秘书工作机构的职能与要求教学课件(49张)

1、秘书工作机构的职能与要求秘书工作机构的设置秘书工作机构的职能秘书工作机构的工作要求引入：案例近年来，为配合上级机关的精简，某县陆续接纳了5名精简下来的干部，其中正科级2人，副科级3人。考虑到这5位干部均无专业特长，年龄又偏大，分到职能部门，得从头学起，弄不好还会影响职能部门的工作效率，而秘书部门是综合办事部门，事情又繁杂，没有专长也能做做，于是县长把他们统统安排到秘书科工作。秘书科长对此很有意见，“本来只有5人的秘书科，老、中、青比例为1：2：2，承担全县的秘书工作游刃有余，现在一下子来了5名不懂业务的老同志，10个人中有6名科级干部，老中青比例一下子变为6：2：2，秘书科一下子人满为患，以后

2、工作可怎么展开”;“怎么办呢，这些干部无专业特长，平时你们不是老说工作忙，现在人多不就力量大了吗，你的心思我也不是不明白”;县长无奈地说，这样吧，在秘书科下再成立3个室：文书室、机要室、综合室。人员安排分别为：秘书科3位正科级干部，文书室3人，其中1位副科级干部，机要室3人，其中1位副科级干部，综合室4人，其中1位副科级干部。反正再熬两年，他们就要退休了。想来想去只有这样安排才最合理。秘书处长无话可说。问题是这样的安排是否真的合理呢？ 秘书工作机构的设置1、秘书工作机构的设置三原则（1）精简原则。为了避免人浮于事。（2）纵向层次少。为了上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义。（3）横向幅度

3、大。因为秘书工作涉及面广，头绪多，事务繁杂。纵向层次多，横向幅度小，控制严，但上下沟通不便。纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由度大，上下沟通方便。2、秘书工作机构的名称与组织形式（1）名称：我国的秘书工作机构有广义和狭义之分，广义的是指秘书长或办公厅主任领导下的办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称组成，如国务院办公厅、四川省人民政府办公厅、郫县人民政府办公室等；狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部分，统辖于机关、单位或办公厅之下，只负责文书、会务、联络、接待工作。注意我们要分清两个误区：并非所有的办公室都属于秘书机构。如:外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、台湾事务

4、办公室、工业交通办公室等就不是秘书机构。因为这些机构所承担的职能并非秘书机构的职责。在秘书机构内也有非秘书性质的部门。如:汽车队、保安处、文印室等放入秘书机构。另外有些地方也会把一些尚未成熟的或难以独立的部门也放入秘书机构，于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书性质的部门的现象。下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构：董事会秘书处 董事会财务审计室 董会法律事务部 党委办公室 组织部 宣传部 纪委(监察) 工会 团委 信访处总经理办公室 人事部 劳资部 生产技术部财务部 企划部 通风处 安全管理监察部非煤产业部请指出这些机构中哪些属于秘书机构。（2）组织形式分理制：就是下面再设部门，

5、以处理各种不同的秘书工作。部级机构、厅局级机构以及大中型企业单位一般采用分理制。如国务院办公厅下设秘书局、机要局、信访局等。 厅局级机构下设单位称为处，如秘书处、机要处、信息处等。综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，适合秘书工作量不太大的机关或单位。如市、县政协和多数企事业单位一般采用综理制。临时性的秘书工作机构秘书处，如企业的职工代表大会设“秘书处”，视会议的规模大小、工作多少，采用综理制或分理制，如大会秘书处下可再分联络组、文件组、宣传组、后勤组等。（三）秘书工作机构的地位和性质从地位和作用来看，秘书工作机构有两种情况。（1）中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机构是组

6、织严密、人员设施齐全、工作既分工又合作的相对独立的工作机构。它承首脑之命，有召集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的权力。中央的秘书工作机构还有权制订秘书工作程序、规范秘书工作技术、指导下级组织的秘书工作，通常又被称为“秘书工作机 ”。其地位和作用可以用下图表示首脑机关秘书机关下级组织下级组织职能部门职能部门（2）中级组织和中型企事业的秘书工作机构虽也配置一定的人员和设备，工作也是既分工又合作，但对领导部门或领导人的从属性更为明显。它往往在领导的直接指挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从事一般文书、事务工作。通常被称为“秘书工作部门”。其地位和作用可用下图表示领导部门下级组织下级组织秘书部门

7、职能部门注意无论是秘书工作机关还是秘书工作部门，它们都处于最贴近首脑机关或领导部门的中枢位置。它们的地位虽与直属下级组织、职能部门平级，但其作用实际上高于直属下级组织和职能部门。基层组织和小型企事业单位，由于其规模小，人员少，往往不设独立的“办公室”，只配置一二名专职或兼职秘书，他们往往与上司同在一间办公室，或在办公室外占一席之地办公，被称为“秘书岗位”。2、秘书工作机构的性质秘书工作机构由其职能据顶具有机密性、辅助性、综合性、服务性四种特性。（1）机密性秘书部门掌管机密文件（政治机密、经济机密或者人事机密、商业机密、科技机密），组织和参加各种会议（必然有部分内容是涉及机密的），承领导之命办理

8、各种事务，负责组织内部的安全、保卫工作，因此，首先具有机密性。（2）辅助性秘书部门直接辅助领导工作，办文办事办会，通讯联络接待，传达领导指令，充当参谋与助手，具有辅助性。（3）综合性秘书部门的工作繁杂，涉及上下左右各方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性，因此具有综合性。（4）服务性秘书部门相对整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门服务，又不仅是管理服务和信息服务，而且包括生活服务和事物服务，所以说服务性是秘书部门的本质特征。（三）秘书工作机构的职能与工作要求1、秘书工作机构的职能（1）助手职能帮助或代替领导处理日常文

9、件、通讯、联络、接待等事务；帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况；经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命；在会议、文件、廉政等方面为领导把关。（2）参谋职能调查与提供领导决策所需的信息资料，支持领导决策。收集并反馈信息，为领导再决策提供依据。（3）枢纽职能向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知和口令；转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；向下级部门转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；向领导部门呈报下级的书面请示和报告、建议或批评意见。负责与政府部门、新闻媒介等的沟通与联络。（4）协调职能负

10、责上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾。（5）保密职能妥善保管机密文件，会议精神、会晤中的内容中所涉及的机密；保守企业资金、经营、生产工艺、账目、配方、专利、知识产权、客户渠道等商业机密；保守领导人的住址、行踪、活动内容及个人隐私；保守员工的档案、升迁、调动等人事机密；保守涉及组织利益的其他秘密；监督机要部门、机要人员保守各种有形和无形的机密。（6）公关职能2、秘书工作机构的工作原则与要求（1）明确职责、权限、目标、任务（2）制定秘书工作的各项制度和标准（3）分清主次，有条不紊（4）科学地安排工作程序（5）准确细致，切实无误。（6）迅速果断、讲求时效（7）忠于职守、安于职分（

11、8）加强教育、管理，不断提高素质、能力3、秘书工作机构成员（1）秘书班子成员的不同层次要求（2）秘书班子的群体优化第一：“异质结合”原则，即由不同的专长、学历、能力、年龄以及性格、性别的人员组合。第二：合理分工，密切合作，使职得其人，人尽其才。案例30出头硕士毕业的李某年轻有为，已是某市政府机关办公室的副主任。老主任对李某的工作相当支持，在李某主持下，办公室的各项工作开展得相当顺利，办公室的人员也干劲十足，工作一派欣欣向荣。后来老主任退休了，上级派来了一位拥有博士学位，同样非常年轻的孙某任正主任。 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼，然而，情况

12、恰恰相反，两位主任的意见常常对立冲突，而且两人相互之间又不沟通，给予下属的指令经常不一致。一件事若按副主任的要求去做，权力更大的正主任要下属从头来过，这样搞得办公室工作没有效率，时间也浪费了。更重要的是让下级感到无所适从。而且这种两驾马车式的管理方式越来越严重，使得整个办公室的管理相当混乱，各项工作弄得一团糟。结果，领导将两位主任全部替换，又派了一位主任，办公室工作才理出头绪。请问这则案例中，领导在安排办公室人员（主任）方面有那些失误？为什么？（四）秘书部门和人员的管理1、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求（1）机构与部门职责（2）岗位责任制（3）工作程序和工作方法（4）信息系统（5）办公自动

13、化2、秘书人员的自我管理（1）工作管理第一，要有明确的工作计划。包括工作目标、内容、分工或合作情况、工作步骤、方式、完成时间、标准要求等等，都要了然在胸。第二，要区分轻重缓急，决定工作次序，有条有理地去进行。无论做什么工作都要高标准、严要求。秘书工作中许多看来是小事，但许多老秘书的体会是“秘书无小事”。细小的差错往往影响大局。案例：“沉痛教训”田真同志自17岁到西柏坡中央办公厅从事秘书工作一直到离休,是一位经验丰富的老秘书工作者。谈起秘书工作的经验，他体会最深的就是在中央机关“秘书工作无小事”，“不怕一万，就怕万一”。因此在工作中一定要认真负责，兢兢业业，一丝不苟。否则稍一疏忽，就可能给工作带

14、来不可挽回的损失。他说：“在这方面，我们是有过沉痛的教训的。”1953年，中央批转由毛主席亲自修改签发的一份文件，文件批语是毛主席用铅笔写的，文件由周恩来等中央领导传阅后，经办部门为了保持主席手稿的整洁，便将主席的批语重新打印了一份，后来以中央文件形式下发。过了一段时间，毛主席发现文件中的“付诸施行”印成了“讨论施行”，便打电话来查问究竟，经查原来是打字员将手写的“付诸”二字错打成了“讨论”， 两字之差意思相去甚远。为此毛主席特地要求中央办公厅发一专门的更正通知，并说嗣后一定要校对清楚，不要再错。这件事使田真深受震动，深切体会到做秘书必须精心细心，绝不可粗心大意。（材料来源：秘书2007年第6

15、期，李文娟文）（2）行为管理行为方式言语举止态度说话得体某天上班时间内，老总走到策划部主管高慧的身边突然问了一个莫名其妙的问题：“小高，我问问你，美眉是什么意思?”高慧忍不住地笑了：“您是不是也想找个美眉?”“哪里，美眉是什么玩意儿我都不清楚，我找它干什么?”老总说，“我在家老听我孩子说美眉什么的，我问他什么意思，他只朝我傻笑不告诉我，今天我听见我的秘书在我办公室也说美眉这个词，所以好奇，问问你。” “是这样的，美眉是指因特网上那些漂亮的女孩。因为人们在网上聊天的时候，如果称这些女孩为妹妹，可能觉得太俗；称美丽的姑娘吧，又可能让人觉得太轻浮，所以美眉的叫法就流行起来。原先是在网上，现在有些人在

16、日常生活中也这么叫了。美眉的写法有很多种，有的写成美媚，也有的写成美妹，有的干脆写成MM，一般都写成美眉。”、 “噢，原来如此!”老总点点头然后回到了办公室。下班的路上，高慧特意走到老总的秘书小张面前提醒道：“在上班的时候，最好不要用美眉这类新潮的词汇。”“头儿今天是不是对我有什么意见?”小张解释说，“上午我在办公室帮他整理材料，我一个同学打我的手机，我无意中说漏了嘴。”“他倒是没什么意见，只是好奇。”高慧说，“只不过今后要稍微注意一点，在领导面前少说那些一般人听不懂的时髦词汇或句子。” “看来我是得注意一下了。不记得是哪本书说过，像他们这种年纪大而又有地位的男人，观念最保守，审美情趣最落后。

17、今后说话要是不注意一点，让他们看不惯，说不定哪天我的饭碗被他们砸了，自己还不知道怎么回事。”“你说到哪儿去了?!”高慧笑着说，“你觉得他们就那么顽固吗?不过，反过来你想想，如果某个人一天到晚老跟你说唐诗宋词，你是不是也不会习惯?”“那倒也是，我从来就不喜欢这些陈得发霉的东西。” “另外，我昨天下午听你打电话时，说下午十五点钟，这种说法也不太好，容易听成下午五点钟。所以最好直接说成下午三点钟。”，“那是上海分部的黄小姐。她说话一半中文，一半英文，半土半洋；我只不过是在电话里重复确认她所说的时间。”“正因为对方是这么说的，所以你在重复确认的时候，就更应该纠正过来，尽量避免误会。”（3）时间管理：科

18、学地支配时间和充分地利用时间。（4）办公环境管理：对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。1、这世上，没有谁活得比谁容易，只是有人在呼天抢地，有人在默默努力。2、当热诚变成习惯，恐惧和忧虑即无处容身。缺乏热诚的人也没有明确的目标。热诚使想象的轮子转动。一个人缺乏热诚就象汽车没有汽油。善于安排玩乐和工作，两者保持热诚，就是最快乐的人。热诚使平凡的话题变得生动。3、起点低怕什么，大不了加倍努力。人生就像一场马拉松比赛，拼的不是起点，而是坚持的耐力和成长的速度。只要努力不止，进步也会不止。4、如果你不相信努力和时光，那么时光第一个就会辜负你。不要去否定你的过去，也不要用你的过去牵扯你的未来。不

19、是因为有希望才去努力，而是努力了，才能看到希望。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只

20、要在路上，就没有到达不了的远方！8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。12、逆境给

21、人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。16、在路上，我们生命得到了肯定，一路上

22、，我们有失败也有成功，有泪水也有感动，有曲折也有坦途，有机遇也有梦想。一路走来，我们熟悉了陌生的世界，我们熟悉了陌生的面孔，遇人无数，匆匆又匆匆，有些成了我们忘不掉的背影，有些成了我们一生的风景。我笑，便面如春花，定是能感动人的，任他是谁。17、努力是一种生活态度，与年龄无关。所以，无论什么时候，千万不可放纵自己，给自己找懒散和拖延的借口，对自己严格一点儿，时间长了，努力便成为一种心理习惯，一种生活方式！18、自己想要的东西，要么奋力直追，要么干脆放弃。别总是逢人就喋喋不休的表决心或者哀怨不断，做别人茶余饭后的笑点。19、即使不能像依米花那样画上完美的感叹号，但我们可以歌咏最感人的诗篇；即使不

23、能阻挡暴风雨的肆虐，但我们可以左右自己的心情；即使无法预料失败的打击，但我们可以把它当作成功的一个个驿站。20、能力配不上野心，是所有烦扰的根源。这个世界是公平的，你要想得到，就得学会付出和坚持。每个人都是通过自己的努力，去决定生活的样子。1、许多人企求着生活的完美结局，殊不知美根本不在结局，而在于追求的过程。2、慢慢的才知道：坚持未必就是胜利，放弃未必就是认输，。给自己一个迂回的空间，学会思索，学会等待，学会调整。人生没有假设，当下即是全部。背不动的，放下了；伤不起的，看淡了；想不通的，不想了；恨不过的，抚平了。3、在比夜更深的地方，一定有比夜更黑的眼睛。4、一切伟大的行动和思想，都有一个微不足道的开始。5、从来不跌倒不算光彩，每次跌倒后能再站起来，才是最大的荣耀。6、这个世界到处充满着不公平，我们能做的不仅仅是接受，还要试着做一些反抗。7、一个最困苦、最卑贱、最为命运所屈辱的人，只要还抱有希望，便无所怨惧。8、有些人，因为陪你走的时间长了，你便淡然了，其实是他们给你撑起了生命的天空；有些人，分开了，就忘了吧，残缺是一种大美。9、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。10、没人能