企业文书档案整理-PPT课件

1、企业文书档案整理 一、企业文书档案 二、企业文书档案的收集 三、企业文书档案的整理一、企业文书档案 （一）定义。企业在各项管理活动中形成的，对国家、社会和企业发展具有查考和利用价值的，归档保存的各种文件材料。 从三个方面进行理解定义1、企业档案是企业活动整体的反映和记录。2、企业档案是直接记录企业活动的一种信息材料、第一手资料、原始资料。3、企业档案是企业文件材料有条件的转化而来。（具有长远考查利用价值的；文件处理完毕或告一段落，指文件在处理程序上，已经运转完毕，而不是指文件所涉及的内容办理完毕。）一、企业文书档案（二）构成。主要指企业在党群管理、行政管理、生产管理和经营管理中形成的各种文件材

2、料。二、企业文书档案的收集（一）收集范围。（二）收集中的注意事项。（一）收集范围。1、经营管理类。2、生产管理类。3、行政管理类。4、党群管理类。二、企业文书档案的收集二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 1、 经营管理类（10小项）。经营决策：企业经营决策、发展规划、改革转制文件，董事会、监事会、股东会构成、变更及有关会议文件，经理责任制、任期目标文件；生产经营计划：企业生产经营计划、总结报告、计划任务书，生产技术、经济指标完成情况分析； 统计工作：统计制度、规定等，生产、技术、经济统计报表，综合性报表及分析材料，工业普查报表；二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 1、 经营管理类（10

3、小项）。财务管理：财务管理制度、规定等，计划总结，固定资产管理文件，生产财务、成本核算、税务方面材料，资金、价格、会计管理材料；资产管理：房地产权属证明、租赁协议等，对外投资规划、决策、财务报告、股权管理文件，国有资产管理、登记、统计、核算文件，企业产权变动、清产核资、资产处置文件，多种经营管理文件，境外项目管理文件； 二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 1、 经营管理类（10小项）。物资管理：物资分配计划，重要物资、办公设备采购计划、审批手续、招投标、物资保管文件，机动车调拨、保险及事故处理文件，仓库管理制度、台帐、统计报表，有关企业住房承租、购置、分配、出售文件； 产品销售：营销组织、

4、网络建设文件，销售计划、宣传、总结文件，销售合同、协议，市场分析、用户调查、售后服务材料，销售报表；二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 1、 经营管理类（10小项）。合同管理：商务合同正本及补充件，客房资信调查材料； 信用管理：企业认证、达标文件，企业形象宣传、展会文件，有关企业资质、信誉方面材料；知识产权管理：企业标识、商标，专利、商标及其他知识产权方面的申报、证明材料。二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 2、 生产管理类（9小项）。生产调度：生产调度计划、总结报告、会议记录，作业计划编制、执行及调度情况，生产调度职责、制度、规程；质量管理：质量管理措施、总结、制度、办法等，产品质量

5、检测、化验、试验材料，质量事故分析、处理文件，质量认证、检查、评比材料，质量体系运行及管理文件，产品创优获奖材料；二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 2、 生产管理类（9小项）。能源管理：能源管理规定、计划、总结、统计报表等，能源消耗定额管理文件，节能方案、措施等；安全生产：安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要、统计报表等，事故报告、调查及处理材料，安全教育、安全生产、消防方面材料； 二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 2、 生产管理类（9小项）。科技管理：科技发展规划、总结等，技术革新、合理化建议，新产品开发、科技成果管理、技术引进文件，学术论文、考察报告等；环境保护：环境保护规划

6、、计划、总结，制度、办法，环保监测、分析材料，环评报告、防污措施，统计报表；计量工作：计量工作计划、总结、管理规定、统计报表，计量设备、仪器资料及检查记录等；二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 2、 生产管理类（9小项）。标准化工作：标准化管理规划、制度办法、计划总结，生产技术规范、标准，企业工作标准、管理标准；档案和信息工作：档案工作、信息工作计划、总结、规划、规定、统计报表，档案移交、销毁清册，档案开发利用成果材料，信息管理文件，图书、资料工作文件。 二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 3、 行政管理类（7小项）。行政事务：上级下发应执行的文件，上级领导视察的题词、指示、讲话等，行

7、政工作计划、总结、办公会议记录、纪要，行政决定、通报等，企业设立、关、停、并、转、更名、启用印信文件，企业文秘、机要、保密、信访、综治等方面文件，企业大事记、组织沿革、信息动态等； 二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 3、 行政管理类（7小项）。安全保卫工作：上级有关安保工作文件，企业安保计划、总结、报告、报表等，安保、民兵机构设置、干部任免文件，灾害防范、交通管理文件，重大事故调查、处理文件；法律事务：法律事务管理、协调文件，法院诉讼、仲裁文件，案件、纠纷及公证事务文件；二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 3、 行政管理类（7小项）。审计稽查工作：上级有关审计工作文件，审计意见、报告

8、，审计工作记录、纪要、报告、总结、调查材料，专项审计材料；劳动人事与人力资源管理：上级有关人事劳资文件，企业人事劳资制度、规定、计划、总结、报表等，企业内设机构、人员编制文件，职工名册，干部职工任免、招聘、升降、奖惩、考核、评聘、调动等文件，职工劳保卫生、计划生育、社保、医疗、工伤保险、住房公积金文件，劳动合同管理、劳资纠纷、仲裁方面的文件；二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 3、 行政管理类（7小项）。教育培训工作：上级有关教育培训文件，企业教育培训计划、总结、报告、报表、制度等；外事工作：外事协议、备忘录等，出访审批、考察报告等文件。 二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 4、 党群

9、管理类（7小项）。党务工作：党代会、支部会文件，党务工作制度、办法计划、总结、报告、调研材料、大事记、工作简报等，上级有关党务工作文件；组织工作：组织工作制度，党员考察、考核、任免、政审、入党、转正、转入转出等方面材料，党群机构设置、调整、人员编制文件，党费收支、组织关系介绍信存根；二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 4、 党群管理类（7小项）。宣传统战工作：宣传统战工作计划、总结、报告、调研材料、会议纪要、活动记录、统计登记材料等，企业出版物、媒体报道材料，有关企业文化建设文件；纪检与监察工作：纪检监察工作规定、决定、通报、会议纪要、记录、总结、报告、统计报表等，违纪案件调查处理材料；

10、二、企业文书档案的收集（一）收集范围。 4、 党群管理类（7小项）。工会工作：工会工作规章制度、总结报告、会议记录、统计报表等，职代会文件，会员名册，民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权文件，女工、文体方面文件，会费财务管理文件；共青团工作：共青团工作规章制度、总结报告、统计报表等，团代会文件，团员、团组织管理文件，团费收据、组织关系介绍信存根；民间团体工作：企业专业学会、协会群团活动文件。 二、企业文书档案的收集（二）收集中的注意事项。1、本单位形成的文件材料是收集的重点。2、既要注意收集纸质文件材料，还要注意收集其它载体的文件材料。 3、要保证文件材料的齐全完整。4、确保零散文

11、件和帐外文件的收集。5、避免文件的重复收集。三、企业文书档案的整理（一）如何确定“件”。（二）归档文件的装订。（三）归档文件的分类。（四）归档文件的排列。（五）归档文件的编号。（六）编制归档文件目录。（七）归档文件的装盒。三、企业文书档案的整理（一）如何确定“件”。 1、文件的正本与不同稿本。 2、正文与附件。 3、正文与文件处理单等。 4、原件与复制件。 5、转发文与被转发文。 6、报表、名册、图册等。 7、来文与复文。 三、企业文书档案的整理（二）归档文件的装订。 1、文件的修整。（1）对破损的文件进行修裱。（2）对字迹模糊或易退变的文件进行复制。 （3）超大纸张的折叠。 （4）去除易锈易

12、腐蚀的金属物 。三、企业文书档案的整理（二）归档文件的装订。 2、文件的装订。 （1）对文件进行排列。（2）装订方法。三、企业文书档案的整理（三）归档文件的分类。 1、年度分类法。 如何判定文件日期？（1）涉及多个日期的文件。（2）跨年度形成的文件。 （3）几份文件作为一件时的日期。 （4）没有标注日期的文件。 三、企业文书档案的整理2、机构（问题）分类法。 （1）机构分类法就是根据文书处理阶段,形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。 （2）问题分类法就是按照文件内容所说明和反映的问题对归档文件分类。 3、保管期限分类法，就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。企业档案工作规范对企

13、业各类归档文件的保管期限做了明确规定，除会计业务类外一般定为永久、30年和10年。具体划分可参照企业文件归档基本范围与保管期限表表A.1表A.4。三、企业文书档案的整理三、企业文书档案的整理 4、复式分类法。 （1）保管期限年度分类法。2019年2019年2019年永久2019年2019年2019年定期30年2019年2019年2019年定期10年三、企业文书档案的整理（2）年度保管期限机构（问题）分类法。 永久办公室、宣传科、教育科 2019年 定期30年办公室、宣传科、教育科 定期10年办公室、宣传科、教育科三、企业文书档案的整理（四）归档文件的排列。1、排列原则。 一般坚持事由原则，即同

14、一事由的相关文件应当排列在一起。2、排列方法。（1）按文件形成时间的先后顺序。 （2）按文件事由的重要程序。（3）按事由所具有的共同属性。（4）按成套性文件的特点。 三、企业文书档案的整理（五）归档文件的编号。1、加盖归档章。 全宗号保管期限室编件号馆编件号年度机构（问题）页数盒号三、企业文书档案的整理2、归档章的填写。（1）全宗号：按企业设定的代码填写。（2）年度：以4位阿拉伯数字表示。（3）件号：档案室填写室编件号，即文件的流水号。一般为保管期限下年度内小流水。2019年 1、2、3、4、5、6、7永久2019年 1、2、3、4、5、6、72019年 1、2、3、4、5、6、7三、企业文书

15、档案的整理（4）机构（问题）：选择项，可填可不填。（5）保管期限：填写永久、30年、10年。（6）页数：填写每份文件的总页数。文件中有图文的页面为一页，空白页不计。前面所提到的两件或多件作为一件装订的文件，其页数为各件页数之和。三、企业文书档案的整理（7）盒号：按照档案排架顺序填写，一般为保管期限下大流水。 永久 1、2、3、4、5、6、7 定期30年 1、2、3、4、5、6、7 定期10年 1、2、3、4、5、6、788永久162019935三、企业文书档案的整理（六）编制归档文件目录。 全宗号归档年度保管期限盒号件号责任者文号文件题名文件形成时间页数密级备注归档文件目录 三、企业文书档案的

16、整理1、全宗号、归档年度、保管期限、盒号、件号、页数，按照归档章填写。 2、责任者：文件的发文机关或署名者。3、文号：文件的发文字号，照实抄写。4、题名：文件标题，没有题名或题名含义不清的，要重新拟写，并用“ ”括住。5、文件形成时间：文件落款日期，以8位阿拉伯数字表示。三、企业文书档案的整理6、密级：按文件秘密等级填写。7、备注：填写文件需要补充说明的情况。全宗号归档年度保管期限盒号件号责任者文号文件题名文件形成时间页数密级备注882019永久3516中共秦皇岛市委办公室；秦皇岛市人民政府办公室秦办字201918号关于认真贯彻落实 中共河北省委办公厅、河北省人民政府办公厅关于加强档案工作的意见 精神的通知201903059三、企业文书档案的整理 （七）归档文件的装盒。 1、装盒要求。 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。 不同大类的归档文件不应放入同一盒内。 不同形成年度的归档文件不应放入同一盒内。 不同保管期限的归档文件不能放入同一盒内。 三、企业文书档案的整理2、填写备考表。备考表内容包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明，应注明文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（