物资采购、发放管理制度

1、物资采购、发放管理制度1目的规范物资采购、发放及领用行为，特制定本制度。2职责2.1行政部负责公司物资的采购和发放；2.2财务部负责物资采购和发放的监督；2.3各职能部门、项目部负责向行政部交本部门所需采购物品的申 请，负责行政部物资采购的数量和质量进行验收、监督、检查。3物资采购实施3.1公司的物资采购分为办公用品、业务消耗用品采购、固定资产采 购；其中业务消耗用品包括保洁用品、维修用品等；固定资产包括办 公类、工具类等。（详见固定资产清单）。3.2各部门、各项目须每月22日前交下月的采购计划，经财务部 汇总、批准后进行采购。对于每月所采购的物资，各部门、各项目务 必注明名称、型号、规格、数

2、量等内容。3.3固定资产类采购需上报请示单，财务部审核，总经理批准后方可 购买。3.4采购计划经过批准后，7日采购完毕。3.5行政部行政外勤应针对不同的采购物资确定不同的固定供货商， 每种物资的采购供货商应至少保持有两家以上，保证采购过程中的价 格、质量最优。3.6公司的特殊物资采购分两种情况：突发事件引起的物资采购、不 能库存的物资。3.7对于突发事件引起的采购（如迎检、设施设备突发故障等），随 时上报填写详细的请示单，行政部随时购买到位。3.8对于不能库存的物资（如盐酸、硫酸、汽油、农药等危险品）， 各部门应提前三天上报申请单，行政部采购人员应于2日内采购到 位。3.9各使用部门作为物资采

3、购的监督、检查部门，应对所使用的采购 物品的质量、数量进行监督、检查，并对行政外勤提出改进意见或建 议，或对采购物资的质量和数量提出质疑。4采购物资的验收、入库4.1行政部内勤负责办公用品、办公类固定资产的验收、入库、登帐、 发放工作。各使用部门负责所申购的业务消耗用品及工具类固定资产 的验收、入库、登帐、发放工作。4.2各项目部项目内勤应对验收物品的名称、规格、数量与采购计 划上所列的项目逐一进行核查，在做到所购物品与采购计划所 列物品相符后，开具出入库单，一联交与采购人与发票一起交财 务，作为报账的依据；另外两联作为项目内勤的入库依据。4.3各项目部项目内勤对所验收物资的数量、价格、质量负

4、责，确保 所购物资足额、实价、没有残次品入库，保证各部门的使用；验收完 毕后，及时登记入帐。若发现采购物资不合格，项目内勤可将采购物 资退回不予验收，并及时通知行政部换货或退货。4.4财务部作为物资采购的监督部门，应对每次的采购活动进行仔细 的监督、检查，行使财务的监督检查职能。5采购物资的报销5.1所有采购物资报销程序为：经办人签字、验收人签字，行政部签 字后，到财务部审核，总经理签字报销。5.2财务部对每次的采购活动详细核对其采购物品购货发票、出入库单后方可为其报销费用。6物资领用6.1采购物资到位后，按照“谁申请谁领用”的原则，各部门验收人 员做好领用登记发放工作。6.2行政部对各部门办公用品用量情况进行年度和月统计，对日常办 公用品进行清理。做好固定资产的管理工作，及时登记采购信息，台 帐明细，保管人明晰，以便于每季度的资产盘存。7物资保管、转移和报废7.1公共办公设备由各部门经理负责管理。发生故障需要维修，由行 政部安排及时维修。各部门合理使用、管理好本部门的空调等用电设 备，并做到上下班随手开关电源。空调在1529C室内温度范围内禁 止使用。7.2因工作需要，办公设备转移时，需填写固定资产调拨单，由 相关部