文字处理及电子表格制作(二)

1、1键盘输入法音码形码音形混合码 2音码 音码是按照汉语拼音来输入汉字的，只要懂汉语拼音就可以输入汉字，符合人的思维习惯 现在的音码输入法一般都支持词语输入，甚至支持整句输入。 3几种音码输入法智能ABC输入汉字 用全拼输入汉字4几种音码输入法（2）紫光拼音 输入法微软拼音 输入法5音码输入法的不足 由于汉字同音较多，用音码输入时经常会出现重码，效率不高；音码输入法对用户的发音也有比较高的要求，发音不准往往会导致输入错误；音码输入法对于不认识的字难以处理。6形码 形码就是将字根或笔划与键盘上的键对应起来，作为基本的输入编码，再由这些编码组合成汉字的输入方法。 78优点： 重码少，不受读音是否标准

2、的影响，输入效率比较高，目前使用比较广泛。 缺点：需要经过专门的训练，要记忆很多的东西，如字根表。形码输入法的优点与不足9音形码音形码吸取了音码和形码的优点，将二者混合使用。 自然码输入法郑码输入法10 总的来说，键盘输入法都需要利用键盘来进行汉字的输入，要求使用者对键盘操作比较熟悉，这对于非专业的计算机用户而言，有一定的难度。 11非键盘输入法手写输入法语音输入法OCR 12选择文档保存位置 Word保存文件时，总是默认保存在“我的文档”中，每次选择保存位置太麻烦了。有的同学会先在保存位置新建一个Word文档并输入文件名，然后双击打开，再书写内容，这样，再保存时就不会提示保存位置了。这虽然是

3、一种方法，但不是最好的。一劳永逸的方法是：选择工具选项中的文件位置，文件类型选为“文档”，再单击修改按钮，选择文档保存位置，完成后单击确定按钮即可 二、WORD使用技巧13取消自动添加超链接 我们在Word中输入一个网址或邮箱地址后，Word总是将它们自动转换成蓝色的超链接，该怎么取消呢？其实，你只要选择工具选项中的拼写和语法，将“忽略Internet和文件地址”选中即可。或者当出现自动链接时，马上按Ctrl+Z，即可取消。 14防止打印表格空白页 如果在Word中制作一个满页的表格，Word总会多一个回车符独占下一页，而且删除不掉。打印时，要么走一张空纸，要么只能选择打印当前页，挺麻烦的。解

4、决办法是：将光标定位到独占一页的这行，选择格式段落，将行距设置为“固定值1磅”就可以了。 15常用快捷键一览 保存：CTRL+S 复制：CTRL+C粘贴：CTRL+V剪切：CTRL+X1倍行距：CTRL+11.5倍行距：CTRL+5（因为键盘上没有1.5这个键拉，所以微软就用5代替了）2倍行距：CTRL+2上标：CTRL+SHIFT+=下标：CTRL+= 加粗：CTRL+B 倾斜：CTRL+I 下划线：CTRL+I选择：按住SHIFT然后按上下左右方向键选择 选择一个句子：按住CTRL然后用鼠标左键点，就可以选择一个句子了，WORD真是聪明啊。 16对智能ABC输入法的经验 你要输英文，是否要

5、切换到英文状态才能输呢？NO！先输“v”，然后再输英文，空格后出来的就是“v”后的英文了，方便把！在输大写数字时先按i，然后输入小写，比如你要输“二”，就输“i2”，空格后就OK！在i后面输入+、*、/，按回车键或空格键，即可得到与之对应的汉字加、减、乘、除。 17在Word中微调字体在很小的空间内使用小字体时，8磅字体可能太大了，而7磅字体又太小了。幸运的是，您可以选择它们之间的字号，具体方法如下：1. 从格式菜单中选择字体。2. 然后在字体选项卡的字号框中键入7.5并单击确定。这就行了！想逐步改变文字的字体大小，选中后按住CTRL+就是变大，按CTRL+就是变小 18对于WORD的相关统计

6、想知道文章总共保存了几次？使用了多久？有多少字？多少行？多少段？没问题，在“文件”“属性”中，点击“统计”选项卡，即可看到上面说的信息了，绝对准确。 19如何将Word当字典使用 在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂。这时，你可以用“金山词霸”等专业翻译软件，但更为简便的方法是直接使用Word的中英英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是：单击“工具语言词典”，也可按AltShiftF7组合键启动词典，这时出现“词典”对话框。键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词；20如何查看和清空剪贴板在文档编辑过程中，用户经常会使用复制和粘贴功能，有时

7、复制次数过多后，需要查看或删除剪贴板的内容，如何操作呢？执行“编辑”菜单上的“Office 剪贴板”命令，在弹出的对话框中列出了剪贴板中的所有内容，用户可以选择单个删除或者全部清空。 21清除Word文档中多余的空行 如果Word文档中有很多空行，用手工逐个删除又太累人，直接打印吧，又太浪费墨水和打印纸。有没有较便捷的方式呢？我们可以得用Word自带的替换功能来进行处理。在Word中打开编辑菜单，单击“替换”，在弹出的“查找和替换”窗口中，单击“高级”按钮，将光标移动到“查找内容”文本框，然后单击“特殊字符”按钮，选取“段落标记”，我们会看到“p”出现在文本框内，然后再同样输入一个“p”，在“

8、替换为”文本框中输入“p”，即用“p”替换“pp”，然后选择“全部替换”，多余的空行不见了哦。 22巧妙设置文档保护 在用Word 输入一份文件时，忽然有要事，要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢？执行“工具”菜单中的“保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了，不错吧。等回来时，执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。 23快速转换英文字母的大小写 在Word 中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文单词或句子由小写转换为大写，或由大写转换

9、为小写，遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除，然后用大写字母或小写字母重新输入一遍。其实不用这么麻烦，只要把光标定位到句子或单词的字母中，然后同时按下“Shfit+F3”快捷键，此时如果原来的英文字母是小写的，就会先把句子或单词的第一个字母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写了，再按一次就变回小写，每按一次快捷键字母的变化依此类推。 24明白Word中文字下划线的含义 我们在用Word编辑文档时，常常会碰见有的字下面有红线、绿线及蓝线或紫线，有的是波浪线，有的是下划线。它们分别代表什么呢？Word具有自动检查拼写及语法的功能，能够对用户输入的文字信息

10、进行一定的智能检查。红色波浪线表示拼写可能错误绿色波浪线表示语法可能有错误蓝色下划线表示超级链接紫色下划线表示使用过的超级链接Word还会自动检查电子邮件头中的姓名，并将它与地址簿中的名字相比较，如果有多个名字与输入的内容相匹配，则会在输入内容的下面出现下划线。 25使用F1F12键让Word操作更快捷 F1：打开帮助。Shift+F1：打开帮助工具(小问号)。F2：剪切选中的文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴剪切的文本。Shift+F2：复制选中文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴复制的文本。Alt+Ctrl+F2：打开文件。Ctrl+F2：打印预览。Alt+Shi

11、ft+F2：保存文件F3：输入某条“自动图文集”词条的名称后，按下此键，即可将名称转换成该词条。Shift+F3：切换选中的西文字符的大小写F4：重复上一步操作。Alt+F4：关闭所有文档，若没有保存，将提示保存，并退出WordF5：打开“查找与替换”对话框，并选定“定位”标签。Alt+F5或 Ctrl+F5：将所有打开的Word文档最大化窗口还原到原来大小。Ctrl+Shift+F5：写书签F6：在任务窗格与文档窗口之间切换。Ctrl+F6：在多个打开的文档窗口之间来回切换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。Alt+F6：在两个打开文档窗口之间反复切换(至少打开两个文档才能看到此操作的

12、结果)F7：实施拼写检查。Ctrl+F7：当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以移动窗口F8：Alt+F8：打开“宏”对话框，用以运行宏命令。Ctrl+F8：当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以调整窗口的大小F9：Ctrl+F9：插入一个域记号“”F10：激活菜单栏F11：Ctrl+F11：锁定选中的域，防止被更新，只对可能更新的域如“时间域”等有效。Ctrl+Shift+F11：解除对域的锁定(需要选中)F12：另存文档。Ctrl+F12：打开文档26Word也能查农历 你要想知道某一天对应的农历日期和节气吗？你可以请Word帮忙，方法如下： 1.启动Word 。 2.

13、在“文件”菜单中，单击“新建”，打开“新建文档”任务窗格。 3.在“新建文档”任务窗格中，单击“通用模板”，打开“模板”对话框。 4.单击“其他文档”选项，然后单击“日历向导”，单击“确定”按钮，打开“日历向导”对话框。 5.单击“日期和范围”，然后在“起始于”和“终止于”框中设置好要查询农历的年月。 6.单击“完成”按钮。 现在，你就可以在生成的日历文档中查看农历日期和节气了。Word能够查询的日期范围是1997年2007年。 27自动标注汉字拼音 如果有些文章中需要输入汉语拼音，我们只需要利用Word的“拼音指南”功能，就能够自动将汉字拼音标注出来。比如，我们输入“沆瀣一气”，要想给“沆瀣

14、”两字上加上拼音，则选择两字，然后单击“格式”菜单的“中文版式”子菜单中的“拼音指南”，在弹出的拼音指南对话框中设置好拼音的对齐方式、字体和字号后按确定，Word就把所定义的汉字标注上了汉语拼音。 28快速转换大写金额 在Word中输入12345，然后点击“插入数字”命令，在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁? ? ? ”单击“确定”，则12345就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。 29更改用户信息 可能你现在用的机器以前是别人使用的，要是想把 Word 中的用户信息更改过来，只要依次打开“工具/选项/用户信息”，改变有关栏目内的信息后，按“确定”退出即可。

15、30快速输入大量含小数点的数字输入大量带有小数位的数字时，按照普通的输入方法工作量会变大，输入效率会降低 用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位举例四、EXCEL使用技巧31快速输入大量相同数据 如果希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么不必逐个输入具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数

16、据，按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据32快速删除工作表中空行 删除Excel XP工作表中的空行，一般是将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便，可以有多少中方法进行？在打开的工作表中单击菜单栏中的“插入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列，在列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中列的数据，以列重新排序，然后删去列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了利用排列的功能33快速对不同单元格中字号进行调整在编辑文件时常常需要将某一列的宽度固定

17、，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号 采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要Excel XP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单

18、元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽注意：以上设置对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变，只为显示字体进行改变！34快速处理多个工作表 无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，那么能够同时处理多个工作表么？您可采用以下方法：首先按住“Shift”键或“Ctrl”键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理了 在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置”，将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选项”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格 35Excel排序技巧两则 1 按行排列数据相信大家对Excel的排序功能都不陌生，通常数据只是按列排列。有时我们需要按行排列数据，这时只需从“数据”菜单中选择“排序”，在排