文件资料6S管理要求

1、文件资料6S管理要求.目的使文件资料得到妥善的保管，便于查阅，避免文件、资料的遗失，并保证过期或失效文件能得 到有效识别和及时处理。.适用范围本指导手册适用于托电公司所有文件资料的6s管理工作。.方法和要求.分类方法. 1. 1.文件类文件是指各有关部门正式发布的管理性或技术性文件。管理性文件包括：党政、行政、安全、技术管理等的规章、制度、条例、办法；各种工作计划、工作总结：各类通知、通报、报告材料等资料。技术性文件包括：技术标准；图纸；作业指导书等。. 1. 2.资料类资料类是指部门各种生产管理活动中的记载性材料。资料包括：部务或班务管理资料；物料领用；费用、业务及作业记录资料等。. 1.

2、3.书籍类书籍是指本部门工作需要的各类管理性或技术性工具书籍。通用要求（1）各基层单位领导在本单位各分管专业、班组整理文件、资料和图书的工作中应加强管理，避免损失仍有使用价值物品的行为：（2）对各文件、资料和图书按类别编制目录清单；（3）按照办公区域6s管理指导书册中的相关内容对文件柜进行规划整理：（4）文件柜所处的空间应满足干燥、通风等条件，同时其照明应满足目视要求：（5）文件、资料和图书的定位和放珞应方便查阅。采用目视管理对文件盒进行标识，使文件、资料和图书的定位和放辂方便取放和查阅。文件管理的方法（1）检查全部现有文件的有效期，对过期的文件作废处理；（2）检查重复文件的数量，核实实际需要

3、的数量，将多余的文件作废处理；（3）根据文件的功能对现有文件进行分类，按类别建立分级目录清单：（4）文件盒（夹）内有文件目录，盒（夹）内文件排列应遵循文件编号等规律，并与文件目录顺序 一一对应。资料管理的方法（1）各类资料均应使用案卷封皮（文件盒、档案盒）和卷内资料目录：（2）卷内资料应遵循资料形成先后顺序排列：（3）案卷内资料装订应整齐、美观。书籍管理的方法（1）根据工作需要配珞书籍时，在履行本公司的请购、编号、登记、备案程序、拿回后要进行登记建帐，并存放在指定的文件柜内由专人保管；（2）所有书籍应有统一的编号，并在封二和骑边上盖上部门印章，标明购路时间，以便于识别：电子文件的6S管理要求（

4、1）各部门使用的电脑应遵从公司有关使用安全、资料保密、防病毒和上网等方面的规定：（2）如果条件允许，建议尽量选用最新版本的windows等操作系统，并且在电脑上只安装够用 的办公、看图等应用程序。（3）电脑磁盘的分区应按照工作需求和硬盘特性进行，操作系统和程序应使用单独的分区（必须 为主分区，一般情况下为C驱动盘），其它的分区可根据需要进行。工作文件和资料不应在系统区 存储，以避免系统损坏时造成损失。建议电脑磁盘按功能划分为：C盘存放运行程序和应用程序文件；D盘存放基层单位所有与工作和管理有关的文件，文件命名方法采用“文件主题、内容发生时段”两个要素，概要地反映文件特性:E盘仅用于存放系统分区

5、的备份镜像和虚拟内存页而文件，此分区必须为主分区而不能使用逻辑分区。（4）电子文件的存储：不允许在电脑桌面上出现单独文件: 文件应分类管理，各类文件应逐级存放: 同级文件夹下，文件夹和文件不应同时出现。（5）电子文件的整理整顿:据文件类别和发生时间分级设珞工作文件夹:将电脑中所有文件分类移至对应的文件夹中，同时分析文件夹设珞的合理 性；分析文件的实效性，对不必要的或已经超过保存期的文件移到删除文件临时存放处，经确认后做永久删除：定期清理文档，用移动硬盘或U盘等存储工具对文件归档，以减少占用电脑硬盘空 间。（6）电子文件的归档和备份：电子文件生成后应及时移至相应的文件夹中，不能直接放在电脑桌面上或随意放在其它文档中；对重要的电子文件应定期进行备份，以免电脑出现