会计电算化实务

1、二 企业如何利用会计核算软件建立自己的核算体系一 认识系统管理员知识点系统管理的功能系统管理员的职能人员的设置权限的划分能力点熟悉系统管理员的功能能熟练建账并进行用户管理及权限设置新希望科技有限公司目前已经配备了满足会计电算化工作的硬件设施并成功安装了商品化会计软件，手工会计业务基础数据资料的整理工作与人员分工也已完成。该企业准备从2008年1月开始使用会计软件处理业务，那么，企业的会计电算化工作怎样开始，在哪个模块中开始？谁来完成这项工作？如何在会计电算化环境下按照已完成的分工为财务人员赋权？任务引入 任务分析 实施会计电算化，首先应该在会计软件系统中建立单位的核算体系，手工中的一套核算体系

2、，在软件中称为账套；还应对各种具体会计业务处理人员的岗位在会计电算化环境下进行设置，表现为增加操作员和为操作员设置权限等。这些工作应在系统管理模块进行，由系统管理员来完成。一、系统管理的功能系统管理模块具有以下功能1、对操作员及其权限统一管理，建立统一的安全机制；2、对账套统一管理，包括建立、修改、引入和输出；3、对账套中年度账统一管理，包括建立、清除、引入、输出和结转上年数据。相关知识 二、系统管理员及其职能（一）角色及用户管理1、设置角色角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。2、设置用户只有设置了具体的用户之后，才

3、能进行相关的操作。增加一名新的用户需要录入以下内容：（1）编号。用来标示所设置的不同用户的编号，必须输入且唯一。（2）姓名。是操作员登陆各系统时的用户名。（3）所在部门。（4）密码。是操作员进行系统登录时的口令。注意：一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色 。（二）建立新账套所谓账套是指在会计软件系统中为每一个独立核算的单位所建立的一套完整的账务体系，其作用相当于手工操作条件下明确会计核算的主体。账套设置过程其实是输入单位的有关背景资料和环境资料的过程。1、建立账套（1）账套信息【账套号、账套名称、账套路径、启用日期】注意：（1）账套号不允许重复； （2）启用日期： 默认

4、为当前的计算机系统日期； 启用后，不能再被修改。 （2）单位信息单位名称：用户单位的全称，（必须输入） 只在发票打印时使用，其余情况全部使用简称单位简称：用户单位的简称，（最好输入）（3）输入核算类型：本币代码： （必须输入）本币名称：（必须输入）企业类型：系统提供工业、商业两种类型。行业性质：按行业预制科目（4）确定基础信息 若单位的存货、客户、供应商相对较多，可以进行分类核算，若不确定，以后再设置。（5）分类编码方案 所有的编码方案都可以到9级。编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。（6）确定基础信息 若单位的存货、客户、

5、供应商相对较多，可以进行分类核算，若不确定，以后再设置。权限设置是用于对已设置的操作员进行赋权，只有系统管理员和该帐套的主管有权进行权限设置；区别：系统管理员：可以指定某帐套的帐套主管及对各个帐套的操作员进行权限设置；帐套主管：只能对所管帐套的操作员进行权限设置。（三）用户的权限设置（四）账套数据的备份与恢复1、备份（输出）账套数据功能：将所选的账套数据进行备份输出。 只有系统管理员(Admin)有权限进行账套输出。 如果将“删除当前输出账套”同时选中，则表示在输出完成后需要将数据源从当前系统中删除。 账套删除和账套输出备份的操作基本一样。 操作步骤：（1）“账套”按纽（2）单击“输出” （3

6、）选择要输出的账套（4）单击“确认” （5）输出备份完成后指定备份路径，确定完成。2、恢复（引入）账套数据功能：会计数据恢复，即把软盘或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。 说明：该功能的增加将有利于集团公司的操作，子公司的帐套数据可以被定期引入母公司系统中，以便进行有关帐套数据的分析和合并工作。 操作步骤：（1）“账套”按纽（2）单击“引入”（3）选择要引入的账套（4） 单击“打开”表示确认。 注意：只有系统管理员才能完成账套的引入与输出。要开始新希望科技有限公司的会计电算化工作，首先应该登陆系统管理，以系统管理员的身份完成账套的建立与用户的设置及权限分配。一、首次登陆系统管理步骤：1、

7、运行“开始/程序/用友财务软件/系统服务/系统管理”，或者双击桌面上的【用友财务软件】快捷图标，然后依次双击【系统服务】和【系统管理】图标。 任务实施2、以系统管理员身份注册系统管理 (1) 执行“系统/注册”命令，打开“注册【系统管理】”对话框；(2) 输入：服务器（默认）；操作员：admin；密码：（空）。单击【确定】按钮，以系统管理员身份进入系统管理；（3）修改密码。二、 增加用户1、执行“权限/用户”命令，进入【用户管理】窗口，窗口中显示系统预设的几位用户：demo、SYSTEM、UFSOFT。2、 单击工具栏中的【增加】按钮，打开【增加用户】对话框。3、输入001：王新，输入王新的密

8、码“1”，单击“增加”；依次增加002：张希，密码“2”；003:李望，密码“3”；004：刘伟，密码“4”。4、最后单击【退出】按钮结束，返回“用户管理”窗口，所有用户以列表方式显示。三、建立新账套1、 执行“账套/建立”命令。2、打开【创建账套】对话框输入账套信息。已存账套： 系统将已存在的账套以下拉列表框的形式显示，只能查看，不能输入或修改。“999演示账套”是系统内置的；账套号：必须输入。本例输入账套号001；账套名称：必须输入。本例输入“新希望科技有限公司”；账套路径：用来确定新建账套将要被放置的位置，系统默认的路径为“C: U8SOFTADMIN”，可以人工更改，也可以利用“”按钮

9、进行参照输入，本例采用系统的缺省路径；启用会计期：必须输入。系统缺省为计算机的系统日期，本例设置为“2008年1月”；输入完成后，单击【下一步】按钮，进行单位信息设置。3、输入单位信息单位名称：单位的全称，必须输入；单位简称：单位的简称，最好输入，企业全称只在发票打印时使用，其余情况全部使用简称。其它栏目都属于任选项；输入完成后，单击【下一步】按钮，进行核算类型设置。4、输入核算类型本币代码：必须输入。本例采用系统默认值“RMB”；本币名称：必须输入。本例采用系统默认值“人民币”；企业类型：必须从下拉列表框中选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理受托代销业务；

10、如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。本例选择“工业”；行业性质：必须从下拉列表框中选择输入。本例选择行业性质为“新会计制度科目”；账套主管从下拉列表框中选择“王新”；按行业性质预设会计科目：本例选择“是”；输入完成后，单击【下一步】按钮，进行基础信息设置。 5、 确定基础信息如果单位的存货、客户、供应商相对较多，可以对他们进行分类核算。如果此时不能确定是否进行分类核算，也可以等到分销软件启动时再设置分类核算。按照本例要求，选中“客户是否分类”、“供应商是否分类”复选框，单击【完成】按钮。 6、单击【完成】按钮，弹出系统提示“可以创建账套了么？”，单击【是】按钮，稍候，打开“分类编码方

11、案”对话框。 7、确定分类编码方案为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，系统要求预先设置某些基础档案的编码规则，即规定各种编码的级次及各级的长度。本例中将会计科目编码修改为“4222”，其余是系统默认值，单击【确认】按钮，打开“数据精度定义”对话框。8、数据精度定义数据精度是指定义数据的小数位数，如果需要进行数量核算，需要认真填写该项。本例采用系统默认值，单击【确认】按钮。9、弹出系统提示“创建账套成功！”和“现在进行系统启用的设置吗？”。单击“是”，弹出“系统启用”对话框。10、系统启用选中“GL-总账”复选框，弹出“日历”对话框，选择日期“2008年1月1日“，单击“确定”按钮。

12、11、单击【退出】，完成账套建立。四、用户权限的设置1、账套主管的设置（1）执行“权限/权限”命令；(2) 进入【操作员权限】窗口，选择001账套；2008年度； (3) 从操作员列表中选择王新，确定王新具有账套主管权限。2、其他操作员权限设置(1) 选择张希，单击工具栏中的【修改】按钮；（2）打开【增加和调整权限】对话框，在产品分类下选择“GL总账”，在“总账-凭证-出纳签字”权限及具有“总账-出纳”权限前的复选框上打勾，单击【确定】按钮；以上述同样步骤，设置操作员李望、刘伟的权限。(3) 单击工具栏中的【退出】按钮，返回系统管理。五、账套的备份账套的备份输出必须以系统管理员的身份注册进入系

13、统管理中完成。1、 执行“账套/输出”命令。2、打开【账套输出】对话框，选择需要输出的账套“001”，单击【确认】按钮。3、系统开始压缩进程。4、系统压缩完成所选账套数据后，弹出【选择备份目标】对话框。5、单击下拉列表框，选择需要将账套数据输出的驱动器及所在文件夹，单击【确认】按钮。6、系统开始进行备份，备份完成后，弹出系统提示“备份完毕！”，单击【确定】按钮。修改合法操作员选中要修改的操作员，双击鼠标或单击功能菜单中的【修改】，即进入修改界面，可根据需要修改后确认。删除或注销合法操作员未启用前可以删除，选中要删除的操作员单击功能菜单中的【删除】即可。启用后则不能从系统中删除，可在系统中注销。

14、具体选中要注销的操作员，双击鼠标或单击功能菜单中的【修改】，即进入修改界面，单击“注销当前操作员”然后单击“修改”，表示确认注销的修改。注意 所设置的操作员用户一旦被引用，便不能被修改和删除。任务拓展修改操作员权限如果要修改某操作员的操作权限，可以打开【操作员权限】窗口，在左边选中要修改的操作员，双击鼠标或单击功能菜单中的【修改】，打开【增加或调整权限】对话框，可根据需要修改后确认。删除操作员权限删除操作员权限包括取消账套主管权限及删除操作员权限。 系统维护1、清除异常任务。单击“视图/清除异常任务”。 注意需进行此操作的情形：某些操作提示“互斥站点*正在进行*操作，”,但经检查所有站点都未进

15、行进行该操作,检查系统管理控制台中显示有异常任务,即可进行此操作 2、清除单据锁定。单击“视图/清除单据锁定”，选择一行存在的记录，单击 【确定】按钮。 注意需进行此操作的情形：某些操作提示“操作正被站点操作员锁定” 即可进行此操作 。 二 企业如何利用会计核算软件建立自己的核算体系二 认识账套主管知识点账套主管在系统管理中的权限账套的修改年度账的管理能力点账套的修改年度账的管理1、在新希望科技有限公司的账套建立完成之后，账套主管王新发现以下信息设置有误，需做出修改： 调整编码方案：将会计科目的编码级次由4222改为42222；将客户分类的编码方案由234改为23；该企业有外币核算要求，在建立

16、账套时忘记设置。已建立好的账套信息可以修改吗？做为账套主管的王新，有权从事以上工作吗？2、若新希望科技有限公司会计电算化工作到了年末，2008年12月31日，在电算化环境下怎样进行年结工作？任务引入 账套建立以后，在日常会计核算过程中，可能发现账套在建立时资料输入有无或有遗漏，也可能单位的有些核算信息会发生变化，这都必须修改账套信息。账套信息的修改通常由账套主管来完成，但系统已经确认或已经处理的一些关键信息是无法修改的。年结工作由账套主管负责，包括创建年度账、清空年度账、引入、输出年度账以及各子系统的年末结转等年度账管理工作。 任务分析 账套主管为其所在账套的超级用户，负责管理整个账套的所有工

17、作。在系统管理中负责账套的维护、所在账套的修改、所在账套的年度账管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转）、所在账套的操作员权限设置。一、账套的修改以账套管理员用户身份注册系统管理，单击“账套/修改”，进入账套修改界面，修改相应的账套信息。注意：系统已经确认或已经处理的一些关键信息是无法修改的。例如：用友软件中，账套名称、单位地址、单位名称等信息随时可以修改；但账套启用后，账套编号、启用会计日期不允许修改、对于分类设置信息和数据精度信息，在未使用的前提下可以修改全部内容。相关知识 二、年度账管理只有账套主管用户才有权限进行有关年度账的管理。 年度账的管理工作主要包括建立年度账、引

18、入和输出年度账、结转上年数据、清空年度数据等。（一）建立年度账（二）引入和输出年度账（三）结转上年数据1、首先要以账套主管的身份注册，并且选定账套，进入系统管理界面。2、在系统管理界面单击【年度账】的下级菜单【结转上年数据】，进入结转上年数据的功能。3、在结转上年数据之前，首先要建立新年度账，为了保证各子系统之间的数据联系，在结转年度账时，须按以下顺序进行，先结转购销存系统，在结转应收、应付系统，最后结转账务处理系统。 （四）清空年度数据1、以账套主管的身份注册，选定账套，进入系统管理界面。2、在系统管理界面单击【年度账】菜单，再将鼠标移动到【清空年度数据】上，单击鼠标。3、账套主管用户可在界

19、面中的会计年度栏目选择要清空的年度账的年度，点击【确定】按钮表示确认，这时，为保险起见，系统还将弹出一窗口，要求用户进行再度确认；如果想放弃，可点击【放弃】按钮。确认后系统弹出如下窗口，进行清空年度数据操作。4、年度数据清空后，系统弹出确认窗口。点击【确认】完成清空年度数据操作。注意：清空年度账数据前一定要备份数据，然后再进行操作。清空年度账只是清空数据并不清除基础设置、档案的内容。一、修改账套步骤：1、在【系统管理】窗口，执行“系统/注册”命令，打开【注册】对话框。注意： 如果此前是以系统管理员的身份注册进入系统管理，那么需要首先执行“系统/注销”命令，注销当前系统操作员，再以账套主管的身份登录。任务实施 2、单击【操作员】下拉列表框，从下拉列表中选择“001 王新”选项，输入密码“1”，选择“001账套”，会计年度“2008”，操作日期“2008-1-1”。3、 单击【确定】按钮，进入【系统管理】窗口，菜单中显示为黑色字体的部分为账套主管可以操作的内容。执行“账套/修改”命令，打开【修改