大型集团对投资主体多元化企业档案管控研究报告

1、-. z大型集团对投资主体多元化企业档案的管控研究钢铁集团*公司档案处来源：DA*论坛钢铁集团*公司简称重钢是国务院现代企业制度、企业集团和循环经济试点单位，也是拥有28家子公司的国有特大型钢铁联合企业，是西部地区最大的中厚板材和全国最大的球扁钢生产基地,为中国500强企业。重钢在册职工2.7万人，资产总额142亿元，是市市属工业企业第一家通过自身主营业务使年销售收入超过百亿元的企业。十五期间，重钢在探索和实施投资主体多元化进程中有了初步成效，重钢旗下的不同类型的90多家企业中，目前已有1/3实现了投资主体多元化的改制，经营活力与效率都有了新的变化。与此同时，投资主体多元化也导致企业利益主体多

2、元化和管理构造复杂化，企业原有的主要基于单个投资主体而确立的档案管理体制、制度和方法已明显不能适应企业改革的需要，突出表现为一方面企业中档案管理工作被不同利益主体所分隔，企业完整的档案记录常常没人负责，另一方面，不同利益主体间又常常不能按照相关规定行使对档案信息的知情权和对档案资产的处置权。这些都给企业档案管理带来了新困难，提出了新问题。一、对投资主体多元化企业档案的管控方式的理论思考投资主体多元化企业的表现形式和管理方式是具体而多样的。以重钢参股或控股的企业为例，有的是典型的中外合资企业，有的是在联合交易所和证券交易所同时上市的公司，有的则是采用BOT建立运营移交模式投资建立的企业。重钢档案

3、处以党的十七大关于大力开展繁荣文化事业的精神为指导，从企业集团部股权构造多元化的变化趋势出发，对投资主体多元化企业的特征、不同投资主体享有档案资产权的状况、影响和制约企业档案管理水平的因素、满足投资主体多元化开展需要的企业档案措施进展研究后认为，尽管投资主体多元化企业形态各异，但它们在档案管理方面的困境存在共同的原因：投资者权力分散、过分重视经济利益而轻视甚至无视档案工作、档案管理低水平运作甚至缺位、档案工作缺乏稳定持续的投入。为此，解决问题的关键是树立并实践以企业利益为中心强化效劳功能的档案管理理念。1、明确档案是企业的重要资产。无论何种性质的企业，股东投资企业的目的都是为了获得最大的收益和

4、回报，企业经营管理者的责任则是尽最大的努力去满足这一需求。2、明确企业经营管理过程中形成的档案属于企业所有，不能人为分割。在投资主体分散的企业中，档案资产代表着全体股东的整体利益，其存在的价值是为企业的经营管理提供效劳，所以在企业存续期属于企业所有，不能根据出资比例进展人为分割。如果企业因兼并、破产等需要进展资产处置，档案也应该根据国家相关法律规定合理合法处置。此外，属于国家秘密局部的档案，还应该受国家监控，应按国家的相关规定依法处置。3、明确各投资主体、各级管理者应依法享有权利并承当义务。在投资主体多元化的企业中，各投资主体的义务是根据企业开展需要投入资金，保障企业正常运转，股东在国家法律法

5、规框架享有档案信息的知情权和查阅权；企业经营管理者应有义务根据企业实际选择适宜的档案管理模式，从机构、人员、资金等方面保障企业档案管理与企业经营管理的同步，其权利是对本企业档案管理机构和人员的具体管理行为进展监视、检查、考评；企业档案部门及档案工作者的义务是建立档案管理规章制度，保障各类档案收集、整理、保管、利用的正常开展，以企业利益为中心提供和强化档案效劳，以此获取相应的管理费用和薪金报酬。4、以企业利益为中心构造和强化档案效劳功能。企业档案馆不仅是存放档案的库房，更是企业各个历史时期管理信息的利用中心。企业档案管理应该由以往的保管、保值向利用、共享、增值转变，全面提升档案工作的效劳功能和效

6、劳价值。二、大型集团对投资主体多元化企业档案的管控方式在重钢的实践1、通过宣传培训树立档案管理新观念为了维护企业和股东利益，重钢提出了以企业利益为中心强化效劳功能的档案管理观念。十五以来，重钢在影剧院、电视台、报纸、厂区、社区以刊播宣传片、巡回演播、编印档案法知识资料、举办有关讲座和展览等方式大力宣传档案法规和新的管理理念，并将档案利用的典型事例整理成册，赠送给股东、企业领导、部门管理者和相关人员阅读。取得很好的效果。2、落实企业档案管理责任主体重钢档案管理采用统一领导、分级负责的管理体制。十五期间，为了解决投资主体多元化企业增多带给重钢集团档案管理的新问题，重钢从目标、功能和资源等方面强化了

7、档案管理职能。明确企业档案工作开展目标。重钢结合企业实际，提出档案工作开展目标并形成体系。比方，从重钢集团角度提出，第一步要加强档案信息资源建立，第二步要实现各种企业信息资源有效整合，第三步要建立企业知识管理系统。从对旗下投资主体多元化的子公司档案工作的监控角度提出，第一步管住档案资料，第二步用好档案信息，第三步盘活档案资源。围绕功能设置机构。为适应对投资主体多元化企业的管控需要，重钢档案处全面提升了原有的业务指导科、档案管理科和情报信息科的效劳功能。2003年，组建了计算机管理中心、宣传编研中心和效劳开发管理中心三个工作机构，全面推行主辅岗组合用工方式。同时，根据拓展效劳功能的需要，组建了家

8、庭档案俱乐部、档案史料征集工作小组、厂情馆筹备和管理小组、投资主体多元化企业档案管理模式研究课题小组等工作团队，使企业档案工作的管理能力和效劳水平大大提高。管理资源有效配置。十五期间，重钢从人、财、物多方面对档案管理资源进展有效配置。就人才培养来说，目前已从高等院校引进了5名本科生，送培了3名硕士研究生，职工队伍专文化增加32%，助理馆员以上职称增加41%，高级职称增加3倍；从资金投入来看，共向档案工作投入1000余万元，有力保障了档案工作的可持续性开展；从设施设备保障方面来说，重钢建成了面积为3258平方米的现代化新档案馆，根据功能划分出密集架档案库房、厂情馆、资料室、荣誉室、借阅室、办公室

9、、多功能效劳厅、科技档案复制室和家庭档案工作室，配备了数码照相机、摄像机、投影仪、数据效劳器、电脑、各种型号的扫描仪、磁盘阵列设备、防火墙、磁带机等专业设备。3、对企业档案实体流向分类分析，合理控制文件形成执行期的备案控制。在投资主体多元化企业早期建立过程中，重钢档案处通过对试点企业深入调研，帮助他们健全了机构和人员，对重要档案，在其形成后就必须在档案部门进展归档前的备案，从而实现了归档控制节点的前移。档案工作人员根据关于重大活动事项材料及时归档工作的通知关于加强经济合同、协议、协定等文件材料归档的通知等一系列管理方法规档案归档行为，改变了以往等文件办理完毕或重大公务活动完结后再进展档案归档指

10、导的做法，在文件草拟、工程招标、企业重大活动筹划组织阶段就介入管理，极增强了对档案信息的归档控制力度。文件移交归档期的责任控制。在文件资料从职能管理部门向档案管理部门移交归档的过程中，重钢档案处设计制作了专门的档案移交清单作为档案归档的凭据，同时规定各类档案移交清单必须一式两份，一份由移交人保管，另一份由接收人整理立卷后随档案资料保管。移交清单上须同时有移交人、接收人、监交人签字盖章方为有效。此外，档案接收人还要在接收台账上即时登记，以备日后查考。档案整理编目期的标准控制。十五期间，重钢不断对原有的各类档案数据录入标准进展补充、修订，对各个工作环节进展标准化设置，使操作人员能够按统一标准来进展

11、档案信息的加工、整理。同时，对各个工作流程进展有序重组，大大提高了工作效率。档案保管利用期的平安控制。重钢从两个方面做好档案实体的平安控制。一是档案库房管理的平安控制。重钢档案处的档案库房管理人员，除了要根据八防(防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗)要求定期监控和检查档案保管环境以外，还完善了相关人员进出入库房的登记制度、档案资料进出库登记制度、职工非工作时间加班登记制度，并由专人定期对馆藏档案保管情况进展抽检；二是档案提供借阅利用时的平安控制。重钢修订出台了档案借阅利用暂行规定，明确指出查阅档案需要按规定履行手续，借出档案则要求更为严格。为了保障档案在公共借阅场所的平安，档案处专

12、门添设了录像设备，对借阅者人为破坏、损毁档案的行为进展监控。档案鉴定销毁期的价值控制。为了确保有保存价值的档案不被错误销毁，重钢先后制定了档案鉴定销毁制度和档案鉴定销毁工作实施细则，要求参与鉴定的工作人员严格把关，从档案的容、来源、形成时间、可靠程度、完整情况等方面进展综合鉴定分析。对于鉴定难度大，专业性较强的工作，则要求必须成立由档案人员、相关机关处科室的工作人员、专业技术人员等具备判断档案价值能力的人员组成档案鉴定小组，逐卷逐件进展价值判定。在进展工程档案鉴定时，必要时还要到现场进展实地考察，结合档案的实际情况判定其价值。档案经过个人初鉴、集体审查后编制销毁清单及销毁报告，经重钢档案鉴定委

13、员会批准备案后按程序送纸厂销毁。档案产权变动期的协调控制。近年来，当重钢下属的产业公司炉料总厂、特钢公司、铁合金公司等单位进展改制或发生产权变动时，重钢档案处都依照国有企业资产与产权变动档案处置暂行方法，按照维护国家平安和国家利益，保守国家和企业商业秘密，防止档案散失；区别情况，依法、合理处置；维护档案的平安，便于有关方面对档案的利用；有利于企业保持经营管理的连续性等原则，积极介入、协调好与企业和国家相关部门的关系，妥善做好改制或产权变动企业档案处置。4、借助信息技术，实现档案信息的深度开发建立重钢数字化档案管理系统。2003年，经集团公司专家委员会讨论审定，重钢数字化档案馆实施方案被批准立项

14、，由重钢公司档案处和重钢电子公司合作开发。2007年6月1日，重钢数字化档案管理系统正式开通运行。系统开发成功后，经国家科技部西南信息中心查新，该软件多项指标在国具有创新性。重钢数字档案资源整合与建立。重钢以打造企业文件目录中心、电子档案中心和电子文档备份中心为目标对包含各个投资主体多元化企业在的重钢集团围的档案信息资源进展了整合与建立。同时，通过重钢数字化档案馆信息，定期将档案管理制度、标准、效劳容和工作动态进展发布，在线提供档案查询、借阅、咨询效劳。档案信息产品的开发。重钢把企业档案馆作为信息效劳产品的加工厂来建立，档案处先后组织编撰了建国初期的二十九兵工厂与一零一厂重钢文艺体育志百年重钢

15、重钢志重钢百人手抄红楼梦等企业文化精品，同时也定期编辑出版了重钢年鉴重钢档案学习型企业宣传手册、钢铁企业技术经济指标决策参考、情报速递、情报研究等信息产品，为公司股东、领导、管理人员、技术人员学习厂史、开展工作提供信息支撑。5、建立企业档案工作保障体系把企业档案工作目标和重大事项纳入董事会议事日程。经过多年的努力，重钢在编制企业开展规划和年度生产经营方案的时候，将档案工作的重要容也列入其中一起下达，强化了档案工作行政指令的权威性。同时，在涉及到档案馆室建立、档案信息系统建立等重大事项时，档案处都可以通过分管档案工作的公司领导向董事会递交工程方案和建议。把企业档案工作容纳入职工代表大会议事日程。

16、重钢把企业档案工作纳入总经理的本年度行政工作报告和下年度行政工作安排意见，将其作为公司领导在职工代表会上的述职容之一，置于企业职工的管理监视机制之下。将档案管理制度纳入企业管理体系。企业档案管理制度建立是企业管理工作的一项重要容。重钢在制定和修订各项管理制度的同时，也同步考虑企业档案管理制度建立的推进，将其纳入集团公司、各级各类子公司的管理制度汇编。重钢档案处从管理规、工作程序和操作标准多个层面系统思考重钢档案工作的制度建立问题，强调与相关职能管理部门共同研究制定管理制度，增强了档案管理制度的权威性和执行力度。将档案工作纳入企业方案考核体系。重钢通过对五年规划目标、年度档案工作目标与方案、档案

17、工作月方案、档案处工作方案、科室工作方案、岗位工作方案的层层分解，逐级承受上级部门监视考评，在企业集团部形成了严密的方案考核体系。三、实践效果1、全员档案意识显著增强重钢档案工作的成绩和变化，在不知不觉之间改变着人们对档案和档案工作的看法。企业各级负责人主动关心过问档案工作、职能部门积极支持配合档案工作的情况变得越来越普遍；企业工程技术管理人员不仅比以前更依赖于对档案信息的利用，而且还改变了将资料据为己有以便利用的旧习惯，成为了档案信息的重要提供者；公司职工感受到了档案信息给自己在工作、生活和学习上的便利；档案工作者看到了工作的价值和方向，以企业利益为中心开展效劳的主动性、积极性、创造性大大增

18、强。2、集团公司对企业档案资产的管控能力大幅提升一些公司的重要档案已经纳入重钢集团档案馆进展管理，另外一些企业也在重钢档案处的指导和参与下，设立了专门的档案室，配备专职的档案人员进展管理。企业档案工作不但有人抓，有人管，还纳入了各自企业的生产经营管理方案和单位绩效工资考核。重要文件资料在其现行阶段、半现行阶段、非现行阶段都得到有效管理和控制，在企业产权变动过程实现了保值、增值。3、形成了集团与企业间的档案管理长效联系制度重钢档案处与投资主体多元化企业的档案管理部门构成了重钢档案管理工作网络，档案馆则与基层档案室资源互补，信息共享。档案工作者既可以通过重钢数字化档案馆交流工作，还可以通过重钢档案协作组、重钢家庭档案俱乐部、档案工作者联欢会、先进档案工作者表彰大会等平台相互学习，共同提高。4