档案管理理论与实务

1、第一章文件的定义：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。文件由信息符号和载体结合而成。文件的形态既可以是将文字或图标记录在传统的纸上，也可以是用感光、磁等方式将信息符号记录在相应的载体上。文件的根本属性是信息记录。文件的历史效用就是指文件转化为档案后所具有的效用。根据物质载体的不同，可以分为纸质文件、感光介质文件、磁性介质文件等。文件的格式是文件区别于其他书面材料的显著标志。文件工作的基本内容：一是文件的形成工作、二是文件的处理工作、三是文件的管理工作。文件工作的性质：综合性、机要性、事务性和专业性文件工作的作用历史意义（ 1）实现单位职能的重要条件（2

2、）国家档案事业的重要基础。这些文件经过规范化整理并办理一定的归档手续后向单位档案室移交，成为单位档案工作的重要基础。文件工作油漆特定的内容和要求，有其独特的运行方式，因此，要做好文件工作还应遵循准确规范、精简高效、安全保密的原则。文件工作有一个显著的特点，就是它不是任何单位内设机构的专门业务，而是各个单位内设机构都需要运用的一种实现自身职能的工作手段。通常情况下，文件工作由单位的办公厅（室）主任负责统一领导，单位的文件工作机构和文件人员，要以办公厅（室）为核心构建文件工作组织体系，由办 公厅（室）进行统一指导和监督。文件管理部门所管理的文件均为现行文件，这些文件一般不对外单位及其工作人员提供查

3、阅与利用服务。归档制度主要包括三方面的内容：归档范围、归档时间、归档要求。归档时间就是向档案部门移交档案的时间，由于文件材料处理完毕以后，各部门仍经常需要查考，整理人员对当年的文件材料进行系统整理也需要集中一段时间， 所以规定文件处理部门或业务部门一般在第二年上半年才把归档文件向档案部门移交。对于归档文件，无论室通过立卷来整理，海市以“件”为单位整理， 其原则均为遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，正确区别不同的文件价值，便于保管和利用。应归档的文件材料的齐全、完整是归档质量最基本的要求。首先是将归档文件范围和文件登记薄相结合，从总体上检查应归档文件是否均已收集齐全主要的规范和标准

4、由机关档案工作业务建设规范文书档案案卷格式归档文件整理规则科学技术档案案卷构成的一般要求等。文件的归档鉴定意义 （ 1）关系到档案室室藏档案质量的优劣（2）关系到准确划定保管期限的长短（3）关系到档案管理工作的质量与效率（4）关系到档案保管成本的高低文件的归档鉴定的原则（ 1 ） 文件的归档鉴定必须从本单位与国家的长远利益出发（ 2）文件的归档鉴定应综合考虑文件的来源、内容和形式等多种因素文件归档鉴定的任务是确定文件的归档范围和归档文件的保管期限。此处所谓“特征”， 是指文件的立卷特征，就是从文件中概括出来的文件之间的共性，包括作者、问题、名称、时间、地区和通讯者等特征，将联系密切的文件组合成

5、一个案卷，是我国最基本的立卷方法。按照问题特征立卷既能够较完整、系统地反映某一活动、某一工作、某一问题的发生、发展、结局，又保持文件之间的有机联系，因此是使用最频繁的立卷特征。所谓名称特征立卷，即将同一文种的文件组合成一个立卷。按通讯者特征立卷，即将本单位与某一单位之间就一个问题进行工作联系而形成的往复性函件组合成一个案卷。除通讯者特征外，其余五个特征可以据文件的实际情况结合选用。以件为单位整理归档意义：一是提高归档文件整理工作的效率并节约费用、二是有利于档案工作的开展、三是推动了文档一体化的进程。第二章. 档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的又价值的各种形式的历史记录。.档案

6、的形成者来自两个方面：一是机关、团体、部队、企事业单位等；二是个人、家庭和家族。.文件转化为档案一般需要具备一定条件，即必须是办理完毕的文件；必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件；必须是按照一定规律整理完毕的文件。.对内容具有不真实、不可靠之处，既不能简单地将这一客观存在付之一炬。.档案作用范围的扩展律一般而言，时间和作用范围成正比。档案机密性的强 弱与档案保存时间的长短成反比。第三章1. 丰富和优化馆（室）藏室档案收集工作首先必须树立的指导思想。丰富和优化馆（室）藏具体是指：数量充分、质量优化、成分充实、结构合理。2.机关文书部门或业务部门一般应在文件办理完毕后的第二年上半年，即在次年6

7、 月底之前向档案部门移交。.学校各部门应在次学年6 月底前归档；科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应在项目完成后三个月内归档。.档案室应指导、协助文书部门或业务部门做好文件材料归档前的准备工作。.各级部门档案馆，收集本部门及其直属单位形成的档案，但其中履行行政管理职能的档案，要按有关规定定期向综合档案馆移交。.列入市综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满20 年，向市综合档案馆移交。.列入区、县综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满10 年，向区、县综合档案馆移交。.总要会议、重大活动的档案，应当自机构撤销或者会议、活动结束之日起6 个月内向有接受该档案任务的综合档案馆移交

8、。.档案馆对档案的收集方式主要有两种：逐年接受收和定期接收。第四章. 形成档案整体的单位或个人，就成为“全宗构成者”， 又称“立档单位”。.个人在从事各种公务活动中所形成的文件材料，一般不应收入人物全宗，而应当作为有关组织全宗的一个组成部分。.全宗的特殊形式主要分为联合全宗、全宗汇集和档案汇集等三种。.立档单位与全宗历史考证一般由“立档单位沿革”和“全宗状况”两部分组成。.立档单位和全宗历史考证，一般由档案室负责攥写，整理过程，全宗整理结束后，存入“全宗卷”内。第五章1. 以 磁带、磁盘、光盘等为载体的档案可采用物理删除、格式化或焚烧等方式销毁。第六章1. 全总卷内容构成：全总指南、收集工作中

9、的材料（交接数据）、鉴定工作形成的报告、档案利用制度、数字化工作第七章. 档案必要著录项目：正提名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。（载体是错误的）.档案馆（室）不同于国家公证机关。. 档案法规定国家档案馆保存的档案，一般应自形成之日起满30 年 可以向社会开放。.所有权不同，其公布权限也不同。第八章 661.第九章各机关、 人民团体和企事业单位应当设置档案工作机构，一般设在办公室（秘书处） 。档案工作规章制度一般包括：工作规章、管理制度、业务规范。文件材料归档范围和档案保管期限表明确本单位各类文件材料归档范围及相对应的档案保管期限。档案分类方案一般由题名、编制

10、说明、分类表、使用说明组成。（分类号是错误的）标准档案保管期限表，供全国各机关、团体、事业单位鉴定档案使用。后四种档案保管期限表所确定的各类档案保管期限，只能与标准档案保管期限表中相应的保管期限持平或延长，不能任意缩短。保管期限室档案馆（室）根据档案鉴定标准对档案所确定的保存年限。按国家档案局第8 号令和第10 号令规定，文书档案的保管期限分为永久和定期两种。定期一般分为10 年、 30 年。利用范围即由编制机关对保管期限为永久的档案满30 年后是否向社会开放提出“开放”或“控制”的意见。本单位的财务预算 30 年。本机关及所属单位人员任免、奖惩材料保管期限为永久，利用范围为控制。确定归档和不

11、归档的范围（111 114）档案 bao 管期限表并不是一成不变的，如果机关内设机构或工作职能，企业的资本机构或主营业务发生较大变化时，应当及时做相应修订和调整。第十章文件收集的主要责任人时文件形成和承办的部门、处室，各部门、处室负责人对本部门文件材料收集负有领导责任，兼职档案人员对本部门文件材料收集负有具体责任，各项业务、活动的经办人员对各自经办业务、活动中文件材料的形成、积累同时负有具体责任。各部门、处室文件收集的工作依据是文件材料归档范围。系统性主要检查：卷内文件排列是否正确。重要会议、重大事件、重大活动统称为重大活动。发文的排列次序一般为：文件正本发文稿纸定稿（签发稿）最后修改稿；来问

12、的排列次序一般为：文件处理单来文。（具体考题目）永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。题名，即文件标题，题名采取照录原则。WS 2013 Y 105 中 WS 表示文书档案。WS 2013 D30 BGS 30 中 D30 表示保管期限为定期30 年。零散积存文件是指散存在部门或个人手中，未在应归档年度及时归档的漏归文件材料。第十一章科学技术文件材料（简称科技文件）：指记录和反映科学研究、生产运营、项维护及其管理工作的文字、图表、 声像等不同形式文件材料的总称。科技档案的定义：国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应该归档保存的科技文件。科

13、技档案的主要特征：构成的成套性、内容的专业性、管理的现实性、种类的多样性、利用的广域性。科技档案构成的成套性室科技档案形成和内容构成的整体特征。特点和规律决定了人们总是以一个独立项目或某一对象为单位进行科技生产活动。自然形成了一列相关联的文件材料，构成了一个有机联系的整体，即成套性。管理的现实性决定了科技档案应与其所反映的对象和现实保持一致，如市政管线档案。科技档案的管理现实性要求科技档案实行动态管理，如建立健全更改补充制度。 （是非）科技档案管理的基本方法：第一，“三纳入”， 即科技档案工作应纳入领导工作议事日程，纳入有关的规章制度及工作流程，纳入有关部门和人员的经济责任制和岗位责任制。第二

14、，“四参加”， 即档案部门或人员应参加产品鉴定、科研课题（或项目）、成果审定、 建设项目验收、设备仪器开箱验收等活动，负责检查应归档文件材料的完整、准确、系统。第三，“四同时”， 即下达项目计划任务应同时提出项目文件材料的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件材料积累情况；验收、 鉴定项目成果应同时验收、 鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时确保项目文件材料归档交接的完 整、准确、系统。科技文件积累的原则：系统原则、动态原则、与科技活动同步的原则。系统原则：是要求从全局的角度出发，遵循科技活动的规律，依据科技工作程序， 按照科技文件的特点进行全过程积累，以保证科技文件产生、形成的内在有机

15、联系。动态原则就是要求把科技文件的积累保存与更改结合起来。与科技活动同步的原则就是要求把科技文件的累积贯穿于科技活动的全过程，以保证科技文件的完整。第一，生产活动的立项时入手，第二，科技文件的积累应在每一阶段、每一环节及每个科技人员的工作活动中随时进行。参考性科技文件主要包括从外来单位收集来的、作为本科技活动参考使用的技术资料、科技情报等。科技文件积累的方式：科技人员个人积累、科技管理部门积累、专门文档管理部门积累。科技档案的基本保管单位案卷。针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。以建设项目前期形成的相关管理性文件为例，可按照立项、各专项审批、动拆迁、招投标

16、等前期各工作阶段组卷。圈内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后。产品类案卷宜按产品设计、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、 项目验收及项目后评估等阶段排列。科技档案案卷编目：案卷内科技文件页号的编写、案卷封面的编制、案卷脊背的编制、卷内目录的编制、卷内备考表的编制、案卷目录的编制。（多选）案卷内科技文件页号的编写（ 1）案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。（ 2）已有页号的文件可不再重新编写页号。（ 3）圈内目录、圈内备考表不编写页号。案卷封

17、面六要素：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、 档号。页数：应填写每件文件总页数。圈内备考表应标明案卷内部全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和。案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。（多选）要保证科技档案分类方案类目体系的严整性。科技档案分类中横向表现了各级同位类的并列关系，形成了各级“类别”； 纵向表现了上位类和下位类的从属关系，构成了一个个“类系”。 （是非、单选）科技档案分类方案类目体系要体现可包容性 。 （单选）使每一种和每一部分科技档案都能在该分类方案的类目体系中找到自己的应有位置，并力求简明易懂，便于检

18、索。经营管理、生产管理、行政管理、党群管理、产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器、会计业务、干部职工等十个一级类目是按照职能 分工划分科技档案类目。（单选）科技档案的分类要求根据本单位的具体情况，综合考虑包括单位性质、主要的科技生产活动、科技档案种类和数量等各种因素。（多选）企业档案一级类目号多采用其类目中具有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编制。档号亦称档案号，是档案部门在整理和管理科技档案的过程中，以字符形式赋予科技档案实体的一组代码，即科技档案保管单位的编号。档号是存取科技档案的标记，具有固定科技档案分类排列顺序、统计和检索科技档案的作用。对科技档案而言，其档号的基本结构为：全宗号类

19、别号案卷号。案卷号（或盘、盒、张号）是案卷或光盘、磁带、照片等排列的顺序号（流水号） 。建设项目文件，简称项目文件，是指建筑、安装等各种形成固定资产的建设项目，在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图标、声像等形式的全部文件，包括项目前期、竣工、竣工验收文件等。这些特征也对建设项目档案管理提出了基本要求：一是内容的完整性，二是档案内容应准确，三是整理的系统性。作为建设项目的法人，建设单位应负责组织、协调和指导勘察、设计、 施工、监理等参建单位编制项目军工股文件和整理项目文件。在实际工作中，一般以有关主管部门（如发改委等项目投资管理部门）正式批准（或核准、备案

20、）的项目或工程为表现形式。房屋建筑项目中的水、点、风等动力系统以及电梯等设备安装工程，也是该建设项目的组成部分。建设单位的档案部门应与建设项目管理部门形成合力，确保施工、监理等参建单位履行文件形成、积累并最终完成归档和提交责任。如建设项目实行项目总承包的，应由各专业、劳务分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累和整理，并提交总承包单位汇总；如由建设单位分别向几个单位发包的，如轨道交通项目，建设单位将整个项目划分为若干标段工程分别发包，则由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件。对建设单位委托的项目监理单位而言，其除了负责收集、积累项目建立文件，还要负责监督、检查项目施工过程中文件收集、

21、积累和完整、准确、 系统的情况。声像材料长期 长期施工过程中，不可避免地会对设计单位提供的施工图设计文件进行一定的变更或修改，设计变更通知单、工程洽商单、材料代工单、技术核定单、业务联系单、备忘录等都是常见的施工图变更、修改的依据性文件。建立文件在不同项目中形成的内容大同小异，一般更具文件类型收集、整理、归档即可。如果在建设项目中同时开展了有感的科研项目，其文件收集归档可参考单个科研项目、课题在哥哥阶段的文件材料归档范围。各类项目文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进金属、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位等级、归档，再行译校。项目竣工文件主要由项目施工文件、项目竣工

22、图和项目建立文件组成。项目施工及调试完成后，施工单位i、 监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。项目竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更，可与竣工图编在一起，页可以单组组卷。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。在原施工图上更改，并签章使之成为竣工图的前提条件是：不涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变，以及图面变更面积不超过35% 的，否则，应重新绘制竣工图。竣工图更改的方式有三种：杠改

23、、划改（或叉改）、圈改。利用施工图更改的，应在更改处著名变更、更改依据性文件的名称、日期、编号和条款号。书 213 214 三个图所有竣工图应由竣工图编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章中的内容应填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。项目竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况。竣工图应使用新得或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。竣工图一般由施工图经审核、更改后加盖并签署竣工图章而来。一张更改通知单涉及多张图纸更改的，如图纸不在同一卷册中，应将复印件附在有关卷册中，或者备考表中说明。竣工图一般为两套，由建设单位向业主

24、和生产（使用）单位移交；建设项目主管单位或上级主管机关需要接收的，按主管机关的要求办理。竣工图编制所需费用应在项目建设投资中解决，由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。施工单位应向建设单位提交两套属于职责范围内形成的竣工文件，其费用由施工单位负责。建设单位主管部门要求增加套数或行业主管部门要求由设计单位负责编制竣工图的，费用由建设单位负责。对在大中城市规划区范围内的中点建设项目，因有移交一套项目城建档案的任务，建设单位至少应形成两套项目档案。除了特殊情况，档案应为原件。对建设项目文件而言，项目前期很多立项、审批、招投标等材料，以及项目竣工验收阶段形成的验收材料，由于形成于相关主管部门

25、，一般只形成一份原件。对设计文件、 施工文件、竣工图、 监理文件，以及工程可行性研究报告、环境影响报告、初步设计等等第三方机构为设计单位编制的专业材料，建设单位应根据最后项目档案所需套数，向设计、 施工、 监理等参建单位及第三方机构提出编制或形成文件原件套数要求，并以合同形式明确。施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审。项目文件归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工文件一并归档。在项目竣工后或财务决算后三个月内归档。各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文

26、件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。项项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验 收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。案卷及案卷内文件不应重份份；同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷的保管期限应从长。案卷内文件一般文字在前、图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。例如，某项

27、目的建设工程规划许可证及其附图， 一般许可证排列在前，附图排列在后又如，向有关主管机关申报项目建议书、工程可行性研究报告、初步设计等材料，申请、请示等正文排列在前，项目建议书、工程可行性研究报告、初步设计等附件排列在后。项目档案经验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过工验收后的三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。建设单位应在六个月内向城市档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目产品档案。产品档案，即工业生产技术档案，是在工业产品研制、生产等活动中形成的科技档案，主要产生在工业产品的设计、制造单位和工矿企业单位。产品档案般包括产品设计档案（或称产品研发

28、档案）和产品制造档案两个基本部分。各单位应实行产品研制、生产工作的文件收集、整理、归档责任制，即负责产品型号研制、生产的部门，是产品文件的形成部门，同时也是产品文件归档的责部门，应履行产品档案工作职责。产品文件材料的归档时间有以下几种情形。1 按产品、型号结東时间归档2.按工作阶段归档3.按专业、单项、子项目结束时间归档4.即时归档。产品研制活动结束后，围绕这些活动的文件材料形成也就此结束，此时把有保存价值的产品文件材料经系统整理后及时归档，产品管理活动就正式画上句号。产品完成一个工作阶段后，即可将该阶段形成的文件材料整理归档。按工作阶段归档便于产品或型号管理部门工作的开展，保证产品文件材料的完整。产品文件的准确性既包括内容的准确性性，也包括形式的准确性和规范性。产品文件在文件或图纸编号、版本、格式等形式上不准确、不规范。产品研制过程总是伴随着各种程度的修改、更改，这些修改、更改最终都要落实到相关产品文件和图纸上。产品文件一般按照结构、阶段等分别组卷。按阶段组卷是以产品研制、生产活动为对象的划分，而按结构、部件、部位、专业、子项等组卷，则是以产品本身为对象的划分按工作程序排列案卷，即是按阶段进列；按产品结构排列案卷，一般可直接依据产品各专业、系统、 部位 （部件） 的划分， 或从产品整体到各专业、系统、