企业采购管理组织与采购人员培训教材

1、采购管理组织与采购人员1本章学习目标掌握采购部门在组织中的地位的决定因素；熟悉采购部门的职责；了解采购组织的设计原则；掌握采购组织的基本类型；了解采购经理的职责；掌握供应链背景下对于采购人员提出的新要求；了解采购部门与企业中其他部门之间的配合关系。2四川文化传媒学院3一、采购部门在组织中地位影响采购在组织中最终地位的因素按重要程度来看有以下几类：在最终产品的成本中，采购原料所占的份额。采购原料所占的份额越高，采购在企业中的地位也越高。公司采购的原料，当下市场供应情况。如果公司所采购的原料，目前供应市场处于垄断、或者是挂断垄断，管理层对于采购的直接关注会比较多。公司的财务状况。在公司财务状况良好

2、的情况下，管理层对于采购或者物流部门都会比较宽松。相反，当公司的财务发生严重问题时，管理层会对采购业务和与采购相关的成本提出比较高的要求。毕竟从管理层的角度来看，采购部门是个直接花钱的部门。管理层自身的知识和认识水平。如果管理层自身的知识和认识水平比较高，把采购职能提升到战略的高度，那么采购部门也会得到比较多的关注。4二、采购部门的职责1、 依据公司经营生产需要，编制物资的年度采购计划与资金计划并负责实施，保证生产经营所需材料供应；2、负责各部门月度材料需求计划的审核、汇总与报批；3、根据各部门月度物料需求计划，汇总编制采购资金计划以及报批；4、负责供应商开发，积极开展供应市场调研与信息收集，

3、掌握广泛的供应信息与渠道资源；5、根据采购物料的品种、金额、技术特性以及供应资源状况确定采购方案与采购方式；6、按照最优性价比原则，综合评价备选供应商的质量、价格、服务等以确定供应商；7、负责招标采购的组织管理工作； 5二、采购部门的职责8、负责与供应商谈判，拟制采购合同，办理报批手续；9、负责采购物资的交期管理，根据实际情况，组织相关物资 需求部门进行验收入库；10、根据合同办理付款手续； 11、负责供应商关系的协调处理，处理供货质量问题，落实 供应商提供的售后服务；12、负责建立完整规范的供应商信息档案，并对物资设备使 用情况进行跟踪调查；13、负责建立供应商考核与评价体系，定期对重点供应

4、商进 行综合评价，不断优化供应商资源，提高采购质量，降 低采购成本；四川文化传媒学院6二、采购部门的职责14、与重点供应商建立战略合作伙伴关系，培育 重点供应商；15、负责物资的仓储管理工作，对物料进行分类 存放管理；16、参与残次品以及积压物资的处理；17、定期对仓库物料盘点清仓，做到账、物、卡 三者相符；18、负责仓库管理中的出入库单、验收单等单证 管理工作，定期编制库存信息统计报表；其他事 项；四川文化传媒学院7二、采购部门的职责19、负责本部门所承担的各项工作的改进完 善和创新；20、对公司各项管理工作的改进提出合理化 建议；21、协助配合其他部门的相关工作；22、负责公司采购管理制度

5、以及本部门规章 制度的优化改进；23、承办公司领导交办的其他工作。四川文化传媒学院8采购管理组织设置原则四川文化传媒学院9三、采购部门的组织架构（一）采购部门的基本职能采购部门的组织架构，随企业的经济类型、经营规模的不同而有所区别。但不论采购部门规模的大小，其职能上的分类如下：采购业务管理专门经办采购业务。在大企业中这项职能可依采购的物品类别或采购地区加以细分。可以根据采购物料设置，不同的采购物料配备不同的采购人员；也可以根据采购流程设置，采购的不同环节设置不同的采购人员；也有的企业综合采购物料和采购流程设置采购人员。三种设置方法各个特点，适用的场合也不同。跟单管理此项职能是为避免事务多而使采

6、购业务做得有头无尾，通常单独设立，跟踪订单的执行情况，以便督促各项工作的如此完成。在一些小公司是由采购员自己负责。票据处理在采购过程中，采购部门和企业内部的多个部门之间以及和供应商之间，都会有很多票据发生，这些票据的审核是一件非常重要的事情。在大公司票据由专人审核，在小公司中则由采购员审核。但一般情况都是由会计部门负责。10档案管理在整个采购业务过程中，采购原料信息、供应市场信息、供应商信息，以及在询价或者谈判的过程中的各种记录，包括最终采购合同的签订，这些档案资料都必须认真保管，一方面保证下一次采购的时候使用方便，另一方面保证采购完成后各项售后服务的正常进行，同时万一与供应商发生纠纷，这些档

7、案资料都可作为法律证据使用。在大公司中为提高工作效率而单独设立，但一般采购员的档案由自己管理，采购完毕后归档。废料处理采购业务中，会由于多种原因产生废料，比如说供应商的产品质量不合格，也可能供应商发错了货，当然也可能是企业改变产品线，导致采购的原料不能使用，从而导致了废料的产生。废料的处理与销售在企业中，一般由采购部门负责。运输管理采购业务过程中，当完成了采购合同后，就要涉及到运输环节。在国内目前大部分采购业务流程中，运输都是由供应商负责的。然后随着供应链思想的广泛运用，越来越多的采购方开始承担这项业务，在大企业中如需物料多而其职能重要，则需单独设立此部门，比如沃尔玛、海尔等跨国企业。11（二

8、）企业采购部门组织设置根据采购部门的职能，无论大型企业采购部门组织架构如图2-1，还是中型企业采购部门组织架构，如图2-2，其采购部门一般都按照以下结构进行设置。采购科。可再分设原料组及物料工具组，其职责是选择供应商，洽谈合同、采购。在大、中企业中需要较多的采购员，而每一个采购员负责一种物品，可培养专门的学识与经验。行政科。下设文书组、订货组、价格发票组、跟单组。运输科。下设运输事务组、包装运输组、运输督察组。12图2-1大型企业采购部门组织架构13图2-2 中型企业采购部门组织架构 14按业务分工构建四川文化传媒学院15按物品类别构建四川文化传媒学院16按物品的价值构建四川文化传媒学院17混

9、合型采购组织（一）混合型采购主要特点在公司一级的层次上存在着公司采购部门，同时独立的经营单位也进行战略和具体采购活动。在这种情况下，公司的采购部门通常处理与采购程序和方针的设计相关的问题。此外，它也会进行审计，但一般是在经营单位的管理层要求它这样做的时候。18（二）混合型采购优缺点中心采购部门会对战略采购品进行详细的供应市场研究，经营单位的采购部门可以通过定期发布的小册子、公告或局域网利用这些研究结构。另外，公司的采购部门还可以作为促进或解决部门或经营单位之间协调的工具，但它并不进行具体采购活动，具体活动完全由部门或经营单位的采购组织实施。企业在推行集中采购时，可将部分作业合理分散执行，比如一

10、些小额采购、地区性采购等，要给予下属工厂较大的执行权，不但可以提高采购效率，而且还可以降低采购成本。19图2-9 混合型采购组织架构图20采购部门在企业中的地位可以分成以下几种类型：独立部门在大中型企业，物料采购在产品单位成本占有较高比例，其职责范围还包括存量控制、仓储、验收、运输等。单纯采购只办理物料的采购，而不兼办验收与储运，适用于单一或采购的项目、数量较少的企业。附属于生产部门适用于物料采购工作单纯、价格较稳定的企业。附属销售部门适用于材料经简单程度就可以出售或非制造业等。21四、采购部门在企业中的隶属关系图2-3 采购部门隶属与生产部门关系图22（二）采购部门隶属于行政部图2-4 采购

11、部门隶属行政部门关系图23（三）采购部门直接隶属于总经理图2-5 采购部门隶属总经理关系图24（四）采购部门隶属于资财部图2-6 采购部门隶属行政部门关系图25流程四川文化传媒学院26采购部门岗位设置1.需求分析员2.市场分析与供应链管理员3.采购计划员4.进货管理员5.质量管理员6.库存管理员四川文化传媒学院27采购部门岗位设置7.采购统计员8.财务与成本核算员9.采购员10.秘书11.采购管理主管四川文化传媒学院28采购部门的职责整体职责四川文化传媒学院29采购部门的职责具体职责（业务职责）四川文化传媒学院30管理职责采购经理四川文化传媒学院1.采购部门的工作方针与目标。2.调查、分析和评

12、估市场以确定采购时机3.签订审核订购单与合约4.撰写部门周报与月报5.组织采购人员的业务培训6.发展、选择和处理和供应商的关系7发展和维护总部及区域采购部等相关部门的内部沟通8.拟定和执行采购战略9.采购制度的建立与完善31管理职责采购科长四川文化传媒学院1.分派采购人员及助理的日常工作2.协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等3.采购进度的跟踪4.保险、公证、索赔等事宜的办理5.审核一般物料采购方案6.市场调查7.供应商的考核8.负责次要原料或物料的采购32管理职责采购员四川文化传媒学院1.经办一般性物料的采购2. 与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等3.查房厂商4.要求供应商

13、执行价值工程的工作5.确认交货日期6.一般索赔案件的处理7.处理退货8.收集价格情报及替代品资料33管理职责秘书四川文化传媒学院1.请购单、验收单的登记2. 做好交货记录及跟踪催货3.负责对房客的安排与接待4.采购费用的申请与报支5.进出口文件及手续的申请6.电脑作业与档案管理7.具体办理保险、公证事宜8.负责各类办公用品的采购工作34三、首席采购官的职责首席采购官的职责包括以下几项：1、主持采购部全面工作，提出物资采购计划，确保各项采购任务完成。 2、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的

14、正常采购量。 3、审核年度各部呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。 4、要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。 355、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。 6、按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。 7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。8、在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果。 9、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。 10、督导采购

15、人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。36第二节 采购人员能力与素质采购人员的素质四川文化传媒学院假设我们要从以下三个候选人中选择一位来造福全世界，你会选择哪一位呢？ 候选人A：笃信巫医和占卜家有两个情妇有多年的吸烟史，而且嗜好马蹄尼酒候选人B：曾经两次被赶出办公室每天要到中午才肯起床读大学时曾经吸食鸦片每晚要喝一品脱（大约一公斤）的白兰地候选人C：曾是国家的战斗英雄保持着素食习惯从不吸烟，只偶尔来点啤酒年轻时没有做过什么违法的事37四川文化传媒学院38全面的竞争时代已经开始了39日新月异的商务环境电子商务先锋和

16、e 的时代知识经济一体化经济战略伙伴协作联盟全球化行业合并供应链同步化40千年未有的变故席卷全球全球化风急浪高政治、经济、社会格局风云激荡兼并、重组此起彼伏游戏规则变换末测信息狂增、知识爆炸唯一不变的就是变4121世纪产品特点知识-技术-产品的时间越来越来短、 结构越来越复杂 1782年摄影原理到1838年照相机 56年1831年电机原理到1872年发动机 41年1948年半导体到1954年半导体收音机 6年 我们的电脑、移动电话. 高处不胜寒，高速？42“快鱼”吃“慢鱼”43面对竞争，我们只有同舟共济44?了解自己的行业和公司吗？45波特竞争模型行业竞争环境企业潜在进入者替代品购买者供应商4

17、6行业发展的现状技术状况营销特点供销状况替代品状况价值/格状况行业47行业的发展趋势掌握趋势等于掌握未来ABCD时间承载盈利能力048竞争的层面在目前市场环境下，存在不同的竞争：1、价格竞争2、品质竞争3、服务竞争4、功能竞争5、时间竞争6、品位竞争7、文化竞争49了解自己的公司公司的架构运作模式和管理特点 供应链整合了解部门在公司的地位和作用自己的角色 建立适应战略性的采购组织机构： 新产品开发 合作和计划 合作财务分析50采购是最大的“甜饼”组 织：1、企业50-60%以上的销售额用于采购，有的企业甚至高达75%。所以只要在采购上降低1%，效果可观！2、根据GARTNER的调查表明，采购每

18、降低1%，相当与企业提高10-15%的销售额。个 人：采购是一个“青云直上”的领域： 汤姆斯.斯托坎普，1998年有克莱斯勒的采购副总晋升为克莱斯勒的总裁。51能力期望 Moaya（美国最大的第三方采购公司之一）副总裁认为：采购人员的期望是一个多面手、战略家、分析家、公司外交大使、小组领导、小组成员以及销售人员。 同时接受过计算机、生产控制、库存管理、经济学和会计学。52实际问题1、采购的定位？2、生产部要速度、财务部要低价、品保部要质量、市场部要速度夹在中央的采购管理何去何从？3、互连网等新技术的崛起，是否将采购商和供应商站得更近？4、采购价低，是否为公司省钱？5、如何有效采购？6、如何与供

19、应商保持友好和竞争的关系？7、如何应用供应链来为公司获利？8、执行“货比三家”的方式就能选择好的供应商?53MRP需求供应供需平衡系统销售预测客户订单安全库存库存采购入库生产入库54MRP需求供应供需平衡系统修正因素父项产出率子项残料率预测代码预测阶段需求时界计划时界订货策略批量订货天数批量订货数量最小订货批量需求时界计划时界55物流和价值平衡56采购的层次层 次 名 称作 用职 能能力需求第一层次严防死守出订单关注交易时间控制第二层次追求低价谈判降价商务型选择、谈判、时间控制第三层次总成本观拥有总成本协调综合采购协调供应商及采购、采购战略第四层次战略视角支持公司核心业务战略采购集成采购战略、

20、供应战略、解决方案和项目管理57四川文化传媒学院58专业形象：不学礼，无以立。“三秒钟”印象 ： 衣着和容貌仪 态：站、坐、走、蹲、微笑握 手问 候：面对面和电话介绍交换名片鞠 躬用 餐59危机意识与应变能力 当今世界唯一不变的就是变！应变能力是现代人应当具有的基本能力之一 。变内 部外 部60你有应变能力吗？ 在日常生活中，常会遇到挫折或突发事件。这些事情会令人很不开心，说不定还会破坏了我们的原定计划，但你可否镇定应付？请回答以下的测验：(1) 你非常忙碌之时，有人来找你，你会 A. 表现得很讨厌。 B. 如常地打招呼。 C. 告诉他你很忙。(2) 你在家请客，食物已准备好了，但客人还未来。

21、你会想 A. 多等一会儿。 B. 他是否发生什么事？C. 他也许不来。(3) 星期日约了朋友喝茶，但朋友临时打电话来推了。你会感到 A. 早知不约他，浪费了我宝贵的一天。 B. 自己找节目。 C. 真倒霉！(4) 你的工作很顺利的进行，但忽然因事延误了。你会 A. 停顿下来不再继续。 B. 想个办法。 C. 觉得困难重重。(5) 你不喜欢一个人，但又必须跟他共同工作。你会认为 A. 他要依靠你。 B. 尽量友善的对他。 C. 他会在背后说你坏话。(6) 当别人对你怀有敌意时，你的反应是A. 不理会。B. 控制自己。 C. 如常对待，希望改变对方看法。61计分： 答案是B的得1 分，A与C是零分。解析： 得56分者，你很懂得处理各种困难，有应变能力。 得34分者，你的克制能力还不错，但仍有改进之处。 得13分者，你经常感到挫折。62语言表达能力 语言表达包括口语表达能力、文字表达能力、数字表达能力以及图示表达能力。表达能力沟通能力理解能力思维能力业绩表现个人发展63采购谈判一，信心十足，精神状态良好二，准备充分 拟定多套方案。三，了解对方需求。四，谈判筹码 认清自己