一次。 报表页脚：常用于显示日期或整份报表的总计信息。 每份报表末尾打印一次。 8.3.2 设计报表1. 基本设计方法 指定报表的数据源。 在报表中添加控件，并指定控件的控件来源。 设置报表

5、和控件的有关属性。 根据需要对报表进行分组和排序。 对报表进行格式设置。 预览报表。 保存报表。 报表中每行记录的高度取决于设计视图中主体节的高度，一页可打印的记录数取决于每条记录的高度和纸张高度。 范例创建报表，显示90分以上（含90）的学生成绩操作提示：设计视图数据源为查询“90分以上学生”页面页眉添加标签“90分以上学生成绩”字体黑体，字号16，红色字段列表选择“姓名、课程名、成绩”，标签部分移至页面页眉添加修饰性直线或曲线预览范例创建报表，显示学生的详细情况操作提示：数据源：学生表页眉添加标签“学生信息表”，设置格式选择所有字段简历的“可以扩大”属性设置为“是”照片的“缩放模式”属性设

6、置为“缩放”，“边框样式”设置为“透明”插入页码，位于页面页脚，选择格式增加报表页眉页脚，在页脚添加一条直线，一个显示制表人的标签，一个显示当前日期的文本框，文本框格式设置为“长日期”8.3.3 报表的排序与分组1. 在报表中可以按指定的字段对记录进行排序和分组，并对各组数据进行小计。2. 可以设置多个排序字段，也可以设置多级分组。并且可以同时使用排序和分组功能。3. 使用排序和分组功能 执行“视图|排序与分组”命令，打开“排序与分组”对话框。 在“字段/表达式”栏中选择排序或分组字段。 在“组属性”框中设置 组页眉或组页脚。 可以在组页眉/组页脚 中使用合计函数，对各 组信息进行汇总计算。范

7、例为“选课”表建立报表，按照“课程号”排序，并对同一门课程按照“成绩”降序排序操作提示：数据源：选课表自行设计报表的基本框架单击工具栏的“排序与分组”按钮，或者选择菜单“视图排序与分组”，在“字段/表达式”中选择排序字段范例修改前一范例，按照“课程号”分组，并对同一课程号按照成绩排序操作提示：打开前一范例报表单击“排序与分组”工具按钮，选中课程号，将“组页眉”属性设置为“是”，报表中出现“课程号页眉”节课程号文本框从主体移动至“课程号页眉”范例为学生表建立报表，按“性别”分组，对同一组按“系部”排序，并统计男女学生的总人数操作提示：数据源：学生表自行设计报表基本框架打开“排序与分组”，“性别”

8、组页眉和组页脚均为“是”，“系部”设置排序，不设置组属性调整报表性别页脚添加文本框，控件来源属性为“=count(*)”报表页脚添加文本框，控件来源属性为“=count(*)”注意相关函数count()、avg()、sum()、min()、max()出现在组页眉和组页脚中时，是对该组中的记录进行计算出现在报表页眉和报表页脚中时，是对整份报表的记录进行计算但是在页面页眉和页面页脚中，这些函数不起作用范例修改上个范例，在报表页脚处显示男女学生人数，增加年龄项，并更改“贷款否”的显示方式操作提示：删除性别页脚的文本框，在报表页脚添加两个文本框，标签分别为“男生人数”和“女生人数”，文本框内为=DCo

9、unt(学号,学生,性别=男)=DCount(“学号”,“学生”,“性别=女)在主体中删除复选框，添加一个文本框，控件来源为=IIf(贷款否,Y,)在主体中添加文本框，标签移到页面页眉，内容为”年龄“，文本框控件来源为=year(date()-year出生日期)相关函数IIf()逻辑判断函数，含义为：如果贷款否字段的值为真，就显示“Y”，否则就不显示相关函数域聚合函数 相关函数说明： 函数格式中的3个参数都是一个字符串表达式。其中，expr可以是表中的字段名、窗体上的控件名、常量或函数。domain可以是表的名称或查询的名称。criteria为可选项，用于指定函数的作用范围；缺少此项，就默认是

10、对整个域（记录集）进行计算。 任何包含在criteria中的字段必须同时也是domain中的字段，否则函数将返回Null值。 上述各函数可以在VBA代码、宏、查询表达式、窗体或报表的计算控件中使用。相关函数范例1。 求“选课”表中学号为“310201”的学生选修课程的总分。DSum(成绩,选课,学号= 310201 )2。 求“选课”表中课程号为“101”的课程的平均成绩。DAvg(成绩,选课,课程号=101 )3。 统计“学生”表中的女生人数。DCount(学号,学生,性别=女 )相关函数范例4。 统计“选课”表中课程号为“101”的课程的最高分和最低分。DMax(成绩,选课,课程号=101

11、 )DMin(成绩,选课,课程号=101 )5。 查找“学生”表中学号为“310201”的学生的姓名。DLookup(姓名,学生,学号=310201 )8.3.4 报表的格式设置1自动套用格式（1）选择要进行格式设置的对象 单击设计视图左上角的报表选择器选定整个报表 单击节选择器选定一个节 单击控件选定相应的控件。（2）执行“格式|自动套用格式”命令 在“自动套用格式”对话框中选择一种格式。2. 定义格式（1）选中需要设置格式的控件。（2）利用“属性”窗口或“格式”工具栏，自定义对象的格式。 8.4.1 创建主子报表1. 子报表是插在其他报表中的报表。合并两个报表时，其中一个必须为主报表。2.

12、 主报表可以包含子报表，也可以包含子窗体。3. 设计方法 先在两个报表所基于的表之间建立正确的关系。 在已有的报表中创建子报表 先创建主报表，然后利用工具箱中的“控件向导”及“子窗体/子报表”控件，在主报表中插入子报表。 创建子报表并插入到已有的报表中 分别创建主、子报表，然后利用工具箱中的“子窗体/子报表”控件，将子报表插入主报表中。 主子报表可以是绑定的也可以是非绑定的。范例创建学生报表，同时显示“学生”表和“选课”表中的记录操作提示：创建主报表“学生成绩表”选择控件“子窗体/子报表”，打开子报表向导对话框选择“使用现有的表和查询”选择子报表的数据源以及要使用的字段，本例选择“选课”表的“

13、课程号”和“成绩”字段定义主报表链接子报表的字段8.4.2 创建标签使用标签向导建立标签。操作： 在“新建报表”对话框中选择“标签向导”选项，选取数据源后，单击“确定”按钮，启动标签向导。 指定标签尺寸或自定义标签尺寸。 选择标签中的文本的字体和颜色。 设计原型标签。 选择排序字段。 指定报表的标题。 利用向导设计完毕后，可以在设计视图中进行修改或调整，如添加线条、设置字体格式等。 范例使用标签向导建立标签，打印“学生”信息操作提示：新建报表标签向导，数据源“学生”表指定标签尺寸或自定义标签尺寸选择文本的字体和颜色设计原型标签，需要的字段从“可用字段”列表中选取。输入其他文字：操作提示（续）选择排序字段：学号