档案提供利用工作概述

1、第九章 档案提供利用工作第九章 档案提供利用工作9.1. 档案提供利用工作概述9.1.1. 档案提供利用工作的含义是档案保管部门以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。9.1.1. 档案提供利用工作的含义基本内容介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分；分析利用者需求，把握利用规律；进行咨询服务；为利用者提供档案文献。 9.1.1. 档案提供利用工作的含义档案提供利用服务与档案信息开发工作 区别：工作任务不同主要内容不同联系：活动宗旨相

2、同：发挥档案的作用，实现档案的价值工作对象相同：以满足用户利用需要的档案为对象9.1.1. 档案提供利用工作的含义档案提供利用工作与利用档案 区别：主体不同目的不同联系：有利用需求，才有档案利用工作；有档案利用工作才能实现对档案的利用；这两种行为往往先后或同时发生，表现为一个过程的两个方面。9.1.2. 档案提供利用工作的地位档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。它是档案工作联系社会的一个窗口，是衡量档案工作好坏的主要标志。它在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。它是档案工

3、作中最富有活力的一个环节。9.1.3. 档案提供利用工作的指导思想全心全意为广大利用者提供档案信息服务，最大限度地满足利用者的档案信息需求。9.1.4. 注意问题明确服务方向，端正服务态度；正确处理利用工作与基础工作关系；正确处理档案利用和保密的关系；熟悉馆藏，了解利用者的需要；了解社会需求，搞好分析预测工作。利用与保密提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。澄清“利用危险，保密保险”以及“历史档案无密可保”的错误思想。要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手

4、续，方便广大利用者的正常利用。20112045年英美解密档案新看点2010年8月美国史密森尼杂志刊发了一篇文章，盘点了未来几十年中值得关注的九宗解密档案：2011年：美国国务院历史学家办公室计划公开尼克松、福特政府时期的外交政策计划，包括美国在1973年阿以战争、北大西洋公约组织及能源危机当中的外交活动。2019年：美国普林斯顿大学将公开英国现代主义诗歌大师TS艾略特（18881965）的1200份个人书信。这些信件的收信人是诗人的女友埃米莉霍尔女士，她被认为是激发艾略特创作灵感的“缪斯”女神。1959年，霍尔女士将这些展示诗人最深层内心世界的珍贵信函赠送给普林斯顿大学保管。20112045年

5、英美解密档案新看点2026年：沃伦伯格自1969年至1986年长期担任美国联邦大法官。他在任内经历过水门事件、废止死刑和堕胎争议等重大法律事件。1996年，伯格去世后次年，其子将这位大法官的个人书信文件共计20万份赠送给美国弗吉尼亚州威廉姆堡的威廉玛利学院，封存期为30年。2027年：1963年，时任总统肯尼迪授权联邦调查局对美国黑人民权领袖小马丁路德金实施秘密监视，联邦特工在他的住宅、办公室及他所住的旅馆到处安装窃听器，希望找到他与共产党组织联系的证据。FBI到底听到了什么？根据联邦法院1977年的规定，这些录音材料必须封存50年后方能解密。20112045年英美解密档案新看点2037年：英

6、国牛津大学图书馆曾于2000年公布了10箱英国外交文件，披露了1936年英王爱德华八世放弃王位，迎娶辛普森夫人的历史细节。但标号第24号的一箱“敏感”文件被要求再封存37年。好奇的英国媒体猜测，这些文件可能包含二战之前，英国伊丽莎白女王与纳粹德国秘密媾和的证据。2040年：1937年，美国精神学医生曾发起过一项“哈佛成人培养”研究计划，医生们对268名哈佛新生进行了心理测验。参与此项研究的年轻人大多后来都很普通，但其中有1人成为畅销书作者，4个人参加过参议员竞选，而其中最重要的一位就是后来的肯尼迪总统。肯尼迪的相关调查档案，包括了1940年至1963年遇刺之前各种调查问题及答案。这份个人档案还

7、得等30年才能解密。20112045年英美解密档案新看点2041年：1941年5月10日，希特勒的副手、德国副元首赫斯出人意料地独自飞往苏格兰，据说是要与英国议和，以共同对付苏联。赫斯旋即遭到逮捕和审讯。战后，他被纽伦堡战争法庭判处无期徒刑。在此期间，英国情报机构留下了大量有关这位特殊纳粹人物的文件，包括审讯纪录及赫斯与英王乔治六世的通信。这些档案的保密期是自赫斯被捕后100年。历史学家认为，这些文件很可能证明，赫斯自投罗网其实是英国情报机构长期诱导的结果。20112045年英美解密档案新看点2045年：1945年5月，二战接近尾声，英国皇家空军在波罗的海炸沉两艘德国船。英军原以为船上载有企图

8、逃往挪威的纳粹高官，但船上实际是7000名汉堡集中营的战俘。轰炸过后，仅有350名战俘幸存。英国皇家空军命令有关档案封存100年，因此，研究学者至今无法解释这场历史上最惨痛的“误伤”事件。2045年：同样还是二战，英军曾向皇家加拿大空军借用大量雷达技术人员，参加了代号为“秘密5000”的行动。这些加拿大军人的秘密任务是随英军在大西洋巡航，寻找德军战机和潜艇。皇家加拿大空军命令所有相关文件必须保密100年。至今，加拿大空军的正史对此行动仍然只字不提。这不禁引起了军史学者的好奇，加拿大军队当时到底干了什么？影响档案用户利用需求的因素内因用户的职业和工作性质、用户自身的文化素养、档案意识和利用能力。

9、外因国家政治、经济形势的发展变化；科技水平的高低；社会发展的变化 9.2. 档案提供利用的途径与方式9.2.1. 档案提供利用的基本途径1、提供档案原件2、提供复制品3、提供档案信息加工品9.2.2. 档案提供利用的几种主要方法. 档案阅览服务挪威国家档案馆阅览室. 档案阅览服务瑞典国家档案馆阅览室. 档案阅览服务瑞典国家档案馆查档接待厅. 制发档案复制本副本：同一档案的抄写或复印的复本，反映档案原件的所有组成部分摘录：摘录档案内的某一段落，某个问题或某一事实，某一任务情况或某些数字的材料，只反映原件的某些部分。优点：随时参考同一时间满足较多利用者的需要延长档案的寿命备份局限性：凭证价值次于原

10、件不利于保密. 档案证明档案馆（室）根据社会组织或个人的申请，为了证实某种事实在本馆（室）保存档案内有无记载和如何记载而摘抄的书面证明材料。引述/节录. 展览与陈列服务选定主题精心选材编制展品和编写说明陈列展出. 档案咨询档案咨询的种类. 档案咨询档案咨询的步骤接受咨询问题，建立咨询记录研究分析问题查找档案材料答复咨询问题建立咨询档案. 网络化、档案数字化环境下档案利用服务方式的变化计算机占据主要利用空间网络服务成为查阅档案信息的主要方式文件下载网上数据库查询网页浏览定向网络传播下载、打印档案利用服务实现自动化利用者登记、档案检索、阅览、下载、打印、查询、外借、催还等记录与统计上海市杨浦区档案

11、局发行民生档案查阅利用指南2010年4月15日，首批1000本杨浦区民生档案查阅利用指南正式向社会公开发行。从09年10月份开始，将区档案馆馆藏档案、区机关各部门及其所属单位档案室室藏档案、区各街道、镇档案室室藏档案中涉及民生的档案内容进行了全面的梳理，还将有关部门和单位接待窗口查档时间、地址、联系电话、手续等信息以及查档热点问题解答一并编辑成杨浦区民生档案查阅利用指南。上海市杨浦区档案局发行民生档案查阅利用指南杨浦区民生档案查阅利用指南不仅对馆藏档案的查阅利用做了详细的介绍，而且还对一些暂由区属专业部门、基层单位保管的涉民档案，如各街道、镇及其下属社区事务受理、文化、卫生中心、区人保局及其下

12、属单位、区卫生局及其下属单位、区房管局及其下属单位、区环保局、区民政局、区计生委、区各派出所、区人民法院等，也都一一指明了查阅的种类、时间、地点和相关手续，使查阅利用者去了就能办成事，从而为广大人民群众有效地节省了时间、提供了极大的方便。/lanmu_view.asp?id=110649.3. 档案用户调研工作档案用户需求分析是通过一定的方式与方法，在深入调查、掌握用户利用需求的基础上，揭示各类用户的需求特点与规律的一项业务活动。9.3.1. 档案用户需求调研的原则客观性原则针对性原则全面性原则服务性原则9.3.2. 影响档案用户的主、客观因素有9.3.3. 档案用户需求的构成1、学术用户需求

13、2、实际利用需求 解决自身的社会或生活问题，如学历、身份、工龄、工资、土地使用权及所有权、房产、山林、家世等方面的问题。9.3.4. 几点带规律性的问题1、受社会因素的影响2、宣传报道对档案用户需求的影响3、档案用户需求心理的求便心理4、档案用户利用档案的行为结果对其以后需求行为的影响法国档案工作法国档案工作的历史和体制法国是近代意义档案事业的开创者，也是欧洲档案工作历史最悠久的国家之一。1789年法国大革命之后，国民制宪议会即建立了自己的档案部门，1790年9月12日改名为国家档案馆。1796年后，议会令各省将档案集中到省会，由此建立起省一级的档案机构。1799年确定“国家档案馆为所有档案机

14、构的共同中心”。1897年，国家档案馆被授权管理全国的档案，其头衔最早为“档案局长”，1936年后又改称为“法国档案局局长”，1958年又改称“总局长”。法国档案工作的历史和体制法国国家档案局成立于1884年，是全国唯一的档案事业行政领导中心。早期隶属于教育部，后一度归内政部领导，1959年改属文化部领导，负责指导全国档案工作事务。但出于历史原因，国防部和外交部档案不在它的管辖范围之内。法国档案工作的历史和体制法国档案局与国家档案馆在同一座大楼内合署办公，局长兼任国家档案馆馆长。法国档案局除内设秘书处、办公室、财务处、技术处等外，档案局下属机构包括：法国档案工作的历史和体制国家档案馆的内设机构

15、十分健全，设有四个部、六个处。四个部古代档案部，保存1790年之前的档案；近代档案部，保存1790年至第二次世界大战之前的档案；现代档案部，保存“二战”以来的档案；科学文化技术活动部。六个处历史研究与资料处照片与缩微胶卷处信息处书刊档案与地名处培训处出版处。法国档案工作的历史和体制法国国家档案馆还有几个设在别处的机构：海外档案中心，保存法国前海外部档案和法国原殖民地的所有档案；枫丹白露现代档案中心，保存中央级政府机关的归档材料，包括新载体档案；中央缩微胶片库，储存以防万一而复制的法国档案缩微胶片。法国档案工作的历史和体制一些重要机关，如国防部、外交部、铁道部等设有自己的档案馆，它们都是永久保管

16、档案的机构。法国九十多个省及三万多个市镇都设有档案馆，保管各地方政府和市区档案。大学和科研机构也设有档案馆保存科技和科研档案资料。法国还有很多私人性质的档案馆，包括企业、公司、财团、家族或个人档案馆等，馆藏内容涉及经济活动、财产关系、商业机密等，还有家族和个人珍藏的族谱、祖徽、遗嘱和手稿等，内容极为丰富，其中有很多珍贵的历史文件。法国档案提供利用工作法国是世界上率先实行公共档案向社会开放国家。1790年的法国国家档案馆条例规定，档案馆实行开放原则，每周开放3天，法国公民可来馆查用档案。开放原则的提出实施，标志着档案馆性质的根本转变，被誉为“档案的人权宣言”。1970年，国家档案馆和省档案馆档案

17、法令规定，除有特殊情况者，1940年7月以前的档案一律对外开放。法国档案提供利用工作法国目前档案开放以1979年颁布的法兰西共和国档案法为法律依据。该法规定，存放到公共档案馆之前已供自由查阅的文件，在存入档案馆后，对任何要求查阅这部分档案的人继续开放，没有任何限制。法国档案提供利用工作法国国家档案馆阅览室一角法国档案提供利用工作个人医疗文件，从产生之日算起满150年可以开放；人事案卷，以产生之日算起满120年可以开放；与司法事务有关的文件，包括特赦裁决书、公证人原本文件和目录，以及户籍和公民状况登记册，从文件产生或案卷完成之日算起满100年可以开放；凡涉及个人情况，如私人和家庭生活方面的文件，

18、以及由公共事业部门调查来的有关私人情况和行为的材料，从普查和调查之日算起，满100年可以开放；处理与私人生活有关的诉讼案文件，或涉及国家安全和国防的文件，从产生之日算起满60年可以开放。其他所有公共档案，只要满30年，均可自由查阅。法国档案提供利用工作凡是对外开放的档案，如有特殊需要，可转到研究者所在的省档案馆阅览室使用，但不能借出国外。在档案馆阅览室可向研究者提供利用原件，但每人每天不得超过8件。法国档案提供利用工作提供利用的形式在馆内设立环境舒适的阅览室提供阅览、咨询和自动化检索服务；定期或不定期出版档案检索工具和文件汇编法国在19世纪就开始出版档案目录索引，近几十年来开始编写和出版档案馆

19、指南，力争为研究者提供更加方便的检索工具；国家档案馆和省档案馆都设有专门的展览大厅，陈列法国历史上最著名的珍贵档案，介绍法国的历史，供人参观学习；举办短期小型档案展览、报告会和座谈会，开展学术交流，同其他国家合作举办档案展览；为利用者提供复制件，开展缩微复制服务；办理邮寄、电话、电传和网络咨询等多种业务，有效地提供远程服务等。法国档案提供利用工作国家档案馆专门设立了教育处，面向中学生广泛开展档案知识和利用的宣传。法国档案工作者认为，只向专家学者提供利用档案是不够的，档案馆应面向更多的群众，特别是面向中学生，使档案在更大的范围内发挥影响。为此，法国各档案馆定期邀请中学生到档案馆接受历史教育，增强

20、学生学习历史的兴趣，用档案向他们感性地再现法国的历史形象。法国国家档案馆馆藏的1789年8月26日颁布的人权与公民权宣言法国档案提供利用工作法国在新档案馆选址时，充分考虑到公众利用问题，用户抵达的便利性是决策者必须考虑的问题。另外，他们还非常注重宣传，不仅借助常规的出版折页宣传品，还向新技术领域做了许多有益的探索，如将交互式屏幕置于公众场所，在车站等地设有通往档案馆的明显标志。在接待利用者方面，各档案馆一般都辟有很大面积的借阅大厅，这样既可以作为档案宣传或展示的场地，也可以安置录像放映机。有的档案馆还设有小卖部，出售档案史料出版物、视听产品、缩微胶卷、复印件和食品等。法国档案提供利用工作在法国

21、档案馆的建筑中，一般有30%40%的面积用作档案利用，60%70%用来存放档案。档案馆中一般都设有档案展览厅、会议厅、视听室、阅览室、办公室、技术修复室等。在档案阅览室里，每个利用者一般拥有5平方米的利用空间，用来查阅纸质档案和电子档案；档案展览厅一般设在档案馆大门附近，便于工作人员对参观者的观察和管理。法国档案提供利用工作为保持阅览室安静，一般很少配备电话。阅览室附近还设有一些单间，将噪音设备（打字机、录音机、手提电脑）与读者隔开。设有缩微胶卷查阅室，收藏品目录室，图纸、地图查阅室，照片查阅室等，珍贵和脆弱的文件可以在特定房间的“专用”桌子上查阅。英国伦敦市档案馆提供利用工作利用大厅有多台缩

22、微阅读机和计算机，各种书签、明信片、宣传品免费提供给利用者。查档利用者中不乏许多白发老人，大家都在专心致志地查阅抄记、各取所需，整个大厅你来我往、安静有序。据统计，2008年伦敦市档案馆接待利用者达3万多人次，其中75%的利用者都是来查找家族档案的。英国伦敦市档案馆提供利用工作利用档案既有收费项目，也有免费项目，利用者直接来馆查阅免费，利用网络远程查档，或委托档案馆查阅、复制的则适当收取一定费用。凡查阅档案原件的利用者都要先进行身份注册，该馆为利用者建立了查档信息卡，有效期为三年，主要还是为了掌握利用情况，保证档案的安全。英国伦敦市档案馆提供利用工作利用部门每两年进行一次档案利用调研，有100

23、多个机构协助调查工作，2008年收到了2万4千条反馈信息，包括信件、电话和邮件。另外，档案馆的楼道、利用大厅、接待室，甚至办公室随处可见与城市有关的历史照片和宣传品，浓郁的历史和档案文化气息俯拾皆是。9.4. 开放档案工作9.4.1. 开放档案的含义档案可分为已开放档案和未开放档案。开放档案的提出档案馆开放原则：法国档案改革，卡缪。1790年的国家档案馆条例第11条规定“应公众之需，档案馆将每星期开放三天，开放时间为早上九点到下午两点，下午五点到晚上九点。但只允许在白天进入档案库,，并严禁携带明火进入库内。”1794年6月25日，法国颁布穑月七日法令，从公民权利的角度对国家档案馆的开放问题做出

24、规定，并推广到各省和行政区档案馆。第37条规定“共和国的所有公民都可以在规定的时间和期限内，到所有的档案馆申请免费查询文件，但不得借出，档案馆须采取适当的措施保护文件，对于需要文件副本的请求，公民支付15苏的（当时的货币单位）后（档案馆）可以寄送。”9.4.1. 开放档案的含义法国：公民平等地享有利用档案的权利，与人权和公民权宣言的主旨一脉相承，它是“档案的人权宣言”。我国：从政府角度提出开放档案，之后才提出公民的利用权。9.4.1. 开放档案的含义开放档案指将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。是将已满一

25、定保密期限的和可以公开的档案，解除封锁、禁令和不必要限制，向社会开放，允许经过一定的手续就可以通过各种方式利用。9.4.1. 开放档案的含义具体含义：确立了开放档案的范围明确了开放档案的用户对象简化利用手续9.4.1. 开放档案的含义中华人民共和国档案法规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类的档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。2005年年末全国共有档案馆4012个，已开放各类档案6016万卷（件）。9.4.2. 开放档案的意义开放档案是有利于社会进步的新

26、方针，是加快我国政治民主化的一个新步骤。开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。另：档案法及其实施办法中“第四章 档案的利用与公布”9.4.3. 开放档案的条件1、物质条件2、检索条件3、制度条件4、社会档案意识条件9.4.4. 开放档案的鉴别1、确定开放期2、开放档案鉴别工作的组织领导成立鉴定小组，经鉴定后，报本级档案行政部门批准后开放；把握不定的档案，鉴定小组应报本级人民政府审批。3、档案的解密、降密依照各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制范围的暂行规定：各级档案馆保存的涉密档案，其解密工作，由各级国家档案馆负责进行。9.4.4. 开放档案的鉴别档案的解密、降密的一般原则和办法A、未

27、进馆的1991年1月1日前形成的涉密档案，由各档案形成机关、单位负责解密；对馆藏将满30年的涉密档案，原档案形成者认为仍属国家机密的，应当自该档案届满30年之日前6个月，以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆；过期未通知的，由档案馆进行处置；B、1991年1月1日以后形成的涉密档案，未接到保密期限变更通知的，自保密期限届满之日起，即自行解密；C、各档案馆保存的经济、科学、文化类的涉密档案，有必要提前向社会开放的，应向档案形成机关发出要求提前解密的通知，有关机关接到通知的半年内应予以答复，否则，档案馆可根据有关办理；D、撤销机关的，由承担其职能的单位负责；如无，则由档案馆负责处理。9.4.4.

28、 开放档案的鉴别凡涉及下属内容的档案，均应控制使用，不可开放。凡对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展，危害国家安全、社会安定，损害国家利益的档案。凡对社会开放有损于个人形象、尊严、声誉、人身安全的档案。凡对社会开放会影响两党、两国政党关系及其他对外关系的档案。凡对社会开放会削弱我国经济实力、科技实力的档案。机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案。其他会影响党和国家利益的，不宜对社会开放使用的档案。9.4.5. 开放档案公布开放档案的公布权中华人民共和国档案法规定：属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者个人公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无

29、权公布。集体和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。公布档案的方式9.4.5. 开放档案公布公布档案的方式如何做好开放档案工作增强开放意识，强化开放档案的宣传工作；正确处理好开放与保密的关系，做好档案的降密、解密工作，加快档案的开放速度；切实处理好开放档案与未开放档案的关系，明确开放档案的范围。 正确处理开放工作与基础工作的关系。开辟各种服务渠道，提供多样性、主动性和针对性服务。 我国档案提供利用现存问题案例一：自家的房产档案为什么看不到年月日中国青年报刊登“我为什么不能查阅自家的房产档案”一文，天津市教师张岩说，其曾祖父在天津市红桥区建筑房屋栋，共计间。年曾祖父去世，遗产尚未分割，我国城市私有化房屋改造开始。年，天津市房产局未与张家办理任何手续，就将间房屋进行了“改造”。年，张家要