数据库的建立与管理(共17页)

1、PAGE PAGE 21数据库的建立(jinl)与管理 Microsoft Excel 的基本(jbn)应用 Excel工作(gngzu)表的基础知识与基本操作一、关于Microsoft Excel 是Microsoft Office套件中的一个重要的应用程序。由于它采用表格的方式管理数据，因此，时常也称为电子表格。Microsoft Excel的主要功能有：1、数据管理；2、数据处理与分析：包括数据的输入、修改与删除，完成各种计算（求和，平均，计数等），数据的统计处理（排序，统计分析，方差分析，回归分析等）；3、制作图表：能够将指定数据转化为各种图表，并进行修饰。二、Excel文件的打开、关

2、闭以及界面介绍1、在桌面上建立Excel图标：在屏幕的空白处单击鼠标右键，出现独立菜单；点击其中的“新建”，出现下拉菜单；在菜单中点击“Microsoft Excel工作表”，即可在桌面上建立Excel图标。2、打开文件：双击Excel图标，即可打开Excel文件。3、关闭文件：鼠标点击文件右上角“”，即可关闭文件。（关闭前会询问是否存档）4、界面介绍（1）标题栏：左上角，为Excel图表+Microsoft Excel+文件名（新建的文件自动用book1作文件名，在打开文件后应注意用“文件”菜单中的“另存为”及时改变文件名）。（2）最小化、还原与关闭：屏幕右上角。（3）命令菜单（第一排的9个

3、菜单），基本(jbn)同WORD文件。 文件：点击后，出现(chxin)下拉菜单。在下拉菜单中，常用的主要是“另存为”、“页面设置”、“打印(d yn)预览”和 “打印”。 编辑：下拉菜单主要项目在界面都有快捷图标，如“剪切”、“复制”、“粘贴”等，但应注意应用“清除”菜单，它可用于清除全部、格式或内容。 视图：一般选择“普通”页面；在工具栏中仅选择“常用”与 “格式”（一般在打开文件时已经处于界面中）。 插入：在下拉菜单中多用“插入行”、“插入列”与 “插入工作表”；应注意：在实际操作过程中，会不断插入行、列、表，而且界面没有快捷图标。 格式：下拉菜单中，“单元格”可选择对齐方式（居中等）、

4、字体、边框、底色等；“行”可选择行高；“列”可选择列宽。 工具：选项较多，但一般已经作了常规设置，不需专门设置。 数据：在下拉菜单中，用得较多的是“排序”和“数据处理”，其中后者需另外安装。 窗口：窗口冻结或解除冻结。 帮助：（4）“常用”和“格式”菜单中主要图标用法同WORD文件。不同之处：“”图标为自动求和；“fx”图标为函数，可作一般计算和统计；“图表向导”图标用于制图。（5）工作表：即文档窗口，是操作区域。上面一排为列，左面一列为行。可用垂直或水平滚动条移动。每个文件自动生成3个工作表，自动显示的标签名分别是：sheet1、sheet2和sheet3。白色的为桌面显示的工作表。点击另外

5、工作表的标签名，即可激活。工作表可增删，标签名可改。 增加工作表：鼠标右键点击工作表左下的标签(bioqin)名，出现下拉菜单。点击“插入(ch r)”，出现独立(dl)菜单。选择“工作表”并确定，会增加一个工作表，标签名会自动定为sheet4。依此类推。 删除工作表：鼠标右键点击欲删除的工作表左下的标签名，出现下拉菜单。点击“删除”，并选择“确定”，即永久性删除该工作表。 改变工作表标签名：鼠标右键点击工作表左下的标签名，出现下拉菜单。点击“重命名”，原有的标签名会变黑，直接输入新标签名并回车确认即可。三、Excel工作表的一般知识与基本操作1、每个工作表共有256列，分别按字母排列：AZ;

6、 AAAZ; BABA; ; IAIV。2、每个工作表共有65536行，从1依次排列到65536。3、每列与每行形成一个“单元格”，这是Excel最基本的工作单位。共有256*65536个单元格。每个单元格可容纳32000个字符。在单元格中不仅可以存放数值和文字，还可以存放公式以完成计算。4、单元格选定：将鼠标光标移动到特定单元格，点击左键即可选定。此时所选定的单元格四面为黑框。方框右下方的小黑点称为“填充柄”，具有非常重要的作用。每个单元格的位置（地址）为：列号+行号。如D列125行，写做D125。5、移动单元格：回车（往下），以及上下左右键（上下左右）。6、选定某一区域：选定该区域最左上方

7、（右上方、左下方、右下方均可）单元格，按住鼠标左键往右下方拖动，直至到达所需的最右下方的单元格，松开鼠标左键，即选定了该区域。选定后，选定区域四边黑框，底色变深。7、选定(xun dn)某列或多列：点击某列最上方的列号（A，B），即选定(xun dn)该列。若需连续选定多列，鼠标左键点击最左的列名，按住左键拖动鼠标沿列名右移，直至到达所需列名。松开左键，即选定了多列。选定区域黑框，底色变深。8、选定某行或多行：点击某行最左方(zu fn)的行号（1，2，3），即选定该行。若需连续选定多行，鼠标左键点击最上方的行名，按住左键拖动鼠标沿行名下移，直至到达所需行名。松开左键，即选定了多列。选定区域黑

8、框，底色变深。9、选定整个工作表：鼠标左键点击工作表左上方的灰框（列行左上交点处），即可全选。10、列宽设置以及扩大或缩小列宽：选定全表（点击左上灰框），点击屏幕上方“格式”，出现下拉菜单。选择“列”，出现右拉菜单。选择“列宽”即可。有时，由于某列文字太多仅仅需要加宽该列，这样操作：鼠标光标在需加宽的列号与下个列号之间轻轻左右移动，待出现左右箭头时，按住左键右拉，将列宽拉至所需宽度，释放左键。11、行高设置以及扩大或缩小行高：选定全表（点击左上灰框），点击屏幕上方“格式”，出现下拉菜单。选择“行”，出现右拉菜单。选择“行高”即可。有时，由于某行文字太多仅仅需要加高该行，这样操作：鼠标光标在需加

9、高的行号与下个行号之间轻轻上下移动，待出现上下箭头时，按住左键下拉，将行高拉至所需高度，释放左键。12、数值小数点位数确定：（1）一个单元格：选定单元格，点击鼠标右键，出现下拉菜单。点击其中的“设置单元格格式”点击“数字”点击“数值”在菜单右方选择小数点位数然后“”确定“。（2）一列（单元格）：点击该列列名，选定该列单元格。然后在该列任意位置点击鼠标右键，出现下拉菜单。点击其中的“设置单元格格式”点击“数字”点击“数值”在菜单右方选择小数点位数然后“”确定“。多列设置时先选定多列，然后按上述步骤。（3）一行（单元格）：点击该行行名名，选定该行单元格。然后在该行任意位置点击鼠标右键，出现下拉菜单

10、。然后重复(chngf)上述步骤。多行设置时先选定多行，然后按上述步骤。（4）整个(zhngg)工作表：鼠标左键点击工作表左上角灰框，选定全表。然后点击鼠标右键，出现下拉菜单。然后重复上述步骤。四、建立(jinl)基本的数据表（库）1、建立数据表的基本框架（示例如下）（1）在第一行输入数据表的名称（如：大学生身心健康调研情况原始数据表），同时更换该工作表的标签名（如：原始数据）。（2）将调研表各指标按顺序编号，然后从B2开始，沿C2、D2方向依次输入各项指标。如姓名（B2）、性别（C2）、年龄（D2）、年级（E2）、（F2）身高（G2）、体重（H2）直到输完所有指标。(3) 然后从A3开始输入

11、受试者序号，如No.001，回车后在A4输入No.002。然后，同时定义A3和A4后，用鼠标左键拖动右下填充柄，向A5、A6方向连续拖动，直到与受试者人数相同为止。（4）随机拿出一份调研表，按编号的指标依次输入，每输完一个数据，移动向右的按键。直至最后一个指标。至此，已经输完一个人的数据。（5）依（4）方法连续输入其他受试者指标。2、输入数据的核对检查（1）有条件时，最好一个人输入，另一个人用笔按着指标和数据念，并观察另一个人的输入是否正确。（2）用IF 和COUNTIF 方式设置各指标的最大值和最小值进行大致判断。（方法参见下述的五之5）3、数据表的保存数据完全输入并检查核对后，即建立了基本

12、的原始数据表。注意，不得直接使用该原始数据表进行任何计算和统计处理，即任何时候必须保证原始数据表的完整。并将该原始数据至少保存一个备份（用磁盘，不能保存于本计算机）。需要进行(jnxng)各项计算和统计处理时，拷贝一份原表。五、数据的基本计算(j sun)和统计处理 1、基本(jbn)计算（1）加法：符号：+ 数据量少时，激活一个单元格，在当格（或在编辑栏）输入=X+Y+Z,输完后,回车,即可在该单元格直接显示计算结果。 数据量大时, 首先将需要相加的数据列表（按行或列连续）；然后在数据行（或列）末一个单元格输入：=SUM（起始数据位置如B2 ：末位数据位置如Y2），然后回车，在该单元格即可显

13、示计算结果。（或激活单元格后，在编辑栏输入） 如果是多行或多列数据，在计算完一行（或一列）后，使用鼠标左键，拖动所激活单元格的填充柄，沿同一列（或同一行）的方向移动，直至最后一列（或行）数据，释放左键，即可显示所有行（或列）的相加结果。（2）减法：符号：- 数据量少时，激活一个单元格，在当格输入=X-Y-Z,输完后,回车,即可在该单元格直接显示计算结果。 数据量大时, 首先将需要相减的数据列表（按行或列连续）；然后在数据行（或列）第二列（或行）输入：=起始数据即第一列数据位置如B2 - 第二列末位数据位置如Y23（B23），然后回车，在该单元格即可显示计算结果。然后，用鼠标左键拖动填充柄，直至

14、最后一列（或行）。释放左键，即可逐列（行）显示相减结果。最后一列（行）为最后结果。（3）乘法与除法：参考上述计算步骤。（乘号为“*”，除号为“/”）2、排序：在某些(mu xi)情况下，需要按照使用者的意图对数据或某一选项重新进行排序。如输入的序号是随机的，需要按照序号排序；或者需要按照年级排序，每个年级又需要按照性别和年龄进行排序。具体操作过程如下。（1）定义所需排序(pi x)的数值区域（包括指标名称）。（2）用鼠标左键点击(din j)屏幕上方的“数据”，出现下拉菜单。（3）在下拉菜单中选择“排序”，出现一个独立菜单。（4）在“主要关键字”中，选择你首先需要按照什么排序，如选择“年级”。

15、（5）在“次要关键字”中，选择按照年级排序之后，在按照什么来排序，如选择“性别”。（6）在“第三关键字”中，选择按照年级和性别排序之后，再有什么排序想法，如“数值大小”或“序号”等。（7）排序方式一般均选用“递增”。（8）完成上述选项后，点击“确定”，计算机即按照你的选择完成排序。3、求和：在实际工作中，我们时常遇到求和情况，需要将大量数据相加。以求一列数据之和为例，具体操作过程如下。（1）用鼠标左键激活任意一个空的单元格（一般选在需要求和的一列数据末）。（2）在本单元格或编辑栏输入公式：=SUM（需求和的首位数据的位置如C3 ： 需求和的最后一位数据的位置如C32）。（3）然后回车。计算机即

16、可将从C3、C4、C5直至C32的所有数据相加，并显示于所激活的单元格中。（4）如求多列数据之和，用鼠标左键拉动激活的单元格右下方的填充柄，向右（或左）移动，直到无数据区。即可求出多列数据中每列数据之和。4、平均： 在实际工作中，我们时常遇到需要将大量数据进行平均。以求一列数据平均值为例，具体操作过程如下。（1）用鼠标左键激活任意一个空的单元格（一般选在需要平均的一列数据末）。（2）在本单元格或编辑栏输入公式：=AVERAGE（需求和的首位数据的位置(wi zhi)如C3 ： 需求和的最后一位数据的位置如C32）。（3）然后(rnhu)回车。计算机即可将从C3、C4、C5直至C32的所有数据进

17、行平均，并将平均值显示(xinsh)于所激活的单元格中。（4）如需将多列数据进行平均，用鼠标左键拉动激活的单元格右下方的填充柄，向右（或左）移动，直到无数据区。即可求出多列数据中每列数据的平均值。5、数据判断：在实际工作中，我们时常遇到需要对数据进行判断的情况，如我们需要知道在调研的受试者中，有多少人收缩压超过了高血压标准（=140mmHg）,或者多少人心理压力较高（比如，将心理负荷设计为5级，4和5为高），就需要用到判断和计数。以判断一列C3C32的数据为例，判断某数据是否为高血压，以及共有多少例高血压。具体操作过程如下。（1）用鼠标左键激活C3右侧的单元格（即D3）。（2）在本单元格或编辑

18、栏输入公式：=IF（C3，=140，“1”，“0”）。（3）然后回车。计算机即可对C3以“1”或“0”做出判断。（4）如需判断整列数据，用鼠标左键拉动D3单元格右下方的填充柄，依D4、D5方向一直向下移动，直到D32。然后释放鼠标左键，即可对该列数据全部做出判断。（5）激活判断列底端单元格（D33），在该单元格或编辑栏输入公式：=COUNTIF（D3：D32，1），回车，即可计算出上述数据中共有的高血压人数。5、统计处理：Excel 文档一般并未自行安装“数据分析”软件，所以需要自己利用“加载宏”方式另外安装。但一般需要office 安装光盘存在。具体步骤为：第一步：用鼠标左键点击屏幕上方的“

19、工具”菜单，会出现下拉菜单；第二步：在下拉菜单中选择“加载宏”，出现独立菜单；第三步：在“当前加载宏”中选择“分析工具库”，然后“确定”；第四步：计算机进入“安装”状态；第五步：待安装完成后，再次(zi c)点击“工具(gngj)”菜单(ci dn)，在下拉菜单中会出现新添的“数据分析”。此时安装成功。（1）一般统计：主要为描述性统计，包括平均值、标准误、标准差、最大值、最小值、求和、计数等。具体操作步骤如下。 在打开工作表情况下，用鼠标左键点击屏幕上方的“工具”菜单，并在下拉菜单中选择“数据分析”，出现“数据分析”独立菜单。 在“分析工具”中，选择“描述统计”，然后“确定”，出现“描述统计”

20、独立菜单。 该菜单中，进行各种输入选择：A、输入区域：用鼠标左键点击需统计的首位数字的单元格，然后拖动光标，移动至最末一位数据，释放左键，即可自动完成输入区域。也可手动输入，格式例如C1C32： “$C$1:$C$32” 。B、分组方式：根据数据排列Q情况选择“逐行”或“逐列”。C、输出区域：指将来你将对上述数据做出的描述统计结果放在什么位置。若放在当页，用鼠标左键点击该页某一空的单元格，即可确定输出区域的起点位置（所选择的单元格作为输出描述统计的左上角）。若你想将输出结果放在另一工作表，则选择新工作表，计算机会自动生成一个新的工作表作为描述统计结果的输出区域。D、一定记住选择“汇总统计”，并

21、一般将“平均数置信度”定为95%。E、完成上述选项，然后“确定”，计算机自动会将选定数据区域数据的描述统计结果显示在你所给定的输出区域。 注意随手为这个描述统计结果起名，以免输出结果较多时混淆。如可将输出结果中的“列1”换为“血压描述统计结果”。（2）统计检验： 单因素方差分析：具体操作步骤与描述统计基本相同，只是在“输入区域”需要两行（或多行）或两列（或多列）数据。 统计(tngj)检验：一般(ybn)多用F检验和T检验。操作过程与上述基本相同，只不过所比较的两行（列）变量需单独输入。 排位与排位百分比：有时我们需要确定(qudng)整个数据群中，确定有哪些和有多少数据95%，此时用到排位和

22、排位百分比，操作过程与上述基本相同。 抽样、回归等操作可参考进行。注意：进行专门统计处理时，并非必须应用统计软件。可以在Excel上先做出有关的统计表，然后利用输入公式方式进行统计和判定（显著性差异）。由于自己选用的统计公式最适合自己的研究，所以统计结果可信度高，能够更好地解释自己的研究结果。同时，还可计算出差异的%等有关数据。六、建立统计表1、在当前工作表：若研究的指标体系比较复杂，数据量较大时，不提倡在原始数据工作表上进行统计处理。而应将数据按照指标体系分开在同一文件的不同工作表上，辅以不同的标签名便于区分。2、在同一文件其他工作表：若原始数据在sheet1，我们可在另一工作表上(如she

23、et2)建立相应的统计表。但首先必须建立一个工作表，记录每一个组别、每一个指标的数据起始点与终末点。如：学生健康调研数据位置记录明细表人数年龄身高体重收缩压舒张压心率肺活量VO2maxBMI小学男30起始C3D3E3F3G3H3I3J3K3终末C32D32E32F32G32H32I32J32K32女30起始C33D33E33F33G33H33I33J33K33终末C62D62E62F62G62H62I62J62K62中学男30起始C63D63E63F63G63H63I63J63K63终末C92D92E92F92G92H92I92J92K92女30起始C93D93E93F93G93H93I93J

24、93K93终末C122D122E122F122G122H122I122J122K122大学男30起始C123D123E123F123G123H123I123J123K123终末C152D152E152F152G152H152I152J152K152女30起始C153D153E153F153G153H153I153J153K153终末C182D182E182F182G182H182I182J182K182将此表打印出来，依照此表在sheet2建立相应的数据统计表。如各指标平均值统计表按如下(rxi)过程建立：年龄身高体重小学男（30）=AVERAGE（sheet1！C3：C32）=AVERAGE

25、（sheet1！B3：B32）=AVERAGE（sheet1！D3：D32）女（30）=AVERAGE（sheet1！C33：C62）=AVERAGE（sheet1！B33：B62）=AVERAGE（sheet1！D33：D62）总计=AVERAGE（sheet1！C63：C92）=AVERAGE（sheet1！B63：B92）=AVERAGE（sheet1！D63：D92）按照所需的统计指标，分别在不同(b tn)sheet建立相应的统计表，并及时(jsh)更换工作表的标签名，便于调用。3、在其它文件（如Book2）工作表上对调研原始数据（假设源数据在Book1的sheet1上）进行统计。（

26、1）源数据文件Book1同时打开时：首先打开另一个EXCEL文件（Book2），并在sheet1上建立相应的统计表。然后在相应的单元格内输入公式。如在小学男子组的平均年龄这一单元格，输入公式为：=AVERAGE（Book1.xlssheet1！C3：C32）注1：公式(gngsh)中， 中为原始数据所在(suzi)的文件名，文件名后的.xls表示属于Excel文件；sheet1 表示调用的是Book1文件(wnjin)中sheet1工作表的数据；！ 表示调用的数据来源路径结束。注2：A、其他统计指标参见上述。B、其他计算方式需对公式作相应改变（如求和时，将AVERAGE改为SUM即可）。（2）

27、Book1未打开时（但需储存于同一计算机内。如原始数据文件Book1储存于同一计算机C盘Report中）：首先打开一个EXCEL文件（Book2），并在sheet1上建立相应的统计表。然后在相应的单元格内输入公式。如同样在计算小学男子组的平均年龄这一单元格，输入公式变化为：=AVERAGE（C:ReportBook1.xlssheet1！C3：C32）注：上式中， 之间为数据来源整个路径； 之间为原始数据所在的文件名，文件名后的.xls表示属于Excel文件；sheet1 表示调用的是Book1文件中sheet1工作表的数据，！ 表示调用的数据来源路径结束。七、制图1、建立相应的数据表。如：8

28、周训练过程中定量负荷后即刻的血压变化（mmHg）Wk0Wk1Wk2Wk3Wk4Wk5Wk6Wk7Wk8收缩压168170165160158159157156154舒张压7370686360595758572、定义整个(zhngg)数据表区域（不能大，不能小）。3、点击屏幕(pngm)上方“常用(chn yn)”菜单中的“图表向导”图标，出现一个独立菜单，左边为图表类型，右边为示意图。4、在独立菜单中选择适宜的图表类型：一般来说，描述数据变化多选用折线图，数据比较多选用柱状图，比例变化多选用饼状图。我们选用“折线图”并按“下一步”，出现“图表源数据”菜单及草图。其中列为纵坐标，行为横坐标。若要改

29、变坐标系，点击其中“系列产生在” 中的“列”即可。然后按“下一步”。5、出现“图表选项”菜单，包括“标题”、“坐标轴”、“网格线”、“图例”、“数据标志”和“数据表”。这些选择比较重要，各自主要作用如下。 “标题”中可填写标题（这个标题会出现在图中上方，而论文要求标题在图下方，所以一般不填）、X轴名称和Y轴名称（注意填写单位）。 “坐标轴”一般不动。 “网格线”一般仅选择Y轴的主要网格线，否则整个图面看起来太乱。 “图例”用于选择要不要图例，以及图例应该放在图的什么位置。 “数据标志”用于选择数据标志，以及要不要显示每个数据点的具体数值。 “数据表”用于选择(xunz)该图要不要带上相应的数据

30、表。若选择“要”，则会出现在图的下部。但这样(zhyng)，会使得图的面积明显缩小。依次(yc)进行上述选项后，按“下一步”。6、出现“图表位置”选项。你可选择将所制之图放在当前工作表，还是放在另外一个新工作表。一般放在当前工作表（不加选择，即为此选项），便于修改。7、按“完成”，即在数据表附近出现所制好之图（见下图）。八、图形的修饰显然，这个图尚十分粗糙，图太小，字体和图标太大，必须进一步修饰。修饰步骤如下。1、改变标题字体等： 用鼠标左键双击标题上的字，出现独立菜单。 点击“字体”，进行字体、字形、字号和颜色等选择。然后“确定”。2、改变纵坐标字体等： 用鼠标左键双击纵坐标左方的字（即血压

31、这行字），出现独立菜单。 点击“字体”，进行字体、字形、字号和颜色等选择。然后“确定”。3、改变横坐标字体等： 用鼠标左键双击横坐标下方的字（即Wk0这行字），出现独立菜单。 点击“字体”，进行字体、字形、字号和颜色等选择。然后“确定”。4、改变横坐标字体、最大值、最小值以及刻度： 用鼠标左键双击纵坐标左方的刻度值，出现独立菜单。 点击(din j)“刻度(kd)”，改变(gibin)最大值、最小值与刻度单位； 点击“字体”，改变字体、字形、字号和颜色等选择。然后“确定”。5、改变网格线： 在图中任意网格线上下慢慢移动鼠标光标，待出现“数值轴主要网格线”字样时，点击鼠标左键，定义网格线。 按“

32、delete”，即可去掉所有网格线。 双击鼠标左键，即可出现独立菜单。点击其中“图案”，可修改网格线样式、颜色和粗细。点击“刻度”，同样可修改纵轴的最大值、最小值与刻度单位。6、改变图的底色： 将鼠标将光标移到图中的“绘图区”即图的网格线之间的灰色区域，当出现“绘图区”字样时，双击鼠标左键，出现独立菜单。 在菜单左栏“边框”中选择边框的样式、颜色和粗细；在右栏“区域”中选择图的颜色以及填充效果。7、改变数据线以及线上的数据标记： 将鼠标将光标移到图中两条数据线中任意一条，当出现“系列收缩压”或 “系列舒张压”字样时，双击鼠标左键，出现独立菜单。 点击菜单中的“图案”。在左栏选择线形（样式、颜色和粗细）；在右栏选择数据标记的样式、前景颜色、背景颜色和大小。然后“确定”。 选择另外的数据线，依上述步骤操作。8、改变图例： 改变图例边框线形和底色：将鼠标将光标移到图例边框区域，沿边框线慢慢移动，当出现“图表区”字样时，双击鼠标左键，出现独立菜单。然后点击菜单中的“图案”。在左栏“边框”选择边框的线形（样式、颜色、粗细、阴影或圆角）；在右栏“区域”选择图例区域底色的颜色与填充效果。然后“确定”。 改变图例中字体：将鼠标光标在图例中字体周围慢慢移动，当出现“收缩压图