报到系统培训教材

1、报到系统培训教材纪律要求遵守大会纪律严格遵守大会纪律和各项报到处办证规章制度，严禁私自为不符合规定的人员办理任何证件。严守秘密严守秘密，未经批准不得对外透露有关报到数据和客户资料。工作认真负责 严格遵守大会上下班时间，不迟到，不早退，不擅自离岗。工作时间严禁用电脑或手机上网和玩游戏。遇到自己职责范围以外的问题，应严格遵守请示、汇报原则，不能擅自做主。2学习1、熟悉采购商证办证要求及条件2、熟练办证系统操作考核培训：助理从旁考察，提问，并进行评分，分数将计入优秀实习生评选中。正式上岗：综合评价奖惩优秀：通过实习；优秀实习生差：实习不及格，延迟毕业，等等前言3主办方：商务部、省政府承办方：中国对外

2、贸易中心 展会级别：国家级重点外贸交易平台展览面积：达116万平米（相当于162个足球场）与会客商：接近21万全称：中国进出口商品交易会 创办年：1957年春季（58年历史）广交会概况4境外采购商报到处（外宾）A区西面玻璃房B区东面玻璃房B区东面临时棚C区境外采购商报到处琶洲A区玻璃房、B东临时棚、B东玻璃房、C区报到处以及32家宾馆酒店5境外采购商报到处第117届境外采购商宾馆酒店报到点名单 级别 序号 酒店名称 级别 序号酒店名称 五星级 1花园酒店 五星级 18广州天河万豪酒店 2东方宾馆 19广州亚洲国际大酒店 3长隆酒店 20广州东圃合景福朋喜来登酒店 4白云宾馆 21佛山保利洲际酒

3、店 5中国大酒店 四星级 22华厦大酒店 6建国大酒店 23景星酒店 7星河湾酒店 24珀丽酒店 8嘉逸国际酒店 25番禺宾馆 9佛山皇冠酒店 26市长大厦 10地中海国际酒店 27广东胜利宾馆 11广州海航威斯汀酒店 28广州远洋宾馆 12广州香格里拉大酒店 29广州嘉鸿华美达广场酒店 13广州凤凰城酒店 30广州凯旋华美达大酒店 14东莞嘉华大酒店 31广州白云机场铂尔曼大酒店 15广交会威斯汀酒店 32广州十甫假日酒店 16广州阳光酒店17广州中心皇冠假日酒店6境外采购商报到处广交会开幕时间一期：4/10月15日至19日二期：4/10月23日至27日三期：春5月1日至5月5日 秋10月3

4、1日至11月4日筹展及换展时间4/10月10日至14日，20日至22日，28日至30日洽谈时间开幕期间 9:30至18:00展馆现场4个报到点的正式办证时间一期4/10月14日 10:00-18:004/10月15日至18日 08:30-18:004/10月19日 08:30-16:00二期4/10月23日至26日 08:30-18:004/10月27日 08:30-16:00三期春5月1日至5月4日 / 秋10月31日至11月3日 08:30-18:00春5月5日 / 秋11月4日08:30-14:0078报到流程9境外采购商（一区）采购代表（二区）办证资格：1、外国护照2、港澳回乡证(港澳

5、永久居民身份证不能办）3、台胞证4、华侨有效身份证件或有一年以上工作签证的中国护照多届使用办证资格：1、持采购代表邀请函、二代居民身份证、驻华代表机构登记证复印件和驻华代表机构或对外劳务公司签发的工作证2、如无邀请函，须持1所述其他资料或有境外采购商陪同并出示二代居民身份证采购代表证只能在展馆现场4个报到点办理，宾馆报到点不受理。限定天数一届有效10报到流程咨询导向组分布：报到处前、 中、后 位置功能：指引客商去正确位置办证 办证组分布：采购商区、采购代表区功能：为客商提供快捷、准确、 方便的办证服务验证组分布：报到处中部位置功能：检验客商是否符合办证条件现场助理分布：报到处各区域功能：为每个

6、岗位的同学提供协助1234办证大流程办证组成员（采购商证）组长1收款员1电脑员2过塑员1注：办证组实行组长负责制。 组长要负责组织整个办证小组的组织管理工作。 工作上问题都可以通过现场助理解决。现场助理12前台报到流程办证组内小流程13采购商报到表（蓝表）采购代表报到表（白表）1、护照号码必须填写！2、如无名片，客商须填写公司及个人信息。3、组长须在“采购商证号码”处填写底卡号。报到资料14审核章加盖位置代表的客商类别报到资料15华侨外国、港澳台驻外人员名片相片护照报到资料161、预办证、补办和旧IC卡更换底卡可以不需要照片和名片。2、必备的资料是境外有效身份证件原件和报到表IC卡的介绍往届失

7、效纸证和E pass卡现今有效证件 17IC卡的结构ID号 是客商证件唯一不变的信息，即使多次丢失补办，仍会保持不变。因此可作为确定客商的首要信息。底卡号 是带有IC芯片的证件的号码，底卡号是唯一的，绝对不会有重复。底卡号与客商ID号的位置与区别正面背面ID号底卡号18IC卡的结构底卡号是在底卡背面下方，以1，9，8开头的7位数号码。注：底卡号类别“1”字头：免费，无办证记录且有邀请函的客商“9”字头：100元，收费/新办，无办证记录但没邀请函的客商“8”字头：200元，补办，有办证记录的客商底卡号与客商ID号的位置与区别19绑定操作（过塑前）绑定点击桌面“IC绑定”程序：1、练习时勾选“连接

8、测试库”2、正式办证时，取消勾选绑定时，打印层在上，底卡在下，红光对着ID号条码，嘀一声后，绑定结果为绿色则为成功绑定20过塑卡膜打印层底卡IC卡的结构21设备设定：邀请函，重要通知单，网上预申请回执单等用于邀请客商与会的信函统一称为请帖或邀请函，其主要功能是宣传和允许客商免费办证，部分还具有办理签证的功能。注：仅限首张采购商证免费。邀请函序号种类请帖号1纸质邀请函X或L+届数+6位数字2电子邀请函E+9位数字(E999 999 999)314国重要通知单100 000 001100 040 0004网上预申请回执单无5无请帖号的手写邀请函X届数+6位数字6使（领）馆经商处（室）介绍信届数 8

9、88 8887老客商推荐新客商邮件（打印）Y+8位数字老客商推荐新客商门票Y届数888888参展商推荐新客商邮件（打印）C+8位数字9往届采购商证（旧纸卡）蓝色易通卡（E-PASS卡）有用户名密码的邮件请帖号打印缺失免费办证无请帖号届数 999 99922点击桌面“广交会办证系统”图标操作员登录，输入自己账号和密码，点击“登录”，如图，操作员的账号是学生中文姓名。登录系统23操作员点击右上角下拉菜单“更改密码”,输入旧密码和新密码，最后保存便可。测试版系统密码可根据需要修改，一般使用原始密码即可。正式版系统务必修改密码，且不可泄露操作员修改密码24扫描仪使用放进扫描仪的右上角设备检测方法办证系

10、统中，右上角系统管理“设备测试”故障处理流程1、电源线和数据线是否接好。2、拔掉电源线和数据线，重新连接。3、向技术员求助。设备使用打印机使用宽度调整杆移至中部调整到与打印层宽度一致。再将滑杆向后滑，直到卡入定位为止，然后捏住长度调整杆並使其向后滑动，直到它触到打印层。设备检测方法报到系统中，“操作员登录”“设备测试”故障处理流程1、电源线和数据线是否接好。2、设备关机后重新开机。3、向技术员求助。设备使用26碳粉盒状态启动（非电源开关）纸盒缺纸故障节能取消报到系统操作，请阅读境外采购商报到系统使用手册观看办证操作证件办理步骤：1、输入客商“姓名”2、选择客商“公司国别”和”国籍”3、选择客商

11、类型：外商、华侨、外派4、输入“底卡号”5、扫描客商照片6、保存7、打印271234567证件办理28点击“从扫描仪上传”左下角可调整照片比例；用鼠标点击选取截取位置；头像需占照片高度的五分之四打印层重印条码问题照片问题姓名问题注：此操作只能在绑定前或过塑前！29操作流程：1、如右图，输入客商证件背面的底卡号，点击“ ”2、点击选择正确的头像后，点击左下角“打印层重印”3、把需要修改的信息更正过来4、最后保存，打印打印层重印注：此操作只能在绑定前或过塑前！30123适用于：绑定或过塑后，发现客商姓名、相片、底卡号输错。过塑期间烧坏了IC芯片，不能绑定或刷卡。往届或当届的IC卡出现质量问题。（重

12、要）注意： 电脑员操作废卡重办，请把旧卡（废卡）回收，用作结帐时核对证件数 更换底卡31操作流程1、输入IC卡正面的ID号或背面的底卡号查询2、点击选择正确的头像3、点击“更换”4、输入新的底卡号5、进行修改6、保存、打印更换底卡注意：除特殊情况外，更换底卡需用回原字头底卡进行操作！32适用于：客商已领取IC卡，如忘记带或丢失了，均需要补办，并收取200元/证。注意：补办的操作优先级别是最高的，所以，即使客商持有邀请函，只要系统里面有办证记录，就必须补办，而且旧证会自动作废。因此，组长须提醒客商下次与会请携带最新证件。 补办证33操作流程1、输入往届IC卡持有者姓名、底卡号、ID号、护照号2、

13、点击选择正确的头像3、点击“补办证”4、输入新的底卡号5、保存、打印补办证341234客商可在广交会官方网站注册帐号，从而登录邀请平台在线申请采购商证。当客商的申请通过后，系统会对客商指定的邮箱发出电子确认邮件，最后，客商可凭电子邮件到报到处现场或指定办证酒店领取证件。预办证35操作流程1、输入回执单号或客商姓名2、点选符合条件的记录3、点击“预办证”按钮4、输入新底卡号5、保存、打印预办证36后台录入/信息填补37后台录入是指办证高峰期过后，组长协助电脑员根据名片和报到表单上的信息，把客商的资料补充完整的操作。录入的采购商数据将用于广交会境外采购商的邀请调研服务和广交会的营销推广，每届广交会

14、前，我们都会根据后台录入的各项资料，向全球客商邮寄请帖、发送宣传邮件以及进行电话访问。所以资料录入的准确性和完整性非常重要。要求：（一）准确完整地录入客商个人及所在公司的各项信息。（二）正确的将客商挂靠到所在公司。（三）对于已注册，系统内已存有资料的公司，认真核对并更新完善信息。（四）管理客商名片及报表，避免客商资料遗漏及外泄。操作步骤及流程见资料“采购商资料后台录入”后台录入/信息填补38123点击“证件使用情况”“待用证件”，选择“IC卡证件类型”“待用证件”表示现在该组手头上拥有的证件数量和号码。正式办证时，系统中待用证件数必然与手头证件数一致。待用证件39点击“证件使用情况”“免费证件

15、/收费证件/补办证件”“免费证件/收费证件/补办证件”表示该操作员当天（下午五点前）所使用各类型证件的数量和号码免费证件&收费证件&补办证件40点击“证件使用情况”“更换底卡”“更换底卡”表示该操作员当天（下午五点前）所使用“更换底卡操作”各类型证件的数量和号码更换底卡41证件统计和结算42点击“证件统计与结算”，然后选择“日期”，“统计类型”，查询能够得到证件结算表。“办证（使用）数”指某时间段内证件使用数，包括有效证件和作废证件之和“办证有效数”指发出的有效证件数量“金额总数”指实收金额（收取）金额指应收的金额（退款）金额指被作废的收费证件对应的金额废证总数指当届属于本组被作废的证件（本组

16、或被他组作废），等于废证（在手）、废证（不在手）、废证（补办）三者之和废证（在手）数指当届属于本组并在本组更换底卡作废的证件废证（不在手）数指当届属于本组但是在他组更换底卡被作废的证件废证（补办数）指当届属于本组但是被补办作废的证件。更换底卡（本组）数指属于本组的证件进行了更换底卡操作，在没有出现独自作废本组证件时，其实也就是废证（在手）数量更换底卡（他组）数指本组更换了他组证件的底卡更换底卡（往届）数指本组更换了往届证件的底卡证件统计和结算43采购商办证资格：1、外国护照2、港澳回乡证（港澳居民/永久居民身份证不能办）、台胞证3、华侨有效身份证件或有一年以上工作签证的中国护照大多数的签证，是

17、在一个人所持的护照或旅行证件上签注（盖章），或贴上一张标签，盖章或标签带有清晰的说明文字，指明持有人进入该国的事由、允许停留的时间、或通过其领土前往其他国家的许可。验证培训资料护照与签证44一、前台报到时效控制目标： （从组长接收办证材料开始，到客商取证离开柜台）1）网上预登记办证：2分钟内每证 2）其余办证：3分钟内每证方法：采购商证组前台报到时效控制进阶45二、查询电脑员常常需要帮助客商查询有关资料，如Buyer No.，ID号，从而决定给客商办收费或免费证。注意：查询前向客商咨询有关信息，如是否曾经来过并办理过蓝色IC卡？等等，再确定要查询的内容。查询Buyer No。登录办证系统后，“

18、数据查询”“公司查询”。根据“411规则”输入“公司代码”，(如China Import and Export Fair，公司代码为CHINIAEF，为查询合理化，也可输入CHINIA，然后通过点击“下一条”查找客户名称为手上名片的公司)，将公司序号处的“公司编号”抄下。进阶46查询ID号。登录办证系统后，“采购商办证”“查询”，输入客商姓名，然后在右边图片处比对客商样貌，确定ID号。（每个客商最多有四组字符，从上至下为ID号，护照号，底卡号，邀请函号。）通过护照号/邮箱/邀请函号查询证件号。办证系统可通过护照号查询已办证客商信息，方法为“采购商办证”“护照号”/邀请函号“查询”，输入护照号可

19、以通过护照号查询客商ID号，底卡号等信息。进阶47三、办证记录如何判断客商需要进行补办证件：能够确认证件ID号（有底卡号记录）和对照照片确实为客商本人，则补办；注：若有ID号和护照号但无底卡号、无已办证已绑定标志 ，且操作员为空，该客商可能是103届前的E-Pass卡客商（数据转移所致），若再无其它记录，则点击该记录，帮客商“新办证”。进阶48特殊记录正常记录四、香港悦泰若有客商前来办证，系统查有其ID号，底卡号和办卡记录 ，而录入员为“悦泰”，就表示该客商是曾在广交会驻香港办事处(香港悦泰公司)申领IC卡，此时需要帮客商补上。若客商表示不理解，则出示“预办进馆证登记表”最后一条款。在申請獲接

20、納後，如申請的採購商最後不能在廣交會駐香港辦事處領取已辦好的IC卡，而需要更改往廣交會展館或廣州指定酒店的報到處領取，廣交會將收取200元人民幣作為手續費。After the application is accepted and approved, if the applicant is not able to collect his/her IC card at Canton Fair Hong Kong Representative Office finally, please note that RMB200 will be charged if the card will be collected at the registration counters of Canton Fair Complex or appointed ho