保险股份有限公司合同管理办法模版VIP

1、PAGE PAGE 17xx保险股份有限公司合同管理办法1总则1.1为了加强xx保险股份有限公司（以下称“公司”）的合同管理，防范法律风险，促进公司依法合规经营，制定本办法。1.2本办法所称合同是指公司与自然人、法人、其它组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议、备忘录、意向书等，但不包括公司与投保人签订的人身保险合同和公司与员工签订的劳动合同。1.3公司实行合同审批制。合同须经相关部门审核并报公司领导批准后方可签署；根据公司业务权责规定须董事会审议批准的，应当履行相应的审批手续。1.4公司招投标、采购、关联交易管理制度另有规定的，从其规定。1.5合同应当以公司名义对外签署，任

2、何部门或个人不得以部门名义对外订立合同。1.6合同应当由合同承办部门通过公司公文流转系统以合同审批单形式呈报，原则上应一事一报。1.7本办法所称合同管理包括合同立项、谈判、合同文本起草、合同审核、批准、签署、履行、变更、终止、备案、存档等工作内容。2合同管理部门及其职责2.1合同管理部门包括合同承办部门、合同审核部门和合同档案管理部门等职能部门。2.2因履行工作职责需要，办理公司对外签订有关合同事务的部门为合同承办部门，其职责为：2.2.1办理合同立项、审批等公司内外部手续。包括办理相关部门会签、公司领导签呈、获得公司外部审批手续等；2.2.2调查合同对方的资信、资质，以及与合同有关的权属状况

3、，保证合同对方有相应的签约、履约能力；2.2.3负责合同文本及相关文件的起草、准备，确定合同商务条款和技术条款的内容，保证合同条款逻辑体系清晰、文字准确、意思清楚，保证其符合公司订立合同的目的；2.2.4组织合同的谈判和签字仪式；2.2.5保证合同及其相关文件材料的真实性、完整性、准确性；2.2.6负责与合同有关文件、材料的保管和存档；2.2.7牵头组织合同纠纷的处理，包括纠纷前期的沟通、协商以及证据的收集、保存，召集公司相关部门处理纠纷事务；2.2.8合同承办部门职责范围内的其它工作。2.3合同审核部门包括合规风控部、计划财务部、企划精算部等职能部门。2.3.1合规风控部负责合同文本的法律、

4、合规审核，其职责为：2.3.1.1对承办部门提供的合同对方的资格、资质证明以及与合同有关的权属证明等进行审核；2.3.1.2对合同文本进行以下合规和法律审核：内容是否合法合规、公平合理，双方权利义务是否对等，条款是否完备，文字是否准确、严谨，适用法律及争议解决方式是否恰当，其他需要合规法律审核的事项；2.3.1.3协助合同承办部门处理因合同争议引起的诉讼、仲裁等法律事务，提供法律专业支持；2.3.1.4会同合同承办部门制定或确认公司的标准合同文本；2.3.1.5合规风控部门职责范围内的其它工作。2.3.2对于不涉及具体权利义务内容的说明性文字材料以及商务性条款，合规风控部不予审核，由承办部门会

5、同业务需求部门共同商定。2.3.3 计划财务部为合同预算审核部门和合同金额审核部门，按照公司各项财务管理制度，负责合同预算和合同金额条款审核及付款事宜。2.3.4企划精算部负责对保险业务合同中与报备发文、上市发文等部分内容或其他需要提供精算意见的部分进行评估、审核。2.3.5 人资行政部为合同用印管理部门及合同档案管理部门，负责合同用印管理以及合同档案管理。3合同的订立和呈批流程3.1凡是以公司名义对外发生经济活动的，除即时结清的小额合同外，应当采用合同书等书面形式订立，但法律法规、监管部门的规范性文件有例外性规定，或者依据交易习惯可以通过传真、电子邮件往来等方式订立合同的，在承办人作出特别说

6、明并依权责审批同意后，可以采用传真、电子邮件等方式订立合同。3.2合同应当在履行前订立并完成所有签批手续。由于客观、紧急情况无法及时签订，导致合同已履行的，合同承办部门应当就迟延签订的原因作出详细说明，经分管公司领导同意后，方可补签。3.3合同呈批前，由于时效或者其他特殊原因，合同承办部门需要事先与合同审核部门沟通的，可以在签呈前，在征得合同承办部门负责人或分管公司领导批示同意后，将拟签订的合同文本以邮件形式发送合同审核部门相关人员，并同时抄送合同审核部门负责人。3.4合同承办部门负责草拟或取得对方提供的合同文本。 合同承办部门报呈批的合同文本应当符合业务需求和合同目的，且文字准确、意思清楚、

7、内容完备。3.5合同文本应当包括以下基本条款：当事人的名称或姓名和住所；标的；数量；质量（提供服务的水平等）;价款或者报酬；履行期限、地点和方式（包括付款方式、时限和条件）；违约责任；适用法律及解决争议的方式；合同生效与终止；合同的份数及附件；应当约定的其它事项（如保密、知识产权的归属与使用等）。3.6在和保险代理机构签订的代理业务合作协议中，应当包括但不限于以下条款：3.6.1 代理产品种类，代理费用标准及支付方式；3.6.2 单证及宣传资料管理；3.6.3 反洗钱（明确约定保险代理机构应按照我公司的反洗钱法律义务要求识别客户身份；我公司在办理业务时能够及时获得保险业务客户身份信息，必要时，

8、可以从保险代理机构获得客户有效身份证件或者其他身份证明文件的复印件或者影印件；我公司为保险代理机构代我公司识别客户身份提供培训等必要协助）；3.6.4 双方在客户信息的收集、记录、管理和使用等方面应履行的义务和应承担的责任，约定保险代理机构在补充更正客户信息之前，我公司不予支付手续费；3.6.5 客户账户及身份信息核对，客户信息保密；3.6.6 双方权利责任划分；3.6.7 危机应对及客户投诉处理机制；3.6.8 合作期限，协议生效、变更和终止，争议的解决，违约责任等。3.7根据公司的规章制度要求和合同管理的需要，承办部门对外签订合同时，应当与对方协商使用以下专门条款：3.7.1资质保证条款；

9、3.7.2 单个合同总金额人民币五万元以上的，应增加反商业贿赂条款。3.8订立合同时，公司有标准合同文本的，合同承办部门应当尽量使用公司的标准合同文本。对于无法使用公司的标准合同文本的，合同承办部门应当在呈签时进行明确说明并列明原因。3.9合同审批单标题应包含签约当事人姓名/名称及规范的合同名称，即“关于*（我方当事人）与*（对方当事人）签订*合同的请示”。合同审批单标题中的合同名称应与合同文本的名称保持一致。3.10合同呈报时应当包括以下材料：3.10.1合同文本及附件（包括但不限于立项材料等）；3.10.2对方资格、权属等证明文件，视具体情况应包括：3.10.2.1主体资格证明：法人至少应

10、提供营业执照、组织机构代码证、税务登记证复印件等；自然人至少应提供身份证复印件等。如果涉及特别行政许可的，应当视具体情况提供相应的行政许可、专业资质等级证书、注册（登记、鉴定、认证）证书、授权书或委托书等资料或其复印件等；3.10.2.2与合同有关的权属证明：视具体情况提供如产权证、使用权证、知识产权证等证明的复印件；3.10.2.3其它履行合同所必需的证明文件复印件，如消防验收证明等；3.10.2.4其它必要的文件或材料。3.10.3 若系经招标采购流程后签订合同，合同呈报时需同时报送招标采购材料（评标记录、中标通知书、单一来源采购签报等）。3.11合同承办部门应当审核对方资格、权属等证明文

11、件原件，并保证提供审核的复印件与原件无误。如因客观条件无法取得资格、权属证明（包括其复印件），或者无法审核资格、权属证明原件的，由合同承办部门承担相应的风险和责任。3.12合同审核部门对合同文本进行审核时，可以向合同承办部门了解相关情况。3.13合规风控部原则上不参与合同条款的谈判与协商，但若对方有律师、法律顾问于谈判与协商场合出席时，则可与合同承办部门共同参与。3.14合同承办部门应当根据合同审核部门的修改意见对合同文本进行修改，并将修改后的合同文本添加到 OA上。3.15合同承办部门认为无法修改的，或者经充分协商后对方仍反对修改，或者修改将导致合同无法订立的，合同承办部门应向合同审核部门书

12、面说明理由，并就审核事项与合同审核部门达成一致。如果无法达成一致的，合同审核部门将对无法修改的内容可能产生的风险予以提示，由合同承办部门根据合同订立的目的及风险的可接受度综合考量后决定是否订立合同及履行签呈手续，并承担相应的责任。3.16 不涉及费用支付/收取类合同签呈流程：合同承办部门会签合规风控部等合同承办部门的分管公司领导合规负责人公司总经理公司董事长公司董事会（如有必要）。3.17 涉及费用支付/收取类合同签呈流程：合同承办部门计划财务部合规风控部合同承办部门的分管公司领导财务负责人合规负责人公司总经理公司董事长（如有必要）公司董事会审批（如有必要）。4合同的签署用印4.1公司对外签订

13、的合同必须根据合同约定及公司印章管理规定加盖公司公章或合同专用章（以下统称为印章），并要求合同对方加盖公章或合同专用章。如果对方为自然人的，合同承办部门应当要求其当面签字，并确保真实。4.2 合同承办部门呈批时，应当在请示意见中明确用印份数。在合同审批完成后、加盖公司印章前，合同承办人员应凭流转完毕的OA签呈单向合规风控部提出打印合同的申请（打印份数以承办人员OA签呈上申请份数为准）。合规风控部按照承办人员要求打印合同，并履行相应的签批手续。4.3承办人持经合规风控部履行签批手续后的合同到人资行政部申请合同用印。4.4人资行政部对拟用印合同的各种审批手续是否完备、内容是否完整进行形式审查，确认

14、无误后方可用印。4.5合同用印时，除在合同签章处加盖公司印章外，还应对全部合同文件骑缝加盖印章。4.6 合同需要公司法定代表人或其授权代表签字的，签字人签字前应认真审核合同文本及相关文件。对于材料不齐备的合同，签字人有权拒绝签字。4.7 对于公司签章后再送达对方签章的，公司合同承办部门和档案管理部门应当及时收回经对方签章后的合同文本，同时审查对方印章与合同载明主体是否一致，签字人是否为对方法定代表人或其授权代表，否则不得履行合同。4.8人资行政部用印时，应当做好印章使用台账登记。5合同的履行5.1合同生效后，除本办法另有规定外，公司合同承办部门及计划财务部应当按照合同约定，及时、全面履行合同，

15、维护公司信誉，并督促对方履行其义务。5.2在合同履行过程中如果需要签订补充协议对合同进行变更、解除或者续签的，承办人应当将原合同作为附加公文，与需要审批的补充协议一起按照本办法的规定呈批。同一主合同下有多个补充协议的，应当在补充协议名称后标明序号以示区别。5.3在合同履行期间，对方出现营业执照登记事项变更情形时，合同承办人应当提醒对方及时向公司提交更新后的资质材料。如果对方因为各种原因丧失相应资质的，承办人应当立即通知对方解除合同并妥善处理相关事宜。5.4遇有下列任何情况，合同承办部门应尽快寻求解决或应对方案，并立即向分管公司领导汇报：5.4.1合同履行中发生重大争议；5.4.2 发生重大事项

16、，一方或双方拟变更、解除、终止合同；5.4.3对方有重大违约行为；5.4.4对方有下列迹象之一，有可能不履行合同或丧失履约能力的：5.4.4.1经营状况严重恶化；5.4.4.2转移财产、抽逃资金以逃避履行合同义务；5.4.4.3丧失商业信誉；5.4.4.4有其它丧失或者可能丧失履行合同能力的情形；5.4.4.5无法继续履行合同。5.4.5对方提出索赔或已通过仲裁、诉讼程序向公司提出赔偿要求；5.4.6公司拟向对方提出索赔或拟通过仲裁、诉讼程序向对方索赔；5.4.7 发现合同因未办理有关手续或其它原因尚未正式生效，或合同可能因某种原因成为无效合同；5.4.8其它应当汇报的事宜。5.5合同承办部门

17、根据 5.4所列情形的具体状况、严重程度，组织合同审核部门共同研究解决或应对措施，相关部门应予以协助。5.6遇有下列任意情况之一的，计划财务部不得付款：5.6.1应当订立书面合同而没有订立；5.6.2合同未经合同审核部门审核；5.6.3合同未加盖合同专用章或公章；5.6.4 以违反合同约定的方式、金额付款或要求提前付款；5.6.5不符合本办法和财务管理制度的其它情形的。5.7公司因订立合同应缴纳的印花税以及其它税费，由计划财务部负责办理，合同承办部门应提供必要的协助。6合同的档案管理6.1合同承办部门应当将经合同审核部门审核的合同在各方签字、盖章（如按照法律规定或合同约定需办理有关手续的，该手

18、续已办理完毕）后五个工作日内，将签字盖章的合同原件按照公司档案管理的要求送交人资行政部存档。6.2人资行政部应对送交存档的合同和文件的形式完备性进行审查并予以登记。6.3合同承办部门应当根据合同的内容以及履行、存档等要求准备或签署足够数量的合同文本，公司至少需要留存合同原件两份，其中一份原件由人资行政部保管，另一份原件可由合同承办部门或计划财务部保管。6.4存档的合同应包括：合同原件、合同中列明的所有附件原件（或加盖双方单位公章或合同专用章的复印件）、以及其它与合同相关的文件。存档的合同以及相关文件必须真实、完整。6.5合同及有关文件备案或存档的保存期限适用公司档案管理的有关规定。7罚则和附则

19、7.1对违反本办法并给公司造成经济损失或其它损失的下列行为，公司将根据相关规定追究相关责任人的责任。涉嫌犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任：7.1.1应当签订书面合同而未签订；7.1.2未对合同对方的资质、权属等进行调查、审核，或调查、审核不实或存在重大过错；7.1.3在签订、履行合同的过程中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊；7.1.4未获得立项批准即签订合同；7.1.5未按照本办法规定将合同文本送交审核或办理备案、存档；7.1.6未按照合同审核部门的审核意见对合同进行修改并且未书面说明理由；7.1.7未按照本办法规定提交相关领导审批，或者没有履行相应签呈手续即擅自签订合同；7.1.8违反本办法规定以部门名义对外签订合同；7.1.9授权代表超越授权范围签订合同；7.1.10 未签订书面合同的情况下，已允许对方履行合同或我方已履行合同；7.1.11其它违反本办法的行为。7.2本办法适用于总公司的合同管理工作。分公司可以参照本办法制定分公司的合同管理办法，管理以分公司名义对外签订的权责范围内的合同，并接受总公司的检查、监督及管理。7.3分公司签订下列合同之前，应当先由