第1篇 协同办公基础知识

1、办公信息管理（Lotus）主讲教师：王晓锋王扶东戴 韬戴韬的个人信息办公室：旭日楼720室E-mail：t.daiQQ/MSN: 32697240 daitao0409Tel：62378372教材与参考资料教材：协同办公Lotus Domino/Notes实验教程辅助教材：Lotus Domino/Notes R6中文版办公自动化解决方案及应用剖析软件：Lotus Domino/Notes 8.0推荐参考网站:/developerWorks/cn/lotus/software/cn/lotus/case/课程目的及要求办公信息管理是为学生将来工作熟悉常用的办公环境而设的实验课程。本课程从实现办

2、公自动化及电子政务系统的角度，引导学生了解和掌握办公自动化领域最新理论知识，并能熟练地进行Lotus Notes/Domino办公信息系统的定制和使用。本课程要求掌握IBM Lotus Domino/Notes 软件的使用方法和开发方法。通过理论讲解和实验操作，能够了解办公软件的开发和使用，理解协同办公的意义。课程内容第一篇 协同办公基础知识第1章 办公自动化系统与协同办公基础知识第2章 Lotus Domino/Notes体系结构第二篇 协同办公基础操作第3章 Lotus Domino/Notes基础知识第4章 Lotus Notes客户端的使用 第三篇 协同办公环境定制开发与设计操作第5章

3、 Lotus Domino Designer办公环境定制 第6章 公式语言第7章 Domino的安全机制第8章 Lotus Domino/Notes工作流程序设计第四篇 协同办公系统开发综合实验课时安排本课程采用理论教学与上机操作相结合的模式，具体课时安排：理论内教学14学时，主要讲授办公信息管理的基本理论和Lotus协同办公机制及其办公信息系统的使用和系统开发的思路。上机实验 14学时，在理论学习基础上，进行上机实验，按实验要求定制办公环境，进一步理解lotus的协同办公机制。复习、答疑2课时上机考试2课时 成绩评定上机考试 70%平时成绩（考勤和上机实验） 30%第1章 办公自动化系统与协

4、同办公基础知识1.1 办公自动化1.2 办公自动化系统1.3 协同办公Lotus Domino/Notes的协同办公系统1.1 办公自动化办公自动化的定义办公自动化（Office Automation，OA）是指利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，辅助决策，求取更好的经济效益的一项综合技术。从信息论的观点看，办公就是处理信息，办公自动化就是办公信息处理手段的自动化，或者说就是办公业务的信息化。一般地说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四个环节。其核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需要的信息。 办公自动化的层次办公自动化一般可分为三个层次：事务

5、层、管理层、决策层。 事务层为基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等； 管理层为中间层，包含事务处理，管理层系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统； 决策层为最高层，它以事务层和管理层办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办公系统是上述系统的再结合，是具有决策或辅助决策功能的最高级系统。 事务处理层信息管理层决策支持层办公自动化的分类从技术的应用范围上分，可分为 2 大类： 个人办公自动化。它主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数

6、据处理、电子报表处理和多媒体技术等内容。 群体办公自动化。群体办公是指支持群体间动态办公的综合自动化系统，特别是指越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公技术和系统。 1.2 办公自动化系统（OAS）总体目标 “以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖整个办公部门的办公信息系统，提供单位与其他专用计算机网络之间的信息交换，建立高质量、高效率的信息网络，为领导决策和办公提供服务，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。” 因此，如何选择一个合适的应用系统平台，在其上建立适应办公自动化需求的功能强大的、应用开发容易的、方便管理的、界面友

7、好的各种应用，是办公信息系统成功的关键。 办公自动化系统（OAS）基本需求提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求 办公自动化系统处理的信息内容包括了大量的复合文档型的数据 办公自动化应用是典型的工作流自动化应用 办公自动化系统应能支持协同工作和移动办公 办公自动化系统应能集成其他业务应用系统和 Internet 办公自动化系统要求完整的安全性控制功能 办公自动化系统（OAS）电子邮件功能 信息是办公自动化、决策科学化的基础。电子邮件系统（以及更加广泛意义上的报文传递系统）作为信息传递与共享的工具和手段，满足办公自动化系统最基本的通信需求。换言之，电子邮件系统作为办公自动化的通信基础设施，主

8、要提供了办公自动化系统两方面的功能： （）直接作为一种应用提供人与人之间通信的手段，适应随时需要的电子化通信要求。 （）为各种应用提供通用的通信平台，灵活适应不同应用系统对通信平台的要求。 办公自动化系统（OAS）文档数据管理功能 复合文档型数据不同于传统数据类型。所谓的传统的数据类型是指数值型、正文型数据。用传统数据类型在表达信息时要求信息具有严格的长度和格式（即所谓“结构化数据”），在处理信息时以关系运算和数学运算为特色。办公自动化对信息的表达与处理方式的要求，是不同于传统数据类型的。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统

9、。 工作流自动化应用所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应用公文审批流转处理、会议管理等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。 工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于与相关单位之间的。 工作流实例例如:一个员工出差后得到出差报销或补贴的工

10、作流程员工填写差旅费单经理审批人事部批准财务部审核、付款要求经理审批审核已批准付款基于邮件的工作流 基于共享数据库的工作流 基于群件模式的工作流基于邮件和共享数据库结合模式，通过数据库管理工作流信息，通过电子邮件推动工作流程，即所谓的“跟踪通知”模型。 工作流自动化有三种实现模式。即： 协同办公在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策（即“产生”信息的过程）。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”（工作流是其中一种相对有序的协同工作方式）。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为

11、除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。 协同办公实例项目经理组织一次项目会议电话通知Mary，周二下午4：00开会，ok电话通知Tina，周二下午4：00开会，ok电话通知Peter，周二下午4：00开会，已安排，需要推迟到5点。电话通知Mary，会议推迟到5：00，ok电话通知Tina，会议推迟到5：00，有安排，建议提前到3点继续打电话，晕。可通过Lotus轻松安排会议移动办公所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到

12、办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。 在网络时代，对信息的利用已不仅仅只是关注于信息本身了，为提高信息的利用率，必须而且也有了充分的技术可能性可以更好地支持人们的工作手段和习惯。所以办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。 完整的安全控制功能办公自动化系统所处理的信息一般涉及机关的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是

13、不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。 机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。 1.3 协同办公系统协同办公系统平台目前主要有两类五种：第一类是以群件为基础，主要是基于IBM Lotus Domino/Notes的和基于Microsoft Exchange的两种。第二类是以开放平台为基础，主要是基于J2EE（Java）的、基于.NET平台和基于其他程序开发语言三种。 为什么推荐DominoDomino：优点是有较多的基于它的成熟产品。

14、从历史的角度，由于它本身就是一个面向基本的协同工作及信息共享的产品，所以早期OA应用大都选择以它为基础，是这一领域主流的选择。缺点是由于它不是开放的系统，因而系统的灵活性受到一定局限，给新功能的二次开发带来一定的困难。Exchange则是完全基于微软平台的一个产品，其本质是一个邮件服务器，但有一些增强功能。它有一些Domino具有的优点，同样也有Domino具有的缺点。现在市场上基于它的OA产品较少，并且它局限于只能基于Windows平台。 为什么推荐Domino（续）J2EE：是当今软件开发的两大主流方向之一（另一个是.NET）。用J2EE做应用软件，包括OAS已经是现在的主流方向，它的优点

15、很明显：标准的数据库、开放的接口可以很好地与其他系统进行交互，也很容易在上面增加功能，具有很强的灵活性。并且，有一点是.NET不具备的，就是J2EE可以跨平台运行。.NET除了其只能局限于微软平台的缺点外，从应用角度看与J2EE的优缺点类似。为什么推荐Domino（续）根据这五大平台的特点，考虑一般用户对协同办公系统需求的认识，以及在这一领域的成功经验，我们建议采用 IBM 公司著名的邮件、群件与 Web 应用开发平台产品 Lotus Domino/Notes作为办公系统的基本软件平台，结合必要的相关系统、产品与工具，构筑办公自动化系统。 Lotus Domino/Notes是电子邮件、文档数

16、据库、快速应用开发技术以及 Web 技术为一体的电子邮件与群件平台。其目的是跨越地域、部门之间的界限，使得各行各业的工作人员传递、共享信息与知识，从而提高群组的工作效率。 财富500强企业中78%的企业、全球8000万企业用户采用Lotus Notes来提高工作效率。Domino 系统的管理网络办公自动化系统是一个非常复杂的环境，因此必须为各种管理人员提供相应的管理工具，适当分布管理权限，克服系统的复杂性，以提高管理的效率，保证系统的正常运行。 Domino/Notes 将网络的管理和监控功能集中化，同时将较为普通的管理功能分散化，从而会降低我们维护 Intranet 和系统的费用。 Domi

17、no/Notes 管理的对象主要包括：用户管、服务器管理数据库（应用）管理邮件管理、日程表信息管理验证（证书）管理、性能监视等。 Microsoft协作办公解决方案任何地点的访问使得用户在任何位置借助有线或无线设备对电子邮件数据内容的访问全面提升工作效率高效的协作办公与同事或者合作伙伴方便安全的共享您的邮件、联系人以及日历信息全时移动办公不需要额外的硬件设备真正的Direct Push推送丰富的内容邮件 日程 联系人 任务不仅仅是邮件收发同步协作移动全面提升工作效率电子政务电子邮件网站和视频会议日历 即时消息和 VoIP对外门户行业应用中小企业 集成更多功能:满足企业个性的需求满足不同规模企业

18、的需求满足专业的行业需求微软提供的互联网信息服务应用知识管理第2章 Lotus Domino/Notes体系结构2.1 Lotus Domino/Notes体系结构2.2 Domino服务器的安装和配置2.3 Notes客户机的安装和配置2.4 Designer开发环境介绍2.1 Lotus Domino/Notes概述Lotus Domino/Notes 的特点(1)Lotus Domino/Notes是IBM生产的一种群件 包含先进的文档数据库和坚固的电子邮件体系、支持工作流自动化开发、支持标准的Web应用服务器等，这些技术优势确立了其在群件应用领域的领导地位具有跨平台、高可靠性、高伸缩性

19、、高安全性，易于管理，高效复制和移动计算，开发效率高，支持快速实施。Lotus Domino/Notes 的特点(2)Lotus Domino/notes是实现和运行办公自动化的平台，是工作流自动化和群件标准，支持Intranet，提供邮件系统，是知识管理系统，提供了完备的知识管理框架，是电子政务的首选平台。 Lotus Domino/Notes的组成 Domino服务器Domino邮件服务器，Domino应用服务器和Domino企业服务器 Notes客户机 Notes，Notes Minder，Domino Administrator，Domino Console，Domino Designer。 Notes客户机 Lotus Notes是C/S模式下Notes应用程序的使用客户端。Notes Minder是Lotus Domino邮件的客户端提醒程序。Domino Administrator提供对Domino服务器的完全管理功能。Domino Console是一个