秘书调查研究技能课件

1、 第六讲 秘书调查研究技能 本讲主要介绍秘书调查研究含义与作用；秘书调查研究的内容；秘书调查研究的方法及秘书调查研究报告的撰写，要求通过学习，熟练掌握上述技能。 掌握调查研究的含义，了解调查研究的作用； 掌握秘书调查研究的内容；掌握秘书调查研究的方法； 掌握秘书调查研究报告的基本格式和写作注意事项，能够写出格式规范、主题突出、材料精练、语言运用好的调查报告。123 中信集团为了提高员工的工作积极性和竞争意识，决定实行“末位淘汰制”的人事制度改革，该项工作由人事部负责。这项制度颁布已经两个月，员工的反应如何？人事部部长要秘书钟倩去做一番调查研究。接到任务后，她到各部门，特别是各车间班组去走访，收

2、集员工的真实看法；组织不同级别员工座谈会；还设计问卷调查表进行调查；并在公司人事部的网站上开展了网络调查。通过调查，最终写了一份以“末位淘汰制”为主题的内容具体、材料真实的调查报告，为人事部部长的决策起到了很好的辅助作用。案例导入 一、调查研究的含义与作用1秘书调查研究的含义调查：是指采用种种科学的方法和手段以取得客观世界材料的过程；研究：则是指对调查得来的材料进行分析、比较、归纳、演绎等一系列过程。 研究是秘书对已经掌握的信息情况，运用科学的理论、知识和方法进行综合分析和推断，以探究研究对象的本质及事物发展规律调查是秘书运用各种方法、手段对调查对象进行了解核查，掌握确凿的实际情况的过程 调查

3、是研究的基础和前提 研究是调查的深化和发展 调查与研究的关系 秘书调查研究的作用3)做好各项秘书工作的基础4)提高秘书素质和能力途径1)获取原始信息的重要途径2)反馈信息辅助决策的前提秘书调查研究作用二、 秘书调查研究的内容一般情况下，秘书的调查研究内容大体分为以下五类。秘书调查研究的内容 具 体 内 容 政策性调研 了解调查对象对有关法律、法规、制度等的制定贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况,为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要的依据和反馈信息基本情况调研 通过对各机关、单位的基本情况的调查, 了解情况，以减少工作的被动性，增强工作的主动性。 秘书调查研究的内容具体内容市场调研

4、了解掌握重大的经济活动状况、经济发展趋势；了解企业发展状况和趋势；了解组织投资前景、市场地位等；了解企业一定时期的经济情况以及企业生产、销售、技术水平等情况，为有关部门分析经济状况情况提供信息 专业性调研 对自然资源、社会生活以及人文状况的了解分析；对有关事故、事件的调查；对先进人物、先进集体事迹的调查舆论热点调研 是针对基层所关心的舆论热点以及带有倾向性、显露“苗头”问题的调查，为领导提供“以小见大”的启示性信息 续 表 三、秘书调查研究的方法 （一）调查的方法 1观察法 就是调查者对调查对象的状态、变化凭肉眼或借助于工具、仪器进行观察、记录。观察法侧重于了解调查对象的外观、形态、动作或变化

5、的特征及过程。有参与和非参与两种形式： 参与观察，又称局内观察。是深入到一个单位蹲点，实地观察，以获取丰富而又真实的第一手材料。 非参与观察，又称局外观察。是在被调查对象没有察觉情况下的观察。 2访谈法 就是通过与人的交流、讨论，了解更深层的内容。有个别访谈和集体访谈两种形式。 个别访谈法：即根据调查需要，选择单一调查对象进行采访、问询，了解情况。个别访谈的关键是选准访谈对象并拟好访谈提纲，要选好访谈地点并注意谈话的态度和语气。 集体访谈法：即根据调查需要，恰当、准确地选择若干调查对象，组织目的明确的聚会、会谈。 座谈会的优点是参加者可以互相启发，反映的情况与意见比较全面；缺点是容易产生随声附

6、和的现象。调查者应作冷静、客观分析，不要盲目相信多数。另外，涉及机密的内容，不能在座谈会上讨论，防止人多嘴杂而泄密。 3问卷法 就是调查者把需要了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷（又称调查表），由被调查者做书面答案。问卷可分为开放式问卷和封闭式问卷。 开放式问卷：其题型是填充题和问答题，由被调查者自由填写、回答，不受限制。其优点是便于答卷人各抒己见，答案比较丰富、具体，既有共性，又有个性；缺点是无法用计算机统计，只能由人工阅卷。 封闭式问卷：其题型为选择题和是非题，被调查者只能在有限的范围内选择答案，作肯定或否定的判断。其优点在于用数字或符号表示答案，便于计算机统计；缺点是答案有限

7、定，无法调查特殊及深层的情况。 问卷法可以大规模进行，比较省时省力，其质量的关键在于题目和答案的设计。因此，调查者决不能想当然地闭门造车，最好事先作些典型调查。 4实验法。 即按照一定实验假设，通过改变某些实验环境的时间活动来认识实验对象的本质及其发展规律的调查。其基本要素如下。 实验者：即实验调查活动的主体。 实验对象：即实验调查的客体。 实验环境：即实验对象所处社会条件的总和，有人工实验环境和自然实验环境两类。 实验活动：即改变实验对象所处社会条件的各种实验活动。 实验检测：即在实验过程中对实验对象所作的检查或测定，分为实验激发前的检测和实验激发后的检测。 优点：能够直接掌握大量的第一手资

8、料；有利于揭示实验激发与实验对象变化之间的因果联系；有利于探索解决社会问题的途径和方法；是可重复的调查。 缺点：实验对象和实验环境的选择难以具有充分的代表性；难对实验过程进行充分有效的控制；落后或消极的社会现象不能进行实验；对实验者的要求较高，花费的时间较长，实验的对象不能过多等。 5文献法 指调查者查阅有关的书面资料（报刊、文件、档案以及照片 、图表、影音、资料等），以获取所需要的材料。 一次文献又称原始文献，是指作者的直接创造，如首次发表的文章、公布的文件、出版的著作、讲话及会议记录稿、原始档案等。这是最真实、准确、可靠，也是最有价值的文献。 二次文献是指非一次文献作者对一次文献进行加工、

9、转引、摘录、摘要、编译而成的文献，如各种教科书、简报、文摘、综述等。 三次文献涵盖面宽，内容简明，适于了解各种基本知识或信息来源，但不宜作为重要依据。 优点：资料丰富，时间、空间跨度大，制约少，花费低；缺点：获得的信息总是滞后于现实，缺乏生动性、具体性。 度量研究法 这种方法是着重研究事物规定性的定性研究与着重研究事物规模、范围、数目等数量关系的定量研究两种方法的综合。度量研究方法就是通过对调查材料的分析，从质的界限到数量关系的情况及其变化，对调研对象做出本质的结论。1（二）研究的方法 归纳研究法 就是将多件同类的个别事物归在一起，从中概括出共同属性或特征以加深认识的研究方法。归纳法是常用的逻

10、辑推理方法之一 综合研究法 综合法就是将众多的零散事物进行横向组合或纵向串联，视做一个整体进行研究。它比归纳法具有更大的概括性，也更为复杂。例如，全国政协十届四次会议期间，提案委员会共收到提案5030件，经审查，立案4898件。再经组合、比较、筛选，综合出政协委员主要关注的问题有：社会主义新农村建设、自主创新、节约资源、循环经济、环境保护、协调发展、思想道德建设，以及涉及群众切身利益的义务教育、就业和再就业、医药卫生、社会保障、收入分配、安全生产等。 23 统计研究法 是运用统计数据来描绘社会经济现象的状况和变化，认识社会经济规律的方法。一切客观事物都有它的量和质两个方面，而且量变可以导致质变

11、。因此，研究量的方面，多作数量分析至为重要。4 比较研究法 就是把两个或两个以上既同类又有不同之处的事物放在一起比较、分析，可以更深刻地认识各自的特征。5比较研究综合比较是简单比较的汇总，是更系统化的比较研究对比比较是一种简单的比较，可采取以时间为线索的纵向比较，也可以采取以空间为线索的横向比较 运用比较研究法要注意： 作为比较对象应该具备某一方面或某些方面的共同性质。这种同质性越高，可比性越大；如没有同质性，比较就不能成立。比较对象的各种因素还必须具有可分解性和可度量性，各种因素既要有联系性，又要有独立性；可以进行独立的考察和比较，并且通过多种量化的、技术性的指标来显示、说明。运用比较法，必

12、须从客观、逻辑、历史、辩证、总体的角度看问题，才能抓住事物的实质。 分析研究法 分析研究法就是将复杂的事物进行分解，联系其他有关因素，从而辨析、认识事物的本质和规律。 演绎研究法 演绎研究法是逻辑推理的方法之一。它以公理为大前提，以求证的事物为小前提，如果小前提符合大前提的前项，那么小前提的结论必然符合大前提的后项。 67（三）调查研究的步骤和要求 阶段具体步骤 要求准备阶段确定调查研究的课题课题是必要的、可行的确立调查对象、类型和方式根据课题性质和要求确定设计调查问卷和表格明朗简洁易答、逻辑性强，便于统计分析规定调查时间和地点确定起始及所需时间限度制订调查研究计划调研的主题、目的、内容和要求

13、；调查的对象、范围、方法；调查的步骤与时间安排；调研人员和组织安排、经费、物质等续表 调查实施阶段联系确认调查对象建立联系，详细说明，协商配合实施调查科学安排，点面结合；注意遵守有关法律研究分析阶段对调查材料取舍、审定、核对和证实；分类整理，将初级信息转化为高层次信息；利用科学方法，对调研内容分析统计；确定研究结果注意突出重点；注意全面性和重点性相结合撰写报告阶段包括：调查过程（事实、情况、资料或数据）调查结果（含原因、因素、评价、问题症结、解决办法、意见或建议等）和研究结果要求：主题突出、观点鲜明；内容具体、材料实事求是；布局合理；格式规范；语言运用得当 调查研究是有目的、有计划地使用科学方

14、法考察、获取及分析、整理客观信息的一种社会活动过程，要求通过本讲的学习，了解秘书调查研究的概念、内容与作用；掌握秘书调查研究的方法并能运用恰当的方法有效地开展调查研究工作；掌握秘书调查研究报告撰写的基本格式和写作注意事项，能够写出格式规范、主题突出、材料精炼、语言运用好的调查报告。本讲小结1.什么是调查研究？调查和研究的关系怎样？2.秘书开展调查研究有什么作用？3.秘书调查研究包括哪些具体内容？4.调查研究有哪些方法？5.比较观察法、访谈法、问卷调查法各有哪些优点和缺点。6.调查研究报告的基本格式是什么？7.写作调查研究报告要注意哪些事项？一、思考 案例(一) 张强刚大学毕业，分配到中信集团公

15、司办公室当秘书。中信集团在进行企业用人制度改革中，大胆实行了“末位淘汰制度”。该制度已经实行3个月了，需要做个阶段性的小结，以便进一步完善。集团老总想了解下属各部门和各公司对该制度的执行情况以及一千多位员工对该制度的看法，交代秘书张强召开一个专题座谈会，收集一下群众意见。张强考虑到集团员工众多，采用了派代表参加座谈会的方式。除集团办公室外的人事部、财务部、市场部、研发部、后勤部、党办、工会，每部门派2人参加，下属的电子、机械、商贸、建工、化工、传媒公司，每个公司派5人参加。共44名代表参加了座谈会议。座谈会从下午2点开始。代表们踊跃发言。由于该项制度的实施给员工带来不小的压力，很多员工憋了一肚

16、子话要说，加上老员工在压力下有些怨言，因此，座谈会上有些发言带有一定的情绪，情绪性的话又引起了代表们的共鸣和议论。一时间座谈会现场闹哄哄的，声音此起彼伏，杂乱无章，到处都是声音，张强也不知道该记录谁的发言，反而无法收集意见了。而且，眼看着3个多小时过去了，就要下班了，还有很多人争着要发言，张强感到不能让场面再这样下去，就站起来大声地要求大家安静，并说了一句：“大家不要老提意见，末位淘汰制度没什么可怕，我昨天听集团领导开会时说，由于公司整体利润下滑，下一段还计划裁减部分员工呢。”张强话音刚落，现场像炸开了锅，一时间失去了控制。 请问：组织这场座谈会，张强哪些地方做得不对？二、案例分析 案例(二)

17、 美国某公司准备改进咖啡杯的设计，为此进行了市场试验。首先，他们进行咖啡杯选型调查。他们设计了多种咖啡杯，让500个家庭主妇进行观摩评选，研究主妇们用干手拿杯子时，哪种形状好；用湿手拿杯子时，哪一种不易滑落。调查研究结果，选用四方长腰果型杯子效果最好。然后对产品名称、图案等，也同样进行造型调查。接着他们利用各种颜色会使人产生不同感觉的特点，通过调查试验，选择了颜色最合适的咖啡杯。他们的方法是，首先请了30多人，让他们每人各喝4杯相同浓度的咖啡，但是咖啡杯的颜色分别为咖啡色、青色、黄色和红色4种。试饮的结果，使用咖啡色杯子时人们认为“太浓了”的占2/3，使用青色杯子时人们异口同声地说“太淡了”，

18、使用黄色杯子时人说“不浓，正好”，而使用红色杯子时，竟有90%的人说“太浓了”。根据这一调查，公司咖啡店里的杯子以后一律改用红色杯子。该店借助于颜色，既可以节约咖啡原料，又能使绝大多数顾客感到满意。结果这种咖啡杯投入市场后，与市场上的通用公司的产品开展激烈竞争，以销售量比对方多两倍的优势取得了胜利。 请问：本案例中应用的是什么调查方法？这种方法有什么优缺点？ 三、情景实训： 秘书调查问卷的设计和调查结果的分析 1.实训目标：通过本实训提高秘书调查问卷的设计能力，训练对调查结果进行定性定量分析的能力，了解收集、整理、分析信息作为秘书基础工作的重要性。 2.实训背景：某职业技术学院秘书专业的学生要对本专业以往10届的毕业