会中服务培训教学课件(49张)

1、思考：会议秘书在会中应做好哪些工作？ 会中的服务与组织第1页，共51页。 会务工作流程图2（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报做好会议保密工作 会议信息工作第2页，共51页。会议服务与组织工作一、组织报到和签到两种会议须会前报到代表大会或重要的工作会议；有外部人员参加的专题性会议。(一)接站和引导1接站。（1)充分掌握与会者情况，避免错接和漏接。 (2)接站现场及交通工具标志要醒目第3页，共51页。3.引导会间工作人员为与会者指引会场、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。2报到：指与会者在到达会议活

2、动所在地时所办理的登记注册手续。一般在大会会务组的房间进行，报到要尽量从简第4页，共51页。报到注意事项：(1)查验证件，确认与会者的参会资格；(2)请与会者在登记表上填写个人姓名、性别、年龄、单位、职务、职称、联系地址、电话、邮政编码等有关信息，以备编印通讯名录。第5页，共51页。会议报到登记表（200年月日）序号姓名性别年龄工作单位职务职称通讯地址电话手机电子邮箱房间号第6页，共51页。(3)统一接收与会者随身带来的需要在会上分发的材料，经审查后再统一分发(4)分发会议文件及有关材料（装袋）。第7页，共51页。案例：志远股份有限公司董事会召开会议，讨论从国外引进生产设备的问题。秘书张志负责

3、为与会董事准备会议所需文件资料，因为有多家国外公司竞标，所以材料很多。张志由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是，张志就没有准备他们的资料，不想，正式开会时，其中的两位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一叠资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。第8页，共51页。思考分析：1、秘书张志的工作有哪些不足？原因是什么？2、如果让你准备这次会议所需文件资料，你会怎么做？3、你从中吸取了什么经验教训？第9页，共51页。一是会议资料数量要适中，留有充分的余地；二是根据会议议程或日程安排顺

4、序装袋；三是最好据此情况列出一份会议文件（资料）清单，便于与会者对照阅读。四是重要文件必须履行签收手续，分发时要编号、登记；五是会后需要退回的文件（征求意见稿、保密性文件等）应附上一份文件清退目录；嘱其妥善保存，会后退回。六是重要而又需事先送达与会者的文件，应派专人专递、传真、特快专递等送达。第10页，共51页。注意：除正常的会议文件外，还应有会议日程表、与会者名录及房间安排表、会议代表证、人员分组表、就餐桌号、集体合影位置图等。如果安排参观考察、旅游和文艺活动，还应有乘坐车的车号和观看演出的门票。第11页，共51页。(5)预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据。（6）登记与会者返程的

5、时间、车次(软卧、硬卧还是硬座)或飞机的航班，并预收车(机)票费；向与会者解答会议的有关问题并提醒应该注意的事项。 第12页，共51页。（二）签到1签到的作用。一是可以检查核对与会人员，二是可以统计到会人数。三是留下第一手签到记录，为以后的查考提供历史凭证。第13页，共51页。2会议签到的方式。(1)簿式签到适用于小型会议或各类庆典和仪式(2) 卡片式签到适用于大中型会议和重要会议(3) 电子签到常与卡式（磁卡）签到配合使用（4）表式签到（5）秘书代签第14页，共51页。 3签到表的格式。同一个单位或同一类会议的签到表应当统一格式。(1)标题。 (2)正文。会议名称。主办单位。举行时间举行地点

6、。应到单位名称或应到人姓名。与会者签名。第15页，共51页。二、做好会议记录思考：所有会议都应做记录吗？为什么？ (一)会议记录的含义、作用1含义：是会议客观进程原始、真实信息的记载2、作用(1)为日后查考、研究会议提供第一手材料。(2)在一些法定性会议中，会议记录经发言者和会议领导确认签字后，具有法律效力。(3)便于领导及时、全面了解和掌握会议的进展情况和动向。(4)为形成决定、决议、会议纪要等最后文件打好基础。(5)经会议领导和发言者同意，可散发会议记录整理稿，以便传达和学习会议精神。(6)图像类会议记录还可以用于会议宣传报道。第16页，共51页。(二)会议记录的格式和内容1标题。(1)专

7、用性标题。如“x x公司行政办公会议记录” “x x学会第x次理事会会议记录”。(2)通用性标题。适用一般会议，只写“会议记录”即可。第17页，共51页。 2首部(会议概况)(1)会议的名称。(2)会议时间(3)会议地点(4)会议召集人或主持人（姓名和职务,甚至单位名称）(5)参加人员（出席人、列席人、旁听人等） (6)缺席人员第18页，共51页。 3主体。(1)会议的议程和议题。(2)发言情况_重点，包括发言人姓名和发言内容(3)会议结果_对议题的通过、缓议、撤销、否决等(4)会场情况_会期会场内发生的与会议进程有关并且具有记录价值的情况。第19页，共51页。 4尾部。(1)记录人。(2)审

8、核人。(3)发言人。 (4)法定的签字人员。第20页，共51页。x x学会第（ ）次理事会议记录 时间年 月 日 午 时 分 至 日 午 时 分地点主持出席列席缺席共 页（发言人姓名）（会议进程记录） 记录人： 审核人： 审核日期：第21页，共51页。会议名称主办部门时间年 月 日午时分地点主持人出席列席缺席审核记录发言人（发言内容及决议） 发言人签署： 第22页，共51页。（三）会议记录的方法和要求1会议记录的方法。(1)详细记录重要会议(2)简易记录较为简单的事务性会议(3)摘要记录一般性会议。第23页，共51页。摘要记录的重点：会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的

9、焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动第24页，共51页。2会议记录的要求。(1)人员落实。 (2)准备充分。(3)客观真实，全面准确。(4)清楚规范。第25页，共51页。（四）认真核实与整理（五）编写会议简报（略）第26页，共51页。 三、做好会议服务工作（一）当好舞台监督某校召开表彰大会，对全校七八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上 的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竞乱糟槽。思考：该案

10、例给我们什么启示？第27页，共51页。一般工作例会:做好会议记录;在议题转换时通知有关列席人员到会。大型工作会议或群众集会:传递上下临时性信息;有关人员的临时性调度等。第28页，共51页。 具体的工作内容有：1、为主席台上领导传递信息临时动议找人或交代问题2、传递会外紧急情况或与会者重要提议3、通知或示意播放音乐，组织礼仪小姐和受奖人员上台颁奖时4、安排人员倒茶水5、相机处理临时性事宜等。第29页，共51页。案例 某企业准备在10月l0日上午10点于华海大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。会上需要租借放映机来进行产品操作演示。总经理秘书洪小姐负责租赁放映机。接到任务后，打

11、电话给租赁公司，要求l0日上午9点50分准时把放映机送到华海大厦会议厅。10日上午，会议开幕前，秘书们都在紧张地做着最后的准备工作。洪小姐一看表，呀，已经9点55分了，放映机还没有送到，于是马上打电话去问，对方回答机器已送出。 眼看着各地来宾已陆续进场，洪小姐心急如焚第30页，共51页。思考：1假如你是洪小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理?2假如放映机在10点还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?3、怎样才能避免此类事故的发生？第31页，共51页。（二）组织好会议集体摄影一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领

12、导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。此案例给我们什么启示？第32页，共51页。1、选好地址2、搭好摄影台3、编制好与会人员的站位图表第33页，共51页。（三）安排好参观考察和旅游活动1、选好项目2、检查活动对象。包括车程、交通和路况、停留时间；陪同人员、解说人员和导游人员的安排，现场的清洁、安全和整体环境情况等3、组织指挥活动。一要配备安全状况和设施条件好的车辆，确保交通安全。二要对车辆进行编号，乘坐人和车要固定，并随时清点人数。第34页，共51页。 1、做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作. （1）秘书要多听、多记、多想

13、、多算、多跑，全面搜集信息。 （2）深入会议，掌握第一手资料。 （3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。 （4）注重实效，并收集反馈信息。第35页，共51页。2、做好会议期间的对外宣传（1）妥善处理与新闻媒体的关系。（2）注意内外有别，严守单位秘密。（3）选择宣传内容应坚持对象、效果、 时效、费用的原则。(4) 收集媒体对会议的报道提供给领导. （5）为领导召开记者招待会提供资料。第36页，共51页。值班人员的职责：随时应对各种突发性事件；控制与会议无关的人员进入会场保持与领导和后勤服务部门主管人员的联系，以便及时协调解决出现的各种问题；及时协调解决与会人员提出的意见和问题做好会议期间各项

14、活动和矛盾的协调工作：检查安全保卫工作；填写值班记录（五）安排好会议值班第37页，共51页。四、有效引导会议进程（一）会议主持人基本知识通常由有经验、有能力的人，或是有相当地位、威望的人担任。当然主持人和临时主持人主持人任务:控制并引导会议进程即阐明目标，鼓励大家各抒己见，并保证给予每一个成员有合理的发言机会和时间，保证每一个会议成员都明白会后自己应该承担的工作，使会议顺利进行，并按时完成各项议题。会议的成功与否80以上的责任在于会议的主持人。第38页，共51页。（二）引导会议进程的方法1、会前：认真研读有关文件材料，了解会议有关问题2、明确会议时间，准时开会、散会3、掌握好会议讨论、结束讨论

15、、休息与结束会议的时机第39页，共51页。思考：有人在不适宜的是否插话怎么办?坚持说完你的看法。你可以说：“请原谅，我还没有说完，我的意思是”也可用身体语言或音量制止别人的插话举动向插话者挥手致意，并继续用同样或更高的音量说下去第40页，共51页。（三）引导会议进程的技巧1、提前到达会场，营造和谐会议气氛2、开门见山进入会议3、议题集中4、控制好会议的进度和时间5、鼓励发言者积极发言6、努力消除交流障碍7、善于运用直观教具来增强效果第41页，共51页。8、及时结束会议思考：如何及时结束会议？首先准确判断时机其次简短地报告此次会议的决定。第三对与会者再次表示感谢，并安排与会者退场，及时清理会场。

16、第42页，共51页。（四）会议中可能出现问题的掌控1两派对立或对立结论出现 办法之一是引导会议进入下一个议题。办法之二是告诉他们可以在会后留下来，单独解决他们之间的争论。第43页，共51页。 2应付开会中一些行为特别的人(1)始终沉默的人。(2)反对任何建议的人天生的“反对派(3)脱离主题的人。(4)开会时打瞌睡的人。第44页，共51页。 第四节 会议善后工作思考：会后，秘书应做好哪些工作？第45页，共51页。会中服务一、会议报到1. 接站示意板，写上“XXX会议在X层X号房召开”。如有可能安排人员在门口迎接，这样更能显示出主人的周到热情。2. 签到大中型会议一般采取证卡式签到法，所用证卡应随

17、通知发出，到会后查验即可。小型会议一般采取簿式签到法，即直接签名。3. 分发会议材料（需住宿的发住房钥匙）（1）会议材料的份数应留有余地（2）不要堆在服务台，而应装在资料袋中，在签到时分发（3）会后需回收的文件，应用口头、文件注明、发放清退目录等方法提前告诉与会者；保密性文件需登记签收。 第46页，共51页。会中服务二、组织会议进行1. 做好会议值班工作，确保安全2. 编写会议记录会议记录是对会议基本情况、发言内容和进程进行记载的原始性文字材料。完成一份完整、简洁、条理清楚的会议记录是秘书在会议期间的重要工作内容。（1）做好会议记录的准备工作（2）会议记录的格式：标题+正文+尾部，其中正文又由

18、首部+主体+结尾组成。正文主体一般包括会议议题或议程、发言人及发言内容、会议决议三项内容。（3）会议记录的方法（4）会议记录的要求（5）会议录音、影像记录（6）会议记录的注意事项第47页，共51页。3. 编写会议简报会议简报是会议期间编印的关于会议情况的简要报道，用来交流会议进展情况，以及记载会上领导的重要讲话或与会代表讨论研究的决策性的问题，一般由会议秘书处或专门的简报组编写。一般来说人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报，而会期短、规模不大、没有分组的会议一般不出简报。（1）会议简报的编写要求（2）会议简报的格式：报头+报核+报尾4. 传接电话会议进行期间一般不能将电话传接进会场，可请

19、对方留言，等休会或是散会时传达，如果情况十分紧急可用纸条告诉与会者。5. 信息沟通沟通场内不同小组。场内外相关部门的沟通等。第48页，共51页。三、搞好生活服务1. 及时订购回程票2. 打印并分发会议代表通讯录3. 组织拍摄会议集体照及活动照4. 征询住宿、膳食意见5. 保证参观、访问及娱乐活动顺利进行 第49页，共51页。1、不是井里没有水，而是你挖的不够深。不是成功来得慢，而是你努力的不够多。2、孤单一人的时间使自己变得优秀，给来的人一个惊喜，也给自己一个好的交代。3、命运给你一个比别人低的起点是想告诉你，让你用你的一生去奋斗出一个绝地反击的故事，所以有什么理由不努力!4、心中没有过分的贪

20、求，自然苦就少。口里不说多余的话，自然祸就少。腹内的食物能减少，自然病就少。思绪中没有过分欲，自然忧就少。大悲是无泪的，同样大悟无言。缘来尽量要惜，缘尽就放。人生本来就空，对人家笑笑，对自己笑笑，笑着看天下，看日出日落，花谢花开，岂不自在，哪里来的尘埃!5、心情就像衣服，脏了就拿去洗洗，晒晒，阳光自然就会蔓延开来。阳光那么好，何必自寻烦恼，过好每一个当下，一万个美丽的未来抵不过一个温暖的现在。6、无论你正遭遇着什么，你都要从落魄中站起来重振旗鼓，要继续保持热忱，要继续保持微笑，就像从未受伤过一样。7、生命的美丽，永远展现在她的进取之中;就像大树的美丽，是展现在它负势向上高耸入云的蓬勃生机中;像

21、雄鹰的美丽，是展现在它搏风击雨如苍天之魂的翱翔中;像江河的美丽，是展现在它波涛汹涌一泻千里的奔流中。8、有些事，不可避免地发生，阴晴圆缺皆有规律，我们只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改变它的轨迹。9、与其埋怨世界，不如改变自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都强。人生无完美，曲折亦风景。别把失去看得过重，放弃是另一种拥有;不要经常艳羡他人，人做到了，心悟到了，相信属于你的风景就在下一个拐弯处。10、有些事想开了，你就会明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就算有人同情你，那又怎样，最后收拾残局的还是要靠你自己。11、人生的某些障碍，你是逃不掉的

22、。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!16、人生在世：可以缺钱，但不能

23、缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盗名;可以低落，但不能堕落;可以放松，但不能放纵;可以虚荣，但不能虚伪;可以平凡，但不能平庸;可以浪漫，但不能浪荡;可以生气，但不能生事。17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。第50页，共51页。1、想要体面生活，又觉得打拼辛苦；想要健康身体，又无法坚持运动。人最失败的，莫过于对自己不负责任，连答应自己的事都办不到

24、，又何必抱怨这个世界都和你作对？人生的道理很简单，你想要什么，就去付出足够的努力。2、时间是最公平的，活一天就拥有24小时，差别只是珍惜。你若不相信努力和时光，时光一定第一个辜负你。有梦想就立刻行动，因为现在过的每一天，都是余生中最年轻的一天。3、无论正在经历什么，都请不要轻言放弃，因为从来没有一种坚持会被辜负。谁的人生不是荆棘前行，生活从来不会一蹴而就，也不会永远安稳，只要努力，就能做独一无二平凡可贵的自己。4、努力本就是年轻人应有的状态，是件充实且美好的事，可一旦有了表演的成分，就会显得廉价，努力，不该是为了朋友圈多获得几个赞，不该是每次长篇赘述后的自我感动，它是一件平凡而自然而然的事，最

25、佳的努力不过是：但行好事，莫问前程。愿努力，成就更好的你！5、付出努力却没能实现的梦想，爱了很久却没能在一起的人，活得用力却平淡寂寞的青春，遗憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔软的心智、让我们懂得累积时间的力量；那些孤独沉寂的时光，让我们学会守候内心的平和与坚定。那些脆弱的不完美，都会在努力和坚持下，改变模样。6、人生中总会有一段艰难的路，需要自己独自走完，没人帮助，没人陪伴，不必畏惧，昂头走过去就是了，经历所有的挫折与磨难，你会发现，自己远比想象中要强大得多。多走弯路，才会找到捷径，经历也是人生，修炼一颗强大的内心，做更好的自己！7、“一定要成功”这种内在的推动力是我们生命中最神奇最有趣的东西。一个人要做成大事，绝不能缺少这种力量，因为这种力量能够驱动人不停地提高自己的能力。一个人只有先在心里肯定自己，相信自己，才能成就自己！8、人生的旅途中，最清晰的脚印，往往印在最泥泞的路上，所以，别畏惧暂时的困顿，即使无人鼓掌，也要全情投入，优雅坚持。真正改变命运的，并不是等来的机遇，而是我们的态度。9、这世上没有所谓的天