Lotus信息系统建设策略-办公系统模块功能

1、.：.；Lotus企业信息系统的建立战略知识经济的本质特点之一是网络化经济。面向猛烈的市场竞争，企业采用以网络为中心的信息技术，提供“通讯Communication、协作collaboration、协调Coordination的手段，开发面向企业日常关键业务流程的运用，满足企业内部知识管理的需求，实现企业与客户、协作同伴之间的电子商务，成为企业信息技术开展的热点和必然趋势。然而，企业信息系统建立的目的并非可以一蹴(cu)而就。那些胜利企业的阅历通知我们，企业的信息系统建立是不断改良和提高的过程，而这个过程必需依赖坚实可信的的信息技术根底。该根底不仅可以满足企业目前的迫切需求，而且具备足够的顺应

2、才干和强健性，可以快速地延伸和集成，满足企业未来的需求。上述企业信息系统建立的指点思想可以简单概括为“简单起步，迅速开展start simple and grow fast。例如，企业部署和实施电子邮件系统后，很快就会发现实施以协同任务、任务流自动化为特点的群件运用的必要性，而随着群件运用的进一步深化运用，必然要求与企业的数据系统如大型关系数据库或管理信息系统、ERP系统等发生联络。又如，企业建立了对外发布信息的Web站点，很快就会发现建立更强大的、可以支持企业与客户协作同伴的直接联络的需求，最终必然导致电子贸易的需求，此时企业外部的用户在平安性控制之下，直接访问和利用企业内部的信息资源和各种

3、业务运用，从而使企业Intranet系统与Internet相交融，构成Extranet。实际证明，在一个一致的运用开发与实施部署的平台上模块化地集成各种业务运用的途径是实现企业信息系统目的的最正确选择。相比之下，假设采用相互分别的、相互冗余的根底架构，各个运用系统的集成难度与费用将大大添加。Lotus Domino/Notes满足企业信息系统建立目的、指点思想与建立战略。Lotus Domino/Notes提供单一根底架构的、可伸缩的、模块化的、集成式的软件平台，可以快速高效地开发和实施部署满足业务需求的、增值的运用系统。相比之下，Microsoft 并不提供可以相提并论的根底架构级处理方案。

4、IIS作为Web效力器，短少电子邮件与日程日历功能，必需和Exchange相集成。Exchange主要定位是邮件系统，对任务流的支持是附加的，在产品架构设计中并不思索。用户即使要实现简单的任务流自动化运用也要做大量的运用开发，并且运用复杂的附加产品或技术。无论是任务流运用还是Web运用所要求的企业数据集成只能经过ODBC的方法，而且只能衔接关系数据库。对于高价值的群件运用、电子贸易运用，还要求集成BackOffice中的其他产品或第三方产品，如Site Server、北方电讯的Entrust用作平安性管理等才干提供最根本的功能。这样的产品战略，将集成的任务和本钱推向用户，由用户承当开发与集成的

5、代价和风险。以下图显示了典型的企业信息系统建立步骤。企业遵照由简单运用到复杂系统集成的开展方向，逐渐提供更高价值的信息效力。企业往往先建立通讯根底设备，沟通企业内部以及与外部的电子邮件联络，其中集成式的日程日历功能也是必要的功能。第二步，企业建立信息效力体系，不仅效力内部用户，同时也效力企业外部的客户和协作同伴，其内容是动态更新的。此外，企业还建立论坛或新闻组讨论库，供内部用户以及企业外部用户交流信息、激发创意、效力客户、反响意见等。第三步，企业建立业务集成系统，如任务流自动化运用国内企业机关单位常用的综合办公自动化系统是典型的任务流自动化运用与管理信息系统等。这些业务集成系统经过Web技术可

6、以对企业外部开放，而且任务流自动化的过程也包括了企业外部的用户。业务集成系统需求用户的严密参与协作，需求与企业各种数据源集成，平安性控制也是首要思索的要素。由于业务集成系统与用户日常任务亲密相关，所以是高价值的运用。企业信息系统的下一步建立目的就是电子贸易Commerce，区别于意义更广泛的电子商务eBusiness，在这一阶段，企业经过Internet实现与客户、协作同伴更为亲密的协作，典型的运用包括网上买卖、在线效力等。Lotus Domino/Notes比起竞争产品的最大的优势之一就是提供单一的、集成的平台或根底设备，不用引入新的平台或根底设备就可以实现上述建立步骤。客户可以从其中的任何

7、一步入手，同时开展或者向下向上开展。Domino具有完好、丰富的功能，包括电子邮件、动态Web发布、支持任务流以及企业数据集成、平安性控制等等，这些功能保证了快速运用开发与实施部署，从而提高了企业投资信息技术的报答率、降低了总体拥有本钱。Microsoft无法在企业信息系统建立循序渐进的过程中向上或向下开展，所以它无法提供准确详细的企业信息系统开展战略，而是运用模糊的概念或描画。为了吸援用户的视野以及与Lotus的竞争，Microsoft声称Exchange可以作为通讯根底设备，而其他业务运用可以建立在Exchange之上。实践上，由于Exchange的功能根本无法满足企业业务运用的需求，Mi

8、crosoft同时要求用户集成其它平台产品或技术能够是第三方的，或者要求用户本人开发所需求的功能。这样的处理方案由于所运用技术或所运用平台软件部件之间缺乏集成性，使得用户最终只能降低需求，或者破费更大的集成代价。从任何角度衡量，Microsoft处理方案比较Lotus的处理方案都本钱更高、耗费时间更长、更复杂。独立调查机构Business Research GroupBRG的关于Intranet的调查结果也证明了这一点。BRG调查了超越100家主要公司的Intranet处理方案包括文档发布、电子邮件、数据库访问、讨论库、任务流以及事务处置等功能，运用Lotus的处理方案总本钱低于Microso

9、ft或Netscape方案40%；在最初构造Intranet时Lotus方案的初始本钱低于其他方案58%。办公系统 模块列表一、办公管理1 公文管理 由电子行文方式替代手工行文方式，实现公文处置的自动化，实现公文处置单自动打印，实现公文电子存储，提高公文的可利用性。 2 收发文登记 对收文和发文进展登记和维护，并提供查询，可以进展归档操作。 3 签报管理 实现内部签报电子化，使系统内部签报的起草、处置、存档均可经过内部签报流程实现，减少公文处置过程所需时间，加快公文流转速度。 4 会议管理 会议资源一致管理、网络预定；会议通知自动化；管理电子化经过会议管理系统，可实现会议管理自动化。 5 小型

10、会议管理 实现安排会议、发出会议通知、查询会议情况、生成会议纪要。 6 档案管理 档案管理实现对机构或系统的各种档案和资料进展分类管理、归档保管，完成档案的组卷、拆卷、移卷、封卷、注销、借阅、全文检索、统计等管理功能，可以大大减轻档案室、档案馆的任务量。 7 电子文件柜 系统提供公共文档库和个人文档库，用户可以将属于本人的各种文档分类存放。 8 处室信息 用户可以利用“处室信息，新建、公布、察看、搜索处室信息。 9 人事管理 管理和维护单位的人事信息，并对后备人力资源进展管理。 10 考勤管理 实现考勤管理，可进展考勤信息的记录、汇总，可定义每月任务时间和任务日；可进展考勤汇总和随机汇总，可查

11、询恣意部门或人员恣意时间段的考勤情况。 11 网上培训 经过网上培训，可以实现：将培训资料放到资料库中，员工经过系统进展网上培训。管理员可以发起培训，提交、查看各种关于培训方面的信息，教师可以利用此系统出题考核、批卷阅分，员工可进展自学、讨论、考核等功能。 12 任务管理 任务管理系统是用户对各种义务执行进展全过程进展监控和管理的辅助工具。 13 艰苦事件跟踪 对任务执行过程中所阅历的艰苦、重要事件进展跟踪、控制和管理。 14 资源管理 通用资源借用、调度管理系统。资源管理系统具有很大的灵敏性和顺应才干，可经过资源类别的选择自动调整资源特征。可实现企业内部如：办公设备、办公用品、器材、车辆、房

12、产、公用资料等的根本信息管理和借用、占用及调度管理，同时还可以实现简单的资源运用费用核算功能。 15 图书管理 对通用图书资源进展管理的系统。图书资料的根本信息管理和借阅管理。 16 车辆管理 对车辆资源的借用、调度进展管理的。可实现车辆借用、占用及调度的一致安排。同时还可以实现简单的车辆资源运用费用核算功能。 17 设备管理 对通用公用设备的借用、调度进展管理。可实现企业公用设备根本信息管理和借用、占用及调度管理，同时还可以实现简单的费用核算功能。 18 耗费品管理 对耗费品进展一致管理，并可对各耗费品领用单位进展费用核算。 19 固定资产管理 主要对各种固定资产进展管理，将相关信息放入固定

13、资产库中，客户经过该系统全面了解本单位固定资产的各种情况。 20 信访管理 在信访管理中，将登记信访内容，保管信访档案，并自动构成转办单。可以对信访情况进展简要的统计分析，为编写预备内容。也要进展存储，并在网上发送到各有关部门传阅。 21 客户管理 客户管理系统与工程管理系统相关联，可以查询业务地域划分，任命或撤销地域主管或地域调查人，客户信息维护和查询，人员调度记录查询，调查任务跟踪记录查询，调查报告查询 22 工程管理 协助用户管理本人的工程。工程管理系统可以登记工程的详细信息，从不同的角度对工程进展统计，监控工程的进度，对工程进展维护，安排工程的人员调度。 23 值班管理 经过值班人员对

14、值班期间所发生的事情的记录，给办公室的查询、统计提供了极大的方便。 24 任务人员动态 任务人员动态可以用于查看任务人员的日程安排，可以安排任务义务和查看相关人员的日程。 二、个人工具 1 电子邮件 电子邮件是办公自动化系统中最根本的功能， 经过该功能可实现各类信息信件、文档、报表等在系统内各分支机构、各部门及员工之间快速、高效的传送。 可以实现与外界NOTES及非NOTES邮件系统进展通讯。 可以支持部门成员协同任务。 2 电子 以“无纸方式透明地发送和接纳，从而将邮件群件系统的运用延伸到尚未互连的单位和部门。 3 名片簿 实现了名片管理的电子化。操作包括添加、修正、删除、查询、打印输出、简

15、单分类和统计。 4 日程管理 日程管理可以用于个人时间管理。可以进展约会、会议安排、任务委托。可以经过台历式的图形界面，轻松地查看安排好的各种约会。 5 综合查询 综合查询系统可对信息系统中一切信息进展信息导航和全文检索。 三、公共信息1 公告板 公告板系统为用户建立一个电子公告栏。运用户可以经过公告板发布通知、通告和音讯；一切用户都可随时阅读公告板，并可将感兴趣的内容下载到个人文档库中；公告版内容可定期存档。 2 热点话题 热点话题系统为用户提供了一个相互交流和学习的场所。每一名员工可以利用热点话题，提出本人的问题或发表本人的意见。参与者不用在同一时间同一地点来共享信息。 3 问题与建议 问

16、题与建议系统为指点和群众提供了一个相互交流的纽带。一切用户可在此向相关指点、部门或人员提出合理化建议和个人意见。相关人员可针对这些建议和意见进展回答。 4 办事指南 办事指南系统为员工提供一个日常办公导游，员工可方便地阅读或经过全文检索得到有效的协助 。管理的办事指南信息包括法律法规、规章制度、各种办事手续阐明，甚至公用表格等公共信息。 5 组织机构 组织机构将以树状的机构宏观上将组织的机构管理起来，使您可以轻松查询组织的机构图以及机构内部的根本人员信息，将组织信息一目了然地显示在您的面前。 6 大事记 用户可以利用此系统对本单位所发生的大事进展记录和维护。操作包括添加、修正、删除、查询、打印

17、输出、简单分类和统计。 7 电子刊物 经过电子刊物，可以整理企业内部人员的新闻、报告文学、动态、诗歌文章等，定期在网上发布，供员工阅读。 8 政务信息 经过网络、电子数据交换等手段采集、处置和发布有关政务信息。处置指对采集的信息进展整理、分类，并编写刊物、报告，为指点提出决策建议等。支持扫描仪将文件扫入计算机构成图形和文字稿件。 9 时辰表 以多种方式文字、地图等对各类时辰表进展管理，并提供Internet上各类时辰表的网址。 10 邮政编码 以多种方式文字、地图等对邮政编码进展管理，并提供Internet上邮政编码的网址。 11 天气预告 利用时辰表，可以查询当天的天气预告信息。 12 政策

18、法规 利用此系统可以对各类法规进展各种方式的查询和搜索。 四、综合信息效力 1 辅助决策 “辅助决策利用办公信息系统和其它业务运用系统，为满足用户提出的统计分析和决策支持的要求，利用图形、表格等方式为用户提供高层的信息效力。 2 信息发布 单位或企业对内和对外可以发布一些面向社会公众的信息 3 系统扩展运用 4 电视会议系统 利用高速的网络通讯手段，网络、计算机、多媒体技术与会议管理系统挂接，实现无场地远程会议功能。可共享各种多媒体信息进展讨论，会议录音及会议纪要汇总，参会人员签署意见并归档。 5 自动回复系统 扩展电子系统功能，使之与现行回复系统产品衔接，成为企业查询企业信息的自动回复系统。

19、 6 辅助办公工具 将目前的各种输入产品与办公系统良好地结合，如手写体输入设备、印刷体扫描识别、语音输入设备等。 7 指点效力 是提供应指点的办公平台，包括指点日程、指点查询。在指点日程模块中，指点可对办公日程进展安排；在指点查询模块中，指点可对单位各类信息进展查询。 8 指点日程 对个人的日程进展安排或进展周期性的日程管理。 9 指点查询 可方便指点对PSKY-OAS中一切信息进展查询和全文检索。 10 协助 系统FREE 长天办公系统提供了一个体恤的协助 系统，经过协助 系统，用户可以获得问题与解答、操作指南以及技术支持信息。 长天办公系统 OA+概述办公工具公共信息网上交流技术特点系统要

20、求长天办公系统面向各企事业单位的办公管理，以“沟通、协调、控制为中心思想，将现代化办公思想和先进的科学技术手段结合在一同，为您提供办公管理的新环境、新助手，以到达提高任务效率、提高管理程度、加强交流与协作的目的。PSKY-OA+包含在长天办公系统(PSKY-OAS 2.0)中，是PSKY-OAS 2.0的一个根本产品包。利用PSKY-OA+中的根本模块，可以构造一个单位最根本的计算机办公管理环境，并在此根底上选用PSKY-OAS 2.0中的高端模块，从而可以按照总体规划有步骤、有控制地完成现代化办公管理环境的建立。PSKY-OA+的功能主要包括“办公工具、“公共信息、“网上交流三个方面的运用。

21、办公工具包括办公过程中常用的工具，包括电子邮件、日程管理、名片簿、电子文件柜、收发文登记和会议管理。公共信息提供了办公、生活中的常用信息，如组织机构、办事指南、大事记、电子刊物、邮政编码、交通时辰表、政策法规等网上交流为日常办公中提供上下级、同事间的双向交流手段，如公告板、热点话题、问题与建议等。下面我们将各类运用的加以概要阐明：办公工具：电子邮件使您快速建立与外界的通讯，全中文环境，一目了然。电子邮件是办公自动化系统中最根本的功能，经过电子邮件系统可以方便地起草、发送邮件、阅读接纳到的邮件并归类存档，可以实现各类信息如信件、文档、报表、多媒体等多种格式文件在系统中各分支机构、部门及个人之间快

22、速、高效的传送。此外还可以衔接其他常用的电子邮件系统以实现企业内外部电子邮件的全球化通讯。日程管理 日程管理与查询，全面面向个人、部门与单位对个人的日程进展安排或进展周期性的日程安排，并可根据访问级别向外公布日程安排。用户可以制定未来的任务方案，也可以更改未来的任务方案。名片簿 名片总管，方便快捷以名片簿的方式记录公共和个人的通讯录，包括一个名片中的根本信息：姓名、职位、单位称号、单位地址、邮政编码等。可以按照各种方式查询名片簿中的信息。电子文件柜 公共文档、个人文档，信息共享管理电子文件柜系统是用户对各种文档进展管理的工具，针对个人文档库和公用文档库，提供对文档的建立、修正、删除、转贴及归类

23、存储等管理功能，可以运用多种文件格式，并可设置查阅者与修正者的权限来共享。经过电子文件柜系统实现对公共文档信息的管理与共享，并在此根底上可以建立个人文档库。例如：用户可将与本人有关的公文、业务数据、文件、个人数据、照片等文件存放在个人文档库中分类存放管理，并可随时进展快速查询、阅读和全文检索。在本系统中，用户可以利用文字、表格、图形处置工具套件，如MS OFFICE或Lotus SMARTSUITE集成在Notes中处置文件，而且文件也不局限于类型，可以是文字、表格、图形、甚至声音和图象等等。可将已处置的文件放入Notes进展传送，也可加工从网络或Internet上获取的数据。收发文登记 登记

24、收发文，轻松的归档、查询和管理登记收文信息和来文分发记录，以及来文经过那些人阅览与指示，目前在谁的手上。发文信息登记；收发文登记簿打印；收发文归档会议管理 方案、安排、通知、会议纪要明晰明了登记和维护会议方案、会议安排、会议通知、会议纪要。TOP 公共信息：组织机构 单位、部门、员工信息、机构概略一览无余将企业的单位、部门、员工信息、机构概略、任务职责等分类登记整理，使您对企业了如指掌。办事指南 总览规章制度，全面办事指南，提供办公导游办事指南系统为用户提供一个日常办公导游，用户可方便地阅读或经过全文检索得到有效的协助 。用户可以将法律法规、规章制度、各种办事手续阐明，甚至公用表格等公共信息分

25、类管理、发布，使系统成为用户办事的指点。大事记 真实记录企业生长的每一个脚印记录企业发生的大事，如周年庆贺、机构改革、信息化建立、艰苦案件等。大事记普通作为内部公共信息，为单位的一切员工提供一个窗口，来了解单位的变化；同时，一些大事信息也可以作为对外的信息窗口，使外部公众了解企业。电子刊物 企业文化的重要组成部分内外信息的采编、发布、利用和共享，创建企业文化。时辰表 体恤周到的列车航班时辰表提供准确的列车、航班的时辰表和直观有效的查询方式。自带信息邮政编码 快速获得一切邮政编码提供一切邮政编码和直观有效的查询方式自带信息政策法规 阅读、查询各种政策法规提供常用的各种政策法规信息和直观有效的查询

26、方式自带信息TOP 网上交流:公告板 公告、通知、音讯一网打尽公告板系统为用户建立一个电子公告栏，运用户可以发布通知、通告和音讯，并可方便地阅读公告板。公告的发布可设定审批人，由审批人审批经过后才干发布；公告的发布可设定发布范围，不在发布范围内的用户将看不到此公告信息；发布公告还可设定发布时间范围，超越时间范围的公告将自动从公告板吊销。公告板的内容可定期存档。热点话题 畅所欲言的讨论园地热点话题系统为用户提供了一个相互交流和学习的场所。用户可随时随地地进入热点话题系统进展讨论和信息交流。可以设定讨论范围，实现讨论组功能，还可以匿名参与讨论。每一名员工都可以利用热点话题，提出本人的问题或发表本人的意见。热点话题对一切的用户开放，并且参与者不用在同一时间同一地点来共享信息，真正做到了异地、异步的信息交流而不受时间和空间的限制。问题与建议 员工之间的沟通纽带问题与建议系统为指点和群众提供了一个相互交流的纽带。一切用户可在此向上级提出合理化建议和个人意见，问题与建议的提出可以用署名和匿名两种方式，指点可针对这些建议和意见进展回答，并将好的建议公布出来，让全体员工阅读。协助 体恤的助手只需体恤的协助 系统才干引导您正确的运用TOP 技术特点：全面支持阅读器运用 长天办公系统的客户端全面支持阅读器运用