学习使用组织结构图

1、.知识专题-Office专题-PowerPoint：.；第 概述 PAGEREF _Toc232331759 h 2生成图表 PAGEREF _Toc232331760 h 3层次构造 PAGEREF _Toc232331761 h 4添加外形 PAGEREF _Toc232331762 h 5添加称号 PAGEREF _Toc232331763 h 7组织构造图的画布 PAGEREF _Toc232331764 h 8调整字体大小 PAGEREF _Toc232331765 h 9缩放图表 PAGEREF _Toc232331766 h 10板式和颜色 PAGEREF _Toc2323317

2、67 h 11图表的组成部分采用不同的分支 PAGEREF _Toc232331768 h 12自动套用款式 PAGEREF _Toc232331769 h 13手动设计款式 PAGEREF _Toc232331770 h 15运用“自选图形编辑图表 PAGEREF _Toc232331771 h 17封锁自动功能 PAGEREF _Toc232331772 h 18挪动或添加外形 PAGEREF _Toc232331773 h 20隐藏衔接符 PAGEREF _Toc232331774 h 21挪动或添加外形 PAGEREF _Toc232331775 h 22将外形组合在一同以便同时挪动

3、PAGEREF _Toc232331776 h 24课程摘要卡 - 运用母版进展有效设计 PAGEREF _Toc232331777 h 25图表总结 PAGEREF _Toc232331778 h 25版式和设计 PAGEREF _Toc232331779 h 26在封锁“自动版式的情况下编辑图表 PAGEREF _Toc232331780 h 26概述运用 Microsoft Office 制图工具可以在 Microsoft Office PowerPoint 2003 中创建组织构造图。您可以生成图表和设置版式，并有效地设置款式，还可以获得编辑提示以协助 您对图表做进一步的调整。课程目的

4、在完本钱课程之后，您将可以：生成组织构造图层次构造并填入称号。 运用垂直和程度版式获得最正确的视觉效果。 按级别为图表着色，并增添具有专业水准的款式。 运用“自选图形和衔接符来调整图表，使其符合组织的需求。假设您需求在幻灯片中包括组织构造图图表，请思索在 PowerPoint 中创建该图表。理想的 PowerPoint 组织构造图是一种构造相当平坦的图表，在每个级别上的人员数目都不太多。您还可以将组织构造分成几个部分显示，这样，就能把图表放在不同的幻灯片上。在 PowerPoint 中绘制图表的优点是，图表将采用它所在的幻灯片的配色方案，并且，当您运用不同的配色方案时，颜色会自动更新。本课程将

5、引导您生成一个组织构造图，然后设置它的款式，并更改它的构造。生成图表有几种进入图示库的方法。下面列出了其中的一种方法，以及随后如何在幻灯片上插入组织构造图：在“绘图工具栏上单击“插入组织构造图或其他图示按钮。 双击库中的组织构造图缩略图，即会插入一个图表。正如所谓的殊途同归，在 PowerPoint 中，您也可以从几个不同的位置翻开包含组织构造图的图示库。在下面这几个位置，您都能找到一个小的图示按钮： 在“绘图工具栏上，如左图所示。 在一组幻灯片版式中。 在“插入菜单上，“图示命令的旁边。 层次构造头：一切图表均从头开场。“助手位于其上司及该上司下属的中间。下属向更高层的某人报告，其同事与之并

6、排陈列。小灰点表示已选定该外形，并可以向其添加相关的外形。 在 PowerPoint 中，组织构造图用于显示公司内部的员工以及他们之间的相互关系。插入的默许组织构造图只需几个外形：顶部的一个外形代表老板，在它下面的三个外形代表下一级别的员工。您可以在此根底上运用以下类型的外形生成最终的组织构造图：助手 该类型的外形显示在其上司的下方以及该上司的下属的上方。下属 该类型的外形恰好位于其上司的下方，并且以程度或垂直方向上取决于您的选择的分支表示多个外形。同事 该类型的外形与同一级别的外形并排陈列。还可以将它们作为下属添加到同一个上司的下面。添加外形图 1向组织构造图中添加“助手外形单击要向其添加“

7、助手图形的外形。被选定的项将带有灰点边框。在工具栏的“插入外形菜单上，单击“助手。请留意，对于此外形而言，“同事不可用，缘由在于您无法在顶部自动添加第二个最高级别的人。图 2添加操作之后的“助手外形。经过“组织构造图工具栏每中选定该图表时，即显示该工具栏向图表中添加新外形即组织中员工的位置。 假设要向图表中添加新外形，需求单击要与新外形相关的外形，然后从工具栏中单击以下类型之一：“下属、“同事或“助手参见图 1 和 2。快捷方式添加“下属的快捷方式是单击工具栏上的“插入外形按钮。这会在所选的任不测形下面添加一个“下属外形，并且您可以省略从菜单中选择“下属的步骤。 请用鼠标右键单击某个外形，您将

8、在快捷菜单上获得一切相关的外形类型。 灰点边框外形周围的灰点表示该外形被选定，而不是该外形中的文本被选定。您必需先执行该选定操作，然后才干： 删除外形。 运用 Tab 遍历多个外形。 选定多个外形单击这些外形的同时按 Ctrl。 运用“格式刷按钮 ，将款式从一个外形复制到另一个外形。 用鼠标右键单击某个外形时，将在快捷菜单上得到图表选项。 添加称号假设要添加文本，请在外形内部单击外形周围将出现一个阴影线边框，并键入文本。假设要添加称号和其他文本，请在外形内部单击并键入相应的文本。按 Enter 可在外形内部换行。 阴影线边框输入文本时，该外形周围将变为一个阴影线边框参见左图。留意到这一点很重要

9、，由于在对文本执行特定操作时如编辑文本，或复制文本以便将其粘贴到其他位置，必需先执行这种选定与灰点边框相反。 对于某些涉及外形的操作比如运用 Tab 切换到各个外形，那么不该当让此边框出现。例如，假设在外形的周围出现阴影线边框，并且您按了 Tab，那么该外形中的文本将被缩进。组织构造图的画布察看外形在画布内部调整大小的方式。首先突出显示画布区域，然后添加外形，并且图表调整大小以顺应画布，最后外形和文本都变得更小。略微变一下思绪，查看一下组织构造图周围的区域和边框。这是它的“画布，一个为了生成图表而保管的绘图区域。组织构造图必需位于该区域内部，以便每当您向图表中添加外形时，图表都可以相应地重新调

10、整本身的大小。 结果，随着您向该图表中添加更多的外形，您将看到外形和文本变得更小。稍后，将引见经过缩放功能以及运用“组织构造图工具栏上的“顺应文字按钮来调整图表的大小。调整字体大小假设插入外形之后文本变得太小，可运用“顺应文字使字号增大一个字号。生成图表时，外形内部的文本能够变小。运用“顺应文字按钮可以对此加以补救。选中图表后，在“组织构造图工具栏上单击此按钮，字号将添加一或两磅取决于外形中的可用空间。有时，这是需求进展的独一调整。 假设希望文本比“顺应文字所设置的大小更大，那么一直可以运用“字体对话框“格式菜单上来选择字号。但您能够需求首先使外形变大一些。请经过缩放功能完成此操作请参阅下一节

11、。留意运用“顺应文字也可以使文本变得小一些。例如，假设某些太大的文本在外形中放不下，那么“顺应文字将按照在该外形中包容这些文本所需的大小使一切文本都变小。在这种情况下，运用“顺应文字前最好先将该图表适度地放大。 缩放图表经过向下拖动尺寸控点放大图表。外形变大后，将为大字体文本腾出更多空间。 拖动尺寸控点时指针变成十字形。 虚线轮廓显示图表的放大幅度。假设希望图表中的外形变大或变小，可以缩放该图表。 假设要执行缩放，请将鼠标指针指向画布边框上的白色尺寸控点之一，当指针显示为双向箭头指针 时，将边框向内或向外拖动。拖动时指针将变成十字形。 假设要仅在一侧或从一角调整图表的大小，只需拖动尺寸控点。假

12、设要在两侧或从一切角调整图表的大小，请在拖动的同时按 Ctrl。假设您在早些时候单击了“顺应文字以放大图表中的字号，然后将该图表放大，那么再次单击“顺应文字依然会使字体变得更大一些。 挪动图表 只需运用四向箭头指针 在边框拖动该图表。您首先必需单击该图表以选定它。板式和颜色在此图表中，外形颜色各不一样，以便表示不同的任务等级；同时，还运用多种分支款式以提高可读性“经理行程度放置，而“下属那么垂直放置。版式和设计，可以使图表变得赏心顺眼。 版式是指您如何分布图表中的各种外形。就是说，是将其逐行陈列，还是垂直堆放，或者同时采用这两种方式。 设计是指用于外形和衔接符的颜色和款式。颜色可作为在图表中区

13、分位置或级别的方法。诸如斜体和阴影这样的款式元素会使图表看起来更为优美和专业，但是不可以滥用。 图表的组成部分采用不同的分支此图表中的一切级别都有“规范分支，这种版式较为程度，并强调组织的级别。 此图表的底部分指运用“左侧下垂和“右侧下垂版式，从而使版式更加丰富，空间利用效果更好，并重点强调单个报告组而不是报告级别。 严厉的“程度类型的图表构造倾向于以笔直的行来强调组织中的级别；缺陷在于您能够很快用完从左到右的空间。 假设您想使图表富于变化，以及需求优化空间运用效率，可以使组织中的某些级别垂直陈列。 要这样做，请单击要重新分支的外形的上方位置，然后转至“组织构造图工具栏上的“版式按钮。在此选择

14、一个选项，如“左侧下垂或“右侧下垂。重新分支操作只影响所选的组。默许的构造为“规范，它将运用程度构造。自动套用款式组织构造图款式库。“自动套用格式按钮用于翻开图表款式库。 款式库中可用款式的例如。要进展“颜色处置并设计该图表中的外形，或简或繁可由您自在掌握。 简一方式：运用“款式库。 繁琐方式也能够更为有趣：借助于当前幻灯片的配色方案，本人完成一切设计。 款式库库款式可以完全满足图表的需求，它可以按组织级别对图表进展着色，并运用棱台、小括号、轮廓、渐变填充等元素设计外形。库款式是一组供您选择和运用的模板参见左图。 在运用款式之后，能否对其进展自定义？您可以更改字体格式，但无法更改填充颜色或线形

15、。还要留意：您添加的任何新外形都将获得该款式的着色效果例如，假设“助手为粉红色的，那么一切新的“助手都将是粉红色的。假设这正是您想要的结果，那么这能够是一个优点。假设您想有更大的控制权，那么这能够是一个缺陷。要翻开“款式库，请单击“组织构造图工具栏上的“自动套用格式按钮。手动设计款式填充颜色：纯色或图案、纹理、渐变或照片。它可应用于外形或图表背景。 线条颜色：包括运用两种颜色的图案。 字体颜色。线形：设置边框和衔接符的粗细。 虚线线形：运用虚线或实线。在边框或衔接符上运用。与运用款式库中的完好款式不同，这种设计款式的方法需求经过选择图表中的级别并运用“绘图工具栏参见左图来更改填充颜色、线条颜色

16、、字体颜色和线形。该工具栏上的按钮将当前幻灯片的配色方案显示为默许选项；当然，您不用接受该配色方案。但请留意，当您运用其他配色方案时，配色方案的颜色将自动更新，而其他颜色那么坚持不变。 重要 假设您觉得能够需求对图表进展某些高级编辑如第 3 课中所讨论的添加自选图形和更改衔接符，那么手动设计款式是进展图表设计的一种有效方式。按组选择在第 1 课的练习中，您初步了解了按分支或组进展选择的选项。这些选项位于“组织构造图工具栏的“选择菜单上。运用这些选项可以同时对图表中的某个组设置款式。例如，选择一切“助手或某个级别上的一切“下属，可以将一样的款式运用于一切外形。您可以按以下类别进展分组：级别 分支

17、 一切助手 一切衔接符 您能够回想起在前面的练习中，为了选定要更改字体的一切图表外形，需求单击顶部外形“玛吉，然后从菜单中选择“分支以选定“玛吉下面的每个外形。 运用“自选图形编辑图表在顶部有两个老板：这是一个需求经过自选图形进展编辑的构造例如。假设组织构造图选项不能直接支持您的组织构造的某些特殊需求，这时该怎样办？例如，您所在的组织有两个老板，而不只是一个。怎样编辑图表，才干得到所需的特定构造呢？本课将通知您怎样做。首先，必需封锁默许情况下作为图表一部分的自动功能。然后，运用“自选图形菜单中的外形和衔接符来更改图表。 封锁自动功能封锁“自动版式后，可以对组织构造图的构造有更大的控制权，例如，

18、将一个外形移至图表通常不支持的位置。单击“组织构造图工具栏上的“版式菜单。单击“自动版式命令将其封锁。出现了新的情况。玛吉的助手伯纳黛特的业务才干非常出色，她如今成了公司的合伙人。她需求与玛吉平起平坐。当前，没有可以将她作为“同事添加到最高级别的选项。封锁“自动版式要想将外形随意挪动，必需封锁该图表的自动版式默许设置，这需求封锁“组织构造图工具栏上的“自动版式命令参见左图。当您封锁“自动版式时，图表中的外形将遵照自选图形规那么，而不遵照组织构造图规那么。 但首先向您提出一些忠告. 封锁“自动版式时，能够丧失一些在生成图表时能够需求的自动功能。例如，没有“自动版式功能，自动分支功能“左侧下垂、“

19、右侧下垂等将不可用；因此，在封锁该功能之前，请先预备好初始版式。而且，插入外形时，它们不会自动就位。 另一个思索事项是如何设置图表的款式。最好的建议是，假设您知道将会封锁“自动版式以完成某些图表编辑或调整任务，那么应手动设置图表的款式。即使您将一个外形移至另一个位置，“款式库款式仍将保管在该外形中。最后，一旦“自动版式被封锁，请将其坚持封锁形状。假设您将其封锁，手动进展调整，然后又重新将其翻开，将丧失所做的调整。因此，只需当您预备使其不断处于封锁形状时，才应将其封锁。挪动或添加外形在封锁“自动版式的情况下，将一个自选图形拖入新位置。选定外形时，该外形将具有由点均匀组成的边框、尺寸控点和一个调整

20、控点。 拖动该外形时，其目的位置会显示一个轮廓，并且其衔接符与其一同挪动。 在封锁“自动版式的情况下选择一个外形时，需求留意的第一件事情是：当您单击该外形时，它不具有常见的灰点选择方式。其选择方式与自动图形的选择方式一样如左图所示：一个由点均匀组成的边框，并带有尺寸控点白色圆形和调整控点黄色菱形。 挪动外形选择该外形并拖动它，如图中所示。衔接符与其一同挪动假设在“自动版式翻开的情况下执行此操作，那么该外形将只是迅速跳回到其原始位置。添加外形首先选择相关的外形，然后在“组织构造图工具栏上单击“插入外形。值得留意的是，所插入的外形并未迅速跳回到指定的版式位置这是封锁“自动版式的结果。该外形只出如今

21、相关的外形下面。请将其拖入希望的位置。 隐藏衔接符隐藏衔接符的过程。 选择衔接符红色的终点和黄色的调整控点阐明它被选中。 用鼠标右键单击该衔接符，然后在快捷菜单中单击“设置自选图形格式。 在对话框中的“颜色列表中，选择“没有线条。衔接符与外形一同挪动当然很不错，但当您挪动一个外形后，衔接符的外观能够并不像您所希望的那样。假设是这样，您必需隐藏该衔接符并另外创建一个假设您删除该衔接符，将同时删除相应的外形。 经过在“设置自选图形格式对话框中单击“没有线条，可以隐藏衔接符参见图片。然后，运用“绘图工具栏上的“自选图形菜单添加新的衔接符。在下一部分中，您将看到如何完成此任务。 挪动或添加外形图 1要

22、添加衔接符，首先单击“自选图形菜单上的衔接符。图 2如何添加衔接符。指向作为衔接符起点的外形，并单击要作为起点的蓝色“衔接符位置。然后，在目的外形上执行一样的操作，以创建终点。要添加新的衔接符，需求从“自选图形菜单中选择一个衔接符图 1。 将鼠标悬停在要衔接的外形上方时，将显示蓝色的正方形，该正方形标志出可以附加衔接符的位置。请在每个外形上分别单击一个蓝色正方形，以确定起点和终点图 2。您将在练习中执行此操作。需求记住的事项衔接符与外形一同挪动，因此，假设外形之间的衔接符线条不够直，那么能够需求您来担任外形对齐从“绘图工具栏中选择“绘图菜单。 运用箭头键调整外形位置以像素为增量。封锁“对象与网

23、格对齐从“视图菜单中选择“网格和参考线，可以减少放置外形的限制。 在单击衔接符终点的同时按 Shift，可使角度坚持在 15 度以内。将外形组合在一同以便同时挪动对外形进展组合：选择一切要组合在一同的外形；在这里，共选择三个外形：玛吉、伯纳黛特和衔接符。 在“绘图菜单上单击“组合。如今，您可以将已组合的外形拖动至所希望的位置。 假设您向图表的顶部添加了一个新外形，一切外形都将偏离中心。要将其移至中心，请将它们组合在一切，然后拖动这些外形。 留意：在组合外形之后，“组织构造图工具栏上的某些功能不可用。例如，您不能运用“插入外形向已组合的外形中插入外形。关于款式的注释假设您在曾经手动设置款式的图表

24、中挪动外形，并且希望所挪动的外形具有如今与其相邻的外形的款式，请运用“格式刷按钮 ，从一个外形向另一个外形复制款式。 您将在练习单元中执行此操作。 课程摘要卡 - 运用母版进展有效设计图表总结开场运用图表单击“图示库中的组织构造图缩略图。要翻开该库，请执行以下任一操作： 在“幻灯片版式义务窗格中，单击在屏幕提示称号中包含“内容的恣意版式。然后，单击该幻灯片上的“插入组织构造图或其他图示按钮。 在“绘图工具栏上，单击“插入组织构造图或其他图示按钮。 在“插入菜单中，单击“图示。 留意 除了 Microsoft PowerPoint 以外，还可在 Microsoft Word 和 Microsof

25、t Excel 中运用“图示库。 添加外形选定与新外形相关的外形。 单击“组织构造图工具栏上的“插入外形菜单，并选择一类外形。 快捷方式 单击“插入外形不用显示菜单可快速添加“下属外形。 缩放图表指向位于某个边或角上的白色圆形尺寸控点之一，使指针显示为双向箭头 。然后，在所需的方向上拖动。假设您希望同时调整两个边从某个边尺寸控点拖动或同时调整全部四个角从某个角控点拖动，请在拖动的同时按 Ctrl。只需在一个方向上拖动即可调整图表大小。调整字体一些原那么：假设在您生成图表的过程中，外形中的文本曾经变小，请单击“组织构造图工具栏上的“顺应文字，将字号增大一磅或两磅。 在设置完图表的版式后，字体能够再次减小。此时，最好将该图表放大一点，并再次单击“顺应文字。假设某些文本对于外形来说太大，那么“顺应文字会减小这些文本的大小，以使其顺应外形，并将一致减小其他图表文本的大小。一种备选方法是放大该图表，使其略高一些或略宽一些，直至文本顺应相应的外形。 另外，您一直可以运用“字体对话框“格式按