基层管理技能课件

1、基层管理技能培训2011.10.30目录课堂纪律主管的角色定位和任务时间管理课堂纪律请把手机调成静音、震动，或者关机。不准在课堂上接听电话。来电请掐断并课后回复，特殊情况的紧急电话出门接听，并在结束后以最快速度回课堂。听课时不要交头接耳。遵守课时及休息规定除非特殊情况，不准中途离场去厕所等。中场休息，需按照要求的时间回到座位，不得迟到。角色认知角色的适应案例： 王涛是公司的销售业绩最好的业代之一，销售能力强、也很勤奋。三个月前在部长的力挺之下，提升为销售处主管。 王涛暗下决心一定要干好，绝不辜负部长的推荐和公司的期望。他开始每天6:30准时到岗，晚上9:00才下班，并把自己每天拜访的客户数由3

2、0家提升到40家，而且推销时更加尽心尽力。每天都催促下属多卖点货，不停地对他们要求进度要加快。平时的行政工作王涛也尽心尽力，总觉得穷于招架、时间不够用。但到了月底，他整个部门的业绩达成率却很低。第二个月、第三个月还是如此，王涛很苦恼 部长找王涛探讨原因，王涛认为原因有三：1、竞品的促销力度大于我公司；2、好几个代理商的资金近期都出现困难，没钱打款；3、属下的能力不够强、销量低，而且工作也不努力。请问：A、你认为王涛对问题的认识和分析有什么问题吗？ B、你认为导致该部门业绩不佳的主要原因有哪几点？系统业务个人救火者变成防火者神枪手变成教练员做事者变成整合者新主管的角色意识转换新角色的新任务要明白

3、：“做主管不仅是自己更加努力工作，更重要的是让每个成员都把工作做好。”要让团队成员都会/擅长做其本职工作（技能的训练）。要使团队成员都愿意努力工作（激励）。要让大家一起愉快、有激情地工作（团队氛围）运用、配置好各种辅助设施，便于团队成员工作。你不再仅是冲锋陷阵的战士，而是团队的领导！整个团队的成功才是你的追求！新主管常见的不足之处该进行指挥的时候，发懵，不知道该如何发号施令容易陷入具体业务，只抓业务（经营）、不抓管理；做业务（经营）如鱼得水，做管理手足无措限于人情、不会管人、奖惩不明、不善于建立良好的团队氛围是一位好拳师、但不是好教练，不善于培训下属事无巨细都要亲自管，不善于授权、尤其是正确地

4、授权不善于、不习惯做计划不按计划执行，朝令夕改令属下无所适从、手忙脚乱集体行动缺乏秩序、行动混乱，动作慢、效率低虽设定了目标及明确了任务，但缺乏过程中的跟进、缺乏目标控制忙于救火、穷于应对、时间精力都不够用基层主管的组织工作明确分工，明确每位成员的位置和作用。分工协作的工作内容、方式基层主管的组织工作教会每个成员如何工作，培训和提高其技能。告诉他“要做什么”、还要告诉他“怎么做”。发现下属的“业务技能短板”，并进行必要的补充培训。你的士兵训练有素，才能打胜仗。要注意：不仅要自己培训下属、也要了解下属的培训需求，向公司提出。基层主管的组织工作创造一种内部环境，使每个人都能高水平完成工作。要执行或

5、创建团队的规则（要求必须做什么、禁止做什么、鼓励做什么）。针对行为的奖励或惩戒。树立标杆、榜样。妥善保管和配置本部门所需要的资源，便于成员使用。基层主管的组织工作创造外部条件。协调其它部门、创造外部条件。基层主管的组织工作任务分派完毕，过程中需有跟进和监督。日例会、周例会小结。要求各位下属上交工作计划、工作日程安排表（可以知道他要干什么，有什么没有干。）检查下属的工作报表：一是其工作结果的反映，二是其执行工作的证明。 建立“复命制度”。对于专项任务：1、已经开展/完成的事项，要汇报；2、因故不能按要求实施/完成的，更需要及时汇报，进行解决；3、发邮件之后，跟进要求回复。落实奖惩。基层主管的组织

6、工作执行和改进工作方法、工作流程。宣导公司的流程，让各位部属按照流程工作。公司流程如有待改进之处，可以提建议、促成优化。自己部门的内部规定，如有需要进行修正，并把修正的结果告知部门全员，以便执行。基层主管的组织工作把自己的部门建设成一个高效的团队。尊重属下、关心属下重视表扬与激励一视同仁、公平公正、奖惩分明（有情的领导、无情的管理、绝情的规章）内部的沟通约谈和批评（四部曲“夸-问-听-说”）模拟演练-李明的问题请把A卷发给经理扮演者请把B卷发给刘娜的扮演者请各组逐一扮演基层主管的组织工作身先士卒、以身作则。这一条是最重要的！管理就是管自己。正人先正己。以故事做为小结有一个樵夫，有一把锋利的斧头

7、和惊人的体力，一天可以砍下30棵大树；但慢慢地，他工作的时间越来越长，所砍的树却越来越少。他的朋友劝他把斧头磨锋利些再继续砍树，樵夫回答：“我哪有时间磨斧头，我正忙着砍树呢！”启示：不要说“每月的业绩压力这么大，我哪有时间做这些？”。 花时间打造你的团队，肯定比你单兵作战要好。时间管理疲惫的农夫：有个农夫，天一亮就准备动身去耕田，但是：坐到拖拉机上后才发现没油了，于是去买柴油；在去加油站的路上，突然想到还没有喂猪，连忙回到去准备喂猪；在取饲料喂猪时，发现粮食受潮了，就动手把粮食搬出来晒一下；刚把粮食搬出来，又发现养的几只母鸡无精打采，好像生病了，就放下粮食，去察看鸡的情况；刚把鸡的事情放下，突

8、然想起要去买柴油，于是拿起油桶向加油站走去；当他最后想起今天本来要做的事情耕田还没有做时，太阳已经下山了。农夫心想：“今天真是忙坏了”。 时间管理你的时间够用吗？有没有如下情况：会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制；有许多重要的邮件和文件没有阅读，同时也有许多不需要看的文件耽误时间；上司随时可能召见使你的时间具有很大的随意性，同时下属的打扰也随时会来，结果是时间过了重要事情还没有做；对下属工作不放心替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里；不善于放权，不会适当授权，下属轻松自在，自己却忙得要死。太忙了、没时间考虑重要的事情了！时间管理看看你有没有遇到如下的窘境约定9

9、:00活动开始，结果9:20了人还没到齐。因为活动不能开始，成员们离开座位或打电话或忙别的，9:30虽然人都来公司了但未必都在指定的位置上，导致活动还不能开始。耽误时间。乱糟糟的人群如同去了一场无人做司仪的婚宴，不知道何时开饭、该坐哪里、婚礼何时开始，更不知道要等到什么时候。开始行动了，才发现资料、投影仪或者必要设备还没有准备好，一大群人乱哄哄地等。耽误时间。低效率必然低产出时间管理时间管理所探索的是“如何减少时间浪费”，以便有效地完成既定目标。时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“方法”。 请注意： （1）所谓“时间浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。 （2）所谓“自管理者的

10、管理”你必须抛弃不良习惯，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。 时间管理-出现问题的因素时间观念淡薄缺乏纪律性（晚一点没关系吧？）不守时不守信如果你是一个10人团队的主管，延误了一个小时，团队的损失就相当于“一个人的一天”。如果前一天加班太晚，要求适当延迟活动或会议的时间，用来合理休息是可以理解的，但被用来无谓的等待好拖延，则是不可理解的。未分清轻重缓急不重要的事情占据了时间，重要的事情被延误让多人等待一人，耽误了多数人的时间时间管理-出现问题的因素26优先矩阵时间管理重要，非紧急重要，紧急重要程度M

11、1M2M3M4非重要，非紧急非重要，紧急紧急程度高低高低27事务四分类重要程度M1M2M3M4紧急程度不速之客某些突发事件某些会议/电话/邮件同事的某些要求建立人际关系周详的规划组织休闲、锻炼全面能力培养业务达成影响到工作的疾病快到期的项目危机事件某些电话/邮件浪费时间之事过度的应酬不良嗜好老板来电、通知281、你觉得名片样式太老土了，想重新设计新的名片。 2、你刚接到一份公开课培训邀请。看过课程后，你发现不太适合，但听听也没有坏处（至少可能有好处）。 3、你刚收到一封税务局来信。信的内容是，税务局至今未收到你的 个人报税单，将开始计算滞纳金。4、你的另一半希望你能抽出时间，陪她（他）去一个你

12、们最喜欢的地方。重要紧急重要紧急重要紧急重要紧急重要还是紧急？1、公司有一个重要会议马上就要开始了，一位员工来找你，说想和您聊一聊下一步的计划。 2、你马上就要带领你的团队出发了，突然想起还有一份公司下发的文件没有学习。 3、你正在和一名客户谈事情，突然意识到有一份整个部门范围内的促销方案有严重的问题，需要马上和团队沟通更改事宜。4、你的团队都在会议室等你安排工作，这时电话响了，来电显示是一位重要客户。重要紧急重要紧急重要紧急重要紧急X哪个更重要、更紧急？管理 M1M1M2M3M4重要 紧急： 要逐步减少(常规) 设定期限要事第一M1M2M3M4不重要 但紧急 ： 利用人际关系 委托授权 巧妙

13、说不管理 M3M1M2M3M4不重要 不紧急 ：尽力放弃积习难改、不可有求必应 管理 M433M1M2M3M4重要 紧急 ： 不可遗忘 设定时间表 管理 M233平时必须首先关注M2M2迟早会变得紧急（救火队员）缺乏明确的目标、及有效的计划目标不明确 没有按轻重缓急的顺序做计划没有进行有效的分工和协作没有合理分配时间这时，时间会被大量浪费、工作绩效也不可能理想！时间管理-出现问题的因素 有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条： 1、因“这还不容易吗”，而认为没有必要在行动之前多做思考、多做准备； 2、认为不做计划也能做好； 3、不了解做计划的好处； 4、计划与事实之间极难趋于一致

14、，故对计划丧失信心； 5、不知如何做计划。 有些同事为什么不做计划确立目标； 探寻完成目标的各种方案、并选优； 外部条件的安排、外部因素、制订应急方案（估计困难、做好准备）；分解成工作事项；编排月/周/日的工作次序；定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。如何做计划组织工作欠佳计划虽然做了，但没有落实并没有通知到所有的参与者（关键人不知道）没有督促分工的落实（有的事没人做）没有考虑和安排配套事项（例如：款项、车辆、投影仪、订场地）时间管理-出现问题的因素 广州的一个重要客户带队来郑州谈业务，谈判结束后提出明天想去少林寺看看，晚上再到机场飞回广州。需要行政部主管安排导游和车辆，总经理

15、还叮嘱说“不能让客户花钱”。 次日9:00，客户打来电话，不高兴地说“约好8:00出发的，但等到现在车辆还没到。”行政部经理赶紧追问司机，说早上发现车没油了，油卡还忘在公司了，回公司拿卡加油耽误了。 车到酒店，司机来电话说导游还没有到，行政部经理才想起昨晚忘了通知导游具体时间了。只好让他们不带导游就出发了。 中午导游打来电话，听到生意没有了，抱怨说耽误了一天的生意。 后来总经理了解到，是客户自己花钱又请了登封的导游，而且自己排队花钱买的门票，觉得失礼很是生气。 行政部经理错在了哪些地方？案例： 失败的接待-组织工作失误时间的分配不合理对事情简单排队、没有统筹安排时间。自顾自做事，让下属们闲等，

16、浪费大家的时间。时间管理-出现问题的因素买茶叶15洗茶具5洗茶壶3泡茶喝烧水15洗水壶1统筹安排的原理趣味示例：假如，你想和两位下属一起烧水喝茶，需要多长时间能喝到茶？各项工作需要的时间：洗电水壶1分钟、洗茶壶3分钟、洗茶具5分钟、烧水15分钟、去买茶叶15分钟。时间的分配和控制不到位办事拖拉的习惯（计划时间到了，计划的内容就要完成）。把“不紧急”拖成了“紧急”。不擅处理不速之客的打扰。不擅处理电话对进程的打扰。时间管理-出现问题的因素 上午 8:20， 王娟到达办公室，她的信箱里积压了很多邮件要处理。当她读过第一条后，发现这个问题必须要等上司来才能处理。就放在一边，开始读下一条。 下一条一个

17、有关海外留学的广告，这一直是她心中的梦想。她仔细的阅读，入神了，当被嘈杂声打断时，发现已将近9点，同事都来上班了。 这时已来不及看邮件了，就开始起草一份客户报告，明天要交给上司，尽管估计要花两天的时间才可以完成，王娟认为自己能够今天一天搞定。刚打开文件，李玲和张丽经过她桌旁，并邀她一起喝杯咖啡。王娟觉得5分钟没什么问题，就去了，李玲和张丽激动地谈着昨天晚上看的电影。在不知不觉中，十五分钟过去了，王娟赶紧回到自己桌旁。 刚坐下来，电话响了，是上司让她出席上午十点的会议，负责记录。这件事很重要，王娟看了下表，没时间准备报告了，就放在一边，发誓午餐后马上做。 可是，下午情况并没有好转：几个来访者，几

18、个电话，几封信，一天就这样过去了。明天要交的报告没有进展。 转眼就18：30了 ，办公室都空了。今天是王娟的结婚纪念日，她一时决定不了是继续工作，还是回家和老公一起吃饭。 她不禁奇怪，李玲和张丽怎么还有去看电影的时间。 王娟的问题是什么？ 是什么浪费了她的时间？ 你可以给王娟什么建议？ 案例： 办公室里的故事不善与别人的时间合作需要其他部门配合时，却没有事先了解对方的资源安排（人力、时间、设备、资金、车辆等）。没有提前与该部门人员进行沟通、预约，双方共同达成一个有关时间、地点、人员安排等等的约定。在协作方的资源与我们发生冲突时，未能做到很好的沟通协调时间管理-出现问题的因素应该这样管理时间强化

19、时间观念、遵守纪律 分清工作的轻重缓急明确目标、制定计划有组织地进行工作合理地分配时间和控制时间与别人的时间取得协作 小结45假设现在是星期一的晚上，你要计划未来六天的日程，面前是这六天要做的事情 你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生星期六是一个很好的朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡,好友的Party将从13:00开始你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话问候父母，需要探视或者问候一下有一个培训班不错，但你必须在星期二或星期三晚上去报名（19点以前），估计要花1小时。明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系，真不想错过明晚有一场演唱会将从19:00到23:00你在图书馆借的书明天到期外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交一份计划书，且在上交之前把它复印一份明天下午14点到16点有一个会议你欠某人200元钱-他明天也将参加那个会议你明天早上从9点到11点要听一场讲座时间管理作业-暨能力测试1每天上班时间为 8 点-18 点（含往来交通时间，中午有 1 小时休息）你的上级发短信给你，要你尽快与他见面你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗你想好好洗个澡