实行建设工程电子归档的实践与思考

1、实行建立工程电子归档的理论与考虑实行建立工程电子归档的理论与考虑随着档案信息数论文联盟.Ll.字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，建立工程档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管，把人们从繁重的、单调的劳作中解放出来；同时，也让所保存的档案原件(包括文件材料，图片，光盘、磁盘等众多载体形式)得到了更好的保护，减少了人为的损伤和破坏，保持了档案资料的完好、完好，在建立工程档案的查询利用中，进步了工作效率，降低了管理本钱。当前，各城建档案馆都在努力推行数字化管理，一方面对馆藏档案进展扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆档案实行电子报送，直接将电子档案信

2、息录入已建立的信息管理系统。从实现城建档案管理数字化、建立数字城建档案馆的长远目的来看，对建立工程实行电子归档是其中最为关键的环节。实行建立工程电子归档的优势一是解决了数字化城建档案馆建立信息源的问题。在数字化城建档案馆建立中，我们往往投入大量人力物力对原纸质文件材料、图纸、磁带、磁盘等进展扫描或者信息转换录入，还可能出现信息错误或者信息丧失。事实上，目前建立工程文件材料的形成绝大多数是先有电子版然后输出成纸质、磁质或者光盘介质，编制整理后再向市城建档案馆报送。假设改成电子归档，就简化了数字化流程，既节约了本钱，又进步了信息的准确度。二是进步了建立工程档案编制标准化程度。我们实行建立工程电子归

3、档是通过标准化的软件和标准格式的电子表格来实现的，对建立工程档案管理、对工程资料员的管理、对建立工程档案编制流程都是一个标准，杜绝了人为因素的随意性，也防止了建立工程差异产生的归档标准的不一致。同时，由于自动化程度的进步，方便了工作人员迅速查询缺漏，节约了人力，降低了本钱，进步了工作绩效。三是有利于城建档案业务指导和行业管理。实行建立工程电子归档，加强了城建档案管理人员和基层档案人员的双向交流沟通，管理人员不用下基层就可以及时实如今线业务指导，特别是在工程建立过程中，可以通过远程调看电子档案，把握档案编制进度和编制质量，更好地保证建立工程档案的原始性、真实性、完好性，进步了城建档案工作行业精细

4、化管理的程度。实行建立工程电子归档的内容及要求实行建立工程电子归档是对建立工程传统归档方式的技术革新，总体上讲和传统归档方式在内容及要求上是一致的，但也有其自身的特色和特点。首先，综合性文件材料，工程开工图及检测报告等，建立单位有可能是购置制式表格填写形成的，也有可能是由第三方移交的，假设没有电子版本的，那么需要自己扫描形成电子档案。但其他主体性材料都已经包含进归档软件之中，只要按要求在相应的电子表格中录入相关信息，由归档软件自动生成报送的电子档案。由此可以看出，建立工程电子档案的形成并不是很复杂的事，但要求各建立工程资料人员细心、认真、纯熟地操作应用软件，仔细核对相关信息，确保输入信息的完好

5、性、台法性，防止错误信息的录入，以免造成不必要的浪费。其详细内容及要求参见附表：实行建立工程电子归档的操作思路从怀化市城建档案馆的理论来看，我们已经要求2022年5月1日后开工的房建工程和2022年7月1日后开工的市政工程必须报送电子档案。对房建工程和市政工程做出不同时段的要求，主要是考虑到工程的复杂程度，有利于电子归档按方案有序推进。此外，我们还实行了两个利于建立工程电子归档推进的规定：论文联盟.Ll.一是建立工程电子档案制作软件免费提供给建立单位和施工单位，凭单位介绍信和建立工程资料员上岗证领取；二是建立工程电子档案制作软件与电子钥匙(Key)配合使用，一把钥匙开一把锁，解决了电子档案签名

6、和签章的难题。我们要求建立工程开工前，建立、施工、监理、勘察、设计单位相关责任人员在白纸上签名、在白纸上盖章，确认后向怀化市城乡建立档案馆提供授权委托书，由本馆专门采集并制作电子钥匙。电子钥匙可以长期使用，经授权后，怀化市城乡建立档案馆可以帮助对其中的部分签名、签章信息进展更新和置换。同样，这一些效劳性的工作也是免费提供给建立和施工单位的。一般地讲，实行建立工程电子归档主要由以下5个步骤组成：(1)新建工程工程。在软件操作界面点击新建-导入工程编号和名称。这一步实际上是生成建立工程根本档案信息。注意在工程信息与单体工程信息的著录中，数字部分请录入半角数字。(2)工程工程电子档案编制。根据建立工

7、程进度，选择新建-表格，按标准要求填写和编辑各种制式电子表格；然后选择转换表格，生成GDF文件；在GDF文件上通过电子钥匙(Key)加盖电子签名和签章；假设是补充文件材料(软件中没有制式电子表格的)，可选择添加，将其他格式(d、jpeg等)的文件材料通过扫描或者直接拷贝的方式参加电子档案软件系统，然后再选择转换表格，生成GDF文件并在GDF文件上通过电子钥匙(Key)加盖电子签名和签章。(3)复杂工程处理。对大型的比较复杂的建立工程，往往包含有子工程或者是单体工程，选择新建单体工程，按照与(2)类似的方法进展处理。(4)建立工程档案组卷。在资料上报栏中先选择资料检查，让软件系统对该项工程所有电

8、子文件进展检查，检查无误后选择资料组卷并输入保存文件位置，软件系统会自动生存报送包。(5)报送及录入。组卷完成后，拷贝组卷文件包通过远程报送或者直接报送至市城建档案馆。市城建档案馆应先进展载体及文件包病毒检查和处理，然后进展文件兼容性、可识别性检查，最后进展文件内容检查，对检查合格的电子档案直接倒入数据库，这就完成了一个建立工程电子归档的全过程。实行建立工程电子归档的平安性平安是档案管理的核心，对建立工程电子归档来说，构筑电子档案平安保障体系以确保档案的真实性、原始性和系统性，防止人为的或者意外的破坏、丧失和修改尤为重要。我们如今使用的建立工程电子软件，其兼容性非常好，运行操作上对硬件环境、软

9、件环境都非常友好。我们拟进一步优化建立工程电子归档信息平安保障体系。(1)物理环境与硬件环境平安保障。一是做到内外网物理隔离。根据国家及其平安保密部门的网络平安规定，涉及国家机密的计算机系统，杜绝直接或间接与国际互联网或其它公共信息网互相连接。二是多子网网关技术。这是目前最为有效的一种防攻击与截取的网络平安技术，即将内部网络划分平安级别不同的子网，实现内部一个网段与另一个网段的物理隔离。三是利用交换机或防火墙将所有的A地址与客户段IP地址绑定。(2)系统平安与应用平安保障。一是安装有效的防黑客扫描工具，具备对局域网效劳器、客户段以及其他网络设备的病毒监控、消毒监视、防黑客扫描功能。二是采取数字证书、动态口令、加密手段，同时在存储方式上采用热备份、冷备份、远程存储等措施保存城建档案信息数据。三是采取措施，对档案信息、数据的来源设置跟踪机制