管理合同档案方法介绍

1、管理合同档案方法介绍篇一：关于如何有效管理合同档案关于如何有效管理合同档案摘要：合同档案在经济活动中的地位愈来愈重要.然而，由于管理不 善，有相当一部分合同无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作 用；本文作者结合多年工作经验，就合同档案管理的相关问题进行分 析。以供参考。合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间，依照 合同法及其有关法规和规定签订的设立、 变更、终止民事权利义务的 协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理，一直存在某些难点问题，如收集归档率低，保管期限划 分随意性大，管理模式与利用需求存在冲突，开发利用水平低等，制 约着合同档案管理水平的

2、进一步提升。一、合同档案的收集合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般 公文有所区别有关。从办理程序看，在一个法人单位，不同性质和类 别的合同往往由不同职能部门拟定和承办，甚至每份合同从起草、审 核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节；从合同成立看， 合同送交所有责任方签署完毕后方才成立， 流程多周期长。受内外因 素的影响，合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象， 从而给档 案部门的收集工作带来一定困扰，直接影响合同档案管理质量和开发 编研工作的开展。关于如何解决这一问题呢关键在于抓住合同流转的中心环节。 按照合同法第32条规定：”采用合同书形式订立合同的，自双 方当事人

3、签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例，合同签订 成立基本以签订方盖章为准（签订方皆为自然人除外）。可见，盖章 环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行 编号登记，作为追索合同文本的凭据，有助于提高合同收集归档率。对一个全宗单位而言，较为科学有效的方式是实行统一格式的 合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关 信息，由合同经办部门填写，附合同文本一并办理审批流转（一式三联，格式如下）。待合同签署成立后，第一联供档案部门作为合同审 批材料，与合同文本一并归档；第二联存财务部门，作为记账凭证； 第三联可由合同部门作为专项资料保留。 在合同用印阶段，文书部

4、门 （或档案部门）直接在合同审批单编号，并留下第一联备案存查，督 促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息， 又使得合同管理流程更加规范严谨。 采用这一方式，并通过制定配套 的合同管理和移交制度，则合同档案的归档率得以有效保证，有助于 从根本上解决合同档案收集难的现象。二、合同档案管理模式 在国家机关和企业档案分类体系中，都未将合同档案作为一个 单独的管理门类。换言之，在立卷归档阶段，合同一般依据其性质、 类别和承办机构等特征，被分别纳入不同的档案管理门类。这自然有 其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程合同、

5、融资借贷合 同分门别类进行归档有助于保持设备档案、 基建档案、会计档案的成 套性与系统性。但是，随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以 及合同信息资源的深层次开发，传统做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要， 与当前的利用需求存在一定矛盾。另外，在保管方式上，以往不少单位出于业务工作考虑，往往 指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案， 这也给合同档案 管理带来一定风险性。首先，合同管理人员 （一般为兼职）档案专业 知识有限，合同档案管理水平参差不齐；其次，合同存放于业务部门 不利于保管使用和到期鉴定销毁；第三，一旦组织机构或工作人员发 生调整变动，往往容易造

6、成合同散失。因合同凭证丢失导致经济诉讼 失利的案例并不鲜见。目前，随着社会信用体系的构建，不少地方开 始推行“重合同，守信用”企业认证工作。收集、分析合同各阶段执 行情况，加强对风险的控制能力，使动态管理合同成为一种新的管理 形式和需求。鉴于合同档案所具有的特殊属性，笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次，实现合同安全统一管理。建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理， 统一开展保管利用、鉴定 销毁和编研开发工作，避免档案缺散流失。第二层次，开展合同执行 情况跟踪管理。由合同部门（或财务部门）负责及时记录合同履行、 变更、废止等完备信息，并及时收集相关交易凭证（票据）装订备查

7、。 在分类归档方式上，理想做法是合同文本归档一式二份 ：一份用于档 案部门正常分类归档，维护各类档案的系统完整 ；另一份提供合同部 门（或财务部门）建立合同执行信息记录。为了便于统计查询和开发 利用信息，后者可以采取灵活多样的分类和排列方式， 实行动态管理， 列为专项业务资料保管。当然，机构规模较小的单位也可结合本单位 机构设置情况，指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。三、合同档案保管的划分对于合同保管期限，存在两种极端的看法。一种片面夸大合同 的重要性，将合同不分主次轻重一律列为永久保管 ；另一种则相反， 认为合同都有履行期限，全部列为短期保管则可。事实上这两种做法 在认识上都存在

8、误区，不利于合同档案的科学管理和有效利用。 划分 合同保存期限时，要联系合同价值进行综合分析。例如，对一般经济合同而言，合同标的、履行期限是重要参考 指标；合同作为技术文档时，它所依附的设备仪器、土地不动产等使 用年限应作为考虑因素；有的合同具有深远的社会影响（如反映重大 经济和社会意义的合资合作协议等），可以考虑列入永久保管。近年 来，经济纠纷案件呈现上升之势，因此合同争议的诉讼时效也在参考 之列。可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，划分保管期限也 不宜一概而论，只要善于综合各方面信息，运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合 理。四、对变更、撤销

9、和失效合同的管理对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点，容易被忽视。事实上，由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用，对其 变更与解除也应慎而处之。合同法规定，当事人协商一致的，可以变更合同。法律、 行政法规规定变更合同应当办理批准（解除）登记手续的，依照其规 定。因此，对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时，要参照法 律规定办理有关审批程序和登记手续，并在合同签订方共同见证下将 合同文本全部回收，统一办理变更或销毁。必要时还需对履约执行情 况作出相关书面说明，双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意 处置造成受控合同流失，而造成不必要的经济纠纷或损失。五、合同档案信息资源的开发长期

10、以来，合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的 深入开发和有效利用。在编研方式上，除了采取传统的分类统计、数 据汇总、比较分析等方式对合同档案开展一次、二次编研外，还要紧 密结合社会利用需求，发掘其独特的信息内容。应当注意到，伴随世 界经济一体化和中国加入 WTO,构建各个层次的信用管理体系已逐 渐成为社会以及企业界的共识。积极开发合同档案资源，找准切入点，是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分， 应当与信用体系 互动互惠，从而发挥更大的现实意义。首先，合同管理对信用档案体系的形成和完善具有积极作用。建立社会信用体系的目的在于整顿和规范市场经济秩序，形成诚信为本，

11、操守为重的良好风尚。其功能实现方式之一就是对社会、企业、 个人诚实守信或违法违约行为进行惩恶扬善。 对企业自身而言，通过 收集本企业在工商、信贷、税收、合同、社会公益等方面的成果（包括所获得的资质证书、凭证及相关资料等），构筑本企业信用体系架 构，可以树立和展示本企业良好的资信形象，提升信用等级。尤其是 在合同管理方面，通过规范的合同管理，取得政府部门认证的“重合 同守信用”企业称号，无疑对树立、宣传本企业的良好信用大有裨益。 因此，完善的合同档案管理有利于丰富社会和企业“信用管理体系” 成果。其次，在合同管理中引入信用管理机制，有利于提高科学管理 水平，避免损失。例如，合同签订前，对签约方资

12、信 （信用等级）进 行信用调查和分析评估；合同执行中，对合同执行情况进行跟踪监督、 分析评价，及时发现风险并采取应对措施；合同履行后，对合同执行 情况进行统计汇总，发掘有效信用信息，确定（修改）客户信用标准， 建立动态的客户信用等级等。从而使企业具有一定的识别、评估和规 避客户信用风险的能力。从这个意义上说，合同档案也是企业建立“客户信用管理体系”的重要信息流。 可见，合同档案信息资源的开 发一旦与资信体系的建立相结合，两者相得益彰，将会焕发出长久的 生命力。积极探索二者建立关联的模式、方法和深度，并加以提炼开 发，恰恰是合同档案编研新的切入点。篇二：合同归档整理档案整理在合同文本双方签字盖章

13、完毕后，由合同承办人两日内将合同 以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专人两日内 负责将其记录到合同台账，同时，法务部专人每两周应查对已经用印 并录入合同编号的合同的归档情况，对于出现的异常情况应及时上 报。合同台账明细必须至少包括以下主要内容：合同编号、合同对方、 合同标的、合同金额、签订时间、最终签署人、合同正本份数、有无 变更或解除或其它事项的备注等。须归档资料具体范围包括：（一）合同原件正式文本及附件。（附扫描件）（二）合同审批表。（附扫描件）（三）与合同签署有关的基础、背景资料。（附扫描件）（四）合同对方当事人资信证明材料，包括但不限于加盖公章 的营业执照复印件、税务登

14、记证复印件、特定行业的设立或运营许可 证明等。（五）或有的法定代表人身份证明书、授权委托书、个人身份 证明，当对方签字人不是其法定代表人时， 应当向其索取由其公司签 发的法定代表人身份证明书、对代理人的授权委托书，对方为自然人 的应当索取其身份证明。合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由合同承办人五日内 将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专门人员负责将其补充到合同台账中，其中若属于法务部承办事项的有关 资料由法务部自动归档。须归档资料具体范围包括:（一）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。 （附扫描件）（二）或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。（附扫描件）（三）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。（附扫描件）（四）其它应当存档的合同相关资料。（附扫描件）法务部应当每月末比对合同台账，检查已审批用印的合同相关资料是否归档完毕，对于合同编号已经登记在合同台账， 但承办部门 没