英文电子邮件常用语

1、t me know. /Greeting message 祝福Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。How are you? 你好吗？How is the project going on? 项目进行顺利吗 ？Initiate a meeting发起会议I suggest we have a call tonight at 9:30pm with you and Brown. Please let me know if the time is ok for you and Ben.我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下，你和 Ben有没有空？I would

2、 like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。We d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time.十月三十号（周三），老时间，开会。Let s make a meet ing next Monday at 5:30 PM SLC time. 下周一盐湖城时区下午五点半开会。I want to talk to you over the phone regar

3、ding issues about report development and the XXX project.我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。Seeking for more information/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议Shall you have any problem accessing the folders, please let me knows.如果存取文件有任何问题请和我联系。Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and s

4、chedule.谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。Look forward to your feedbacks and suggestions soon. 期待您的反馈建议！What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?你对计划方面有什么想法？下一步我们应该怎么做？What do you think about this?这个你怎么想？Do you have any idea about this?对于这个您有什么建议吗 ？Feel free to give your comments. 请随意提出

5、您的建议。Any question, please don t hesitate to le Any question, please let me know. / Please contact me if you have any questions. / Please let me know if you have any question on this. 意思都是：有任何问题，欢迎和我们联系。Your comments and suggestions are welcome! / Please let me know what you think? 欢迎您的评论和建议！It would

6、 be nice if you could provide a bit more information on the user s behavior.您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了！At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以，我希望你能负责这件事情。Give feedback意见反馈Please see comments below.请看下面的评论。My answers are in blue below.我的回答已标蓝。I add some c

7、omments to the document for your reference. 我就文档添加了一些备注，仅供参考。Attachment 附件I enclose the evaluation report for your reference. 我附加了评估报告供您阅读。Attached please find today s meeting notes. 今天的会议记录在附件里。Attach is the design document, please review it. 设计文档在附件里，请评阅。For other known issues related to individua

8、l features, please see attached release notes.其他个人特征方面的信息请见附件。Point listing歹 U 表Today we would like to finish following tasks by the end of today: 1.2今天我们要完成的任务:1.2.Some known issues in this release:1.2声明中涉及的一些问题：1.2.Our team here reviewed the newest SCM policy and has10. Apology 道歉Really appreciate

9、 your help!非常感谢您的帮助必备信函写作用语following concerns:1.2我们阅读了最新的彳ft应链管理政策，做出如下考虑:.Here are some more questions/issues for your team:.以下是对你们团队的一些问题:1.2.The current status is as following: 12目前数据如下：12Some items need your attention:1 .2以下方面需提请注意:1.2.Raise question 提出问题I have some questions about the report XX

10、-XXX 我又XX-XXX报告有一些疑问。For the assignment ABC, I have the following questions:就ABO议，我有以下几个问题：Proposal 提议For the next step of platform implementation, I am proposing 关于平台启动的下一步计划，我有一个提议I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建议我们就一周项目开一个电话会议。Achievo team s

11、uggest to adopt option A to solve outstanding issueAchievo团队建议应对突出问题采用A办法。Thanks note 感谢信Thank you so much for the cooperation感谢你的合作 ！Thanks for the information谢谢您提供的信息！I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。Thanks for your attention!谢谢关心!

12、Your kind assistance on this are very much appreciated.我们对您的协助表示感谢。I sincerely apologize for this misunderstanding!对造成的误解我真诚道歉！I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执行信息。（注：ASAP=as soon as possible ,意为尽快。）英语邮件的注意事项商务英

13、语邮件格式一定要严谨，但往往人们忽视了一些细枝末节 的注意事项，这有一些建议可以保证你的邮件给人留下好印象。Know your email terms 要弄清楚email发送程序缩写 Reply to all表示你的回复将发送给每一个收到原始邮件的人。在邮件的地址栏内，cc （carbon copy） 部分指的是 该邮件发给你指定的人，而 bcc部分你可以悄悄的发送邮 件而不让其他的人知道-b代表的是blind（掩藏的）。如果有人要你forward 一封邮件，意思是要你通过转发的功 能发送邮件，有时侯简写成Fw.Use the Right Greeting使用正确的称谓用Hey”作为写给朋友的

14、电子邮件开场白没有任何问题，但 是最好不要用这种方式给一个潜在的商务伙伴这样写信。另，用非常正式的传统开场白Dear Sir也已经越来越过时了。最好写成Dear Mr./ Ms.后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如 Dear John。Keep it Short and Clear用英语写邮件，要清晰、有条理在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的，保证每一段中都 有代表核心观点的中心句。使用类似 first, second, next, and finally的词引导读者你所要表述的每一个观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容，取而代之的可以是类似 If you have any ot

15、her questions please feel free to contact me,这样的短语来结束邮件，这样一来可以为对方 创造进一步交流的前提。Be polite and tactful懂得谦逊和准确传达信息的重要性I want.之类的词能避免则避免出现，相比之下，I wouldlike 显得更尊重对方。又如 I am interested in 是提出 请求建议或寻求意见的好方法。电子邮件正确结尾I am looking forward to your reply, Thank you,或者Sincerely”都是给收信人留下好印象的结尾方式。Referring to previo

16、us contact提及之前联系Thank you for your interest 感谢您一 的兴趣 Further to our conversation of 关于我们某月 某 日的谈 话With reference t o your letter of/dated in which 关于 您某月某日的来信-，其中谈到Stating the reason for writing陈述写信原因I am writing to confirm/apply for/ outline 我写止匕信是为了确认/申请/简略地说明Id like to thank/complain/comment on 我

17、想对表示感谢/投诉/发表自己的看法I am writing concerning 我写止匕信是关于Enclosing information随附信息Please fine enclosed 附上As requested, I enclosed 应您要求，随信附上Offering assistance 提供帮助Should you have any further questions, please contact me on the above number.如有其他问题，请拨以上电话号码与我联系。In the meantime, if you require any further info

18、rmation, please do not hesitate to call me.在此期间，如果您需要了解更多信息，请尽量来电与我联系。Referring to further contact提及未来联系I look forward to hearing from you/meeting you/seeing you/working with you.我希望收到您的回信/与您见面/与您共事。I hope to hear from you soon.希望尽快收至U您的回信E-mail写作要点E-mail的书写很简单，采取左对齐，单边行距的文档格式。段落 之间double-space. 具体，

19、我列出以下几个注意点。? Address the recipient by Full Name. Use gender-Neutral language.对收信者要称呼对方的全名。使用中性的语言。 如果关系不是那么亲密，用 Mr., Dr会比较好。? Write a specific, not general, topic in the subject box. 在Subject 一栏里要把主题写的明确，不要大众化。不然， 很有可能紧急的信件被划到垃圾信件里。那事情就大条了。? Start your e-mail with a sentence that tells what your mes

20、sage is about.首句就直截了当的告诉对方这封E-mail讲的是什么事。简单，明确。Put the details of your message in the second garagraph. 第二段落是细节的部分。你可以把收信人不了解的信息，或 可能遗忘的信息放在第二段。Be clear, concise, and specific. Avoid overly longsentences.信件简明，扼要。你要知道对着电脑屏幕一行 行的看字，不像看本书，是很伤眼睛的。所以，为了他人着 想，尽量写的言简意赅吧。实在 E-mail不得不长，分段处用 Headings。Never wr

21、ite in all capital letters or all lower-case letters.之所以用大写是为了引起别人的重视，如果全用大写字母，不是招人烦么。全用小写字母也是不当的。这样,会给人一种不尊重，偷懒的感觉。? Be cautious about what you say in a business e-mail.记住，你的E-mail,可能被人forward给其他人看。万事要 小心，别把一些谣言，玩笑话写在 E-mail里。甚至轻易泄漏 你的银行卡号，信用卡密码。? Check your e-mail and any attachments to make sure

22、your message is clear, your tone is pro, and your spelling, grammar and punctuation are correct. 一封 E-mail 写完 了，别忘记查看附件有没有上传好。你的语气是不是够专业， Gramma和spelling 可以交给word来做。? At the end of your message, before your full name and position, use a commonly accepted complimentary closing. 在E-mail收尾的部分，别忘了加上你的全名

23、和结 束语,像Sincerely, Cordially, or Regards.常用的英语表达及其引申义F. Y. I刚进外企的时候，收到很多别人转过来的信上都有这三个字母，过了好久才知道意思是：For Your Information 。看到这几个字 母意味着下面内容和我有关，但是关系不大，看看就好。因为对 方如果要你采取行动，一定会说清楚Catherine, please而不会只是了事。潜台词：和你关系不大，给你随便看看。CCCCM是发邮件时用的Copy功能，“抄送”的意思。每次发给你的 email ,你要做的是：第一看标题，第二看CC合谁，第三才看内容。CC合谁基本上能够说明对方的态度，

24、CC-大批老板的，有时候是要表扬对方，但有时候却未必是啥好事，也可能对方要推卸 责任。潜台词：当对方把发给你的邮件 C饪板的时候，也许他的意思是 这件事告诉你了哦，你自己看着办吧，反正老板都知道，都盯着 你呢。当然看到自己的名字在 COB一栏里是比较开心的，因为那 意味着那就是这封信不用回，看看就可以，有人会回复的。Concern中文翻译成“关注”，其实在外企里面，如果你的上司或老板要 是说他很concern ,他可不是只想告诉彳他很关注这个case。这句话是暗示你做的事情有问题，你可要小心了。潜台词：你这个事情也许会出岔子，你要好好注意，别弄砸了！My understanding is 这句

25、话的字面意思是：“我的理解是，往往是在你发表一个观点或看法时，对方会说My understanding is ”。这时候你要注意喽：他不是想让你听听他的理解是什么。而是想告诉 你，你的理解有误，我再给你解释一下。潜台词：老兄，你的想法错了，我说的这个才是正确答案呢。Appreciate好像口语里很少用到这个词来表达感谢，但是在 email里，这个 词可是使用率很高的。当事情自己解决不了的时候，需要别人帮 忙的时候，或者是自己做错事无法挽回的时候，一句Your kindhelp should be appreciated. ” 能够发挥很大的作用了。如果 你想让对方快一点回复你的 email,也

26、可以在结尾写上“Yourquick reply will be highly appreciated.也可以起至U彳艮好的push作用。潜台词：如果业务还不熟悉，很多工作不会做，那你的嘴一定要 甜，让人帮忙时就用appreciate ,同事们也没有办法拒绝你了。 Involve字面翻译成“介入”。一件事情，在外企 involve的老板越高层， 事情就越复杂，Director （总监）要是involve 了，那Manager （经 理）就开始紧张；VP （副总裁）要是involve 了，那整个部门相 关人员都别想有好日子过，得加班加得四脚朝天。潜台词：大佬很生气，后果很严重。Aggressive

27、字面翻译成“进攻性的”，在外企里面意思含糊，褒义的有具有开拓精神的、有事业心的，贬义的有咄咄逼人的、喜欢 没头脑乱闯的、容易得罪别人的，反正意思可褒可贬，看你 自己琢磨。如果说自己aggressive的，潜台词是：我可不是那种混日子的人，我是能干事的。潜台词：一旦被别人说very aggressive,需要好好理解，也 许人家是说：这人整天凶巴巴的，不好相处，做事没头没脑，老 闯祸。但老板说你不够aggressive,那意思则是你不够积极， 工作需要更主动些。Unacceptable字面意思是：不能接受。老外从小接受的教育是人要以表扬鼓励 为主，所以老外批评人比较含蓄。说你这件事办的unacc

28、eptable , 已经算是说的很重了，就是指你办的事情太差了，说不过去啊。潜台词：你办的这是什么事啊，太不合我心意了，最好小心点。 Challenge字面意思是挑战，但是在外企的英文中它不当“挑战”讲而是“谴责、批评、指责”。如果说，你被老板challenge 了，那可不是老板挑战了你，而是说你遭到老板的批评。潜台词：你得好好准备工作，否则谁都可以“挑战”你！Quota员工的计划任务量，这个词对于很注重业绩的部门来说是个最敏 感的词语了，比如销售部，他们最关心就是每个季度的quota是多少，自己如何才能完成这个 quota。潜台词：如果你没有完成公司制定的quota ,那你后面的日子可就难过

29、喽！Follow up意思是：跟办。外企老板，尤其是老外，很重视项目或工作的进度，而且要心里清楚是谁在负责，所以总喜欢问“这个 case有没 有人follow up? w ,如果一个工作还没有结果，却没有人followup,那部门主管可就会成为直接负责人了。所以，每个主管也都 很聪明，把自己手里面的所有 case都分派给手下的员工，然后就 由他们自己去follow up o老板问起来，只要把员工名字告诉老 板，然后说说简单情况就可以了。这也就是为什么外企员工的独 立性都很强、效率很高的原因了。潜台词：做事情得有始有终，不能没有人跟办执行。To Do List进入外企，如果你想有条不紊的完成手里

30、面堆成小山的工作，而 且不会误了 deadline ,那你的法宝就是To Do List 。 一定要做一个很有条理的Excel表格，把项目的名称、期限、具体内容、特 别注意、进展情况等都列成一个表，随时follow up自己的进度。这样，不仅能让自己变得有条理，而且在老板问起来的时候也好 有个实实在在的东西给她/他看。同时，这也是日后写绩效评估 的一个文字依据啊，何乐而不为呢 ？潜台词：在外企可不能“光说不练”，只有把该做的执行工作都 写在清单里才能保质保量地完成工作。Deadline这个词是截止日期的意思。刚到外企的新手往往对手头的工作没 有时间观念，不知道要在规定的时间内完成，也不知道问每

31、一个 任务的deadline是什么日期。最后，等真到了 deadline还没完成, 那你的死期可就真到了。所以，你一定要自己做一份To Do List（任务清单），把每一项任务都拍好顺序，千万要写清楚交差的日期，准时完成。潜台tDeadline就是说到了规定的日期完不成任务，你可就离 死不远了。You deserve it.正像杜拉拉升职记里面提到的，这句话的确在外企里面很流 行。不过他有两个意思，一个是褒义“当之无愧”，另一个是贬 义“你活该”。所以，如果一是搞不清楚上级或同事说这句话的 意思，那可要仔细品味了。不过大可放心，如果是上级直接对你 说 You deserve it. ,那肯定是

32、在夸奖你呢。潜台词：这句话虽然是外企流行用语，但是场合不适当的时候可 要慎用啊。不然，得罪了同事你还不知道呢，小心人家找机会报 仇，那你可就真“活该了”。Performance Evaluation意思是：（定期的）员工个人评定。有的外企是一年做一次绩效 评估，有的是每季度都要做，程序是：员工先在评估表上自己打 分、写评语，然后由部门主管打分，两个人再一起沟通，并且制 定下一年或下一季度的行动计划。这个评定在外企里非常重要， 通过试用期需要评估，升职前也需要评估。通过评估可以让上司 看到自己的成绩，也是和上司交流的一个好机会，从而发现自己 的不足和有待提高的地方。潜台词：拿Performanc

33、e Evaluation 不当回事的人，在外企绝对 混不久的。这样写英文Email ,对方会感觉你很有礼貌，很 有风度，很想帮助你需要写的英文邮件多了，就觉得很吃力，尤其是当需要经常写给 同一个人时。希望邮件的开头、结尾、一些客套的话能有不同的 表达邮件的开头感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高 兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。Thank you for contacting us.如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头。向他们对公司的兴趣表示感谢。Thank you for your prompt reply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮

34、件，一定记得要感谢他们。如果回复并不及时， 只要将prompt”除去即可，你还可以说，Thank you for ge tting back to me. ”Thank you for providing the requested information.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句 句子表示你仍然对他们的付出表示感激。Thank you for all your assistance.如果有人给了 你特另 Ll 的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就 用这个句子， I truly appreciate your help in resol

35、vi ng the problem. Thank you raising your concerns.就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质 疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表 示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thank you for your f eedback.”在邮件的结尾在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮 件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能 让对方在行动时更主动更乐意。Thank you for your kind cooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。Thank y

36、ou for your attention to this matter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。Thank you for your understanding.如果你写至U任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。Thank you for your consideration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。Thank you again for everything youve done.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者， 你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感

37、 谢你们的付出。英文电子邮件的写作特点和格式一、主题主题（Subject ）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是 一个单词，如 greetings ；长的可以是一个名词性短语，也可以 是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES Supplier trainingNQ professional trainees from sister company should abide by rule of local company （太长）主题框的内容切忌含糊不清。NQ 1N News about the meeting这样的表达，YES 应改为 Tomorrows meeting cancel

38、ed 。一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即 可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES NewE-mail Address Notification ； Detailed calculationNQ detailed calculation视信的内容是否重要，还可以开头加上 URGENT FYI（For Your Information ,供参考）,如：URGENTSubmit your report today!二、称呼1、E-mail 一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation ）

39、通常无须使用诸如 Dear Mr. John 之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好 使用头衔加上姓。YES Tommy或者Mr. Smith 。2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空 一行，开头无须空格。如：Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best, David 3、人家的名字千万不要错，老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾 桶.同样，头衔都不要错.头衔或学位，任择其一吧.以下是一 样的：Howard E. Wyatt, Dr. Howar

40、d E. Hyatt4、多过一个男人，用Messrs,就是Misters的意思，不过不要跟名 字，跟姓就行啦.YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury。女人呢 ？ YES :用Mesdames, Mmes., or Mses.同样不要跟名字.例子:Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢？弄清楚称呼就行.例如：Dr. and Mrs. Harold Wright ； Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ； Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。5、有人有自己头

41、衔就要跟紧，例如有人有荣誉学位就不喜欢用一 般的头衔，有时大头不知道对方头衔，干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray6、职衔短可以一行过，长就下一行吧.例如：Ken Green, President / Ken Green / Vice President of International QperationsNQ Ken Green /Vice President of Unicom ChinaYES Ken Green /Vice President, Unicom China7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的，以下都是正确，不要笑人：YES Michae

42、l J. Smith, Jr. / Michael J. Smith Sr.8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字，或者是很正规信的信件，可以考虑这些：Dear Committee Member:Dear Meeting Planner:Dear Colleagues: To All Sales Reps:To Whom It May Concern:Dear Sir or Madam:Dear Madam or Sir:Dear Purchasing Agent:如果是全公司：YES Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:9、有时见到人

43、家用冒号就说人家错，其实也未必啊，看：YES Dear Mr. Jones:（ 非常正规）Dear Joan:Dear Jim, Jim,（ 非正规）三、拼写1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事， 特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。写完信 后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。当然 Outlook Express 等软件的拼写检查功能可以助你一臂之力。 2、外国国名尽量用大写.是为尊重，也方便邮差.3、标点要准确NO He did not makerepairs, however, he continued to monitor the eq

44、uipment.YES： He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.4、大小写要注意非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。NO MUST change to OS immediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。YES要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。四、结尾部分A、书信的结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词，例子：1、Very Formal非常正规的（例如给政府官员的）Respectfully yours, Yours respectfully,2、Formal正规的（例

45、如客户公司之间啦）Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,3、Less Formal不太正规的（例如客户）Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordiallyyours, Yours cordially, Cordially,4 Informal非正规的（例如朋友，同事之类）Regards, Warmregards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, T

46、hanks, See you next week!有时在we, I, and you之间选择是很烦的事-如果是公司代表联络生意之类，可以用：Wewill reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果单纯说你自己 ，可以用:I found the brochure very informative.有时可以起用啦 ：We are pleased to offer you the position of sales director, and I am

47、looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢？好烦好烦.一般来说，收信人的利益比较重要，名 义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了 .多用you有 时会有隔阂的感觉.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated.（ 好像欠你一样）I am pleased that our board has selected y

48、ou as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you ll agree to serve.（这就友善多了）Your book was well written and comprehensive.（不用你来判断我呀）I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.（客气一点，人家受落） 总之，语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌

49、程度.B、信尾客套话（Complimentary close ）通常也很简明。常常只 须一个词，如：Thanks , Best , Cheers,不需要用一般信 函中的Sincerely yours 或Best regards 。C、签名：不要把 Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签，人家会笑你的 签名也看信件的语气.给朋友或公司客户，签Bill也可以， 给陌生人就最好用 Gates或者Bill Gates 啦.知道如何写英文电子邮件吗？英文电子邮件的格式A.文法.切忌主客不分或模糊.例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our

50、report was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. （We 决定呀,不是 report.）.句子不要凌碎.例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance.应

51、该连在一起.结构又称，令人容易理解.例子：The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.应改为:Theowner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.单众数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服.例如：An authorized person must show that they have s

52、ecurity clearance.动词主词要呼应.想想这两个分别：is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事，不要 浪费人家的精力啊.标点要准确. 例如：He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改为:He did

53、not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.选词正确.好像 affect 和 effect, operative 和 operational等等就要弄清楚才好用啦.拼字正确.有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写，除非要骂 人,:,例如：MUST change to OS immediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样.要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了 .英文电子邮件的格式 B.文体.可读性.对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以 为人人都是语言大师.

54、多用短句（15-20字吧），技术性的字，就更 加要简单易明.注意段落的开头.一般来说，重要或强调的事情都放在信 件或段落的开头，而句子就放在最尾.例如：he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally.两者强调的事情就有分别了.轻重有分.同等重要的

55、用and来连接，较轻放在次要的句 子里.意思转接词要留神.例如：but （相反）,therefore （ 结 论）,also （ 增添）,for example （ 阐明）. 分不清 furthermore 和 moreover就不要用啦.句子开头不要含糊不清的主词.例子：These decisionshave been a big disappointment to the committee members.They have delayed further action. They是指什么呀？开头少用 this, that, it, they,或 which.修饰词的位置要小心，例如：H

56、e could only reimburse the cost after July 15. 应为 He could reimburse the cost only after July 15.用语要肯定准确.切忌含糊.例如：The figures show a significant increase. 怎样 significant呀，大哥？改为：The figures show an increase of 19%.立场观点一致.少用被动语.例如：Partial data should be submitted by April. 改为：You should submit partial

57、data by April.就很好了 .英文电子邮件的格式 C.格调.式样和句子长度不要太单调.千篇一律的 subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.弱软的词.was, were, is, are.） 可以加强一点.例如： Prunton products are highly effective in . 改为：Prunton products excel in . 就有力很多了 .亲切，口语化是比较受欢迎！用宾词和主动的词，让人家受落. 例如：1. This information will be sincerelyappreciated. 2. We

58、sincerely appreciate your information. 明显地，我们会喜欢第2句.英文电子邮件的格式 D.内容与附件E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。商务英语电子邮件格式和原则商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作 用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水 平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件 的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有 88% 的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%勺员工通过电子邮件的形式来联系公

59、务。随着全球经济一体化的发展，商 务英语电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英 语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。一、商务英语电子邮件的格式常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：写彳t人Email地址、“信人Email地址、抄送收信人 Email地 址、密送收信人 Email地址。标题。称呼、开头、正文、结 尾句。礼貌结束语。写信人全名、写信人职务及所属部门、 地址、电话号码、传真等。其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为 名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如 不知对方姓名只知头衔，可用Dear+Title 作为称呼，如只知对方姓名不知性

60、别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内 容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间 空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即 Correctness 、Conciseness、Complete、Clarity 和 Courtesy 原 则。准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关 系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子 邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，