信息交流管理程序

1、信息交流管理程序1.目的为使公司内外部质量、环境、职业健康安全和知识产权信息能迅速、有效地进行交流，特制定本程序。2.适用范围本程序规定了质量/环境/职业健康安全管理信息交流的职责，信息的收集和传达以及信息的管理等内容。适用于公司与相关方（机构、社会团体、在区内从事各项活动的所有单位和个人、社会公众等）之间有关环境/职业健康安全信息的交流、传递和管理。3.用语定义外部相关方：是指顾客、供应商、周边单位和居民、部门等。4.职责4.1人资行政部负责接收、处理消防、环保部门和周边单位对公司在消防安全、环保工作方面的要求。4.2人资行政部负责组织公司员工参与职业健康安全和工作环境状况的讨论。4.3采购

2、部负责与供应商的相关的内部和外部的交流、协商和沟通；4.4国际销售中心、国内销售中心、工程中心、品质部负责与客户相关的内部和外部的交流、协商和沟通；4.5各部门负责收集、处理、客户等外部相关方对本公司质量、环境、职业健康安全和知识产权方面的要求，并及时将信息传递给相关部门。5.程序5.1内部信息交流5.1.1内部信息是指部门间的日常联络、指令、常规报表、各种信息通报、会议纪要等。具体包括（但不限于）：a)各管理体系运行状况报告b)各管理体系内部审核、管理评审、外部审核结果的通报c)各管理体系的方针、目标的制定、宣传、监控及实现情况的通报d)各管理体系管理者代表及员工代表的任命情况e)部门级及公

3、司级的环境因素、危险源、信息资产等识别和管控情况f)质量、环境、职业健康安全等事件的调查和分析g)关于影响质量、环境、职业健康安全等管理体系的任何变更h)来自外部信息的传达及分析情况i)相关方的沟通、抱怨及建议情况j)内部日常信息、异常信息（如：发生偏差的信息、不符合等）k)紧急信息（如：重大投诉、火灾、伤亡、泄密事件等紧急情况）l)安全生产信息5.2外部信息交流5.2.1对外宣传环境信息A.环境管理者代表或人资行政部应在对外刊物往来文件上或在对外交流中宣传本公司的方针和目标。B.人资行政部应在接待来访者、外出开会或向有关团体汇报时宣传本公司环境保护方面所做的工作、公司的环境方针和目标及其它有

4、关内容。C.采购部应将方针、目标或本公司相关环境要求传达给供货商或相关方,若在环境绩效考核中,发现不合格,则应告知供货商或相关方改进。D.国际/国内销售中心应将环境方针和环境目标传达给客户及相关方，重大环境因素不予以传达。5.2.2外部知识产权信息收集按照信息资源管理程序进行处理。5.2.3外部信息处理A.人资行政部负责接收、汇总外界相关团体在环境管理方面的任何建议和意见,其它部门如收到外界团体的意见或建议后,应及时回馈至人资行政部。B.人资行政部应将通过电话、传真、信件、口述或其它可行方式接收到信息，做详细记录，并及时处理，必要时请各部门主管召开会议讨论，如短期不能有处理结果,应向对方说明情

5、况。C.处理结果由人资行政部委托的其它部门回馈给对方。D.建议及处理结果应作为环境管理体系改善的参考。E.若外界相关团体希望获取本公司的环境方针,由人资行政部提供,必要时应予以说明.F.若环保主管机关对本公司环境管理或法规符合性有任何意见时,由人资行政部依A至D处理。G.若对环保法规有任何异议时,由人资行政部向主管机关询问并记录之。5.2.4外部知识产权信息的处理按照信息资源管理程序进行处理5.3.沟通、参与和协商5.3.1.通过信息的传递进行沟通和交流。可采用口头、电话、电子邮件、书面报告、会议等多种形式沟通和传递信息。5.3.2.沟通、参与、协商实施A.人资行政部负责与地方行政主管部门、安

6、全监督监测等机构沟通，并将相关信息报告公司领导和传递到有关部门；B.人资行政部负责将地方行政主管部门的OHS文件及时送主管领导阅示，并根据领导阅示意见进行公文的传阅和复制分发。C.信息流程部负责认证机构审核结果及反馈信息，内部审核及管理评审的情况及结果的信息收集和传递到公司各相关部门，并向公司领导报告；负责将定期组织相关部门进行的职业健康安全检查，事件调查、分析和处理事宜的信息进行收集和传递；定期组织公司相关部门召开职业健康安全工作例会，疏理问题，征求意见和建议，制订措施，并向公司领导报告。D.信息流程部负责编制信息交流、协商、沟通管理矩阵表表样提供给需要部门使用，通过内审、日常监督检查等，审

7、查信息交流、协商和沟通的有效性，对不畅通的沟通过程及时梳理，监督有关部门予以改进，确保交流、协商和沟通的有效性。E.各部门应及时向本部门传达公司有关职业健康安全（OHS）的要求、规定和情况，向公司主管部门和主管领导报告本部门（单位）OHS运行情况，发生事件和重大不合格时应及时报告。F.建立员工参与机制，职业健康安全事务代表组织员工充分参与公司职业健康安全管理活动，如：合理化建议活动、对公司的管理工作进行评价的活动、自主管理活动等。在职业健康安全管理方面，员工的参与和协商活动应形成具体文件，并使员工和其他相关方了解这些文件的规定。员工应：适当参与危险源辨识、风险评价和控制措施的确定；适当参与事件

8、调查；参与职业健康安全方针和目标的制定和评审；对影响他们职业健康安全的任何变更进行协商；对职业健康安全事务发表意见。了解谁是职业健康安全的职业健康安全事务代表和指定的管理者代表。与承包方就影响他们的职业健康安全的变更进行协商。适当时，组织应确保与相关的外部相关方就有关的职业健康安全事务进行协商。5.4职业健康安全事务代表有权参与下列职业健康安全的管理：A.有权参与公司的职业健康安全方针和程序的制定、评审和修订。B.作业场所内职业健康安全情况的变化，直接影响员工的健康安全，公司如计划直接或间接地改变某一作业场所职业健康安全情况时，要事先同员工或其代表商讨。C.公司的职业健康安全状况要受员工的监督,公司要及时听取员工在职业健康安全方面的意见和建议,员工在公司的职业健康安全事务中享有代表的权力。6.相关文件6.1/IPP-002信息资源管理程序7.