移动协同办公在疫情影响后的现状与机遇

1、移动协同办公在疫情影响后的现状与机遇摘要：移动协同办公以其对传统集中办公无可比拟的优势迅速发展，2020年席 卷全球的新冠肺炎疫情使其优势更加突显，企业对移动协同办公的需求集中暴发， 在提高企业管理效率和水平的同时，移动协同办公面临良好的发展前景和机遇。关键词：远程协同 移动办公 企业管理新型冠状病毒引起的肺炎疫情已两次侵袭新疆，疫情的常态化影响已经显现， 作为管理人员，不禁思考，如何应对这种突如其来的公共事件，如何加强移动协 同办公水平，提升管理效率？ 一些不太成熟的思考如下。一、移动协同办公的现状和存在的问题。疫情影响下，人员封闭管理，让员工不得不居家办公。移动办公、远程办公、 协作办公等

2、热词频出，阿里的钉钉、腾讯的企业微信等SaaS服务类公司提供移动 办公软件下载量激增。这些网络工具的使用能部分解决在家办公的问题，也确实 给未能及时复工的企业带来了便利，但这些工具主要被用于视频会议等通讯沟通 及简单的公文处理，移动协同办公仍存在许多难点。（一）员工管控缺乏有力抓手。有着强大优势的移动办公产品本应快速普及， 在实际应用中效果并不好，很多企业管理者都一致认为，移动办公普遍存在员工 管理困难等问题。很多员工居家办公缺少约束，在工位上都会开小差，居家办公 更是如同放假，各类移动办公产品设计的各式各样的管控方法也就形同虚设。这 绝不是夸张的说法，因为管控是移动协同办公面临的首要问题，无

3、法管控，就无 法协同，移动办公的效率和结果也会大打折扣。（二）平台间协同壁垒高企。以许多大型国企为例，要使庞大的组织得以高 效的运转，必须高度依赖于信息系统。数字化技术基础较好的企业实现了业务和 管理职能的数字化技术全覆盖，而且系统之间做到了数据集成、流程集成、应用 集成及界面集成，大部分企业虽然建设了一些系统，但系统之间缺乏集成，如文 件传达有OA系统、合同签订审批有合同系统、人力资源和销售有ERP、费用报 销有网上报销系统、财务账务处理还有专业的财务软件，到处是烟囱林立，信息 孤岛，还有一部分企业很少有信息系统支撑。即使是数字化技术基础较好的企业， 设计之初并没有重点考虑远程协同问题，很多

4、系统甚至仅限于在办公网内部访问。（三）智能化时代，信息安全面临严峻挑战。要实现全局协同就必须打破企 业内部边界，实现全局的信息互联互通。互联网信息传递对信息安全提出了新的 挑战，目前存在两种类型的典型极端情况，要么是什么防护都不做，让数据在互 联网上裸奔，存在极大的安全风险，要么干脆闭关锁国构建与世隔绝的内部网 络，既无法远程协同也无法产业链协同，同时内网构建花费大量内网建设费用， 非一般企业能够负担。安全是一把双刃剑，过于安全会降低开放协同效率，甚至 阻碍信息互联互通，过于宽松则会引发信息安全事故给企业带来巨大的经济损失。二、推动移动协同办公发展的建议（一）与员工达成协作约定。一是明确工作时

5、间，虽然在家工作已经具有了 弹性工作的性质，但即使在家，也需要有一个上下班时间规范，让工作时段更加 显性。二是约定工作反馈要求，员工收到工作任务时，应该在适当时间内对工作 任务进行反馈，是否能够按期完成，会遇到什么困难等。当然，响应并不都是越 快越好，而是预留合理的缓冲时间。三是规范任务下达流程，一个相对完善的任 务信息应该包括：任务目的-任务内容-任务结果-完成时限-成员构成-具体任务负 责人。如果有冲突性任务存在，还需要给出任务优先级。即便是那些例行的循环 任务，也离不开这些要素，只是有一部分内容是不需要重复说明而已。任务一旦 接受开始执行后，围绕任务执行进度、问题和计划的沟通就要基于这个

6、书面记录。 四是优化汇报模式，远程工作时，我们更加依赖对汇报模式进行事先约定。汇报 的约定包括汇报频率和汇报内容。频率可以根据工作性质来决定，但汇报内容有 个参考的公共方式，那就是工作完成内容，工作遇到的问题，以及下一周期的工 作计划。另外，工作汇报同样建议在一定范围内公开透明，尽量让所有人都周知 每位成员的工作汇报内容，而不是只给管理人员的点对点汇报。五是完善检查监 督方式，远程协作可以事先达成检查监督机制，可以采用以结果论英雄的极简模 式，也可以采用实时监督的方式，完全取决于工作的性质和团队要达到的目标。 六是特殊情况处理，既环境的突发状况，也包括个人可能出现的特殊情况。比如 生病、受疫情

7、影响、有事要在工作时间离岗等等。这些问题最好都有一个事先的 计划和约定。无法事先列举的，也可以有一个综合的解释机制。七是通讯机制， 选择合适统一的通讯工具，现在通讯工具非常多，一定要避免通讯工具使用繁杂 造成沟通不畅。（二）加强网络信息化安全建设。为了应对新的安全挑战，首先我们必须改 变传统的安全设计理念，由被动防御变为主动防御，化安全防御于无形。同时需 要针对性的加强员工安全教育和培训，帮助员工了解他们可能无意间引入企业的 安全风险，并对场景风险的缓解和处置方式进行培训，降低由于缺乏意识或无意 之间的意识弱化导致的安全风险。（三）持续加强企业办公信息化水平。企业在规划方案时，必须进行长远规

8、划，有重点、分步骤实施，既要适应眼前的需要，又要满足未来的需求。一是要 提高企业决策层的信息化意识。在实施信息化过程中应该有超前的预见性与决策 的长远性，应以企业发展为重，统一思想，避免产生分歧，提高信息化意识。二 是要提高企业全员的信息化意识。采取有效措施，分层次搞好信息化的培训，使 全员特别是中层以上干部或骨干人员提高掌握、挖掘和利用各种信息的能力，保 证企业的信息化系统能有机地运行起来。三是保证信息化建设的资金来源。企业 依据自身的经济实力，积极拓宽融资渠道，有计划、分步骤地实施信息化。四是 选择可靠的信息化软件，或者自建信息化管理平台。企业信息化建设必须广泛利 用外界力量和先进的信息技

9、术成果，选择具有持续发展能力的软件商作为信息化 技术合作伙伴，防止企业信息化建设停留在低水平、低效率，甚至出现投入浪费、 半途而废的现象。五是要全面规划，有重点、分步骤地实施。企业实施信息化， 第一步是企业内网建设，将原始信息资料进行数字化转化，构建企业信息库，解 决好信息化基础、应用、普及、集成和提升等问题。第二步是企业内外一体化网 络建设。在对内部网建设达到一定水平之后，企业应实现与合作伙伴、客户群等 外界的信息化连通，包括商务、办公、采购、销售等，达到企业内外网一体化。（四）加强员工信息化操作水平。员工对移动办公软硬件的应用能力亟待加 强。相当一部分基础员工因其业务领域特性、工作环境、年龄、企业对信息化重 视程度不够等因素，导致员工普遍对信息化办公的技能掌握不够，智能办公软件 使用困难，甚至依赖纸质办公。结束语：总体来看，远程办公在很长一段时间里将仍作为集中办公的补充。 远程办公热是在特殊时期诞生的，疫情结束后，员工从线上走到线下，如何应 对可能发生的突发事件，紧跟企业发展的新风向是企业必须要考虑的问题