QP0401文件与资料控制程序-HR

1、.：.；家具HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件文件与资料控制程序文件编号 ： 版本/次 ： 生效日期 ： 编制部门 ： 审 核 ： 管理者代表 ： 批 准 ： QP-0401A/12021.04.15_ 文控中心 李强 张诗真 家具HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页 次1/8一、目的1.1 确保质量体系所运用之文件及资料处置迅速、 正确发行及控制,确保各相关部门能及时得到有效之最新版本文件。二、适用范围2.1 凡本公司与质量管理体系有关的相关文件资料包括文字和软件资料、外来文件均属之。三、职责3.1 总经

2、理：担任质量手册及程序文件之同意。3.2 管理者代表：担任组织文件编写小组编制质量手册，担任程序文件之审核。3.3 分管指点：相关作业方法、作业规范、检验规范、图面文件、管理制度之同意。3.4 各部门经理/车间主任：担任第二阶文件和三阶文件的编制及表单表格的制定。3.5 文控中心：担任公司受控文件与资料除研发部的技术资料、图纸、BOM等的分发、回收、标示管理任务，修正、销毁、作废的执行任务。3.6 研发部：担任技术文件、产品图纸、物料清单的编制、分发、管理、改换、作废销毁等任务。四、参考文件4.1 GBT190012021idtISO90012021要求之4.2.3文件控制五、定义5.1 第一

3、阶文件：质量手册，按照ISO90012021版规范条文4.2.2质量系统之要求所制定之文件。 第二阶文件：质量程序文件，系为涵盖ISO90012021规定之规范要求内容，所推展制定之文件。第三阶文件：作业方法、作业指点书、检验规范、操作指引类文件、图面文件、管理制度等，系为协助第二阶文件之达成，所制定之书面执行文件。第四阶文件：相关表单、记录，系为证明系统执行有效之记录所用的表单。外来文件： 相关国际家规范、法律法规、客户资料、供应商资料、外购相关技术书籍资料等，均属第三阶文件范畴。六、流程图见8/8页七、流程阐明7.1 质量文件架构：本公司质量管理系统之文件构造规划为四阶层，依次为质量手册；

4、程序文件；作业方法、作业指点书、检验规范、操作指引类文件、图面文件与外来文件等；相关表单、记录。家具HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页 次2/8质量手册 第一阶：QM程 序 文 件 第二阶：QP 第三阶：WI作业文件、外来文件等相关表单、记录 第四阶：FM图表7-17.2 文件之制定、修正及废止；7.2.1各部门按任务性质，制定各类质量作业文件规范。7.2.2文件制定由部门经理/主任执行制定，一阶文件质量手册由管理者代表担任制定、总经理核准后实施；二阶文件程序文件由各部门经理制定审核、管理者代表确认、总经理核准后实施；第三阶文件作业

5、方法、作业规范、检验规范、图面文件与外来文件等由部门制定，各分管指点审批后实施，如外来文件作为相关参考根据，需经分管指点以上人员确认后实施、第四阶文件表单、记录呈部门经理或分管指点核准后实施。7.2.3文件之修订、作废由原制定部门为之，修订、作废及审核、同意实施等程序与原制定之程序一样。7.2.4文件修订/作废时由原制定部门填写FM-0401-001A，经管理者代表审核后，恳求部门将FM-0401-001A交至文控中心，对于修订的文件，相应修订页次版本/次及页面版本/次进展修正，不得以涂改或标示摘记于原文件的方式执行。7.2.5文控中心将修订之后的文件再送至管理者代表审核、同意。正本文件除技术

6、资料、图纸、BOM等由文控中心一致保管。7.2.6对于作废文件除技术资料、图纸、BOM等由研发部执行外，文控中心依签核后的FM-0401-001A，通知相关部门将作废文件送至文控中心一致戳盖红色“作废印章后作废四阶文件自行作废,可作单面纸再次运用。如文控中心保管有参考价值的作废文件时，应加盖红色“作废留用印章，并在文控中心分隔存放。7.2.7公司的文件资料更新主要是在公司内部质量的审核、管理评审、外部审核、产品构造发生变化时、组织架构发生变动、发生艰苦平安事故以及其它需求更新的情况下完成，文件的评审要求同7.2.2要求执行。7.3 文件之编号：7.3.1类别代号：7.3.1.1“QM：质量手册

7、 7.3.1.2“QP：质量管理程序文件 7.3.1.3“WI：作业方法、作业规范、检验规范、管理制度7.3.1.4“FM：质量体系表单、记录 7.3.2第一阶文件编码方式： QM-01Quality Manual质量手册7.3.3第二阶文件编码方式： 质量管理程序文件：QP- (Quality procedure) 流水号 对应ISO9001章节 7.3.4第三阶文件编码方式：WI- - Work Instruction 流水号部门编号家具HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页 次4/8产品图纸与资料编码规那么按照研发部的执行。7.3

8、.5第四阶文件编码方式：表单FM- - FORM 流水号 版本 对应ISO9000程序文件编号7.3.6第一、二、三阶文件版本以“版本/次方式表示：A/0、A/1A/5、B/0、B/17.3.7第四阶表单：编号及版本一概标识于表单右下方。如版本需求变化以A、B、C。7.3.8.外来文件由文控中心编号并一致管理。7.3.9文件内文架构：7.3.9.1质量手册撰写：质量手册的内容，根据ISO90012021规范要求，结合公司的运作需求展开阐明。7.3.9.2第二阶文件质量程序文件内文架构应依下述架构撰写：目的 二、适用范围三、职责四、参考文件五、定义六、流程图七、流程阐明程序阐明八、质量记录7.3

9、.9.4第三阶文件作业指点书、作业规范、检验规范规定外框、表头，内文及格式架构不限制家具HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页 次5/87.3.9.5部门编号如下：部门代码部门代码部门代码消费部PD研发部RD销管部MD人力资源部AD财务部FD采购部PC品管部QM总务部ZW市场部SC7.4 文件之分发：7.4.1文件之分发7.4.1.1 受控文件：在公司环保、质量管理体系运转中要执行的文件，受控性文件接受更改和换版。7.4.1.2 非受控文件：本公司环保、质量管理体系运转中不执行的文件，非受控性文件，不接受更改和换版。7.4.2 受控文件

10、分发前由文控中心制造FM-0401-002A经管理者代表核准后，通知相关部门领取文件；技术文件及资料由研发部实施管理。7.4.3分发受控文件时，文控中心或研发部应将红色“受控文件章戳盖于文件明显之位置，未戳盖红色“受控文件印章之文件或戳盖“受控文件章后再行复印的文件，一概无效。7.4.4受控文件一经修正，文控中心分发新文件时，应同时收回旧版文件，并戳盖“作废章后作废四阶文件各运用部门自行销毁,可作单面纸再次运用；非受控性文件修正后分发，那么由运用单位自行销毁旧文件。保管在文控中心的“受控文件之正本文件予以明确的标示。7.4.5相关文件分发部门规定：一阶文件和二阶文件分发总经理、分管指点、各部门

11、经理各一份，消费部各车间主任领取与任务直接相关的程序文件；三、四阶文件分发各相关运用部门。其他需领用文件资料的单位及个人须填写FM-0401-004A，经同意后方可领用。7.5 外来文件之管理：7.5.1各部门担任搜集相关国家、国际规范的最新版本，由文控中心编号并一致管理，以电子文档的格式在SERVER中共享，便于相关部门或人员查阅。外来文件由文控中心编入FM-0401-003A存档备案，相关部门领用规范时需填写FM-0401-004A经文控中心同意后加盖红色“外来文件章后进展发放，并作好签收记录。7.5.2外来文件和资料直接援用作为采购、消费、检验、校验等的根据时，需经分管指点以上人员同意，

12、由文控中心列入FM-0401-003A，分发管理同7.5.17.6 文件之运用：7.6.1各部门运用之文件副本，需与文控中心之正本同一版本技术文件同设计研发部，文控中心随时更新文件资料的有效版本文件技术文件除外，并于公司SERVER中随时更新便于查索，经相关部门核对版本，以确保文件运用之有效性。如有不符，应及时反响文控中心研发部作更新。7.6.2文件应坚持整洁并防止受潮，假设不慎污损、丧失或需增发之情形发生，文件致不易阅读，应开立FM-0401-004A经管理者代表审核后向文控中心恳求补发。7.6.3受控性文件之保管人或运用人离任时，应将文件列入移交，由移交人和接受人到文控中心研发部办理移交手

13、续签字确认。7.7文件之保管：7.7.1运用中或已废止之正本文件一致由文控中心技术资料由研发部收存。7.7.2文控中心研发部收存之正本文件及各相关承办单位收存之受控性文件，皆应指派专人管理。7.7.3文控中心应按文件之类别代号，分别将文件搜集成册，建立中心档案，妥善保管。7.7.4正本文件之收发及销毁，文控中心皆应列册管理并接受查询。7.7.5一切与质量管理系统有关之第一、二、三阶运用文件，皆应永久保管，已废止之文件根据需求确定保管期限。质量记录由各部门保管，保管期限根据记录性质确定。八、质量记录8.1 FM-0401-001A家具HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页 次7/88.2 FM-0401-002A8.3 FM-0401-003A8.4 FM-0401-004A8.5 FM-0401-005A8.6 FM