项目部工程文件归档管理办法资料

1、项目监理部工程资料收集、整理、组卷和归档办法中咨工程建设监理公司第二事业部2010年10月、夕 4刖百为规范中咨工程建设监理公司第二事业部建设工程资料管理，进一步提高部门工程建设监理的水平，部门依据北京市建筑工程资料管 理工程(DB11/T695-2009),结合我公司业务文件资料归档有关文件 要求和部门具体情况编制了本项目监理部工程资料现场收集、整理、 组卷和归档方法。为方便各项目监理部在进行资料管理时，有一个 可参考的文件支持，分四个部分做了具体介绍。由于本项目监理部 工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法主要是根据北京市和公 司对民用建筑项目的相关要求编制的。电力行业或北京以外的建设工

2、程监理项目在使用项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归 档方法时，应首先满足电力行业和当地政府主管部门相关规定的要 求。由于时间仓促，本项目监理部工程资料现场收集、整理、组 卷和归档方法中难免有不足之处，请部门各项目监理部在资料管理 的操作过程中，提出宝贵的修改意见，以便再版时改进，。中咨工程建设监理公司第二事业部2010年10月目录 TOC o 1-5 h z 第一部分监理资料的基本规定 1总则 2术语 3监理资料的组建是监理工作质量检查的重要依据5监理信息资料的特点 6第二部分工程施工过程中现场资料收集、整理 7工程施工过程中现场资料编制、收集、整理 8建议工程过程中项目监理部资料建立

3、档养盒形式.52 HYPERLINK l bookmark58 o Current Document 三、现场安全排查 56 HYPERLINK l bookmark62 o Current Document 四、 项目监理部检查评定 59第三部分工程主要经济指标及特征 74一、 工程主要经济指标及特征表 75二、关于收集整理工程资料的建议 76第四部分 工程竣工资料组卷、归档 82一、 监理资料归档范围 83二、归档组卷排列方法 84三、档案组卷的要求 85四、案卷装订方法 86五、工程档案组卷备注 86六、案卷编目方法 87七、项目监理部监理文件的封面样式要求的规定 89第一部分监理资料的

4、基本规定1、项目监理部在业务工作中资料管理形成的全部档案，是项目监理部针对工程施工过程中到工程竣工结束整体监理工作的真实记 录，为有效指导项目部加强档案的科学管理， 更好地为公司各项工作 服务。根据行业标准建筑工程资料管理规程和公司发布中咨监 理公司文件整理归档与档案管理办法及监办公【2003】20号中咨工程建设监理公司业务文件资料归档管理办法 的通知及相关文件 结合项目监理部实际情况，制定本办法。2、根据国家集中统一管理档案的原则， 各项目监理部在业务工 作中形成的各种具有保存价值的文字、 图表、声像材料及计算机盘片 等，实行由各项目监理部分别整理归档、公司档案室集中统一管理。 任何个人不得

5、据为己有或随意销毁。3、项目部资料收集、整理、编制工作在项目部总监领导下，由 项目部工程资料人员管理，在业务上接受上级档案管理部门的指导、 监督与检查。4、项目部在档案工作中必须贯彻执行党和国家有关档案工作的 方针、政策、法规等。5、项目资料管理人员工作的基本任务是：管理项目部工程各专业资料的档案，负责档案的接收、整理、 保管、统计和档案归档等项工作。对项目部形成的各种文件材料的收集、整理和归档工作进行分类 二、术语1、工程项目 在一个总体设计或总预算范围内，由一个或几个 互有内在联系的单位工程组成，一次性建成后经济上可独立经营、 行 政上可统一管理的构筑物。2、建筑工程 为新建、改造或扩建房

6、屋建筑物和附属建筑物设 施所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成的 工程实体。单项工程 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产 能力和工程效益的工程，并构成工程建设项目的组成部分。单位（子单位）工程 具备独立施工条件并能形成独立使用 功能的建筑物及构筑物为一个单位工程、建筑规模较大的单位工程， 可将其能形成独立使用功能的部分为多个子单位工程。3、建设单位（业主、顾客）实质是项目投资人。即：由投资方派代表组成的且全面负责项目筹集资金、建设活动、生产经营、还 贷偿债并承担投资风险的管理班子或个人。4、总承包单位（承包单位、施工单位）与建设单位签订工程建设施工合同，承担工程建设

7、项目全部施工内容的企业。5、分包单位 根据工程建设施工合同约定或经建设单位的认可， 承包单位可以将其承包工程中的一部分工程， 按有关规定分包给具有 相应资质条件的施工单位施工。工程分包应由总承包单位（承包单位、 施工单位）与分包单位签订工程建设施工分包合同。6、监理单位（监理企业、监理公司） 取得工程建设行政主管 部门颁发的监理单位资质等级证书，为建设单位提供工程建设监理服 务的企业。7、项目监理部 监理单位派驻工程项目且负责履行建设工程委 托监理合同的组织机构。8、监理工程师 取得执业资格证书，经注册后从事工程建设监 理活动的专业人员。9、总监理工程师（总监）经监理单位（监理企业、监理公司）

8、法定代表人书面授权，全面负责建设工程委托监理合同的履行， 主持 项目监理部日常工作的监理工程师。10、总监理工程师代表（总监代表） 经监理单位法定代表人同 意，由总监理工程师书面授权委托，代表总监理工程师行使其部分职 责和权利的项目监理部的监理工程师。11、专业监理工程师 根据项目监理部的岗位职责分工和总监理 工程师的指令，负责某一专业或某一方面的监理工作， 具有相应监理 文件签发权的监理工程师。12、监理员 经过监理业务培训，具有工程相关专业知识，从事 具体监理工作的监理人员。13、建筑工程质量 反映建筑工程满足相关标准或合同约定的要 求。包括其在安全、使用功能及其耐久性能，环境保护等方面，

9、所有 明显和隐含能力的特性总和。14、观感质量 通过观察和必要的量测所反映的工程外观质量15、验收 建筑工程在施工单位自行工程质量检查评定合格的基 础上，在建设单位的组织和主持下，参与建设活动的有关单位共同对 检验批、分项、分部、单位工程的质量进行抽样复验，并根据相关标 准以书面形式对工程质量是否达到合格做出确认。16、检验批 按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来的供检验用的，且由一定数量样本组成的检验体。17、主控项目 建筑工程中对安全、卫生、环境保护和公众利益 起决定作用的检验项目。18、一般项目 建筑工程中主控项目以外的检验项目， 主要涉及 施工工艺和技术方面的内容。19、工程计量 根

10、据承包合同中工程量清单或工程预算书及关于 工程量计算规定，项目监理部对承包单位申报的已完成的工程量进行 核验。20、安全监理 监理单位（含项目监理部）依据有关法律、法规 条例和工程建设强制性标准及工程所在地的有关规定， 对承包单位的 安全管理活动实施监督检查。三、监理资料的组建是监理工作质量检查的重要依据监理工作，从编制监理规划、监理实施细则、旁站监理方案、设 计图纸会审，审批施工组织设计，审查承包单位质保体系、安保体系, 审查测量放线成果，审查开工报告，参加第一次工地会议，形成会议纪要到工序质量控制，原材料报验审批，隐蔽工程验收，进度控制, 投资控制，主持每周监理例会并发会议纪要等等， 都是

11、以文字的形式 记载为依据。并且是追溯工程项目建设过程中的主要证据。所以，要 认真整理分别组卷。四、监理信息资料的特点1、监理信息来源的广泛性。监理信息资料来自于业主单位、施 工单位以及设计单位等工程相关单位部门； 来自质量控制、安全管理、 投资控制、进度控制、合同管理等各个方面。2、信息量大。由于监理信息资料牵涉面广、协作关系复杂，使 得监理工作涉及大量的信息。监理资料管理人员不仅要掌握工程建设 各个方面的信息。既要掌握计划的信息，又要掌握实际进度的信息， 还要对他们进行对比分析。3、动态性强。监理信息资料管理的过程是一个动态的过程，监 理工程师实施的控制也是动态控制，因而大量的监理信息都是动

12、态 的，这就需要及时的收集和处理。4、信息的系统性。监理信息资料是在一定的时间和空间范围内 形成的，与监理活动密切相关。而且，监理信息的收集、加工、传递 以及反馈是一个连续的闭合环路，具有明显的系统性。第二部分 工程施工过程中现场资料 收集、整理工程施工过程中现场资料编制、收集、整理一、进场必备文件、资料1、必备文件：公司文件一览表日期：2011年1月20日序号类别文件编号文件名称实施时间发布单位文件状态备注1C类监财务2001005号关于印发中咨建设监理有限公司预算管理暂行办法的通知功效2C类监办公2001010 号关十我公司更名的通知功效3C类监人力2001044号关于印发中咨工程建设监理

13、公司年度考核暂行办法的通知功效4C类监办公2002 9 号关于印发中咨工程建设监理公司文件整理归档与档案管理办 法的通知功效5C类监人力2002 22 号关于印发中咨工程建设监理公司培训管理暂行办法的通知功效6C类监开发2002 29 号关于贯彻执行北京市地方标准北京市监理规程(DBJ01-41-2002 )的通知功效序号类别文件编号文件名称实施时间发布单位文件状态备注7C类监开发2002 30 号关于贯彻执行（京建法2002165号）关于停止执行北京市建设工程开工证发放办法等 137件文件的通知功效8C类监开发2002 32 号关于施工监理项目统一 “上墙”资料的通知更改9C类监开发2002

14、 33 号关于施工监理项目现场资料统一立卷的通知功效10C类监财务2002 34 号中咨工程建设监理公司会计档案管理暂行规定功效11C类监办公2002 43 号关于印发中咨监理公司档案保管期限的规定的通知功效12C类监开发2002 44 号关于转发建设部关于印发房屋建筑工程施工旁站监理管理 办法（试行）的通知的通知功效13C类监人力2002 49 号关于转发中国国际工程咨询公司关于在业务活动中廉洁自律 的规定的通知功效14C类监人力200250号关于印发中咨监理公司补充医疗保险暂行管理办法的通知功效15C类监开发2002 52 号关于转发关于执行新版国家建筑工程勘察设计及施工质量验 收规范的实

15、施意见的通知功效16C类监人力2002 57 号关于印发中咨工程建设监理公司关于实行党风廉政建设责任 制的实施办法的通知功效17C类监人力2003 3 号关于表彰中咨工程建设监理公司优秀总监、优秀监理工程、优 秀管理工作者的通知功效18C类监人力2003 8 号关于公司业务开发部更名为综合业务部的通知功效19C类监办公2003 20 号关于印发中咨工程建设监理公司业务文件资料归档管理办法 的通知功效序号类别文件编号文件名称实施时间发布单位文件状态备注20C类监综合2003 27 号关于转发北京市建委转发建设部关于建设行政主管部门对工程监理企 业履行质量责任加强监督的若干意见的通知的通知功效21

16、C类监办公2003 28 号关于印发中咨工程建设监理公司资产管理办法的通知后效22C类监人力2004 1 号关于表彰2003年度优秀管理工作者、优秀总监和优秀监理人员 的通知功效23C类监人力2004 17 号关于卜发中咨工程建设监理公司招标代理项目经理上岗资格 认证及管理暂行办法的通知功效24C类监总工2004 19 号关于印发中咨工程建设监理公司招标代理业务指南的通知 （附件：中咨工程建设监理公司招标代理业务指南）功效25C类监综合2004 22 号关于印发中咨工程建设监理公司安全监理实施办法的通知功效26C类监人力2004 25 号关于设备监理专业技术负责人任职条件的规定功效27C类监办

17、公2004 33 号关于转发中国国际工程咨询公司安全保卫管理规定和中 国国际工程咨询公司消防安全管理规定的通知功效28C类监办公2004 35 号关于印发中咨工程建设监理公司网站及邮件系统暂行管理办 法的通知功效29C类监办公200438号关于印发中咨工程建设监理公司办公区办公用品消耗的管理方案中咨工程建设监理公司办公区火灾应急管理方案及中咨工程建设监理公 司办公区预防疫病应急管理方案的通知功效30C类监综合2004 39 号关于发布监理工作台帐表格样式（试行）的通知功效31C类监人力2004 40 号关于韩向春等一名同志通过招标代理项目经理上岗资格认证 的通知功效序号类别文件编号文件名称实施

18、时间发布单位文件状态备注32C类监总工2004 41 号关于转发建设部关于印发 建设工程项目管理试行办法 的通 知的通知功效33C类监总工2004 42 号关于转发财政部建设部关于印发 和 高（项8建筑系数（。%18冷却塔直径X高（项9容积率（。%10绿化率（。%19工期（月）11生活用水量（m3/d）(D开工时间12循环水量（m3/s）(2)竣工时间13总冷负荷（KW）20总投资（万元）14总热负荷（KW(D建安工程费（万元）15总用电量（kw）(2)单位指标（元/千瓦）21建筑使用功能22主厂房结构选型23主厂房基础选型24其它项目总监:年 月日备注：由项目监理部填写，并留存部门办公室备案

19、，不与工程档案组卷归档;第四部分工程竣工资料组卷、归档监理资料归档范围(一)、监理档案管理资料1、综合卷：是由涵盖整个工程项目全貌的重要文件组成。其中包括：(1)项目案卷总目录(须装订)；(2)监理招标文件，中标文件；授权委托书；(3)合同评审、监理合同、协议(须原件)；(4)总监任命书(须原件)；(5)监理规划，监理实施细则；(6)监理部制订的管理办法及制度；(7)监理部人员名单，专业及进、出场时间表(例如:2001.01-2002.02 );(8)监理工作总结(专题、阶段和竣工总结)；(9)竣工移交证书(须原件)；(10)工程质量评估报告(须原件)；(11)竣工备案表(复印件)；(12)获

20、奖证书(扫描件)；(13)监理业务手册；(14)单位(子单位)工程质量竣工验收记录、分部工程质量验收记录(地基基础、主体结构)、地基验梢记录等。2、监理月报(可存刻录光盘)。3、监理会议纪要(包括专题会议纪要)。4、监理工作日志。5、监理通知及回复单。6、监理工作联系单。7、监理旁站记录等。（二）、监理工作记录档案：工程技术文件报审表；施工测量放线 记录；施工进度计划报审表；材料、构配件进场检验记录；工程动工报 审表；分包单位资质报审表；检验批、分项工程质量验收记录；工程复 工报审表；月工程进度款报审表；工程变更费用报审表；费用索赔申请 表；工程款支付申请表；工程延期申请表；监理抽验记录；不合

21、格项处 置记录；工程暂停令；工程延期审批表；费用索赔审批表；工程款支付 证书；质量事故报告及处理资料；见证取样备案文件；工程变更单等。二、归档组卷排列方法1、组卷要遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；便于档案利用查找和保管。？每个工程项目的组卷排序按综合卷档案、监理档案管理资料、监理工作记录 档案依次组卷。2、卷内资料少时可与相关的资料并卷， 并卷后的案卷题名并列；并 卷后的资料可采用“卷内目录”分别登记，并用“卷内目录”登记种类； 卷内资料较多时可组多卷（每卷的序号应从 1开始）。3、档案盒内以封面、卷内目录、文件资料、备考表为序组卷 4、卷内

22、文件资料按发生的时间顺序排序。（先发生的放在上面）三、档案组卷的要求1、归档资料必须真实反映业务过程中的实际情况， 必须完整、准确; 案卷力求美观、整洁，如有破损的应裱糊整齐。2、监理工作记录应以原件组卷存档，在不能使用原件时，可用复印 件，并说明原件的存放处。3、工程监理资料应采用打印形式，手工鉴字；鉴字必须用黑色水笔 填写，打印纸一律采用70gA4纸。4、对于国家及北京市重点工程项目，要求采用缩微制品的档案，必 须按国家缩微标准进行制作。5、文件类（是指已经成册的资料）可不统一装订。6、各种表格、资料类必须装订成册，装订时要剔除金属物，需用棉 线，在左侧装订。7、监理项目归档的档案盒一律使

23、用本公司办公室监制的 “监理档案” 盒。8、档案盒一律用黑色水笔填写，字体要工整，字迹要清晰，不得涂 改、乱划。9、施工资料应按单位工程进行组卷，可根据工程大小及资料的多少 等具体情况选择按专业或按分部、分项等进行整理和组卷。10、资料管理可根据资料数量多少组成一卷或多卷。11、案卷不宜过厚，一般不超过 40cmi12、监理档案应在工程竣工验收后 3个月内整理组卷，后送公司总工程师审阅，签字后，向档案室移交四、案卷装订方法1、案卷装订前要拆除金属物，对残缺破损，小于或大于卷面的和字迹偏左的要进行修补、被糊和折叠，图样要按 A4幅面，手风琴式折 叠，图面向里，图标在右下面。2、装订时做到右下齐，

24、无倒页，不漏订。3、案卷采用三孔一线装订，装订线长度为18CM,装订结实、整齐、 美观。4、除综合卷不装订外，所有工程档案采用装订形式。| 5、工程档案装订前，查看卷内目录是否放在卷内文件内容的前面，应一一对应。装订完成后，将“工程资料卷内备考表”附表5填写完成放置档案盒内。（卷内备考表不用与卷内文件装订在一起）五、工程档案组卷备注1、工程管理性、协调性会议文件：监理会议纪要、专题会议纪要、 安全专题会议纪要、监理内部会议纪要等，根据会议纪要名称编制卷内 目录分类进行组卷。2、由建设单位、监理单位、承建单位发出工作联系单按编号、单位名称的划分时间顺序整理组卷。3、分项/分部工程施工报验表当中，

25、隐蔽工程检查记录、工程检验批质量验收记录表、预检记录、施工记录、施工试验记录、分项 /分部工 程质量检验评定记录等必须齐全、签认有效，工程编号不可重复，日期 不可颠倒（专业施工工序日期不可颠倒），按照施工单位编制的编号依次 进行归档组卷。4、如工程项目有竣工图归档要求的，竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷。5、总案卷目录放置在综合卷内，以便公司资料档案管理人员翻阅核 实查找。6、安全检查记录：属施工过程中，安全监理工程师对施工现场违章 作业、环境保护、临电管理、文明施工、脚手架装拆、设备吊装、硅浇 筑、模板装拆等方面控制管理文件。(不用组卷归档)7、月工、机、料动态表不用组卷

26、归档。六、案卷编目方法1、档案盒案卷封面(按附件1制作)(1)项目名称：该工程项目全称。(2)案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。(3) ?编制单位：第二事业部(4)总监理工程师：项目总监名字(5)编制日期：自年、月，是该盒第一份资料的时间，至年、月，是 该盒最后一份资料的时间。(6)保管期限、密级和档号：由公司档案管理人员填写。(7)共一册 第一册：工程档案总共册数中，第几册。如“共10册第 1册”2、脊背的编制(按附件2制作)(1)案卷脊背档号：由公司档案管理人员填写。(2)案卷脊背工程名称：工程项目全称。(3)案卷脊背类别：监理工作记录。(4)案卷脊背案卷题名：应简明、准确地揭示

27、卷内文件的内容。(5)案卷脊背共一册第一册：与案卷封面相符。(6)手写内容除采用铅笔填写外，由黑色墨水或圆珠笔填写。3、案卷总目录(按附件3制作)(1)册号：档案盒的册号；(2)责任人：本册资料的主要签字人。(3)案卷题名：即档案盒的题名。(4)日期：是指档案盒内第一份资料的时间至最后一份资料时间，例如：2001.05- 2003.05(5)备注：此资料需说明的问题。4、卷内目录的编制(按附表4制作)：(1)序号：用阿拉伯数字从1起，依次标注卷内文件材料件数的顺序。(2)文件材料题名：填写文件标题全名。如：京能1#、2#炉脱硫工程沉煤池管道改造技术方案(3)原编字号：填写文件文号或图样的图号、

28、设备的代号等。14)编制单位：建设单位、监理单位、承建单位全称或简称。责任者：填写文件形成单位或主要责任者。(5)日期：填写文件形成日期。可省略汉字只填写阿拉伯数字，年”、月“、日”各标注两位。如：2005.12.1(1(6)页数：填写每份文件起止页号。(7)备注：注释文件需说明的情况。如：设计变更单“附图 3页”5、卷内备考表的编制(按附表 5制作)：(1)卷内备考表要标明卷内文件的件数、 页数及审核说明，不同载体 形式文件的数量，如文件材料 迎件，其中文字材料XX份，图样材料 XX张,照片XX张。如没有照片斜杠表示“ /”张。立卷单位对本案 卷完整准确情况的审核说明：如“工程物资进场报验表

29、资料完整、齐全、 真实、有效”。(2)案卷编号：立卷责任人使用铅笔填写组卷档案的序号。(3)立卷人：由立卷人的责任人签名，并填写立卷完成的日期。(4)审核人：由项目部总监理工程师 倾目经理签字(不得盖章)， 并填写审核的日期。(5)技术审核人：事业部总工程师，签字(不得盖章)后送公司总 工程师手签字(不得盖章)，签字时间。(6) “保存档案说明”栏由公司部门或档案管理人员填写，立卷人 无权填写。(7)档案接收人：由档案接收人员签字，签字时间。(8)卷内备考表每盒只放1页不装订。七、项目监理部监理文件的封面样式要求的规定根据公司2010年3月9日下发的监总工【2010】8号文件关于项 目监理部监理文件的封面样式要求的规定，公司对项目部监理文件的封 面样式规定进行了改进，由公司提供封面改由项目监理部按照公司规定 的样式编制