采购与付款内部控制

1、PAGE PAGE 6隘采购与付款的内凹部控制氨企业内部采购与白付款的控制与管奥理，确实很重要懊，它可以保证采艾购的及时和资金癌的安全，同时可熬以降低采购成本凹。采购活动至少邦涉及二方：采购熬方和供应商。因埃此，采购管理既皑有程序问题，又氨有对供应商的往捌来以及相关资料颁的管理问题。挨采购与付款的内盎部控制要注意以笆下几个方面：搬一、采购与付款肮业务的职务分离岸在采购业务中需唉进行职务分离的奥有：捌l、采购申请必班须由生产经营部巴门提出，具体采败购业务由采购部岸门完成。唉2、货物的采购疤人不能同时担任拌货物的验收工作扒，以防止采购人肮员收受客户贿赂瓣，购买伪质材料阿影响生产经营乃笆至企业整体利

2、益靶。盎3、付款审批人八和付款执行人不唉能同时办理寻求伴供应商和索价业奥务。拜付款的审批通常八经过验货或验单奥后执行（预付款奥业务除外），以澳保证货物的价格扮、质量、规格等版符合标准，是采案购业务的最后一爱关，不能让其与岸目标审查人蔼版供应商直接接触爱。半4、氨确定供应商和询斑价人员应分离；哀5、货物的采购般、储存和使用人败不能担任账务的吧记录工作，防止巴绕过验单，减少芭或误记货物数量盎金额的可能。芭6、罢接受各种劳务的斑部门或主管这些半业务的人员应适矮当的同账簿记录安人员分离；岸7、按付款的审核人应矮同付款执行人职伴务相分离。袄8、记录应付账拌款人不能同时担哀任付款职务。袄二、捌采购计划的内

3、部艾控制吧（1）采购业务跋必须经过请购、哀批准、订货（或柏采购）、验收、跋货款结算等环节吧。叭（2）计划部门俺应该根据生产经艾营的需要，依据拌公司的一般授权斑（制度授权）与昂特别授权，向采跋购部门发出请购埃通知单。请购通叭知单要求注明购澳入材料用途（包哀括哪个部门、项矮目使用，何时要盎用）。请购通知癌单同时应报送财摆务部门作为将来拜付款的依据。哎（3）采购部门瓣根据请购通知单哎，填制订购单，哎订购单应正确填板写所需物品的名斑称、规格、数量搬、价格、时间、扮厂商名称和地址爸等，预先予以编暗号，并经被授权爱的采购员签字。胺订购单同时应致笆送仓储部门作为懊将来验收的依据氨。按（4）物资的采佰购，必须

4、与供应白商签订合同。重般大合同应提请财昂务部门会签并且盎应得到公司爸董事会安的批准。敖合同一经签订，柏必须及时将合同叭副本送财务部备拜案。啊（5）批量物资爱采购，应采取竞盎价或招标的方式俺确定供应商，以靶保证供货的质量拔、及时性和经济叭性；暗其他采购应注意熬：爱1、固定资产的颁采购申请应按年熬度预算方案，事鞍前由使用部门提氨出，经财务部门斑核对预算后，交疤采购部门。挨 2、临扮时性物品采购，笆由使用部门提出疤采购申请，并应氨详列采购需求的肮原因及要求，由隘使用部门负责人阿签字核准，交采懊购部门。靶 3爸、癌对于日常常用零版星办公用品或费搬用等项目的采购阿，除非是初次需稗要或发生特殊情鞍况，请购

5、手续可案相应简化。疤 笆4皑、保险、广告、澳咨询等劳务的采翱购，一般应由职氨能部门指定专门盎人员提出采购申笆请。该类采购申安请应附拟选择的挨供应商并列示服叭务要求及收费标盎准，由公司管理肮层进行审批，同疤意后直接实施。搬三、订货报价内芭部控制肮订货报价是采购阿业务中的核心业绊务。其中对供应艾商品的选择又是案保证材料成本和案质量目标实现的耙重中之重。控制邦措施有：隘1、注意收集供碍应商的基本资料巴并定期审查及调挨整。叭2、对所有潜在白供应商应就其质斑量和财务可行性肮进行检查；评估拌内容包括：他们颁的设备、工艺竞扒争能力、质量控拌制、运输记录、柏劳动力情况、成板本结构、财务状艾况、售后培训意扒向等

6、。盎3、购置大批货佰物应获取一些合八理的有竞争性的袄书面报价单。敖4、就以上各因般素确定目标价格伴，并不断与一批扳供应商协商以达癌到最优价格。拌5、决定某一供胺应商时应提供相安应证明文件，包板括报价汇总表以艾及不选取具有竞肮争性报价供应商哎的证据和不选取蔼低成本供应商的唉证据并归档。佰6、决定某一供绊应商应由多部门吧监控。坝7、可能的话，唉对采购人员定期颁岗位轮换。靶8、当协商的价扮格、质量、付款班期或订单范围发半生变化时，对订鞍单的变化应及时叭被授权、执行；巴变化的审批权应昂由公司管理层决敖定。采购部门还捌应当提供详实资扒料以证明以上的盎变化。氨9、采购部门应白注意以上资料的安收集和归档。坝

7、四、货款支付内氨部控制耙l、发票价格、耙运费、税费等必败须与合同复核无袄误，凭证齐全后搬才可办理结算、埃支付货款；如有傲部分退货，注意扳从原发票中扣除昂后再办理结算。把2、除了向不能背转账的或不足转癌账金额单位或个捌人支付现金外，疤货款一般须办理败转账。货款支付百前应由企业授权岸人签字。支票签傲章时应仔细审核把有关单据。暗3、购货发票以暗外增加的成本、叭费用及损失，如癌：装卸、搬运、瓣在途损耗等；支巴付前须经会计部斑门的凭证审查和吧损耗原因分析，疤以确定其合法性敖和合理性。案4、付款凭证连白续编号，付款业靶务及时准确记录背。颁5、与供货商定跋期联系，并白定期与供应商对蔼账。对已记录的矮负债应及时付款凹，以加强同供应挨商的良好关系和安维持企业的信用伴。应定期检查应皑付账款的明细账半和有关文件，以白防失去可能的现佰金折扣。百 皑6、笆要做好有关档案把记录，对供应商霸的有关情况如供埃货能力、信誉等奥进行动态管理盎。挨五、班材料采购控制流哀程皑采购及应付帐款颁循环程图預 算差异分析验收是付 款是否合格入库否采购请购供应商生产经营登记明细帐库存盘点仓库保管最低存量扮请购流程柏图需求部