秘书机构的设置分解课件

1、秘书机构的设置6.1 秘书机构设置的原则6.2 各级各类秘书机构6.3 秘书机构的领导关系6.5 案例分析第1页，共35页。第一节 秘书机构设置的原则一、秘书机构 （一）秘书机构又称秘书部门，是现代秘书工作的组织形式，是秘书人员从事秘书工作的地方。秘书机构有广义和狭义之分。 1.广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门(如图12所示)。中央、国务院及各部委，省、市、自治区党委、政府的秘书机构，通称办公厅，如国务院办公厅、北京市人民政府办公厅等。省级各部委

2、厅局、市县乡镇以及企事业单位的秘书机构，通称办公室，如兰溪市人民政府办公室、东方经贸职业技术学院院长办公室、上海苹果服饰有限公司总经理办公室等。秘书机构的负责人称办公厅(室)主任。省级以上机关还设秘书长。 第2页，共35页。2. 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。 本章中所称秘书机构，是指广义的秘书机构。 办公室(主任、副主任)监察科室行政科室 信访科室 档案科室 机要科室 调研科室 秘书科室 第3页，共35页。 二、秘书部门的地位 秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下

3、、协调左右、沟通内外的枢纽地位。党政机关秘书机构的设置可以用图表示。 第4页，共35页。 图中显示，秘书部门处于最贴近领导层的中枢位置。它的级别虽与直属下级职能部门相平，但其作用实际上高于其他职能部门。如果把领导层比作人体的头部，那么秘书部门就是颈部。 一般来说，高层的领导机关、大型的企事业单位中，秘书机构规模较大，分工较细，分设的处室较多。如中央、省市政府机关的秘书部门就是组织严密、人员设施齐全、工作既分工又合作的相对独立的工作机构。它承领导层之命，有管理、控制、协调的权力。中央的秘书机构还有权制定秘书工作程序、规范秘书工作技术、指导下级组织的秘书工作，如发布和修订国家行政机关公文处理办法等

4、。而在基层单位，秘书机构较小，分设的处室少一些，往往只是综合性的办公室。有的单位甚至不设秘书机构，只设秘书岗位，配备一两名专职的秘书人员。 第5页，共35页。 三、秘书部门的基本特征 秘书机构的特殊地位，决定了秘书机构具有以下3个方面的基本特征： 1，从属性 秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。所从事的工作属辅助性、服务性工作。秘书人员可以向领导提出解决问题的意见和方法，但这些意见和方法只有经领导认可后，作为领导机构的决定、决议执行，而不是作为秘书部门的决定去执行。 2中介性 在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。秘书机构既不是决策机构，也不是执行机构，而是

5、介于二者之间起中介作用的部门，是领导层与职能部门之间的桥梁和纽带。 3综合性 在机关的内部机构中，秘书机构不承担任何具体业务工作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，如在全局范围内给领导提供服务、综合协调、处理事务等，都要由秘书机构承担。而且，秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广，大至大政方针的制定，小至车辆交通、接待来访，均需秘书部门的参与和办理，因而属于综合性机构。 第6页，共35页。四、秘书机构设置的原则（一）总原则：要适应机关或单位管理工作的实际需要（二）具体体现1.凡独立单位必须设置秘书机构2.秘书机构的组织形式、人员配备必需符合精简、合理、高效的要求3.秘

6、书机构与所属机关在工作性质上必需相适应第7页，共35页。五、影响秘书机构设置的因素 （一）行政组织的存在决定了秘书机构设置的必然性和广泛性。 （二）机关的管理权限和范围影响秘书机构设置的规模。 （三）机关管理工作的现代化程度影响秘书机构的组织机构。 第8页，共35页。六、秘书机构的建设 （一）队伍建设 1、保持相对稳定 2、提高综合素质 3、优化队伍机构 （二）制度建设 1、秘书工作制度 2、管理制度：一是秘书的录用、考核、奖励、升降、培训、交流等制度； 二是按工作岗位制定工作责任制；目标管理制度。 第9页，共35页。第二节 各级各类秘书机构一、各级秘书机构（一）中央机关的秘书机构中央机关与国

7、务院机关实行的是分理制 分理制：采用部门办公的形式 全国人大常委和全国政协常委会实行综理制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。 （二）省、市、县级的秘书机构（三）基层单位的秘书机构第10页，共35页。二、各类秘书机构（一）人民解放军的秘书机构1.首长秘书机构2.机关秘书机构3.会议秘书机构（二）企事业单位的秘书机构其中企事业的秘书部门，以企业级别规模的高低大小之别，可采用下述两种形式。 1、大中型骨干企业采用“三足鼎立式”。即按照党政群三大纵向系统分别设置秘书机构。 一般分别称为厂（公司、商场）、党委办公室、厂长办公室、厂工会办公室，分别是企业党委、行政、工会的办事机构，直接受其领导，担任

8、各自系统的秘书工作。 2、一般企业可采用联合式 “三合一”企业只设置一个秘书机构，全部的秘书工作集中，统一由这个秘书机构办理（综合处） （三）民主党派和人民团体的秘书机构（四）临时秘书机构1.为临时性领导机构服务的秘书机构2.为各种重要会议服务的秘书机构第11页，共35页。技能训练下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构：董事会秘书处 董事会财务审计室董会法律事务部 党委办公室 组织部 宣传部 纪委(监察) 工会 团委 信访处 总经理办公室 人事部 劳资部 生产技术部 财务部 企划部 通风处 安全管理监察部 非煤产业部请指出这些机构中哪些属于秘书机构。并用“google”或“百度”检

9、索“公司机构设置”或“机构设置”，找出十家单位的机构设置情况，看看是否存在不设秘书机构的组织。第12页，共35页。案例中列举的机构中，属于秘书机构的有：董事会秘书处 党委办公室 信访处 总经理办公室 一般单位都有秘书机构。第13页，共35页。补充材料1：国务院办公厅机构划分及工作职能根据第九届全国人民大会第一次会议批准国务院机构改革方案和国务院关于机构设置的通知（国发19985号）设置国务院办公厅。国务院办公厅是协助国务院领导同志处理国务院日常工作的机构。根据职能调整，国务院办公厅的主要职责是：负责国务院会议的准备工作，协助国务院志组织会议决定事项的实施。协助国务院领导同志组织起草或审核以国务

10、院、国务院办公厅名义发布的公文。研究国务院各部门和各省、自治区、直辖市人民政府请示国务院的问题，提出审核意见，把国务院领导同志审批。根据国务院领导同志的指示，对国务院部门间出现的争议问题提出处理意见，报国务院领导同志决定。第14页，共35页。督促检查国务院各部门和地方人民政府对国务院公文、会议决定事项及国务院领导同志报告有关指示的执行落实情况关跟踪调研，及时向国务院领导同志报告。协助国务院领导同志组织处理需由国务院直接处理的突发事件和重大事故。处理群众来信，接待群众来访，及时向党中央、国务院领导同志报告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项。根据

11、国务院领导同志的指示，组织专题调查研究，及时反映情况，提出建议。负责国务院值班工作，及时向国务院领导同志报告重要情况，协助处理各部门和各地区向国务院反映的重要问题。做好行政事务工作，为国务院领导同志服务。（十一）办理国务院领导同志交办的其他事项。第15页，共35页。根据职责，国务院办公厅设6个职能司局。秘书一局 主要职能：办理文电收发运转、国徽印鉴管理、国务院全体会议、国务院常务会议和总理办公会议等会议会务及国务院领导同志内事活动、国务院值班、信息、档案和数据管理、办公厅保密、公文核稿、文印、督查、机要通信和办公自动化、国务院公报编辑等方面的工作秘书三局 主要职能：办理教育、科技、外事、政法、

12、法制、监察、民政、人事、文化、卫生、体育、计划生育、地震、民族宗教、港澳台侨、广播影视、新闻出版、知识产权、机构编制等社会事业的文电、会务、督查及联系全国人大、全国政协、军队等方面的工作。中办国办信访局主要职能：按照中共中央办公厅，国务院办公厅确定的工作范围，处理群众来信接待群众来访，向党中央、国务院领导同志提供群众来信来访中反映的重要信息，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项；指导部门和地方的信访业务工作；处理跨部门，跨地区的信访疑难问题。人事司主要职能：负责国务院办公厅的人事管理和工作人员的教育培训工作；办理工作人员的出国手续；负责国务院领导同志办会室的人事工作；负责挂靠单位的人事

13、管理工作。行政司主要职能：负责在中南海北区办公的国务院领导同志的服务事务以及机关后鄞管理工。机关党委。负责国务院办公厅及其挂靠单位和国务院外事办公室的党群工。第16页，共35页。补充材料2：联合国及其它国际组织机构的秘书结构与工作任务联合国秘书处由在联合国纽约总部和世界各地工作的全体国际工作人员组成，从事联合国各种日常工作。秘书处为联合国其他主要机关服务，并执行这些机关制定的方案与政策。秘书处的首长是秘书长，秘书长由大会根据安全理事会的推荐任命，任期五年，可以连任。秘书处的职责同联合国所处理的问题一样多种多样，范围从管理维持和平行动到调停国际争端、从调查经济及社会趋势和问题到编写关于人权和可持

14、续发展问题的研究报告。秘书处工作人员还使世界各通讯媒体了解和关心联合国的工作；就全世界所关切的问题组织国际会议；监测联合国各机构所作决定的执行情况；将发言和文件翻译成联合国各正式语文。目前，由经常预算提供经费的秘书处工作人员来自170个国家，共约8 600人。作为国际公务员，他们和秘书长都对联合国负责，并宣誓不寻求或接受联合国以外任何政府或其他当局的指示。根据宪章，各会员国承诺尊重秘书长和工作人员责任的专属国际性，决不设法不当影响其责任的履行。第17页，共35页。联合国总部设在纽约，但在日内瓦、维也纳和内罗毕也设有很多机构。联合国日内瓦办事处（日内瓦办事处）是会议外交中心以及裁军和人权问题论坛

15、。联合国维也纳办事处（维也纳办事处）是联合国药物滥用管制、预防犯罪和刑事司法、和平利用外层空间及国际贸易法等领域活动的总部。联合国内罗毕办事处（内罗毕办事处）是联合国环境和人类住区领域活动的总部。联合国所设的秘书处（The Secretariat）是联合国各机构的行政机构，秘书处的秘书长为联合国的行政首长，由安理会推荐，联合国大会任命，其权利相当广泛，他除领导来自各国的有七千多名工作人员的秘书处并向大会提出联合国活动的年度报告外，还可以把他认为威胁国际和平与安全的问题提请安理会注意，并执行大会、安理会等委托的任务。第18页，共35页。联合国秘书长执行任务时只对联合国负责，不受任何国家政府指使，

16、联合国秘书处还设有副秘书长若干人及其他从事文书工作的工作人员。其机构之大、权力之重、工作人员之多在各国中莫过于此。其它一些国际组织亦多设有类似的对该国际组织负责的秘书长行使职权。如美洲国家组织（Organization of American State）是常设的中央机构，由秘书长领导，负责执行大会委托的各项任务。非洲统一组织（Organization of African Unity）的秘书处，下设政治、法律、经济、社会、文教、出版和新闻、礼宾及行政等部门。阿拉伯国家联盟（Arableague）的秘书长需经会员国三分之二多数表决，由理事会委派。再如北大西洋公约组织（North Atlanti

17、c Treaty Organization），设国际秘书处，秘书长也是部长理事会、防务计划委员会核计划小组的主席，地位十分重要。 秘书这一扶持性工作，按世界的分类概念分为：行政秘书，指的是为上级行政官（高级官员或总经理）工作的秘书。这类秘书协助领导人推进工作，没有打字的任务，往往是单位团体所委派的，向秘书行政管理人或领导人进行汇报；通信秘书，这类秘书执行打字的职责，向信息处理中心汇报。信息处理中心主管人帮助管理人进行日常业务、信息反馈、培训、人事以及未来计划等工作。有时行政秘书称为政务助手，但传统上这种职称和秘书这个职称并不一样，它用来指较高级的职责。在某些组织机构中，办公室的低级工作人员从事

18、口授、笔录、抄写、打字以及执行办公室的事务工作称为速记员（Stenographer）不能称秘书，往往比秘书要受更多的监督。第19页，共35页。第三节 秘书机构的领导关系一、秘书机构只直接对所属机关负责二、秘书机构之间的联系（一）纵向联系：上级秘书机构对下级秘书机构的业务指导（二）横向联系：秘书机构之间的相互交流第20页，共35页。案例分析1.秘书要认错吗？这天上午，秘书一边在前台值班，一边在给老板的发言稿润色。但秘书正给一位新来的客人沏茶时，总裁办公室主任过来说老板要看发言稿。秘书说还有一点没有改完，如果老板急着要，那就请主任帮忙把把把关再送给老板。主任说没问题。到中午的时候，主任对秘书大发脾

19、气，说老板对发言稿很不满意。面对办公室主任的批评，秘书应该怎样处理？下面有几种选择：A、由于当时太忙，没有仔细检查，我下次一定注意。B、我当时就说还没有改完，你应该改完之后再交给老板呀！C、实在不好意思，我今后一定注意。D、头，别太在意，就是老板自己不也经常出点小差错吗？E、老板也是鸡蛋里面挑骨头，一点小毛病自己随手改不就完了嘛！对于以上几种选择，你认为那种选择最合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。第21页，共35页。本题应选择C选A是不对的。秘书在工作中难免出现这样或那样的失误，但不管是什么原因造成的，错了就错了，没必要再为自己的失误作辩解。选B是非常恶劣的，不仅推卸自己的责任，而且

20、把责任推到了自己上司的头上，这样做只会火上浇油。选D是缺乏基本素质的表现。不管老板是不是经常出错，秘书无权公开指责自己的老板。这是秘书人员的大忌。说话腔调随意显得油滑，不够严肃认真。选E也是错误的。秘书是老板的助手，即使老板出了失误，秘书应该积极采取补救措施。而现在秘书出现失误，却指望老板帮忙改正，这说明秘书不明白自己的职责。本题的关键：秘书不论在什么情况下都要诚实、谦逊。第22页，共35页。2.下面案例中的秘书小李错在哪里？某机关王处长，不问青红皂白，写信把另外一部门的属下严厉的批评了一顿，批评他办事不力，结果过了几天之后，真相大白，是王处长冤枉了那位属下，王处长十分后悔，决定亲自打电话向那

21、个属下道歉，这时一旁的李秘书得意的说:不用了,你那封信我根本没有发出去，因为我知道你会后悔的。所以我就把信压下了。”王处长听了后如释重负，然后又怀疑地问她：“压了整整三个星期？”李秘书说：“是的。” “那么最近发到欧洲那几封信也压下了吗？”李秘书说：“我没有，因为我知道那些信是不该压的。”结果没想到王处长大怒：“这事是你作主还是我作主？！”李秘书说：“我做错了吗？”王处长说：“是的。”就这样李秘书被记了一个小过，只是没有公开。当然李秘书觉得自己满肚子的委屈，逢人便倒苦水，说委屈。不久整个单位都知道了这件事情。结果，半月之后，李秘书就调走了。 第23页，共35页。秘书在传达贯彻领导意图时应注意的

22、问题：一是莫误传达时间。二是不能截留领导意图。三是不能随意解释或歪曲领导意图。从中得到的教训：（1）她不该自作主张扣押领导信件，而不与领导沟通。（2）她不该自以为是，觉得领导犯了错误会有后悔的一天，而自己帮领导避免了一个错误就洋洋自得，以功臣自居。（3）她不该逢人便讲，给自己“伸冤”，把小事弄得尽人皆知有损领导威望。第24页，共35页。3.秘书人员作为领导的助手，必须时时与领导保持良好的沟通状态。但受到领导批评时候，应该如何与领导沟通向领导进言呢？秘书受到批评情况有二：一是工作中做得不好，领导不满意；二是因有误解而批评。针对第二种情形我们不妨看下面的例子：秘书小刘，因为刚刚到单位工作就比较出色

23、，深得领导的赞赏，许多重要的活动都让他组织，可谓对他委以重任，这就招来了一些人的嫉妒，尤其是单位里另一个秘书小张，比小刘先进这个单位，但是工作表现不出色，没有得到领导的重用，于是小张就到处说这位小刘秘书的坏话，说他骄傲、轻狂，不把别的人放在眼里，甚至不把领导放在眼里，这些话传到了领导那里，领导信以为真，对小刘渐渐疏远，有点把他晾在一边的味道。 第25页，共35页。小刘秘书真是有一肚子的苦水，但是他没有立即表现出来，更没有逢人就替自己开脱。他一方面自己进行检讨，看是不是自己确有做得不好的地方，另一方面对同事采取积极接近的态度，对待那个说他坏话的小张，他也并不是冷眼相向，反而主动帮他完成任务，但是

24、不把功劳放在自己的身上，这样单位里有关他的舆论好了起来，一些人开始替小刘在领导面前讲好话，一度说他坏话的小张也不再说了。 第26页，共35页。领导对小刘的态度有所缓和，这时小刘秘书觉得是向领导申诉的时候了，但是具体的时机和方式呢？小刘的领导喜欢在午间休息的时候打乒乓球，小刘秘书就陪领导打乒乓球，他一方面显示出自己打乒乓球的实力，一方面又恰到好处地让领导赢球，让领导在竞争的感觉中赢球，领导很高兴，说：小刘，球技不错呀。这时小刘秘书说：哪里，还是王局长的球技不错，是不是以前学过 ？领导笑着说：我可是全靠自学的，没事打着玩。小刘秘书就说：是吗？我看您都是准专业水准了。我都拿出了自己的看家本领了。领导

25、说：是呀，小刘，你打球还是比较厉害的。这时小刘秘书乘机就说：我这个人就是实在，打球的时候我就想着好好打球，所以有的人说我打球的时候不给人留情面，说我工作的时候也这样，其实和打球一样，我没有想别的，就是想把事情做好。不过，我以后一定要注意，因为不是每个人都像领导一样了解我。第27页，共35页。领导听完小刘秘书的一席话，笑道；“这我也听到过，当时就告诉他们，年轻人嘛，有干劲是好的，好好做工作，别管别人怎么想。我就喜欢你这样的实在劲。你不知道，局里好多人打球总是让着我，没劲，让我球技总是得不到提高。”从那以后领导总喜欢叫上小刘打球，对小刘秘书的印象大有改观，一年后，提拔他当了自己的助手。 第28页，

26、共35页。从中学到的处世技巧1.在遭人诬陷，受到冷落和排挤的时候，不要失去理智，而要一面要反省自己的不足，努力改进，一面要对于心存妒忌而造谣的人报以宽容态度，并主动帮助，从而化解矛盾，使其心服口服。2.要懂得选择适当的时机向领导澄清，在和领导建立共同娱乐爱好的基础上一不经意的方式阐明自己的做人原则，以获得领导的认可和好感。3.打球时，小刘不卑不亢，一方面显示自己的实力，让领导在竞技中尽兴，一方面又巧妙的不露痕迹的让领导赢球，让其获得某种成就感和威严感，同时也为自己树立了良好形象。沟通的时机选择对沟通效果起着直接重要的影响。第29页，共35页。案例4:电话号码这天上午,公司秘书于雪在给胡总送邮件

27、是,听到胡总正在与恒昌公司老总通电话：“-你说是天地公司赵总的电话吗？我好象记得有他的名片，回头我查一下告诉你-你们公司今年的生意如何-”正巧于雪早上整理名片夹时无意中看到了赵总的名片，知道电话号码是87654321。面对这种情况，秘书怎么做？A. 马上把电话号码写在便条上，放到胡总面前。B.当作什么也没有听见。C.如果胡总问自己的话，就告诉他87654321。D.如果胡总问自己的话，就写在便条上递给他。E.把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。你认为哪种比较合适？请说明理由。第30页，共35页。选择A ，可能会让老板觉得秘书喜欢偷听他打电话。秘书做事应该积极主动，但也要注意自己的行为是否会给老板带来困扰。直接告诉老板号码，也许完全违背老板意图。选择B，可能会让老板觉得自己的秘书缺乏积极主动的精神。而且，在当时这种下，不必装做没听见。选择C，有可能让老板反感。因为口头告诉老板电话号码，一是会打断通话，二是老板不一定记住，更重要的是老板正通话时，秘书最好噤声。选择E更不合适。一般情况下，老板通话，秘书不应该站在旁边。D比较合适。这样做既协助了老板工作，又没有干扰老板。老板完全可以按自己的方式去跟对方交流。第31页，共35页。案例分析5：部门经理之间的