档案学基础与电子文件管理(全套课件182P)

1、档案学基础与电子文件管理档案及其作用 档案工作与档案机构档案管理理论与原则档案收集与整理档案鉴定与检索档案开放与服务专门档案的管理电子文件及其管理（方昀老师） 主要内容期刊 档案学研究 档案学通讯 中国档案著作 陈兆祦，和宝荣，王英玮著：档案管理学基础（第三版），中国 人民大学出版社 付荣校著：档案管理现代化：档案管理中技术革命进程的动态审视，浙江大学出版社 冯惠玲主编：档案学概论.，北京:中国人民大学出版社，2001 参考资料档案学学科体系 档案学概论 档案管理学 文书学 中国档案事业史 科技档案管理学 电子文件管理 档案保护技术学 外国档案管理第一讲 档案及其作用1.1 档案1.1.1 档

2、案的起源1.1.2 档案的定义1.1.3 文件与档案1.2 档案的属性与价值1.2.1 档案的本质属性1.2.2 档案与其他事物的关系1.3 档案的价值1.4 档案的种类1.1.1档案的起源主要有4种观点 1、国家文字档案2、文字国家档案3、文字档案国家有条理的档案 4、结绳、刻契 档案文字国家 有条理的档案 1、2条又称为阶级社会产物论（文字、国家条件说） 3、4条又称为原始社会产物说 问题：你认为是先有文字还是先有档案？资料：结绳记事结绳记事是一种流行很广的记忆方法。 原始记事的一种方法。人类在没有发明文字或文字使用尚不普遍时，常用在绳索或类似物件上打结的方法记录数字，表达某种意思，用以传

3、达信息，处理事件。中国自古就有关于结绳记事的记载。易系辞载：“上古结绳而治,后世圣人易之以书契。”说文解字序载：“神农氏结绳为治， 而统其事。 黄帝之史仓颉初造书契。中国云南的独龙族、傈僳族、怒族、佤族、瑶族、纳西族、普米族、哈尼族和西藏的珞巴族等，在中华人民共和国成立前，也仍用结绳方法记日子。傈僳族用结绳法记帐目；哈尼族借债，用同样长的两根绳子打同样的结,各执其一作为凭证;宁蒗的纳西族、普米族常用打结的羊毛绳传达消息，召集群众。古代埃及、波斯、秘鲁也有以结绳来记事的。古秘鲁印加印第安人打结的绳名为“魁普”(quipus)，表示的数目完备清楚，他们用来登录帐目、人口数及税收数。大洋洲的波利尼西

4、亚人等也曾用结绳来记事。图片：秘鲁印加人的结绳记事档案产生的前提之一：文字的产生文字的产生西文埃及象形文字希腊文腓尼基文字两河流域楔形文字拉丁文有二十四个字母的拼音字母表 斯拉夫文起源西方文字起源如俄文、波兰文如英文、法文、西班牙文等文字的产生中国结绳刻契图画文字甲骨文字金文篆书隶书2.档案产生的条件二：国家的产生法国著名档案学者布莱邦在1950年召开的第一届国际档案大会上发言时指出。档案是一个国家、省和行政机构的记忆。尼日利亚档案学者埃思在1996年召开的第十三届国际档案大会上指出，档案是一个国家的共同记忆是国家历史和行政管理的反映，是政府成长和职能运行的反映，是同一文化传统下不同文化环境的

5、表现，是国家发展的见证。档案是国家有意识保存下来的活动记录，而国家作为统治阶级压迫被统治阶级的工具，产生于人类第一个阶级社会奴隶社会。阶级的出现，为脑力劳动和体力劳动的分工创造了条件。档案的历史沿革中国1、载体沿革甲骨档案金石档案简牍档案缣帛档案 纸质档案声像档案 电子档案2、名称的沿革 A、商册； 周中； 秦、汉典籍 ； 魏晋以后文书、文案； 唐、宋以来文卷、案卷、案牍； B、“档案”一词，一般认为初见于明末清初：清初文人杨宾所作的柳边纪略一书，其第三卷载：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮多年者曰档案，曰档子，以积累多、贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦

6、呼之谓牌子、档子矣。”档案的历史沿革外国石刻档案泥板档案纸草档案羊皮纸档案蜡板档案金属板档案棕榈树叶档案桦树皮档案 古代中外档案制成材料的比较及启示纸张出现之前，外国的档案制成材料如上。中国，制成材料主要的是甲骨、竹（木）简、缣帛、青铜、石刻等。而使用最多，最常用的是竹（木）简。为什么？因为最容易获得，最经济。缣帛比竹简好用，但不经济。国外的制成材料也有多种，但使用最多、影响最远的，是纸草。也是这个原因。1.1.2 档案的定义 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。 中华人民共和国档案法给出的定义：“本法所称的档案，

7、是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录” 问题：你认为什么是档案？你身边的档案有哪些？档案定义的涵义一是档案来源 从形成者看，来源有三类：机构 、组织 、个人。 资料： 中国大陆以前不承认个人拥有档案合法性，不重视个人档案，因此许多个人保存的档案，没有集中到一个档案馆保管，相应地削弱了有些档案的利用价值。而国外有些国家则不同，一些档案管理机构承认个人拥有档案，并鼓励个人把档案存入管理机构，而管理机构只起一种代为保管的作用。但是1996年公布的中华人民共和国档案法规定档

8、案有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所有。二是档案形成 档案是由文书转化而来的。转化条件有三： （一）办理完毕的文件才能成为档案。 所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种： 1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿

9、”。（二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。（三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。” 三是档案的形式：档案信息的记注方式很多，载体也多种多样。从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。表达方式基本有三种：文字、图像、声音；从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。 从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。从类型上说，有文书档案、科技档案、专门

10、档案。四是档案内容： 档案内容反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是：1、十分丰富，无所不包一个国家的全部档案记载着国家的诞生和发展，政治、经济、军事、文化等各种各样的内容；一个机关的档案记载着机关开展工作和生产活动的信息。从古到今的档案，数量浩如烟海，上至天文、下至地理、中至人事，无所不包。 2、原始性档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地形成的。对于后人来说，它是第一手的资料。因此，档案具有很大的凭证作用。问题原始的档案就是真实的吗？原始性与真实性原始性和真实性的区别：从整体上看，档案是比较可靠的历史记

11、录，但具体到每一份文件，大多数是真实的，部分档案并非如此，主要有两种情况： 一是形成上不真实，是假造、伪造的档案；二是档案内容失真，形成是真实的，但其内容不真实； 因此，我们应该辩证地看待这个问题。一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可靠性，但也不能怀疑一切。应当看到绝大部分的档案是真实的、可靠的，有部分档案是假造的、不真实的，但这些也有保存价值，不能随意销毁、涂改。1.1.3 文件与档案文件与档案的基本关系： 文件是档案的前身，档案是文件的变体，是经过系统化整理的文件集合体； 文件是档案的来源之一，档案是文件的主要归宿文书工作与档案工作的基本关系 联系1.工作对象上的

12、联系2.工作步骤上的联系3.整体工作的联系区别1.工作目的不同2.工作任务不同文件的性质 文件的本质属性现实执行性文件的现实执行性包含以下几层意思： 1.“对号入座”式地贯彻执行文件的精神 2.文件是作为解决文件所规定需要解决问题的依据 3.文件在贯彻执行过程中，对解决问题具有指导意义文件的特点文件是由法定的作者制成和发布的 文件有法定的权威和效用 文件有规范的体式，并需经过一定的处理程序 文件的作用 文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面： 上传下达作用 公务联系作用 凭证记载作用文件的分类从文件的来源上划分，可以将一个机关的文件分为收来文件和本机关制成文件。从行文

13、关系和方向上划分，可以将文件分为上行文、平行文、下行文。 行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系。它是根据机关的组织系统、机关职权范围和机关之间不同的工作关系确定的，机关之间文件的授受关系。从文件涉及的机密程度上划分，可以将文件分为绝密文件、机密文件、秘密文件、内部文件、公布文件。从文件的作用上划分，可以将文件分为法规文件、行政文件、党的文件。从文件的使用范围上划分，可以将文件分为通用文件、事务文件、专用文件。文书工作的基本任务 文件的撰写与处理 平时归卷与调阅 年终立卷归档 记录的整理 准备参考资料 编写大事记 其它事务性工作1.2 档案的属性与作用1.2.1 档案的本质属性原始记录性问题

14、图书、报刊等资料与档案一样，都是知识的载体，也是被有意识保存积累起来的，你认为它们与档案一样吗问题1、档案有什么用2、在你的过去、现在、或将来你会 怎么用档案3、社会对档案怎么用 原始性 档案是特定的形成者（机构或人物）在特定活动过程中直接形成或使用的文件，是伴随着特定社会活动的进行而形成的。不是事后编写或任意收集的。 档案注重原本、原稿，且注重形成过程的痕迹。 记录性 档案是由文件转化而来的，而文件最初是作为记录和办事工具，为了处理当时某种事务的需要而产生的，是人们有目的地保存起来以备日后查考的。 档案利用文件内容来反映社会实践活动，文件形成过程赋予档案对特定社会活动的记录。1.2.2 档案

15、与其他事物的关系档案与信息从逻辑上讲，档案与信息是种概念与属概念的关系。档案是信息的一种，是信息大家族中的一个重要成员。档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息，从根本上体现着信息的确定性与可靠性。同时档案也是一种最重要的信息，是信息之根确定性与可靠性是最高体现形式和实存形态。 档案与文献相似：文献一般是指前人留下来的历史文化价值较高，内容较系统完整的信息记录。实存形态有文书、文章、著作（图书）、日记、信函、笔记、照片、音像制品等等。档案与文献的逻辑关系式内涵不同，外延有大面积交叉重合。区别： 一是本质即核心含义不同：档案是社会实践的原始记录，是第一手的原生信息。文献则不论

16、是否原始记录，非原始记录性的信息记录也可成为文献，这是二者的根本区别； 二是文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值，又注重现实性的查考、实用价值； 三是文献内容一般较系统、完整，而档案则包括大量的片段性零星记录在内，如测试记录、发票、账单、登记表单、签名等。 档案与文书联系：主要是实存形态上的直接转化关系。文书尤其是其定稿，因具有较强的原始记录性，所以可直接转化为档案，成为档案的实存形态之一。二者区别：第一、档案的实存形态不仅仅是过去的文书，还包括大量非文书类的原始性记录物。过去的文书也并非全部能转化为档案，只有原始记录性强，查考价值高且文书处理程序完毕的一部分文书才能转化为档案，大量

17、的文书不能转化为档案。第二、二者概念内涵，尤其是本质不同。文书本质上是人们处理、解决现时性具体事务、问题的信息传递工具。它主要在空间上传播交流且具有相当程度的强制性。而档案的本质则是以往社会实践的原始记录物，主要在时间上传递，让过去告诉现在，让现在告诉未来，是人们追求、维系时间上的连续性、统一性的产物。从逻辑上讲，二者内涵不同，外延有大面积交叉。档案与图书两者在现实中关系较为密切，管理上也有相通之处。区别：第一、本质不同。档案是社会实践的记录，图书是系统认识的产物。第二、社会功能不同。人们查档案是为了解决现实生活中发生的问题，为了了解研究历史事实；人们看书则是为了学习系统知识。第三、二者内容上

18、的交叉重合部分，其特点也明显不同。即档案内容中既有知识，但这些知识是不系统的知识片段；图书内容中也有对历史事实的记载，但这种记载却不是直接的原始记录，二是经过加工提炼后的系统性知识。档案与资料从逻辑意义上讲，资料的外延一般要大于档案。资料是一个相对性、动态性极强的概念，其外延极为宽泛，一般说来，凡是人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均可称之为资料，而无论具体是什么文书、档案、图书、报刊、文章、录音录像乃至文物等，只要对人们研究解决某一问题与信息支持简直，都可以看成是资料；也无论处于何种状态是被集中保存在某处，还是散存于各处待人去搜索整理。而档案则没有资料这种相对性和动态性。所以档案

19、可以被人们作为资料看待并使用，但资料不能作为档案看待并使用。 档案与文物文物是与档案在内涵上最为接近的概念（事物）。文物是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品，当然也包括重要的历史文件。从逻辑上讲，档案与文物在内涵上有部分交叉重合。档案，尤其是重要档案，因其既有原始记录作用，又有突出的历史文化作用，可看做是文物，并作为文物收藏。但绝大部分文物不能成为档案。因为文物的大部分是实用性物品，其所记录的历史事实的内容信息是不清晰、不明确的。而档案则是指内容信息清晰、确定、可明确说明某一历史事实的原始记录。其主导性实存形态目前是文书。 1.3 档案的价值1.3.1 档案的凭证

20、价值凭证价值，是指档案作为证据或凭证而存在的作用。口说无凭，立字为证。口为空，字为宗。凭证价值的来源第一，从档案形成的过程及结果看，档案是当时当事直接使用的文件转化而来的，而非需要使用之际临时编造的。第二，从档案本身的物理形态看，文件上保留着真切的历史标记。如亲笔手稿、相关人员的亲笔签署或批示、印信，以及原始的照片、录像、原声录音等。案例档案证明2015年06月08日19:44 法制晚报 事件简况： 深圳市坪山新区作协主席刘友娣(笔名：夏子)被秘书长方元举报，其北京师范大学中国语言文学专业研究生学历涉嫌造假。6月8日下午，北师大档案馆工作人员向法制晚报记者证实，确实没有查询到刘友娣在该校的相关

21、学历信息。 事件经过：深圳市坪山新区作家协会秘书长方元告诉记者，之前并未怀疑过刘友娣的学历：“2012年我在省作协的一个培训班认识了她，2013年坪山新区作协成立时我还是她的推荐人，当时对她并不了解。” 据方元介绍，当时坪山新区有一个“雇员”的编制，工作单位是在区作协，研究生学历的薪资为8500元，刘友娣在她的推荐下提交了相关学历材料。但随后方元通过人事部门了解到，刘友娣的研究生学历涉嫌造假。记者查阅发现，刘友娣在履历、申请材料中都写明自己是北京师范大学中国语言文学专业的研究生学历。“文人应该有底线，我作为她的推荐人希望她能对我有个交代，”方元向记者坦言，自己通过坪山新区经济服务局的名义向北师

22、大档案馆查询刘友娣的学历，但得到的回复是未能查到任何相关信息。坪山新区作协副主席蒋志武向记者表示，“作家连诚信的前提都做不到我觉得不应该，我曾发过短信给她希望她能主动辞职，但没收到回复。”本人回应：读的是作家研究生班6月8日下午，记者在电话中向刘友娣本人求证，她告诉记者，自己的研究生学历没有问题。“我读的是北师大的作家研究生班，有30多人，前后在北京学习了8个月，其余时间都是在湖南学习。”刘友娣说。刘友娣还向记者透露，本来学校不给文凭，但当时以班长为主的多名同学和学校沟通之后，就给发了毕业证书。记者向其询问当年班长的姓名，刘友娣表示“记不得了，他是河北的，也是作家。”事件结果：北师大档案馆：未

23、查到相关信息据刘友娣的毕业证书信息显示，她曾于1993年9月至1995年7月在北京师范大学中国语言文学专业研究生班学习两年。记者随即联系了北京师范大学档案馆，一名姚姓女工作人员向记者证实，此前深圳市坪山新区经济服务局确实向北师大档案馆查询过刘友娣的学历资料，北师大档案馆也与4月10日作出书面回复：根据本馆现有材料，未查到贵单位提供的相关信息。如有异议，请刘友娣与本馆联系。最后，该名工作人员向法晚记者强调，“如果是正规考取本校硕士研究生的人员，应该都会有相关记录档案。”档案证明案例分析：国家转基因检测中心档案管理要求：第一，归纳国家转基因检测中心档案工作的问题。第二，运用档案属性与档案价值理论，

24、分析国家转基因检测中心档案形成、档案管理、档案机构、档案人员等问题。第二，提出维护档案真实性及完善国家转基因检测中心档案工作的的对策。1.4 档案的种类根据档案的不同属性和管理的需要，可采用不同标准、角度对档案进行划分。按档案来源国家机关档案党派团体档案企业档案事业单位档案名人（人物）档案按档案的内容普通档案专门档案党务档案国家政务档案公安档案诉讼档案会计档案科学技术档案教学档案按档案载体金石档案甲骨档案泥板档案简牍档案缣帛档案羊皮档案纸质档案胶片档案磁带档案按档案的时间标准古代档案近代档案现代档案讨论：一，讨论内容： 如何理解文件、档案、图书、资料、情报等的关系？二，讨论角度：1.从理论内涵

25、的角度分析。2.从管理与应用的角度分析。（如：你是一个企业（事业）单位的信息主管，你如何配置以上信息资源？如何管理）三，讨论方式：1.推举一位讨论主持人。2.嘉宾模式。（分组讨论，每组选出代表作为嘉宾）第二讲 档案工作与档案机构LOREM IPSUM DOLOR2.1 档案工作2.1.1 档案工作的内容2.1.2 档案工作的性质与意义2.2 档案工作的基本原则2.3 档案机构2.3.1 档案室2.3.2 文件中心2.3.3 档案馆2.3.4 档案行政机构2.3.5 档案机构之间的关系LOREM IPSUM DOLOR2.1 档案工作2.1.1 档案工作的内容狭义的档案指档案业务工作，包括： 档

26、案室工作 档案馆工作 文件中心工作 广义的档案工作指档案事业，包括： 档案室工作 档案馆工作 档案行政管理工作 档案教育 档案科研 档案出版档案业务工作内容八个环节文书或档案室阶段收集收集整理保管反馈调整编研提供利用检索鉴定统计登记收集整理鉴定保管统计检索提供利用编研档案业务的二元认识实体管理与信息开发文书或档案室阶段实体管理收集、整理、保管、鉴定、统计登记工作之一反馈阶段信息开发检索、提供利用、编研、统计登记工作之一2.1.2 档案工作的性质与意义管理性 是一项专门业务 是某种工作管理的组成部分行政、会计、人事等 服务性 服务性条件性政治性 服务方向 档案工作为一定阶级、一定社会制度、一定路

27、线、政策服务 机要性国家利益的保障问题：单位领导对档案工作应该重视到什么程度？2.2 档案工作的基本原则统一领导、分级集中原则一，统一领导，统一管理 体制 从中央到地方，档案工作由同级的党和政府统一领导和管理。 具体职能由相应的档案行政管理部门执行。 依档案法和有关规定资料：档案法规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”档案管理模式国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党、政档案的统一管理。 机关、团体、企业、事业单位及其他组织形成的档案 本单位档案室需要长远保存的档案移交各级档案馆监督模式全国档案工作，由各级档案行政管理机构统一地、

28、分层负责地指导和监督。 各机构内部档案工作和各级各类档案馆工作，由各级档案行政管理机构统一指导监督和检查。 遵循统一的制度和统一的管理方法进行管理。 原则二：维护档案的完整与安全完整含义：一方面，数量上，要保障档案的齐全，保证应集中的档案按时归档。一方面，质量上，维护档案的有机联系，不能割裂分散。安全含义：一方面，物质上，保障档案不受损毁，尽量延迟档案寿命。一方面，信息安全上，保护档案免遭有意破坏，不失密，不泄密。原则三：便于社会各方面的利用 是检验档案工作的主要标准 是根本目的。2.3 档案机构保存和管理档案的机构与档案行政管理机关统称为档案机构保存和管理档案的机构档案机构档案行政管理机关县

29、档案局市档案局省档案局国家档案局档案馆文件中心档案寄存中心档案室2022/7/24622.3.1 档案室概念：档案室是各组织（包括机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本单位档案的内部机构。它是国家档案工作体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构，是档案工作的基础。2022/7/2463档案室的基本任务和具体任务基本任务： 统一地管理本单位各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本单位各项工作服务，并为社会积累档案史料。具体任务： 对本单位文书部门或业务部门文件的归档工作，进行指导和监督。 接收和保管本单位各部门应归档的文件，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用

30、工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用。 定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。2022/7/2464档案室类型档 案 室普通档案室统一管理本单位党政工团等文书档案科技档案室管理科技档案及专门档案音像档案室管理音像等特种档案人事档案室在人事部门设立的，专门管理人事（干部）档案综合档案室集中统一管理本单位全部档案联合档案室同一地区、特别是同一市镇的一些机构联合设立的2.3.2 文件中心概念： 它是介于档案室和档案馆之间的一种过渡性的档案管理机构。档案室档案馆档案室档案室文件中心文件中心类型： 政府文件中心： 由县级以上人民政府建立，为政府机关单位和社会服务的非营利性的

31、文件与档案管理机构。商业性文件中心： 由有关单位和个人创办的一种营利性的文件与档案管理机构。档案寄存中心由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存服务的机构。基本上都属于有偿服务性的机构。主要为不具备充分保管条件的企业单位、破产单位、社会团体、公民个人等，提供文件与档案的寄存服务。寄存期间，文件与档案的所有权形式不变。2.3.3 档案馆档案馆的性质档案馆是永久保存档案的基地，是档案事业的主体档案馆是党和国家的科学文化事业机构 档案馆管理的对象是历史文化遗产 档案馆工作是一项研究性的工作 档案馆具有繁荣科学文化的社会职能档案馆是机要机构档案馆的基本职责与具体任务基本职

32、责：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。具体任务：接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理； 通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作； 参与编史修志工作。档案馆网模式按地区，结合专业、时期等设置 中央级档案馆中央档案馆第一历史档案馆中国人民解放军档案馆中国电影资料馆外交部档案馆地方档案馆地方综合性档馆省级（市、自治区）档案馆地区级（市、自治州）档案馆县级（市）档案馆地方专业性档馆城建档案馆公安档案馆邮政档案馆单位档案馆（企业、事业单位档案馆）单 位 档 案 馆企业

33、档案馆高校档案馆医院档案馆资料：全国档案馆设置原则与布局方案，把企业档案馆（单位档案馆）纳入档案馆网规划。它具有档案馆的一般属性，但馆藏范围只局限于一个机构，服务对象也主要是本机构的利用者。2.3.4 档案行政管理机构性质：是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。如各级档案局、处等，即是党的机构，也是政府机构。基本任务： A、制定方针、法规性文件、规章制度。B、对档案工作进行指导、监督和检查。C、制定发展规划，筹建档案馆。D、提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题，监督销毁。E、组织并指导理论和技术研究，提出方案。F、召开会议，研究问题，交流经验。G、发展档案专业教

34、育，评定职称。H、组织档案的利用工作I、党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。2.3.5 档案机构之间的相互关系上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系； 档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系； 机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系；各级档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。国家档案局中央级档案馆省档案局市档案局县档案局省级档案馆县级档案馆市级档案馆问题：这些机构之间到底是什么关系？第三讲 档案管理理论与原则LOREM IPSUM DOLOR3.1 全宗与来源原则3.2 文件连续体理论3.3 全程管理原则3

35、.4 前段控制原则LOREM IPSUM DOLOR3.1.1 全宗概念 一个独立从事活动的单位，如一个机关、工厂、学校所形成的档案应该组成一个全宗。 同一来源的档案，构成一个全宗。全宗是档案馆档案的最大保管单位。3.1 全宗与来源原则 全宗是一个有机整体 全宗是在一定历史活动中形成的全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 全宗的含义全宗在档案管理中的意义 第一，全宗的模式符合档案的形成规律和特点。 第二，全宗是组成国家全部档案的基本单位。 第三，全宗在档案整理上占有重要地位，是保证整理工作质量的重要条件。区分全宗是整理工作的第一步。 第四，全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。 第五，全宗是对档

36、案进行科学管理必须遵循的重要原则。 3.1.2 来源原则含义：按照档案的来源整理和管理档案。来源原则的意义：是档案管理的核心理论，原理论。是档案思想基础。提示：来源这个概念，在档案管理中非常重要。第一，是档案管理所遵循的最重要思路。第二，是档案管理理论体系的基础。第三，是档案管理发展（包括电子文件管理发展）所追求的目标。来源原则的演变与发展(一）法国的尊重全宗原则来源原则起源于法国的尊重全宗原则，是对法国国家档案馆50年工作实践经验的总结。该馆1790年成立以来的实践证明，卡缪一多努分类法不适用于综合性档案馆档案的整理和分类，必须寻找新的原则取而代之。法国内政部长杜卡特尔于1841年4月24日

37、发布了第十四号通令: 关于各部和各地区档案整理与分类的指示确立了档案分类的新原则尊重全宗原则。卡缪一多努分类法是事由分类法A类立法部分B类行政部分C类地形测绘部分D类司法部分国民议会财政部省和地方行政机关王室审计院军事、财务法庭尊重全宗原则的要点： 第一，文件组成全宗，即把来源于任何一个特定机构(一个行政当局、一个公司、一个家庭、一个个人)的全部档案，组合在一起，形成该特定机构的全宗。整理人员在分类时要尊重它。 第二，全宗内的文件按主题分类整理，其中的每一类都要有一个明确的位置。（注意后来普鲁士登记室原则的变化） 第三，主题类内的文件则根据情况按年代、地区、字母顺序排列。 第四，一个行政当局、

38、公司或家庭的文件不得与另一个的相混合图示尊重全宗原则财政部旧王室军事法庭国民议会全宗财政部全宗旧王室全宗军事法庭全宗国民议会普鲁士的登记室原则 登记室原则普鲁士在1881年7月1日发布的国家机密档案馆档案整理条例中提出条例的要点和核心内容是： 第一，国家机密档案馆档案的排列方法，按照存卷的来源进行(第二条)。 第二，每个机关，只要它开始把案卷送交档案馆，就得到一个完全归它的档案柜，在这个档案柜里不允许再存放其他来源的档案。柜中所有的案卷均保留其在原机关业务过程中原有的排列次序和标记 图示普鲁士的登记室原则一个特定机构所形成的全部档案全宗原机关顺序原机关顺序原机关顺序荷兰的来源原则 荷兰三位档案

39、学者缪勒、斐斯和福罗英合著档案的整理与编目手册，对来源原则进行了理论论证，为该原则奠定了理论基础。基本思想：第一，在每一个全宗中早就存在着一定的固有联系。秘书、文书人员已经有意无意地在文件的保存和整理方面，确立了一定的规则。他们对档案全宗的特性和实际需要，比档案人员更熟悉。 第二，一个全宗的原来整理次序不是随意建立的，它在主要轮廓上一定很自然地符合于产生该全宗的行政单位的原组织结构，因而也必然大体上反映这个单位的组织结构。美国的文件组合思想 文件组合的定义以文件来源为基础并特别考虑到有关机关、团体或组织的行政管理史、文件复杂性和数量而组建起来的、组织上和职能上相关的文件综合体。美国组建文件组合

40、，不仅考虑来源，还要考虑机关的历史以及文件的复杂性和数量。这说明，美国档案人员不是根据有限的历史文件来阐述档案原则，而是正视当代文件数量庞大而复杂的特点，从而开创了档案论述的新起点。 图示美国的文件组合同一机关文件组合机关（复杂机关，文件数量多）总文件组合下属文件组合下属文件组合机关1机关2文件组合文件组合对来源原则的影响来源原则应用于现行机关档案的整理，扩大了来源原则的应用范围。关注现行机关来源与文件数量的关系。我国的主客体全宗理论作业： 了解我国主客体全宗理论的主要内容，分析其对于全宗理论的发展。 3.2 文件连续体理论提出：文件连续体理论是20世纪80年代，澳大利亚档案学者弗兰克阿普沃德

41、等人提出。是文件运行基础理论。文件连续体的英文表达为Records Continuum。含义：文件连续体是指“文件往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”。这一定义揭示了对文件形成、保存和长久利用应实施一体化管理的理念。文件连续体模型模型解析模型由四个坐标轴：一是文件保管形式轴，选取四个坐标分别是单份文件、案卷、全宗和全宗集合；二是价值表现轴，选取的四个坐标轴分别是行为轨迹、活动凭证、机构记忆和社会记忆；三是业务活动轴，选取的四个坐标轴分别是行为、活动、职能和意志；四是形成者轴，选取的四个坐标轴分别是个人、部门、机构和社会。核心轴，因为它的变化带动了其他坐标轴的相应变化。文件连续体理论通过

42、描述文件保管形式轴上四个坐标的变化引发形成者轴、业务活动轴和价值表现轴上特定坐标的相应变化，揭示出文件的四围运动过程。第一围是单份文件，此时文件对应的形成者是某一具体的个人，反映的业务活动是某一具体的行为，表现出的价值形式为具体行为的轨迹。第二围是案卷，即一组文件的集合，此时文件对应的形成者是机构内部的一个部门，反映的业务活动是包含若干行为的某一活动，表现出的价值形式为活动的凭证。第三围是全宗，即一个机构所有案卷的集合，此时文件对应的形成者是一个特定的机构，反映的业务活动是包含若干活动的某一职能，表现出的价值形式为机构记忆。第四围是全宗集合，即所有全宗的集合，此时文件对应的形成者是整个社会，反

43、映的业务活动是社会的意志，表现出的价值形式为社会记忆。文件连续体理论的特点： 用统一的一体化的体系管理文件（包括档案），不管文件在生命周期内的存在形式及生命长短。 文件可以在多个背景和用途的范围内同时存在或积累，而不一定要按人为划分的生命周期阶段的时间顺序运动和积累。 文件管理应保证文件保管体系的构建和设计，这一工作甚至在文件形成前就应开始。 应该特别强调文件工作者和档案工作者在管理文件（包括档案）和建立文件保管体系方面的合作及共同责任。 对利用者的服务概念包括文件生命全过程中的服务，不论是文件形成机构内还是机构外的服务。文件连续体理论意义首先，文件连续体理论拓宽了文件生命周期理论对文件和文件

44、保管体系研究的可能范围，这将有助于了解档案工作者和文件工作者当前实际工作的状况以及档案和文件使用的情况。其次，提醒我们文件形成和文件保管具有同等重要的作用，文件（档案）保管是日常事务及管理职能与职能活动过程的组成而不是其终结。最后，文件连续体理论强调跨越文件保存机构间的合作，尤其是在有紧密联系但又互相隔离的档案管理和文件管理业务方面的合作，对推进文档一体化管理具有重大理论指导意义。3.3 全程管理原则3.3.1 概念 从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中的完整管理体系。3.3.2 全程管理含义含义一：全程管理是建立在“大文件”概念基础上的管理原则。资料：关于“大文件”我国传统的文件概念实

45、际上是一种狭义文件概念，其内涵：一是认为文件必须是具有现行效用的。即现行文件；二是认为文件必然是书面文字材料(甚至有时又将文件等同于公文)。 文件生命周期理论引进后，学界开始倡导“广义文件”概念，提出了“大文件”概念，认为文件不仅仅是指现行文件，也指半现行文件和非现行文件：不仅仅指书面文件，也包括各种图示文件、影像文件、电子文件等。因此，“大文件”概念的内涵可用一句话来概括，即文件是指在其整个运动过程中(从文件的形成到销毁或永久保存)不论其价值形态如何的各种记录材料。采用“大文件”概念不仅有助于促使我国的文件管理、档案管理逐步与国际接轨，也有助于国际间的学术对话交流。大文件概念在全程管理中的应

46、用模式： 注重文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，保障各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应。注重利用管理系统的各种资源，追求系统资源和信息资源的最大共享和最大效益。含义二：全程管理是一种全面管理，需要建立涵盖文件全部管理活动完整体系。文件的流程管理规则管理方法质量要求目标体系程序体系技术方法体系含义三：全程管理是一种过程管理，是通过过程控制来达到结果控制。过程控制实现模式：一是 对文件的生成、流转、利用、管理、保管等每一项具体管理内容的实施进行监控，及时发现和纠正失误，调整管理策略。二是 将所有有助于说明文件重要属性和有效管理过程的信息都记录下来，以证实文件在管

47、理系统中的运转状态，确保文件的管理质量。3.3.3 全程管理的系统实现模式首先，系统应对产生于机构内部各个部门及其应用系统中的文件进行统一归口登记，对文件进行分类、鉴定。第二，监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发，以及文件在半现行期和非现行期的利用史。第三，对文件进行的任何技术操作，包括存储位置的改变、数据的转载等，都应记录在案。第四，文件管理系统应支持本机构的文件运转流程和业务流程，在确保文件完整、安全、准确的同时，保障文件运转和业务流程的顺畅和高效。问题：这些管理记录和跟踪记录的作用是什么？案例：加拿大不列颠哥伦比亚大学和美国国防部的电子文件全程管理框架

48、模式1，根据预售确定的标准格式模板编辑文件2.根据文件类型和用途，使用预先确定的方法认证文件3.根据个人资格与权限，确定其接触文件的权力4.在系统中嵌“工作流程”，只向有关人员呈现有关文件5.使用技术手段限制对某些技术的接触6.在系统中设计审计跟踪功能，记录对系统的接触及其结果3.4 前端控制原则3.4.1 文件的过程分化 前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，又分为前端、中端、末端。 前端：文件的形成中端：文件的具体管理（处理、鉴定、整理、著录标引等）末端：文件的留存和销毁3.4.2 前

49、端控制原则的含义含义一，传统的文件和档案管理，是分阶段、分环节控制，文件管理与档案管理作为两个独立的系统分别运行。目标与要求也分别分解到不同的阶段、环节和步骤中。含义二，前段控制原则对整个管理过程的目标、要求和规则统一进行系统分析、整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能，都在文件形成阶段（即前段）实现。含义三，在电子文件系统中，将电子文件管理功能的实现与控制，全部或部分转移到系统功能设计中。3.4.3 前端控制原则的必要性第一，前端控制是确保文件真实可靠、完整安全的有效策略。在电子文件管理中尤其重要。第二，前端控制是优化管理功能，提高管理效率的可选理念。思考：前端控制是电子文

50、件时代产生的档案理论，那么你认为这种理论是否适应于非电子文件？资料关于前端控制的理论高度特里.库克指出：本世纪档案论述的主题是什么 ? 最引人注目的要属根据国家档案概念建立起的以司法一行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会一文化档案概念的变化。这一重大变化一方面反映出历史学家取代法官成为档案专业的动力 , 另一方面又反映了公民对档案所抱有的不同期望。随着档案概念基础的变化, 档案工作重点也发生了戏剧性的变化, 由保管记录活动的证据变为确保这种证据的确实产生, 进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案人员也因此由消极的文献记录保存者变为档案遗产的积极塑造者, 从仅

51、仅继承文件的公正的、不带偏见的保管者变为在档案形成过程中明确历史责任感的积极干预者。第四讲 档案的收集与整理LOREM IPSUM DOLOR4.1 档案的收集4.2 档案的整理4.1 档案的收集4.1.1 收集工作的内容1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。 2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。 3、对历史档案的接收和征集工作4.1.2 档案收集的要求前端控制原则的运用（一）收集前调查和指导针对档案室调查对象本单位文件的形成规律和特点指导内容接收档案的数量要求和质量要求针对档案馆调查对象同级国家机关、社会组织和个人的职能、地位、任务/形成档案的种类

52、、内容、数量、保管和整理情况等。指导内容接收前，提出相应的标准、规定，以保证接收档案的质量。协调关系处理流程中的各种关系，防止过早接收，也避免档案被形成单位当作私有财产而不愿移交。（二）推行入馆档案标准化国家档案局机关档案工作业务建设规范相关标准查阅国家档案局网站 内有政策法规/标准/档案工作行业标准目录；档案工作国家标准目录（三）保证归档和入馆档案的齐全完整档案室以归档制度为保障，按照机关文件材料归档与不归档范围的规定，收集齐全。档案馆以档案法为保障（四）维护全宗和全宗群的相对完整性一个机关形成的档案机关全宗一个机关档案全宗中有价值的档案全宗同一时间、地点和社会历史条件下形成的若干全宗档案室

53、档案馆全宗群档案馆4.1.3 档案室的收集归档归档制度的内容 归档范围 归档时间 归档案卷质量要求问题如何理解归档制度的重要性？4.1.4 档案馆的档案收集工作归档范围2006年底，国家档案局公布了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，这个规定自颁布之日起施行，1987年颁发的国家档案局关于机关档案保管期限的规定和机关文件材料归档和不归档的范围同时废止。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。 制定本单位归档范围掌握的原则： 一是 机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案。 二是 机关业务工作有关的资料 三是 代管同本机关有关的撤销机关以

54、及合并机关的全部档案。在实际工作中，归档范围是较灵活的，注意有文必档和太精炼、归档不够这两个极端倾向。归档时间 一般机构，在第二年六月份以前，交接双方根据移交目录清点核对。 小机关没有专门的文书处理部门，也可灵活处理，不设入档时间。归档案卷的质量要求总要求： 遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。资料：归档案卷的具体质量要求A、归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整B、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。C、不同年度的文件一般不

55、得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。D、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。E、卷内文件应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面

56、的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。F、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。G、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。H、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的

57、姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。 J、卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料应修裱。 K、归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 如：关于*等中央领导人的重要讲话、关于*等地区粮食问题的报告中的“等”、“我校”、“本机关”等都是模糊概念，不方便查找，尽量不要使用，要尽可能的将名字罗列出来。案例分析作业根据企业（部门）的管理职能、管理流程、管理工作目标，分析其文件形成的特点与规律，设计其归档范围。4.1.4 档案馆的档案收集工作档案馆的收集范围（）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同

58、时接收长期保存的档案。（现行机关档案源） （）撤销机关、团体的档案。 （3）组织和个人保存的散失档案 （）档案馆之间交接档案 指正在进行工作活动的机关、企业、事业单位及其他社会组织。 特点：产生的档案文件数量多。完整，系统，并且具有连续性。 现行机关具有长远保存价值的档案，通过一定的移交方式，交给各有关档案馆集中保存。 现行机关是各类档案馆藏档案的主要补充源。主要是中华人民共和国成立前后，由于政权变更、体制改革、行政区划调整等原因而被撤销合并的机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织。这类档案是馆藏档案的重要补充源之一有革命政权档案、历代王朝和民国档案的机关、组织或个人。 1、由于行政区划变更

59、和档案馆布局的变化等因素的影响，使有关档案馆的档案的收藏范围发生变化，因而产生某档案馆接受其他档案馆档案的情况。 2、由于各国文化交流活动的开展，我们通过交换或购买等方式，将一些收藏在外国档案馆中的我国的历史档案或其复制品收集起来，丰富有关档案馆的馆藏。保管期限（）省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的档案（永久保存的）（）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案（长期和永久保存的）资料：各级国家档案馆收集档案范围的规定1986年2月7日国家档案局发布的第 号文件各级档案馆收集档案范围的规定，各级综合性国家档案馆收集现行档案的范围：1、本级中共委员会的、顾问委员会的、纪检

60、委的、人大及其常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的档案。经协商同意，接收或代存同级民主党派机构形成的档案。县级档案馆同时接收乡、镇党委和政府及其工作部门形成的档案。 2、本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案，一般作为派出单位全宗的组成部分。3、本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企、事业单位。如水利工程局、种植公司、文化馆、剧团、专门学校、专科医院、生产地方传统名优产品或者具体生产特种工艺的工厂等形成的单位。一般工厂、普通中小学校、商店以及村委会等单位可以选收其中若