外贸函电写作

1、外贸函电写作前 言 外贸函电写作是国际贸易专业与国际商务专业的一门主干专业课程。作者具备多年外贸教学经验和国际商务实践，在此基础上编写了这本突出实用性的外贸函电写作。本书系统地阐述了商务书信写作的基本知识，包括商务书信的构成及格式、商务书信的写信原则及措辞，并按照外贸业务磋商及执行过程中各个环节的顺序详尽介绍了外贸函电各类信函的写作内容及语言模式，包括确立贸易关系、询价及回复、报盘及还盘、订单、接受和回绝、支付方式、包装、装运、保险、申诉与索赔、代理等方面，每个单元由单元概要、信函示例、词汇注释套语、写作技法、信函模版、练习6个部分组成。本书从商务英语的角度出发，由浅入深、由简入繁、循序渐近。

2、本书共十三章。目 录 Chapter 1 General Introduction Chapter 2 Establishing Business Relations Chapter 3 Enquiries Chapter 4 Offers Chapter 5 Counter-Offers Chapter 6 Conclusion of Business Chapter 7 Terms of Payment Chapter 8 Establishment of L/C and Amendment Chapter 9 Packing, Shipping Marks and Shipment Ch

3、apter 10 Insurance Chapter 11 Complaints and Claims Chapter12 Eleven Agency Chapter 13 International Trade FormsChapter 1 General IntroductionSection 1 Business Knowledge 业务知识1 Structure and Layout of a Business Letter 1.1 Traditional letters （1）the heading信头 信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。 中英文有关公司、商号的名称、地址写

4、法有所不同。 中文：名称在上，地址在下，而且地址先大后小。英语：名称在上，地址在下：地址先小后大 （2） reference number and date 编号和日期 对于日期，英国人和美国人有不同的表达习惯。 美式：在信头和收信人名称地址之间 英式：通常在收信人名称地址之下 写法：均可以齐头，也可以靠右 美式：月-日-年 英式：日-月-年“月份”最好用文字， 避免月份用数字， （3）the inside address封内地址 这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经

5、从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。 （4 ）attention经办人 经办人就是指收信方的具体收信人。 其位置在收信人名称地址之下；齐头式靠左，缩格式居中；要加下划线 该部分内容表示的是承办本信件的具体个人或部门。 （5）salutation称呼 指对收信人的一种称呼。较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX, Gentlemen:。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。 （6 ）subject/caption事由 事由也就是我们通常说的主题，可以直

6、接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要.其位置在称呼和正文之间；齐头式靠左，缩格式居中；要加下划线 （7）the contents of letter信文 这是商务信函的主体，由开头语和正文组成。 开头语(opening sentence)没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。 正文(body)是商务书信的核心,阐述要沟通并将要办理的具体业务。一封信件的优劣，完

7、全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。 （8）the closing sentence结尾语 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。 （9 ）the complimentary closing and signature结束语与签名 结束语即落款，是结束信函时的一种客套，也称结尾敬语，应该与前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字

8、母大写，后面加逗号。salutation close occasionDear SirsDear Sir or Madam(Mmes)Yours faithfullyFaithfully yoursStandard and formalGentlemenLadies/GentlemenYours (very) trulyVery truly yoursBy AmericanDear Mr. MaloneYours sincerely/sincerelyBest wishes(UK)Best regards/Regards(US)Less formal and between persons k

9、nown to each other称呼与结尾敬语的对应关系: 在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是重要的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。 （10）identification主办人 这项内容主要是为了明确发信方信函责任的，与收信方没有关系。通常做法是把信件的主稿人和速记员的名字各部分首个字母打印出来，并用分号或冒号隔开。 （11）enclosure附件 如果有附件随信发出，应在左下角注明Encl. 或Enc. （12 ）carbon copy抄送 如果函件要抄送其他有关单位抄送，同时

10、使对方也知道已抄送其他单位，可以在附件之下，靠左侧对齐表达抄送。 （13）postscripts再启/另启 信写完后，如果想起还有要紧的话需要补充，可以在信末加P.S.引出补叙的内容，然后由发信人签署本人简笔签名（姓名每部分头一个字母，如 Park Davis,可以签成P.D.)。另启表明写信人思考不够周密，一般应尽量避免出现这部分内容。1.2 E-Mail 众所周知，电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。但是E-mail的撰写也并不是一件很容易的事情。您知道，当一封E-mail发送出去后，只要收信人在线，他可以

11、几分钟内就收到。所以，在您发送前，必须要检查一下您所写的内容是否正确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。 通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。但是在这里还是要建议大家，即便是写E-mail，由于是谈论公事，所以还是采用正式严肃的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。写日期时，请注意以下几点：a. 年份要写完整，不能用03代替2003。b. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出现。但是可以用英文缩写，比如用Aug.代替August。2 Language Re

12、quirements 写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。 围绕这一点，下面总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。 口语化 标题 语气语调 真诚 直接 礼貌 简洁精确 针对性 语言朴实 回复迅速及时 校对3 Envelop Addressing 英文书信的信封写法要求写信人在上，收信人在下。根据收信人名称地址的写法分两种格式:缩格式：收信人名称地址逐行右缩 MESSRS WILLIAM & SONS 76 Lancaster House Manchester England Mr

13、 Wang Qi-ming CHINA NATIONAL TRANSPORT Co 121 Nanjing Road Shanghai, ChinaRegistered Stamp齐头式：收信人名称地址左端对齐CHINA NATIONAL CEARALS, OILS AND FOODSTUFFS IMP & EXP CORP 13TH Floor，Jingxin Bldg, 2 A Dong san Huan BeiLu Beijing, Peoples Republic of China EL MAR PACKING COMPANY 12 MAIN STREET, FRESNO CALIFO

14、RNIA, USAConfidentialPar Avion StampSection 2 Specimen letters 样函 1 Block style平头式/齐头式 这种格式的特点是，打印上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾落款，都是从左边的空白边缘对齐。 (1)除信头外全部左对齐（2） GUANGZHOU ELECTRONICS PRODUCTS IMPORT & EXPORT CORPORATION 13 Beijing Road, Guangzhou Peoples Republic of China Tel 3456782 Telex 8372 GUELCO Cabl

15、e 2295 June 23, 2009 Ocean Electronics Product Import Corp 131 Califford Street LONDON W 1, England 2 Indented style缩进式/缩格式 这种格式的特点是，封内地址和其它需要分行的地方，后一行比前一行缩进二格或三个，当然也可以居左侧对齐。但信的正文，每一段的开始一行都缩进若干格（一般与称呼末一字母取齐）。 (1)日期靠右具体收信人和事由居中结尾敬语和落款偏右段首缩格（2） China National Light Industrial Products Import & Export

16、Corporation 83 Tian An Men Street Beijing, China Our Ref. No Your Ref. No January 26,2008The Pakistan Trading Company 12, Broad Street Karachi, Pakistan3 Semi block style with indented paragraphs混合式 这种格式的特点是，封内地址及其他需要分行的部分，采用平头式。在正文里，每一段的开始行向里缩进若干格。（1） M. D. Ewart Co., Ltd 35 Tower Street Toronto 4,

17、 Canada August 23, 2010Our Ref. No. SWF/119Your Ref. No. 306/0038China National Metals & MineralsImport & Export Corporation,P.O. Box No.67BeijingPeoples Republic of China(2) GUANGZHOU ELECTRONICS PRODUCTSIMPORT & EXPORT CORPORATION13 Beijing Road, GuangzhouPeoples Republic of ChinaTel 3456782Telex

18、8372 GUELCOCable 2295June 27, 2009Your Ref: TBL/xmOur Ref: GED 9558MR. JB. Lewis,Superlus Electronics Ltd,33 Bedford SquareUK4 Modified block style改良齐头式 这种格式的信函，除日期、编号、结尾落款和签名部分外，其他部分每行开通都与左边空白边缘对齐。 (1)落款与签名偏右编号与日期偏右（2）Jameson & sons Ltd.34 Madison SquareMelborne B. C. 3, AustraliaOur Ref: Your Ref:

19、 20 January, 2008China National Machinery Import & Export CorporationP. O. Box 46BeijingPeoples Republic of ChinaChapter 2 Establishing Business RelationsSection 1 Business Knowledge 业务知识 在国际商务活动中，商务信函是商家、厂家与客户之间联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和工具。这类信函是对买卖双方权利、义务的规定，是双方解决争端的法律依据，因此商务信函尤其注重数字准确、文字正确、用词正式而又简洁易懂、格式

20、规范。国际商务信函本质上是一种公函，构成了商务、外贸操作过程的根本内容。所谓“文字正确”，关键还是在于表达本意，帮助收信人充分地理解发信人的意图。 在写作建立业务关系的信函时，应该遵循下列基本原则： 信的内容尽量简短，以不超过一页纸为好。Write short letter no more than one page. 语言要礼貌，态度要谦虚、诚恳。In polite language, with courteous and sincere attitude. 第一段就奔向主题. Direct to the point at the very beginning paragraph. 对自己公

21、司有合理的高度评价。Say something high about your company reasonably. 如有知名客户，可列举一二。List some well-known customers, if any. 明确表达你公司的合作愿望。Express clearly your desire of cooperation.Section 2 Specimen letters 样函(1) Dear Mr. Lewis, We have learned1 your name and address from the advertisement of “China Foreign Tr

22、ade (Volume 2, 2009) ”. We are a state enterprise2, and are keen3to expand our foreign trade. As yet4, we have no business contacts in the South Africa, and would be pleased to consider any business proposals you may have. Enclosed please find5 our latest illustrated catalogue6, together with our la

23、test price list and terms and conditions of sales for your information7, and shall be leased to deal with any specific enquiries you may have concerning8 any of our products. Should you require any further details about our company, please do not hesitate to contact us. We look forward to hearing fr

24、om you in the near future。Words, Expressions & Notes1 have learned from从何处获悉、了解到2 state enterprise 国有企业，表示“国企”的说法还有 state- run enterprise, state- own enterprise, state-operated enterprise3 keen 渴望的，热衷的。在于其他词汇搭配时，还有很多其他含义，如： keen smell刺鼻的气味, keen competition激烈的竞争,keen price 有竞争力的价格，即低价。 句子示例：Competit

25、ion is very keen.竞争很激烈。They are rather keen on trying out a sample shipment.他们颇想买一批样货试销Please quote keen price。. 请报低价。4 as yet，到现在为止，义同 to date， until now， so far。习惯用语So far, so good. 到目前一切良好、顺利。5 enclosed please find 随函寄去，请查收。类似的表达还有，enclose (herewith) Enclosed you will findWe are enclosingPlease r

26、efer to the enclosed.We are sending you herewithWe are sending you under coverattach (hereto)6 illustrated catalogue 带有插图的产品目录7 for your information 供你方参考8 concerning 关于。义同regarding， with respect to， respectingSection 3 SupplymentSome Useful SentencesEstablishing Business Relations1.Your firm has be

27、en kindly recommended to us by Messrs. J. Smith & Co., Inc., in New York, as large importers of furniture.纽约斯密司有限公司向我们介绍，贵公司是家具业的主要进口商。2.We have obtained your name and address through the Commercial Counselors Office of the Embassy of the Peoples Republic of China in your country and understood that

28、 you would like to establish business relations with us.我们从驻贵国的中国大使馆商参处得到贵公司的行名和地址，并获悉，贵公司愿同我们建立业务关系。3.Through the courtesy of we have learned that you are one of the representative importers of 承的介绍，获悉你们是有代表性的进口商之一。4.Your name and address has been given to us by Messrs. J. Smith & Co., Inc., in New

29、 York, who have informed us that you 据纽约斯密司所告，得悉你公司名称和地址，并得知你们5.We take the liberty of writing to you with a view to building up business relations with your firm.我们冒昧通信，以期与你公司建立业务关系。6.We are given to understand that you are potential buyers of Chinese,which comes within the frame of our business ac

30、tivities.据了解，你们是中国（商品）有潜力的买主，而该商品正属我们的业务经营范围。7.We have the pleasure of introducing ourselves to you with the hope that we may have an opportunity of cooperating with you in your business extension.我们有幸自荐，盼望能有机会与你们合作，扩大业务。8.We are glad to send you this introductory letter, hoping that it will be the

31、prelude to mutually beneficial relations between us.我们欣然寄发这些自荐信，希望是互利关系的前奏。9.We are a state-operated corporation handing light industrial products.我们是经营轻工业产品的国营公司。10.The purpose of this letter is to explore the possibilities of developing trade with you.本信目的是探索与你们发展贸易的可能性。11.We are exporters of long

32、 standing and high reputation, engaged in exportation of following articles.我们是声誉卓著的出口商，长期经营下列商品的出口业务。12.Being specialized in the export of Chinese Arts and Crafts goods, we express our desire to trade with you in this line.我们专门出口中国工艺品，愿与贵方开展这方面业务。13.Please let us know by return what your experience

33、 has been in your dealings with them.请尽快把贵公司同他们的交往经验告诉我们。14.Messrs Smith & Co., have given us your name as a reference. We should be obliged if you would advise us whether they are of good repute.斯密司公司提供贵公司为其咨询人，请告该公司的信誉是否良好。15.The above information is given confidentially and without responsibility

34、 on our part.对以上情况请保守秘密，我方对此不负责任。Chapter 3 Enquiries询盘 询盘，也叫询价，是买方对所要购买的商品向卖方做出的探询。其内容并不仅限于价格，还可以兼问商品的规格，性能，包装和交货期等。询问的目的主要是从卖方即出口商获得具有竞争性的价格，然后从几家报价中选择最佳者。因此对同一商品的询盘，往往不只向一家公司发出，而是向不同的国家的，在经营某种商品有名气的，而且是相互竞争的得若干家公司同时发出，外贸行业有句口头禅“货比三家”就是这个意思。 询价依其性质和意图可分为两种： （1）一般询价 general inquiry 这种询价并不一定立即接触具体交易，

35、一般属于摸底性质。其内容包括：请寄某种商品的样品，目录及/或价格表，探询某种商品的品质、价格、数量、交货期等 （2）具体询价specific inquiry 所谓具体询价实际上就是请求对方报盘，也就是说，买方已经准备购买某种商品，或已有现成买主，请卖方就这一商品报价。询价信函的写作原则主要有下述六个方面：应该告知对方你从什么渠道获悉人家的名称、产品和地址。To tell where you learned the company and its products.阐述具体要求，但不承诺购买意向。To describe your specific needs but with no promis

36、e of booking the proposed products.强调你需要的信息的重要性，尽量取悦对方以获取更多信息。To stress the importance of your needed information and try to flatter the reader for getting more information如有疑问，应请对方明确回复。If any questions, ask the reader to give you a definite reply.如不熟悉对方，也尽量把信文写出老朋友间的叙谈。If you write to an unfamiliar

37、 reader, try to personalize your letter like the one between friends.使用礼貌谦和的字眼。Use courtesy words.在回复贸易伙伴的询盘时，应遵循下面几项原则：如果能满足对方信文中的所有要求，尽快回复。If you can meet all the requirements of the addresser, let him know as soon as possible.若只能满足部分要求，首先告知对方你能做到多少，然后解释你不能做的。If you can only meet part of the requi

38、rements, tell the addresser first what you can do for him and then explain those that you fail to do.如果完全不能满足人家的要求，首先要向对方的询盘表示感谢，然后抱歉自己无法做到的。要让对方感到自己的真诚和良好愿望。If you cant meet any of the requirements, first, express your thanks for the enquiry and then your regret. Try to make your reader feel the si

39、ncerity and heart-felt desire.在回函中可以附寄宣传单，多介绍一下自己公司和产品的情况。When reply enquiry, you can enclose some literatures to introduce more about your company and your products.尽最大努力为潜在的顾客提供满意的服务。Try your best to please your potential customer by offering satisfactory services.Section 2 Specimen Letters样函Dear

40、Sirs, We are in the market1 for Melon Seeds2 of the first and second grade3 and should be appreciated if you let us have your offers with some representative samples4 by airmail5. When offering the seeds, please state the earliest possible time of shipment and quantities available.Yours faithfully,W

41、ords, Expressions and Notes 1 in the market 此处是指拟购买 2 Melon Seeds 瓜子 3 first and second grade 甲级和乙级，或一等与二等 4 representative samples 具有代表性的样品 5 by airmail 以航寄的方式Section 3 SupplementSome Useful Sentences1.We are interested in the desk lamps you advertised in the May issue of Good Housekeeping.你们在5月期好管

42、家刊登的台灯广告，我们很感兴趣。2.Please let us know their prices for the bamboo toys as advertised in yesterdays New York Times, and the earliest possible date of delivery.请告昨日纽约时报所刊登广告介绍的竹制玩具价格及最早交货期。3.We specialize in supplying small stores in rural areas. Over 3 000 of these stores virtually depend on us, and t

43、his assured sales outlet enables us to dispose of fairly large quantities.我们专向乡镇小商店供货。此种商店3000家以上全都依靠我们。这些有保证的销路足使我们能大量推销。 .Chapter 4 Offers 报盘，又叫发盘，发价。在法律上叫做“要约”即一项定约的建议。虽然在中文里以上几种叫法都可以，但在英文里只有一种叫法offer 报盘，从报盘人的身份来分，有买方报盘，卖方报盘。习惯上常由卖方报盘，若买方接受，就依照卖方条件成交。买方报盘bid或buying-offer，是由买方向卖方报出交易条件，卖方如接受，买方就可以

44、依据这些条件订货。 如果从报盘形势来分，又可以分为口头和书面两种。 从报盘先后顺序来分，又可以分为主动报盘A Volunteer Offer和对询盘信的答复A reply to Inquiry。 从法律责任来分，又可分为有约束力的报盘Offer with engagement 和无约束力的报盘offer without engagement。 有约束力的报盘属于实盘firm offer，无约束力的报盘属于虚盘non-firm offer。 在日常的外贸业务中，我们主要就用这两种说法，分清实盘和虚盘，掌握两者关键性区别，是我们学习本单元的重点。32发盘信函的写作，需要遵循以下四个主要原则：明确、

45、准确的答复对方的询盘。To reply to enquiry of your trade partner definitely and accurately.在报盘中最好包含全部交易条件。You had better comprise all the trade terms in the offer.如是实盘，需要注明有效期。If it is firm offer, write clearly the validity.在报盘时对商品值得炫耀的地方多加渲染。To stress the part of the commodity worth saying high.Section 2 Speci

46、men lettersDear Sirs, We have recently received a number of enquiries for your light-weight raincoats1 and have good reasons to believe2 that we could place regular orders with3 you if your prices are competitive. From the description in your catalogue we learn that your “D.D.” range is the one most

47、 suitable for these clients4 and should be glad if you would send us your quotation for mens and womens raincoat, in both small and medium sizes5, delivered on CIF Kuwait basis. If your prices are reasonable, we should place a first order for 400 raincoats, namely 100 raincoats each of the four qual

48、ities. Shipment would be required within four weeks of order6. We would particularly stress the importance of price since the principal market here is for mass-produced7 goods at popular prices8. Yours sincerely,Words, Expressions and Notes1 light-weight raincoats 轻便雨衣2 have good reasons to believe

49、有充分的理由相信3 place regular orders with 向某人长期订货4 clients 客户，常客5 small and medium sizes 中号和小号6 within four weeks of order 签订单后4周内7 mass-produced 大量生产的8 popular prices 大众化价格Chapter 5 Counter-OffersSection 1 Business Knowledge 对报盘信的答复有两种：一是有利答复，这即构成还盘counteroffer。还盘也叫还价答复（全部接受）；二是不利答复，虽然表示接受，但有添加、限制或其它更改的。

50、受盘人在收到一项报盘后，往往对其中的某些内容不能完全同意，于是，会提出不同的要求。这种口头或书面的要求一经提出，原来的报盘即刻失效，交易要在还盘的基础上重新开始。 外商在回复发盘时很少用counteroffer的字样。这样正确识别出对方的还盘就非常重要。若将对方的还盘误认为接受acceptance，并加以确认，这就意味着要以对方的条件成交，容易使自己陷于被动。在判断对方来函、来电时，只要其内容与自己的发盘有不一致的地方，即将其视为还盘。Section 2 Specimen LettersDear Sirs, We wish to thank you for your letter of the

51、 July 4th, offering us 3,000 kilos1 of walnutmeat at US$50 per kilogram. We regret t say that we find your price rather high2 and we believe well have a hard time3 convincing our clients at your price. Besides4, there is keen competition from supplies in South Korea and Thailand. You cant very well

52、ignore5 that. Should you be ready6 to reduce your price by 5%, we might come to business7 Considering the long-standing business and relationship between us, we make you such a counter-offer. As the market is declining8, we hope u will consider our counter-offer most favorable and fax us as soon as

53、possible. Yours faithfully,Words, Expressions and Notes1 kilo 千克2 rather high 指价格过高3 hard time 此处理解成，很难让我方客户相信你们的价格4 Besides 此外、另外。注意，except, besides, except for用法的关联和区别 作介词用法时,这三个词都有除之外的含义,但except常与dodoesdidhavehashad nothing等词形成搭配用法,或者与全部肯定词all、everything、everyone等连用,或者与全部否定词nothing、nobody等连用,因此ex

54、cept加宾语作介词除之外时常表示从整体中剔除一部分；而besides作除之外时则表示另外附加的含义,相当于in addition to。 作介词用法时的except后可接多种情况的介词短语。在这种情况下,except后的介词是不可省去的,except加介词的实际作用就相当于连词加相关的从句。还需要强调的是except与except for的用法区别: Except后排除的内容与主语往往是同一类的,而except for后所排除的内容与主语往往不是同一类的。 例如,试比较: All the buildings are excellent except this one. 所有建筑除了这栋楼都很

55、好。 All the buildings are excellent except for their location 所有建筑除了位置外都很好 当except用在句首时往往改用except for例如: Except for a policeman on his duty, there was no single person in the dark street that night.那天夜里，除了值班警察，黑暗的街上没有一个人影。 5 ignore 忽视、不加以理会6 be ready to 即将去做某事7 come to business 达成交易8 declining 这里指市场在

56、衰退、萎缩Chapter 6 Conclusion of BusinessSection 1 Business Knowledge 交易的一方在接到另一方的发盘或还盘，并表示完全同意，这种口头或书面的表示，在进出口业务中称之为接受acceptance。接受是达成交易和订立合同必不可少的环节。接受在法律上叫做承诺。它是指受盘人在发盘有效期内完全同意发盘的全部内容，愿意订立合同的一种表示。 一项有效的接受一般具备以下条件： 一、 一项有效的接受必须是受盘人对一项实盘的完全认同。就是说，接受的内容必须同对方的实盘的各项条件严格一致，若接受中含有对原发盘内容的增加，限制或其他修改，接受均不能成立，应作

57、为拒绝或还盘。 二 、一项有效的接受必须是发盘所规定的受盘人表示才有效。任何第三者，针对该项发盘表示接受，均无法律效力，发盘人不受约束。但某些公开发盘除外，任何人都可以按规定办法表示接受。 三 、一项有效的接受必须是受盘人在发盘的有效期内或合理的时间内表示接受才有效。假如一项实盘规定了明确的、具体的有效期限，发盘人只有在此期限内表示接受才有效。假如一项实盘未规定具体的有效期，应在合理时间内表示接受才有效。 四 、接受应由受盘人采用声明或做出其他行为的方式表示，并且这种表示传达给发盘人才开始有效。缄默或不行动本身不是接受。所谓声明是指书面文字表达上述意思；所谓行动是根据该发盘的意思或依照当事人之

58、间已确立的习惯做法所作出的商业行为，例如，卖方用发运货物或买方用支付货款等行为来表示同意。因此，采用某种行为的方式来表示接受并不是任意的行为，而是必须符合发盘书面文字内容的行为。 接受信函是订货与签订合同合二为一的，只要掌握好订货信和寄送合同，确认书书信的写法即可。 订货信分为行文式：适合对单一商品的订购;列表式：适合对多种商品的订购;填写订货单;填写购货确认书。 订货信是对报盘信的答复信，因而具备答复信的特点。Section 2 specimen LettersDear Sirs, We thank you for your letter of September 8 confirming

59、your order for 40 long tons Talc in Lumps1. Price: US $per long ton, CIF Liverpool. Packing: in single gunny bag2 of about 50 kgs. net each Although the current market price is a little bit higher, we accept the order on the same terms as before with a view to encouraging3 business. As requested in

60、your previous letter, we enclose our Sales Confirmation4 No.213 in quadruplicate5. Please send back one copy duly signed. Please rest assured that your order will receive our careful attention.Yours faithfully,Encl.Words, Expressions and Notes1 Talc in Lumps 滑石块2 single gunny bag 单层麻袋3 encouraging b