Foxmail及Outlook使用技巧培训(共43张)

1、邮件客户端软件(Foxmail、Outlook)使用技巧培训深圳市深国际西部物流有限公司行政部 2009年11月30日一、邮件常见功能解释邮件中常见名词:收件人：就是邮件的直接收件人抄送：非直接收件人，但属有必要知会的人（如自己的直接领导，对方的直接领导，协助自己工作的同事等）密送（又叫密件抄送）：想让某人了解邮件内容，但不想让收件人、抄送人知道的时候，可用密送功能二、收发形式比较1、web邮件 通过网页登陆的邮箱都可称为web邮件。其优点是在 任何场合（出差、国外等），只要有网络既可登陆，但 主要弊端： -收发及阅读邮件速度慢 -上传附件容易失败 -存储空间有限二、收发形式比较2、邮件客户端

2、软件也就是通过本地软件接受邮件的软件，在商务办公场合 广 泛使用。邮件客户端软件是需要事先安装到电脑上，打开软件即可以收发邮件，不需要登陆网页，也不需要临时下载其他工具就可以登陆。优点：-登陆方便快捷 -收发邮件的速度要快于Web邮件； -可批量上传或下载邮件附件 -所有进出邮件可以全部存储在本地磁盘上 -有许多可以高效率处理邮件的工具三、邮件客户端软件介绍常用邮件客户端软件主要有:Outlook Express (Windows自带程序)Foxmail DreamMail其中比较主流的还是FOXMAIL和OUTLOOK。四、Outlook Express 使用说明 Outlook Expre

3、ss（简称OE,或者Outlook ）是windows自带的捆绑程序，所以不用另外下载，可直接使用。使用前准备工作：建立本地邮件存储文件夹I、基本设置及操作步骤1、开始程序 Outlook Express四、Outlook Express 使用说明四、Outlook Express 使用说明2、设置Internet连接向导 输入姓名 输入邮件地址，如abc 服务器名称(以我司邮件系统为例)接受邮件的服务器（POP3）为发送邮件的服务器（SMTP）为四、Outlook Express 使用说明 输入邮件账户名和密码（即是登陆邮箱网站的ID和密码） 完成向导设置3、进入Outlook邮件系统界面4

4、、依次点击“工具”“账户”“邮件”“属性” “服务器” “我的服务器需要身份验证” “设置” “使用与接收邮件相同的设置” “确定”基本设置完成，从现在开始您可以通过outlook来收发公司邮箱的邮件了，而不必每次从网页进入您的邮箱，不必每次都输入账户+密码+验证码了。如果您想使邮箱使用的更加便捷顺畅，请进行我们的第二步优化设置。四、Outlook Express 使用说明四、Outlook Express 使用说明当然，上面的1-4个步骤完成后，基本的收发邮件功能已经具备，您可试着进行以下操作来熟悉本系统：5、点击左侧导航栏“本地文件夹”6、点击右侧“发送和接受全部邮件”7、如您要撰写新邮件

5、，则点击上方导航“创建邮件”8、如您需要回复邮件，则点击“答复”或者“全部答复”四、Outlook Express 使用说明常用功能按键位置四、Outlook Express 使用说明II、常用优化设置1、邮件存储路径/位置的更改 通过outlook收发的邮件将全部保存在您的本地磁盘上，系统默认的存储位置在C盘。为提高系统运行速度并保障数据安全，强烈建议将邮件存储位置改在D盘或者其他盘。具体更改方法：在Outlook主界面最上方导航栏上点击： “工具” “选项” “维护” “存储文件夹” “更改”（选择事先建立的邮件专用文件夹） “确定”后完成更改，此时建议关闭Outlook 。重新打开后，邮

6、件存储位置更改生效。四、Outlook Express 使用说明II、常用优化设置2、邮件回执 如要求收件人发送阅读回执，请依次进入以下目录“工具” “选项” “回执”后，在“所有发送的邮件都要求阅读回执”处点击既可。四、Outlook Express 使用说明II、常用优化设置3、签名 如设置个人的邮件签名，请依次进入以下目录“工具” “选项” “签名”后，在“编辑签名”处输入文本点击“在所有的待发邮件中添加签名” “确定”，完成。这样，您的签名将被自动加载在所有发出邮件中。四、Outlook Express 使用说明II、常用优化设置4、通讯簿在收到邮件时，鼠标右键点击发件人，弹出菜单中选

7、择“将联系人添加到通讯簿”或者点击“工具” “通讯簿” “新建” 中添加联系人的姓名、邮箱地址以及其他信息等创建联系人组时，可以依次点击“工具” “通讯簿” “新建” “新建组” 输入组名选择成员在左侧联系人列表中点击选中的成员点击“选择” 点击“确定” 注：在联系人列表中同时选中多个联系人时，可以按下“ctrl”键后再选择，此时便可多选。四、Outlook Express 使用说明III、使用技巧1、邮件排序在邮件列表栏，点击发件人，系统将自动以发件人姓名首字母排序（按一次升序，再按一次降序）点击主题，系统将自动以邮件主题首字母排序（按一次升序，再按一次降序）点击接收时间，系统将自动以时间先

8、后顺序排列（按一次升序，再按一次降序）四、Outlook Express 使用说明四、Outlook Express 使用说明III、使用技巧2、邮件查找点击上方导航栏“查找”，弹出对话框后输入查找条件，如发件人，收件人，邮件主题，发送时间等四、Outlook Express 使用说明III、使用技巧3、添加多个邮件账户邮件客户端软件可支持多账户模式，除公司邮箱外，您可将其他邮件账户也设置在outlook上，如Hotmail，Gmail, 新浪, 搜狐，QQ邮箱等，极大的方便了邮箱登陆与查收。注：163、126等账户，只有收费用户才能使用客户端邮件系统。网易未开放普通用户的POP3端口。添加多

9、账户的操作步骤：“工具”“账户” “添加” “邮件” 之后进行Internet向导设置（与设置第一个邮箱账户类似的操作） 四、Outlook Express 使用说明III、使用技巧4、区别多账户邮件系统默认的收件箱只有一个，如果添加了多个邮箱账户而不加以区别，那么将会把不同邮箱的邮件收在同一个收件箱里，造成混乱（这点FOXMAIL处理的相当好，各账户独立，互不干扰）。当然， 在Outlook也可实现账户分离，但需手动进行以下操作四、Outlook Express 使用说明III、使用技巧4、区别多账户邮件具体区别的操作：1、在收件箱下为每个邮件账号建立一个相应的文件夹，并命名（将来用以接受各

10、邮箱邮件）2、然后点击“工具” “邮件规则” “邮件” “新建” 3、输入规则（具体邮件规则稍有复杂，可帮有兴趣的同事代为设置）4、重启Outlook后生效这样以来，每个邮箱都有各自收件箱，清晰明了不易混淆。五、FOXMAIL 使用说明FOXMAIL综述设计上更加细致更加人性化、使用起来更为便捷。使用前准备工作：建立本地邮件存储文件夹下载FOXMAIL安装程序，建议版本5.0以上公司同事可在局域网共享文档中找到该安装程序。具体操作： 网上邻居查看工作组计算机李娟FOXMAIL安装程序五、FOXMAIL 使用说明I、基本设置及操作步骤1、首次使用时，在弹出的新建账户对话框中直接输入以下 内容（非

11、首次使用时，在“邮箱”目录下点击“新建邮箱账户” ） ：邮箱账号：如abc密码: XXXXX账户名: 西部物流邮件中采用的名称：XX（将来显示为邮件发件人的名字）邮箱路径：浏览并选择事先新建的邮件专用文件夹五、FOXMAIL 使用说明五、FOXMAIL 使用说明2、指定邮件服务器 接收邮件服务器类型: pop3 接受邮件的服务器： 邮件账户：abc 发送邮件的服务器：账户建立完成，点击“测试账户设置”来检验设置是否成功：测试栏全部打钩说明设置OK。五、FOXMAIL 使用说明五、FOXMAIL 使用说明五、FOXMAIL 使用说明3、设置固定写信模板 点击“工具” “邮件撰写信纸管理” “新建

12、” “新建HTML信纸” 点击“宏”添加相关项目制作个人签名完成个性化信纸设置左键单击“新建邮件信纸”重命名 同样方法设置回复邮件信纸及转发邮件信纸。 设置固定模板后，将信纸设置为默认，这样您写邮件时系统将自动加载您的个性化模板，为您节省时间、提高效率。五、FOXMAIL 使用说明五、FOXMAIL 使用说明4、发信回执/收条 点击“工具” “系统设置” “收条” 进行相关设置。5、邮件排序 操作如OUTLOOK，点击标题栏进行分类排序。6、邮件查找 点击“查找”图标，输入检索条件即可。五、FOXMAIL 使用说明7、通讯录（地址簿）添加邮件地址到通讯录“工具” “地址簿” “新建卡片”后输入

13、联系人姓名及邮件地址或者在收到对方邮件后，双击联系人，在弹出对话框后，点击“加到地址簿”，这样就可把选中的联系人地址加到您的地址簿批量导入(详见下一页）添加联系人群组 “工具” “地址簿” “新建组”后命名新的组名，并添加成员，后点击“确定” 之后若要给本群组发邮件，则在地址栏输入群组名既可自动加载全体组员的Email地址。五、FOXMAIL 使用说明批量导入、导出通讯录（地址簿） 如果你的常用联系人众多，逐条添加通讯录会是一项极其庞杂的工作。不过Outlook与Foxmail都有批量导入/导出功能，可帮您在短短数秒内解决这一问题。 Outlook的批量导入相对稍为复杂，以Foxmail为例介

14、绍此功能。五、FOXMAIL 使用说明批量导入、导出通讯录（地址簿）导入前准备工作准备一份详细的EXCEL格式的联系人通讯录在FOXMAIL里导出一份标准模式的通讯录模板: “工具” “地址簿” “工具” “导出CSV文件”在CSV文件中拷入EXCEL通讯录内容并编辑将编辑好的文件存储为拓展名为CSV格式五、FOXMAIL 使用说明导入步骤“工具” “地址簿” 点击“默认”文件夹点击上方“工具”栏 “导入CSV文件” 浏览并选中事先编辑好的CSV地址簿成功导入此时即轻松实现了您EXCEL通讯录的全部导入。之后您可建立相关群组做好这些设置将大大提升您以后邮件收发撰写的效率相关下载：为方便大家，下

15、面附件是按照公司最新通讯录编辑的CSV文件，大家可省去编辑，直接导入并使用：五、FOXMAIL 使用说明8、在服务器上保留备份右键单击邮件账户名后点“属性” “接收邮件”后，接下来若不选“在邮件服务器上保留备份”，则一旦客户端收过邮件后系统自动删除在服务器上的备份，即此时您再登陆网站邮箱时也不显示该邮件了。建议选择保留。如果邮箱总容量不大，请选择在服务器上保留的天数来这种解决空间和备份的矛盾。五、FOXMAIL 使用说明9、设置邮件标签如果有封邮件很重要，您希望随时调阅，此时有三个选择把邮件保存在桌面或分类文件夹；在邮箱的邮件列表里，把该封邮件置顶（即该邮件总数处于列表最顶端）具体操作：右键单击该邮件头，选择“置顶”既可；为该邮件添加标签，具体操作：右键单击该邮件头，选择“设置标签为”后选择某种颜色的标签既可，这样该邮件在列表中始终显示为不同颜色，便于查找和跟进处理。五、FOXMAIL 使用说明9、设置邮件标签如果你对FOXMAIL设定的颜色以及标签名不甚满意，也可以制作自己个性化的标签名以及对应颜色；比如标签可改为：“待回复”，“已处理”等等，并选择对应颜色。具体操