三级秘书工作实务模拟题

1、.PAGE ：.；任务实务一、背景阐明：他是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需求他完成的义务。便 条高叶：为开源节流，发扬员工的最大才干，公司预备调整目前人员的任务方式。拟安排研发部门的一些科技人员在家任务，请分析在家任务方式的优缺陷。另外，请简要引见目前在一些组织中运用的其他较新的任务方式以供参考。 行政经理 苏 明 2007年3月5日参考答案：1.在家任务方式方式优缺陷1在家任务方式方式含义：指人们在家中执行企业或团队交给的任务和义务，通常减少在办公室的任务时数，而添加在家里的任务时数。2优点：节省办公室的空间和资金；能把往返于办公室破费的时间用在任务上；有更大的灵敏性安排管理本人的

2、时间，安排任务与生活；减少顶峰期交通拥堵，减少交通污染；任务人员也能减少交通费用。3缺陷：需投资计算机和给任务人员，以坚持联络和能在家中开展任务；有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境和位置，任务难集中留意力；组织更加难以监视、管理和控制任务人员的任务；同事之间业务交流和情感交流减少，团队认识减弱，会感到寂寞；与专业人员和社会联络也减少。2.其他任务方式1弹性时间任务方式：在灵敏的体制下允许员工对一天任务起止时间弹性化并积累计算总任务时间的一种方法。2远程任务方式：指经过或计算机等现代工具在异地接受指令完成组织交给的任务的方法。这些人员可以在家任务，也可以在当地的任务间任务，还可以组本钱地团队，

3、设立主管与总部坚持联络。3虚拟办公方式：经过和计算机等现代工具和技术使一切义务能在一个虚拟的环境中执行，同时，管理者也在虚拟环境下对员工的任务进展管理的一种任务方式。4兼职任务：是指一人在多家企业或单位兼职，充分发扬其专业技艺，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、义务、费用，并以合同确立的任务方式。5定期合同制任务方式：是指为完成某项义务聘用一些专门技术人员，并制定合同明确其权益和义务，直至完成工程的任务方式。有的还采用承包一项特定义务的方式。6交替任务方式：常由两人共同承当一项义务，每人任务一部分时间，但必需有一段重叠的任务时间以交换信息，商议任务进度，共同完成任务。7暂时办公桌方式：由于在家

4、任务、远程任务、弹性时间任务及兼职任务人员没有或不需求有固定的办公桌，来到企业任务时暂时安排空闲的任务位置办公。任务人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来任务时，领取手推车，然后运用企业中的一个空闲的任务位置。二、背景阐明：他是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需求他完成的义务。便 条高叶： 公司目前需求编制下一年采购预算，请他引见一下编制采购预算的普通程序。行政经理 苏 明 2007年3月5日参考答案：1.确定预算的核算基数。2.进展市场调研。3.确定采购产品的种类及型号价钱。4.编制预算方案。5.征求意见，完善方案三、背景阐明

5、：他是宏远公司行政秘书高叶，下面就是行政经理苏明需求他完成的义务。便 条高叶： 为了进一步开辟产品市场，加强产品的市场竞争才干，扩展产品销售，需求掌握大量的有关信息，作为分析研讨、制定战略的根底。因此，请他完成下面几项任务： 1.阐明信息搜集的范围。 2.阐明信息开发的方式。 3.阐明他预备采用哪种方式开发信息。4.开发的信息资料要复印5份给相关部门，请阐明复印应留意的事项。谢谢。行政经理 苏 明 2006年9月9日参考答案：1.信息搜集的范围包括市场信息、产品信息、消费者信息和各种贸易信息。2.信息开发的方式有：剪报、索引、目录编制、文摘、简讯、调查报告。3.预备运用的信息开发方式：调查报告

6、。4.复印本卷须知：运用复印机前，开机预热；盖好盖板；坚持复印机玻璃台清洁。四、背景阐明：他是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明对他的建议，请完成。便 条高叶： 公司发布了招标书，根据他的才干与志向，我个人希望他去招标，请阅读下面的资料。 假设他赞同的话，请尽快拟写一份招标书。行政经理 苏 明 2007年3月15日宏远公司招标书 为了顺应市场经济，提高管理质量，宏远公司决议公开招聘承包宏远宾馆经理。 一、宏远宾馆概略 宏远宾馆是集会议、休闲、度假为一体的宾馆，拥有各种类型客房100套，不同规格会议室10个，文娱设备齐全，可满足不同消费者群体的需求。 二、承包目的 承包目的由承包人提出。

7、三、承包期限 2007年6月1日至2021年5月31日。 四、享有权益略 五、资产抵押和奖惩略 六、报名条件 年龄30岁至45岁，男女不限。 三年以上管理阅历，能独立运营。大学本科以上学历。有客户者优先。七、报名时间、地点 报名时间：2007年3月15日至2007年3月25日 报名地点：宏远公司红一楼 八、争辩 九、开标时间、评标方式略 招标单位：宏远公司招标办公室 地址：北京海淀区光明路5号 联络人：钟苗 2007年3月15日参考答案：标 题招标工程称号+文种宏远公司招标办公室：引言：招标目的，个人根本情况也可写于主体部分主体：投资者想象完成目的、承包方案、措施等结尾：招标人姓名、地址、号码

8、等尾部：附件称号、落款、成文日期五、背景阐明：他是天地公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需求他完成的义务。便 条高叶： 公司为了开辟国际市场，组织相关人员到欧洲进展了实地调查，需求构成一份报告给集团公司。请完成以下任务义务： 1.阐明起草文件的要求。 2.阐明文件审核的详细方面。 3.阐明审核后的发文处置程序。 4.阐明封发的要求。行政经理 苏 明 2007年1月9日参考答案：1.起草文件的要求：情况确实，表述准确，观念明确，标点正确，字词规范，数字、地名准确。2.审核的重点：详细内容、文字表达、格式、体式。3.签发、缮印、校正、盖印、登记。4.封发要求：折叠整齐，贴实封口，及时发送。六、背

9、景阐明：他是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需求他完成的义务。便 条高叶： 为了充分发扬档案的作用，公司要组织人员利用档案编写大事记。请他完成以下任务义务： 1.阐明此次编写大事记适宜采用的利用档案方式。 2.阐明利用档案可以借助的检索工具。 3.阐明大事记的含义与构成。 4.阐明编写大事记的要求。行政经理 苏 明 2007年3月19日参考答案：1.适宜采用阅览室利用、档案复制本利用。2.借助的检索工具有归档文件目录、分类目录、主标题录。3.大事记是按照时间顺序，简要记载一定历史时期发生的艰苦事件的参考资料。由大事时间和大事记述构成。4.编写要求：大事时间要记载准确的日期；按大事发生的

10、时间顺序陈列；围绕任务中心选择大事。七、背景阐明：他是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需求他完成的义务。备 忘 录至：秘书高叶自：行政经理苏明主题： 公司预备将今年的公司年会办成远程会议，我决议由他起草此次会议筹备方案的初稿，为稳妥起见，请他先将远程会议筹备方案与普通会议的特点予以整理，并从网上发给我。此外，请就如何检查会议筹备任务提出几点建议。行政经理 苏 明 2007年3月9日参考答案：1.远程会议筹备方案特点1远程会议具有节省时间和金钱、可以与效力机构商定运用录音带做永久记录，而且交流更加直接、简短的优点。2远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议效力公司的效力业务，并提早

11、一周与电信会议效力公司约定，明确提出本人的要求，并提早将以下内容通知电信效力公司：会议日期、会议起止时间、会议参与人数、与会者的号码、主持人姓名等。3会议程序、议程及其他资料必需提早寄给与会者，以便他们有时间预备会议讨论。4远程会议筹备方案中要有专人担任远程会议设备能否齐全和正常，摆放能否符合要求。2.做好会务筹备情况检查的方法1听取会议筹备人员的汇报 = 1 * GB3 听取汇报的指点要加强前期的调查，深化一线，发现问题，处理问题。 = 2 * GB3 会议筹备人员对汇报资料的预备要偏重困难和问题，注重实效。 = 3 * GB3 选择适宜的汇报时间。 = 4 * GB3 对会议筹备情况汇报的

12、重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。2会前现场检查 = 1 * GB3 检查会议所需的各种资料，要思索一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷资料。远程会议要提早下发资料。 = 2 * GB3 留意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感，因此要对一切任务人员提出要求。 = 3 * GB3 设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可思索设置咨询台或登记台。张贴会场平面表示图。 = 4 * GB3 佩戴徽章、名牌。为方便任务，一切任务人员都应佩戴徽章或名牌。 = 5 * GB3 预备接待休憩室。应在接待休憩室内放置公司标志或旗帜，可放置机、机、电脑、留言条和笔

13、等。此为，还应备有急救箱。 = 6 * GB3 安排接待、效力人员。配备知晓产品和效力的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。 = 7 * GB3 远程会议要加强对设备的检查。八、背景阐明：他是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需求他完成的几项任务义务。便 条高叶： 公司将于4月在深圳开设一家分公司，现分公司大楼已建成，预备举行开工仪式。请他完成以下任务并交我审阅： 1.阐明开工仪式预备任务的要求； 2.设计一份请柬。 谢谢。行政经理 苏 明 2007年3月25日参考答案：1.开工仪式预备任务的要点1做好开工仪式的言论宣传任务；2预备开幕词、致答词；3拟定仪式程序；4做好来宾约请任务；5

14、发放请柬；6做好场地布置任务；7做好各种物质预备；8安排接待效力人员；9做好礼品馈赠任务。2.设计一份请柬请 柬X X X先生女士 谨定于2007年4月18日上午9时在我公司深圳分公司大楼广场前举行分公司大楼开工仪式。 敬请光临 宏远公司 二七年三月二十六日 请柬的构造完好：包括标题、称谓、正文、落款、成文日期。 请柬的写法正确：标题、称谓、正文、落款及成文日期，均应格式正确，措辞简约、文雅、严肃，表意周全。九、背景阐明：他是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需求他完成的几项任务义务。便 条高叶： 公司订约了一些定期发行的杂志。为了获得全面的效力市场信息，随时掌握市场动态，公司应做好日常

15、的剪报任务。请他将剪报的含义、特点及剪报的步骤以书面资料的方式提供应我。 谢谢。行政经理 苏 明 2007年3月25日参考答案：1.剪报的含义：剪报是根据市场的需求，选择专题，确定时间周期，对报刊中有用的信息进展选取、组合、编辑制造、传送的任务。2.剪报的特点1适用性强；2运用方便；3本钱相对较低；4获得信息量较大；5信息零散；6缺乏针对性；7有些信息缺乏时效性、可靠性。3.剪报的步骤1确定专题；2确定圈选报刊；3预备剪贴器具；4规范化任务。十、根据下文提供的资料，拟写一份公文要求：1.文种运用正确；2.标题规范；3.正文内容前后有序事由：北京市公安局公安交通管理局预备对108国道部分路段采取

16、交通管理措施序号：二四年第16号正文主要内容： 108国道进京方向贾史路口至辛庄路口昼夜制止20吨含以上货运机动车通行；108国道出京方向辛庄路口至贾史路口昼夜制止5吨含以上货运机动车通行。特此通告。为了保证108国道的交通平安畅通，根据的有关规定，决议从2004年9月29日起，对108国道部分路段辛庄路口至贾史路口采取交通管理措施。发布时间是二四年九月二十三日。参考答案：技艺P163 例文1十一、背景阐明：他是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明要他完成的义务。电子邮件收件人：抄送：主题：起草公文高叶：他好。请他根据上午的公司会议精神和下面所给的资料，代表公司向各下属部门发文，宣布对这起

17、事故的处置意见根据，给予除名处置。行政经理 苏 明 2005年5月20日附：资料我公司原棉花仓库的保管员夏明，出生于XX年X月X日，现年X岁。夏明在XX年X月X日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。21时左右，他擅自分开仓库，外出购买食品。半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟淹没。夏明不知所措，没有及时打报警，直到值班的总担任人发现才紧急报警。经消防队员的奋力扑救，大火终于被扑灭。此次事故呵斥的直接经济损失约X万元。可根据试题内容自定日期参考答案：关于对我公司原棉花仓库的保管员夏明进展除名处置的决议各级事业部： 夏明，出生于XX年X月X日，现年X岁，任我公司棉

18、花仓库保管员。夏明在XX年X月X日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。21时左右，他擅自分开仓库，外出购买食品。半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟淹没。夏明不知所措，没有及时打报警，直到值班的总担任人发现才紧急报警。经消防队员的奋力扑救，大火终于被扑灭。此次事故呵斥的直接经济损失约X万元。 现根据以上情况及对公司所呵斥的严重经济损失，根据的有关规定，经公司会议讨论决议，给予夏明除名处置。 仓库管理任务在公司的开展中处于非常重要的位置，对于公司的正常运转具有非常重要的作用，希望公司各部门的任务人员一定要从这一件事中汲取阅历教训，仔细、严厉的按照公司的有关规定做

19、好本职任务；今后如再发生违反公司有关管理规定，对公司的公共财富呵斥损失的，必需予以严肃处置。 宏远公司行政部 二五年五月二十二日十二、背景阐明：他是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明要他完成的义务。备忘录发自：行政经理苏明发给：秘书高叶日期：2004年3月22日内容： 为了呼应市政府提出的“全民健身、迎接奥运的号召，培育团队精神，优化企业笼统，公司决议今年4月至8月间，在全体员工中开展学做第八套广播体操的活动。 一、活动安排或活动内容 以学做第八套广播体操为文娱活动的目的，到达人人都会做、人人做得好的规范。 二、保证措施或活动方式 1.公司各级指点干部要率先垂范，以积极锻炼身体的实践行动

20、推进此项活动顺利展开。 2.以部门为单位，真实组织好本部门全体员工开展好此项活动。 3.按照先培训骨干人员，再带动全体员工的方式推进此项活动。 三、活动步骤或时间安排 全部活动分为学做和竞赛两个阶段。自4月1日至7月底之前为学做阶段。以每日20分钟工间操时间作为集体学做广播操时间，各部门要真实督促并组织好员工参与学习和训练，保证出勤率。8月下旬进入竞赛阶段，公司将组成由外聘体育教师和各部门引荐的骨干成员共同参与的裁判小组，并采取分散评选的方式，评出集体一等奖1名、二等奖2名、三等奖3名。 公司对获奖单位进展通报表扬并给予物质奖励。 希望公司全体员工积极投身到学做广播体操的热潮当中，经过学做广播

21、体操的活动，加强身体素质，改善精神容颜，培育团队精神，以实践行动呼应市政府提出的“全民健身、迎接奥运的号召。 宏远公司印 二四年二月二十二日十三、背景阐明：他是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需求他完成的义务。 便条钟苗： 为规范公司对于文件的搜集和整理的行为，公司拟召开一次座谈会。请他将会议文件搜集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录方式提供应我。 谢谢。 行政经理 苏明 2007年3月15日 参考答案： 备忘录发自：秘书钟苗 发给：行政经理苏明 日期：2007年3月15日 主题：会议文件搜集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义 内容： 1、搜集会议文件资料的要求 1确定

22、会议文件资料的搜集范围 2搜集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部搜集齐全。 3选择搜集文件资料的渠道，运用搜集文件资料的不同方式方法。 4与分发文件资料一样，搜集会议文件也要履行严厉的登记手续；及时采取措施补救毁损的文件资料。 5搜集整理过程中要留意严密。 2、需搜集的文件资料 1会前预备并分发的文件。包括指点性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考阐明性文件、会务管理性文件。 2会议期间产生的文件。包括决议、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。 3会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。 3、会议文件的立卷归档 会议文件资料的立卷归档概念解释。会议

23、文件立卷归档的意义主要有以下四点： 第一，坚持会议文件之间的历史联络，便于查找利用。 第二，坚持历史的真实容颜，反映任务的客观进程。 第三，维护会议文件的完好与平安，便于保管和保管。 第四，保证会议秘书任务的联络性，为档案任务奠定根底。十四、背景阐明：他是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需求他完成的义务。 便条钟苗： 公司新成立的产品推行部的人员及办公用房都已确定下来，他需求尽快布置他们的办公室。请他向我阐明如何完成这项任务。行政经理 苏明2007年3月5日 参考答案：布置办公室的程序如下： 1、对各部门的业务任务内容与性质加以调查与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为根据确定每位

24、员工的任务位置。 2、列表将各部门的任务人员及其任务分别记载下来。按任务人员数额及其办公所需求的空间，设定其空间大小。 3、根据任务需求，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。 4、绘制办公室座位布置图，然后依图布置。 5、对设备的安放提出合理建议。 考试大编辑整理十五、背景阐明：他是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需求他完成的义务。 便条高叶： 从他昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。为加强内部管理，我拟组织一次部门主要担任人的面对面沟通会。请他就以下问题给我提些建议，并以备忘录方式发给我。谢谢。 1、提高团队士气的方法。 2、团

25、队义务的分配方法。 3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径。行政经理 苏明 2007年2月12日参考答案： 备忘录发给：苏明 发自：高叶 日期：2007年2月12日 主题：关于团队任务 1、提高团队士气的方法 1有一个良好的任务环境 2让队员了解团队的使命 3努力的目的一样 4记住每个队员是独立的个体 5创建团队识别系统 6分享成果 7确保团队正面气氛 2、团队义务的分配方法 仔细谋划确定团队任务所需的资源、重要的阶段点、方案时间表，以及团队中每个成员的个人义务和责任。公平分配每个成员任务。分配任务时，应思索以下要素： 1团队成员任务阅历的多少 2每人承当的任务总量 3尽能够变化着平均分

26、配义务 4应思索团队成员的专长喜好，发扬每个人的积极性 5组织团队会议，公开化讨论 6在实施执行中要有灵敏性，随时重新调整任务义务 3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径 1定期向上级主管部门提交书面报告 2由团队指点定期向上级主管口头汇报团队的简要情况，坚持团队指点与上级主管的个人接触 3上级管理部门的指点亲身参与团队的有关会议 4经过举行团队任务进展情况的展览等途径实现管理部门和团队之间的沟通 十六、背景阐明：他是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需求他完成的义务。 便条钟苗： 以下是我下星期一3月19日要参与的一系列活动： 上午如开董事会议，一切的经理都参与； 上午给参与员工

27、培训课的新员工讲话； 中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐； 下午前往阳光公司拜见市场开发部的经理高原； 下午会见丽康公司销售部经理张建。 请他抓紧时间为我作一合理安排并将其填入任务日志中。 谢谢行政经理 苏明 2007年3月15日 参考答案： 苏明经理下星期一任务安排及任务日志见下表： 经理任务日志 2007/3/19星期一 时间 内容 地点 9：0010：00 处置日常事务：如阅读文件、处置信件等 办公室 10：1511：15 经理主管会议 董事会会议室 11：3012：00 给参与员工培训课的员工讲话 员工培训中心 12：30 与光华公司的董事长马明及夫人共进午餐 王朝酒店2楼西域厅

28、 14：0015：00 下行会见丽康公司的销售部经理张建 会客室 15：45 下午前往阳光公司拜见市场开发部的经理高原 阳光公司 十七、背景阐明：他是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需求他完成的几项义务。 便条钟苗： 安装在电脑上的刻录机坏了，公司预备再购买一台。请他引见一下刻录机的主要性能目的，并且阐明刻录机运用的本卷须知。行政经理 苏明2007年3月2日参考答案： 1、刻录机的主要性能目的 1数据传输速度。 2缓存容量 3兼容性 2、刻录机运用本卷须知 1安装时要留意散热。 2坚持清洁。 3防止记得录机长时间任务。 4刻录过程中要留意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进展任何操作、

29、不随意封锁刻录软件。 5及时取出盘片。十八、背景阐明：他是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需求他完成的义务。 便条钟苗： 公司预备上一条微波炉消费线，计划采用察看法、讯问法获得有关市场信息，作为决策的根据和参考。请他向我引见察看法、讯问法的优缺陷。 谢谢！行政经理 苏明 2006年12月6日 参考答案： 1、察看法方法简单、灵敏，获得信息较为客观，适于对环境情况的了解，适于对人物、事件实践情况的了解；不易搜集到深层次信息，获得信息量有限，效果受察看才干影响。 2、讯问法灵敏、适用；直接交流、沟通；能获得有价值信息；能获得言语或非言语信息；信息搜集者要有一定才干；获取信息的质量受讯问技巧

30、的影响；费用高、时间较长、规模小，书面讯问复杂、难掌握。十九、背景阐明：他是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需求他完成的几项义务。 便 条钟苗： 江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进展调查，请他按公司惯例做出接待方案与安排，方案构成后交我审阅，待同意后再去相关部门交办详细适宜。 谢谢 行政经理 苏明 2003年11月21日 参考答案： 1、阐明接待方案的三项内容： 1接待规格； 2日程安排； 3经费列支。 2、人员安排中方案中应写明； 1主要陪同人员； 2主要任务人员； 3住宿地点、规范、房间数量； 4宴请时间、地点、规范、人数； 5会见、谈判地点、人数、参与人员

31、。 3、日程安排方案： 1日期、时间、地点； 2活动内容； 3陪同人员。 4、接待经费方案列支； 1任务经费； 2餐饮费； 3住宿费； 4交通费； 5观赏费； 6其他不可预见费用。 二十、背景阐明：他是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需求他完成的几项义务。备 忘 录 发自：行政经理 苏明 发给：秘书 钟苗 日期：2003.11.21 内容： 公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请他帮开发部列出我公司商务出差恳求费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。 谢谢 参考答案： 我公司商务出差恳求费用以及报销结算的步骤是； 1、恳求人提交费用恳求报告或填写费用恳求表，详细阐明需求经

32、费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲身签字。 2、该报告或该表必需经过组织确定的授权人审核赞同，并签字同意。 3、一种情况是将获得同意的费用恳求报告或费用恳求表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由恳求人垫付，完成商务任务。 4、在进展商务任务中，无论是运用支票，还是运用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、工程、费用等应与运用者实践用途相符。 5、商务任务终了，恳求人应将发票附在“出差报销单后面，并亲身签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进展结算。假设是先由恳求人垫付的，在提交票据和“报销凭单后，方可返还现金。 6、假设现实商务任务时，方案的费

33、用不够，需求超出时，应提早向有关指点报告，在得到答应和同意后，超出的部分才可得到报销。 二十一、背景阐明：他是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需求他完成的几项义务。 便 条钟苗： 一些员工对信息存储过程不太了解，时常将公司活动中构成的信息资料往文件柜中一放了事，没有进展信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理，请他拟写一份有关信息登记和编码的书面资料，在下周三下午由他向员任务引见。 行政经理 苏明 2003年11月21日 参考答案： 1、登记： 1登记的含义：登记即建立信息的完好记录。 2登记分为两种类型； 总括登记，对存储信息按批分类登记； 个别登记，按信息存储顺序逐件登记。 3登

34、记方式有两种：卡片式登记、薄册式登记。 2、编码： 1编码要求；编码构造应表示出信息的组成方式及关系。 2编码步骤；分析一切预编的信息；选择最正确的编码方法；确定数码的位数 3编码的两种方法： 顺序编码法，按信息发生的先后顺序或一致规范编码； 分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。情景录像经常在录象题中出现的问题包括以下几点：1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室规划/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。2、职业笼统。包括坐/站/走姿等/服饰等方面。3、接待方面。环境情况、办公用品的预备情况、接待约定和未约定的来访者、接待的要求

35、等。4、沟通方面。包括沟通的根本技艺、详细技艺要求、内容等。5、接打和处置通话中的问题。如方法，言语等等。6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的效力任务、会后的善后任务、会议协调、商务活动和游览的任务事宜等。7、档案信息。搜集方法、档案搜集流程、档案信息管理、信息开发任务等等8、办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处置、办公设备用品的采购等。1. 着装符合职业要求。 2. 能提早到会场做预备。 3. 会前要求调理睬议室温度，留意通风。 4. 热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。 5. 能提示指点准点开会。 6. 能事先通知与会人员开会的主题，做好预备。 7. 问卷没有综合，没有给每

36、人一份。 8. 对会议的评价根本到位。 9. 会议终了前留意搜集对会议的反映意见。 10. 对于会后暂留人员能做妥善安顿。 11. 会前资料预备缺乏。 12. 对会议效力人员环境培训没有到位。 13. 能控制会议经费的运用。 14. 能马上拾掇会议室。 15. 能请指点在会议记录上签字。 1用语规范。 2出现问题，可以自动为其他同事承当责任。 3有时间认识，可以按照指点的要求迅速赶回企业处置紧急事务。 4知道如何运用跟踪卡。 5在指点新来的秘书任务时，不能将有关的要求和方法教授清楚。呵斥钟秘书任务被动和失误 6对档案任务熟练，业务才干强。 7知道如何为本人的指点分忧，自动提出替刘经理去送文件，

37、使刘经理可以防止面对指点批判的为难局面。 8知道去指点办公室递送文件要随身携带纸笔，可以在指点授意时及时记录。 9可以进指点办公室敲门和双手递送文件，知道与指点沟通时应有的礼仪要求。 10向指点汇报任务简约、清楚。 11知道制定大型活动要有应急方案。 12在制定大型活动的应急方案时要提早与保安等部门进展沟通和协调，不能只是关起门来制定方案。 13与指点约定要尽量打出提早量，不能让指点感到太仓促。 14知道在网上发布内部会议信息 15会议信息在网上发布后，短少确认或提示环节。 16懂得如何用手写速记的方式将指点的授意及时记录下来。 17可以对指点讯问的敏感问题做出得体回答，不在指点面前随意评判同

38、事，或分散一些小道音讯。 18分开指点办公室时忘记关门。 19可以自动关怀其他同事，注重团队之间的团结和相互鼓励，可以自动化解同事之间的矛盾。 20可以在同事任务中出现困难时自动协助 和指点她们。 21喝咖啡的动作不合礼仪要求。 1 办公室内短少绿色植物，错； 2 办公室内环境自然，能用窗帘遮住强光，对； 3 将电脑、打印机等用电设备放置在一同，便于电源接线和管理，对； 4 办公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，错； 5 铃响三声内接听，用语规范，对； 6 一边接一边记录重要信息，对； 7 对总经理布置的任务能马上落实，对； 8 能迅速确定会议议程、会议时间、会议地点及与会人员，对； 9 能安

39、排钟秘书将“碰头会的时间、地点通知到每个与会人员，对； 10 提早进入会场检查并调试设备，对； 11 能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，对； 12 能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性战略化解矛盾，保证会议顺利进展，对； 13 能在会议中安排钟秘书做好会议记录，对； 14 预备了多媒体投影仪却没有在会中发扬其作用，错； 15 能及时总结会议发言，构成会议决议，并责任到人、分工明确，对； 16 注重横向沟通，使员工为共同目的而协作，对； 17 以面谈的方式与吴经理进展横向沟通，尊重对方，有理有节，对； 18 在小型展现会举行前能对会场进展现场检查，对； 19 有处置突发事件的应对才

40、干，对。第一,上班前预备时间缺乏,并在匆忙中将篮球带入办公室。错;第二,办公室物品摆放零乱。错;第三,穿运动服进指点办公室,不符合企业秘书的着装要求。错;第四,在指点的要求下能迅速赶到。对;第五,公司支票掉在办公室地上,大意。错;第六,进指点办公室先敲门,有礼貌。对;第七,自动咨询指点的意见并做好记录。对;第八,及时为指点决策提供适宜的建议。对;第九,为来宾预备的礼物既有留念意义又有档次。对;第十,出指点办公室不关门。错;第十一,提早预订酒店并进展确认。对;第十二,能注重来宾的平安捍卫任务。对;第十三,请下属协助 购置赠送来宾的礼物,留意了人力资源的配置。对;第十四,引见信写法不规范。错;第十

41、五,印章没有盖在署名上。错;第十六,公司印章随意放在办公桌上,没有做好平安任务。错;第十七,与来宾秘书进展及时的信息沟通,做好接待任务。对;第十八,接待方案周详,并能提早请指点确认。对;第十九,能根据实践情况修正接待方案,有灵敏性。对;第二十,对来宾接待中的设备需求思索周到,并能及时做好预备。对。1.电脑与打印机放置一处,便于电源线衔接,对;2.窗户没有窗帘,使打印机和复印机任务光阴线耀眼,错;3.与复印机衔接的电源线没有隐藏起来,任其在地下拖曳,呵斥平安隐患,错;4.钟苗着装不规范,错;5.能在铃响三声内接,接前先报单位称号,对;6.在不明对方身份的情况下随便通知己方指点行迹并泄露新产品发布

42、会的日期,错;7把本该放在机旁的记录本放在抽屉里,错;8.能想到记下对方的内容以便通知指点回话,对;9.把手机放在电脑旁,违背了“个人物品不能放在办公桌上而应放抽屉里的原那么,错;10“.请柬两字未居中排布,错;11.请柬正文用“自定于开头,错;12.请柬正文短少新产品发布会的地点,错;13.请柬的时间不详细,且将2005年简写为“05年不规范,错;14“.敬请光临未左端顶格排布,错;15.落款未空两格居右排布,且日期未标“年月日,错;16.请柬未提早一周发送,错;17.向总经理提议用摄像设备来记录保管资料,对;18.能向总经理建议暂时租用摄像机,表达了“经济适用的原那么,对;19.通知终了时

43、未说礼貌语,错;20.前把原件的别针(硬物)取下,对;21.在取下原件别针时将文件弄破(容易呵斥卡纸),错。第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍陈列有序。对；第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。对；第三，会议室温度低于16度。错；第四，能在会前检查设备能否正常，温度能否适宜。对；第五，8点开会，本应提早进会场检查却8点20分才去检查。错；第六，能安排初秘书检查录音机和磁带能否齐全。对；第七，能在会前叫初秘书给她一份人员座位图。对；第八，与同事说话口气太硬，不留意亲密同事关系。错；第九，没有及时做好会议文件的退清任务。错；第十，会后能整理“会议简报。对；第十一，“第

44、三季度会议时间表编制不规范。错；第十二，在回收文件、编制会议时间表、整理睬议简报等诸多任务中，没有安排初秘书一同做而是单独去做，既不利于调动同事积极性，又影响了任务效率。错；第十三，在进苏经理办公室时未敲门而直接进入。错；第十四，与指点说话，不等指点谈完表示“可以走了就擅自离去。错；第十五，把文件清退、编制会议时间表两项任务置于一边，而把发“文件处置流程图这项不很急的任务放在首位，不符合ABCD法那么。错；第十六，在发文件时，能先打确认对方。对；第十七，文件后，能打问对方能否收到。对；第十八，对挡住过道的大箱子，不是寻觅物主、适当安顿，而是大骂人“缺德，将箱子推到灭火器前，既损害了同事关系，又

45、留下了平安隐患。错。 1.职业培训着装规范,对;2.提早非常钟到达办公室,自动清扫任务区域卫生,做好上班预备,对;3.办公桌上办公用品、文件摆放整齐,对;4.办公室采光充足,环境良好,对;5.电脑屏幕侧对强光,以致光线反射,看不清显示内容,错;6.办公室电脑没设置密码,导致“系统界面换了,错;7.制造任务日志,以合理有效地管理和方案任务时间,对;8.用语礼貌规范,对;9.上班时间补妆,错;10.离兴办公室没关电脑,错;11.进王总办公室先敲门,对;12.制定的谋划方案零乱,没排页码,又没有会议主题与议题等相关内容,错;13.约请对象里脱漏了王总事先指定的人员,错;14.做事总是马马虎虎,以致不

46、能及时完成指点交办的任务,错;15.指点布置任务时能做好记录,对;16.与指点交谈时,能正确倾听和有效提问,适时给指点提出建议,对;17.马上去落实指点安排的修正谋划方案、发布会议通知、安排车辆等事宜,做事能区分轻重缓急,对;18.会议通知中“参与人员未按职位由高到低陈列,错;19.会议时间不详细,且将下午写成了上午,错;20.会议通知中没阐明会议主题,错;21.用车方案思索不周全,错;22.预订车辆,出现矛盾时能自动和相关部门协调,对; 1、将挡住通道的移开，坚持畅通。 2、公文标题错误请示和报告是两个文种 3、无严密认识严密文件放桌面上，随意让他人看 4、报销手续错误没有指点签字就付现金

47、5、现金保管不符合要求现金放在无锁的抽屉中 6、报销环节错误没有附发票就付现金 7、泄露会议中信息 8、忘记通知陈总和司机下午不要去昌顺公司 9、能留意任务时维护眼睛办公室光线适当 10、能自动提示他人室内制止吸烟 11、边备有笔和留言条，能马上记录 12、记录记得齐全，并能将关键词复述 13、接用语不规范。没有问候语、没自报姓名、没有告别语 14、办公桌干净、整齐，物品摆放有序 15、能快速接应； 1、请柬格式不规范，“敬请应格书写； 2、请柬中没有写明活动地点； 3、开放观赏活动的时间不对，五一假期刚过，此时组织观赏活动不合时宜； 4、没有预备宣传资料 5、对观赏道路不熟习 6、在观赏道路

48、的一些拐角设有指示性标志 7、引导来宾观赏时，没有提示来宾留意路上的妨碍物 8、钟苗对观赏工程的讲解预备不充分，无法回答来宾的提问。 9、严密认识不强如进货渠道属公司，不应泄露 10、观赏道路不平安，预备任务不到位 11、休憩室预备得不充分茶水、饮料、座位都不够； 12、留意了门口环境的布置如横幅和彩旗，起到烘托气氛的作用 13、钟苗的服饰不规范，应穿办公室职业装，以表示正规和对来宾的尊重 14、可以在门口迎候来宾 15、接应及时，符合礼仪 答出以下各点，每点计1分： 16、办公环境不规范办公桌前线与电线缠绕混乱、桌上不应摆放咖啡瓶； 17、钟苗的问话不够礼貌应说：“请问各位是来观赏的嘉宾吧！

49、 18、引导来宾时，指示方向的手势不对运用右手。 第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍陈列有序。对； 第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。对； 第三，会议室温度低于16度。错； 第四，能在会前检查设备能否正常，温度能否适宜。对； 第五，8点开会，本应提早进会场检查却8点20分才去检查。错； 第六，能安排初秘书检查录音机和磁带能否齐全。对； 第七，能在会前叫初秘书给她一份人员座位图。对； 第八，与同事说话口气太硬，不留意亲密同事关系。错； 第九，没有及时做好会议文件的退清任务。错； 第十，会后能整理“会议简报。对； 第十一，“第三季度会议时间表编制不规范。错； 第十

50、二，在回收文件、编制会议时间表、整理睬议简报等诸多任务中，没有安排初秘书一同做而是单独去做，既不利于调动同事积极性，又影响了任务效率。错； 第十三，在进苏经理办公室时未敲门而直接进入。错； 第十四，与指点说话，不等指点谈完表示“可以走了就擅自离去。错； 第十五，把文件清退、编制会议时间表两项任务置于一边，而把发“文件处置流程图这项不很急的任务放在首位，不符合ABCD法那么。错； 第十六，在发文件时，能先打确认对方。对； 第十七，文件后，能打问对方能否收到。对； 第十八，对挡住过道的大箱子，不是寻觅物主、适当安顿，而是大骂人“缺德，将箱子推到灭火器前，既损害了同事关系，又留下了平安隐患。错。 1

51、.电脑与打印机放置一处,便于电源线衔接,对; 2.窗户没有窗帘,使打印机和复印机任务光阴线耀眼,错; 3.与复印机衔接的电源线没有隐藏起来,任其在地下拖曳,呵斥平安隐患,错; 4.钟苗着装不规范,错; 5.能在铃响三声内接,接前先报单位称号,对; 6.在不明对方身份的情况下随便通知己方指点行迹并泄露新产品发布会的日期,错; 7.把本该放在机旁的记录本放在抽屉里,错; 8.能想到记下对方的内容以便通知指点回话,对; 9.把手机放在电脑旁,违背了“个人物品不能放在办公桌上而应放抽屉里的原那么,错; 10“请柬两字未居中排布,错; 11.请柬正文用“自定于开头,错; 12.请柬正文短少新产品发布会的地点,错; 13.请柬的时间不详细,且将2005年简写为“05年不规范,错; 14“.敬请光临未左端顶格排布,错; 15.落款未空两格居右排布,且日期未标“年月日,错; 16.请柬未提早一周发送,错; 17.向总经理提议用摄像设备来记录保管资料,对; 18.能向总经理建议暂时租用摄像机,表达了“经济适用的原那么,对; 19.通知终了时未说礼貌语,错; 20.前把原件