时间管理与工作效率刘兴村(第一场)

1、时间(shjin)管理与工作效率Mar., 04, 2011Charles Liu(刘兴村)Tel:-mail: charles.liu共六十一页Charles Liu2管理工作中的”七种浪费”时间管理(gunl)是什么时间管理的架构与陷阱如何提高工作效率计划展开执行力的强化Q&A课程(kchng)大纲共六十一页时间(shjin)的独特性 供给毫无弹性 无法储存(chcn) 无法取代 无法失而复得前 言共六十一页Charles Liu4管理工作中的”七种浪费”时间管理是什么时间管理的架构与陷阱如何提高工作效率计划展开(zhn ki)执行力的强化Q&A课程(kchng)

2、大纲共六十一页管理常见的等待(dngdi)浪费无序(w x)浪费协调不力浪费闲置浪费应付浪费低效浪费7大浪费“不合理”浪费管理“七种浪费”为了找出产生生产浪费的深有效的开展下去,我们首次提出管层次原因,使消除浪费的活动深入理工作中的“七种浪费”的概念.共六十一页等待管理工作不能“等” 等待的浪费主要表现在以下(yxi)几方面： 等待上级的指示 等待下级的汇报 等待对方的回复 等待生产现场的联系 等待在工作中大量存在,主要是中层(zhngcng)管理人员缺乏责任心和主动精神,不愿承担责任造成的.共六十一页无把无序(w x)变有序 序 职责(zhz)不清造成的无序 业务能力低下造成的无序 有章不循

3、造成的无序 业务流程的无序 “没有规矩,不成方圆”,这句古语 说明了秩序的重要性.无序出现的频次多,会造成企业的管理混乱.造成无序的原因:共六十一页 协调不力(bl)企业丧失凝聚力常见的协调不力现象(xinxing)： 工作进程的协调不力 上级指示的贯彻协调不力 业务流程的协调不力 信息传递的协调不力 协调力不 有了良好的协调,就会出现1+12的 效应.如果协调不力,就会造成工作停滞等 方面的浪费.共六十一页让闲置(xinzh)的“动”起来 固定资产的闲置 工作流程(lichng)的闲置 人员的闲置 信息的闲置闲置 机构重迭,职能重迭形成人浮于事,使生产经营要素不能得到有效利用,造成闲置的浪费

4、.常见的闲置现象：共六十一页应付现象(xinxing)最常见 应付基础工作 应付检查(jinch) 应付导致前松后紧 应付造成虎头蛇尾 应付加工 应付的浪费主要是由责任心不强和素质低下造成的,它实际上是工作中的失职,这种浪费对组织的损害是隐性的,是一种慢性毒药.常见的应付现象：共六十一页低效 拒绝(jju)“低效” 反复发生库存(kcn) 错误的工作是一种负效率 我们允许的是创造性的失误, 而不允许反复发生低级的错误 低效相对高效来说是一种严重的浪费共六十一页无理管理(gunl)必须真正有“理”可依 计划编制无依据(yj) 计划执行不严肃 计划检查不认真 计划考核不到位 投入生产不匹配 管理成

5、本是企业成本构成的一项重要组成部分,即各职能部门产生的费用成本. “理”在企业管理中具体指“目标、指标、预算、计划”.常见的无“理”现象：共六十一页提升(tshng)时间管理技能的方法 建立正确(zhngqu)的时间观念观 念行 为绩 效 跨越时间的陷阱 了解导致时间浪费的因素共六十一页Charles Liu14管理工作中的”七种浪费”时间(shjin)管理是什么时间管理的架构与陷阱如何提高工作效率计划展开执行力的强化Q&A课程(kchng)大纲共六十一页时间管理(gunl)不是什么?时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有(yngyu)的时间都是一般地多所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在

6、于自己如何善用及分配你自己的时间共六十一页时间管理(gunl)是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率(xio l)把事情很快又很对地做完,叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划共六十一页时间管理(gunl)的正确涵意 控制(kngzh)时间？ 支配时间？ 管理时间？ 你善于管理时间吗？ 时间管理就是自我管理 改变错误的习惯使自己更有绩效共六十一页人,为何(wih)安于现状?为何你我都不满意现状,但是却安于现状1.无奈2.不确定改变之后会更好3.因为现状是你我最熟悉的当你开始不满于现状时,表示会有新的事物发生(fshng)在你的

7、身上但是要用对“新的思考方式”共六十一页Charles Liu19管理工作中的”七种浪费”时间管理(gunl)是甚么时间管理的架构与陷阱如何提高工作效率计划展开执行力的强化Q&A课程(kchng)大纲共六十一页紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd轻4 th缓请排出(pi ch)正确的行事优先级?ABCD共六十一页紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd轻4 th缓正确(zhngqu)的行事优先级共六十一页紧迫的事不紧迫的事重要的事设备故障,生产停摆重伤害急救员工产生肢体冲突顾客抱怨停电计划之研拟技能之提升公关之促进问题之调查健康检查不重要的事

8、有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约有些交际应酬有些文件之处理处理属下之工作自我干扰个人嗜好的沉迷事务的定义(dngy)(1)共六十一页事务(shw)的分类紧 急不 紧 急重要 设备发生故障 生产出问题 客户抱怨或退货 重大工安问题 员工发生严重冲突 制度兴革与推行 人才培训 计划拟定 提升产能与良率 提升研发能力 问题追踪与解决不重要 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 某些无谓的请托 琐碎的工作 某些信件 某些电话 处理部属职掌范围内的事 某些交际应酬事务的定义(dngy)(2)共六十一页 一天动物园管理员发现袋鼠从笼子里跑出来了，于是开会讨论，一

9、致认为是笼子的高度过低。所以他们(t men)决定将笼子的高度由原来的10米加高到20米。结果第二天他们发现袋鼠还是跑到外面来，所以他们又决定再将高度加高到30米。 没想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面，于是管理员们大为紧张，决定一不做二不休，将笼子的高度加高到100米。一天长颈鹿和几只袋鼠们在闲聊，“你们看，这些人会不会再继续加高你们的笼子？”长颈鹿问。“很难说。”袋鼠说：“如果他们再继续忘记关门的话” 管理故事(gsh)分享_袋鼠与笼子 管理心得事有“本末”、“轻重”、“缓急”，关门是本，加高笼子是末，舍本而逐末，当然就不得要领了。管理是什么？管理就是先分析事情的主要矛盾和次要矛盾，认清事情

10、的“本末”、“轻重”、“缓急”，然后从重要的方面下手。共六十一页Charles Liu25管理工作中的”七种浪费”时间管理是甚么时间管理的架构与陷阱(xinjng)如何提高工作效率计划展开执行力的强化Q&A课程(kchng)大纲共六十一页 常见(chn jin)的时间陷阱 欠缺计划 事必躬亲 会议过多 不会拒绝他人之托 拖延的恶习 电话/不速之客的干扰 文件(wnjin)满桌 上司共六十一页陷阱一:时间(shjin)的配置不对Reaction消极回应 VS Proaction积极掌握危机就是转机规划重于做事(zu sh)最好的控制是: 预防预防胜于处理共六十一页不合理的时间(shjin)配置I

11、.45%处理危机II5%IV15%II.35%共六十一页明智的时间(shjin)配置III1.重要的事情着重在Plan Plan着重在Do Do着重在Check Check着重在Action2.重要的事情要逐渐地交给(jio i) 信任的部属,这叫“灌能”正确的时间配置共六十一页陷阱(xinjng)二:拖延除了第四项以外,其它的做起来都不太愉快不急(b j)的事情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st2 nd不重要的事3 rd4 th共六十一页行事(xngsh)之优先级 兼顾(jing)轻重缓急 公文处理的分类 4重要不重要紧急 不紧急132 重视 “危机管理”，避免

12、“危机处理”共六十一页克服(kf)1.成本/效益分析法成本(chngbn).好处.共六十一页克服(kf)2.思维习惯的改变这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便(ybin)尽早忘掉它.养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的任务完成最关键的部份,让事情看起来像做完80%一般共六十一页陷阱(xinjng)三:事必亲躬诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死.为何事必亲躬?因为怕部属取代不放心部属,不信任部属要求(yoqi)标准过高共六十一页一个人去买鹦鹉，看到一只鹦鹉前标此鹦鹉会两门语言，售价二百元。 另一只鹦鹉前则标道此鹦鹉会四门语言，售价四百元。 该买哪只呢

13、？两只都毛色光鲜，非常灵活可爱。这人转啊转，拿不定主意。 结果突然发现一只老掉了牙的鹦鹉，毛色暗淡散乱，标价八百元。 这人赶紧将头家叫来这只鹦鹉是不是会说八门语言？ 店主说不。 这人奇怪了那为什么又老又丑，又没有能力，会值这个数呢？ 店主回答因为(yn wi)另外两只鹦鹉叫这只鹦鹉头家。 管理故事(gsh)分享_鹦 鹉这故事告诉我们，真正的领导人，不一定自己能力有多强，只要懂信任，懂放权，懂珍惜，就能团结比自己更强的力量，从而提升自己的身价。 相反许多能力非常强的人却因为过于完美主义，事必躬亲，什么人都不如自己，最后只能做最好的攻关人员，销售代表，成不了优秀的领导人。共六十一页陷阱(xinjn

14、g)四:有求必应会花太多时间,时间不够会牺牲第二项受人尊敬重要,还是受人欢迎重要不好意思拒绝请托(qngtu)的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友,叫“施小惠”,可以适当地拒绝.共六十一页1.舍得2.勇于拒绝(jju)3.交待1.怡情养性2.轻松(qn sn)一下Conclusions:时间管理架构1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂 之上 2.灌能均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事共六十一页Charles Liu38管理工作中的”七种浪费”时间管理(gunl)是甚么时间管理的架构与陷阱如何提高工作效率计划展开

15、执行力的强化Q&A课程(kchng)大纲共六十一页如何(rh)提高工作效率1.了解自己(zj)每天工作时段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性质.3.保持良好的体力;养成运动的习惯4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好共六十一页1.工作(gngzu)时段分配法则早上中午13:0015:00下午晚上活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,适合散心,放松(Check)冷静,沟通(Action, Plan)Relax,人文, Thinking1.发球: EMail2.电话敲定事情/做事情3.给Leader方向/画架构4.执行进行中项目1.面对面Follow Up2.Go Around3

16、.沟通与协调1.思考问题2.写计划/ Update Follow up进度(1hr)3.Update/Modify进行中项目1.花1小时写作每天工作时段的特性(txng)参考共六十一页2.每周工作性质分配(fnpi)法则礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,放松,沟通(Check)冷静,思考(Action, Plan)1.大型专案丢球2.组内专案丢球3.给予组员做事方向/做事重点4.创造议题1.Follow Up一二所丢的球2.调整, Update计划3.议题收尾4.倾听沟通1.想想目的是什么?意义何在?2.有没有办法提升自己的价值?3.计划/规划周一到周五的

17、工作性质(xngzh)参考共六十一页Charles Liu42管理工作中的”七种浪费”时间管理是甚么时间管理的架构与陷阱(xinjng)如何提高工作效率计划展开执行力的强化Q&A课程(kchng)大纲共六十一页如何展开(zhn ki)你的计划一日之计在于(ziy)一周之计在于一月之计在于昨天下班前周末日月底共六十一页1.舍得2.勇于(yngy)拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松(qn sn)一下良好的时间管理来自于计划1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂 之上 2.灌能均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事共六十一页PADC不好好耗用时间(shjin)花时间在计划(jhu)上才是最节

18、省时间的作法耗用时间共六十一页80/20法则(fz)1/2the Vital Few & the Trivial Many柏拉图法则花最少的力气,获得最多的效益你所完成的工作里, 80%的成果(chnggu),来自于20% 的时间 -也就是说80%的努力是与成果无关的共六十一页20/80 法则(fz) 重要的少数(20%)与琐碎的多数(80%) 用80% 的时间(shjin)处理20% 重要的事情80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物共六十一页20/80法则(fz)的例子 80%的营业(yngy)收入来自20%的客户 80%的讨论出自20%的与会者 80%的客诉来

19、自20%的客户 80%的人口集中在20%的地区 80%的看电视时间都花在20%的节目 80%的物料成本集中于20%的物料 80%的员工问题都出在20%的员工共六十一页目标(mbio)金字塔长程目标(mbio)年目标季目标月目标周目标日目标共六十一页如何(rh)列管重要计划将自己短中长期的计划依工作,个人及生活这三个主轴一一列举出来,并算出每个计划的效益.在同一个时间点进行这三个主轴的前3个专案(项目件数依自己能力而定,红线的左手边)有项目结束之后(zhhu)下一个项目就可以往左递补共六十一页每个计划如何给予(jy)评分先将所有计划列出来,分成短中长期(自行定义)分成三个项目(也可依自己的价值观

20、调整),依照:重要性,急迫性及成功机会(j hu)来给分数.最好给5分,最不好给1分将三个分数相乘,分数最高者为最优先执行的计划共六十一页Charles Liu52管理工作中的”七种浪费”时间管理是甚么时间管理的架构(ji u)与陷阱如何提高工作效率计划展开执行力的强化Q&A课程(kchng)大纲共六十一页备忘录时间(shjin)管理的利器: to-do List备忘录紧急的事情1.老板(lobn)今天交待2.临时状况重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富Schedule List1.Meeting2.行事历3.纪念日Routine Work1.日常工作2.定期约会共六十一页善

21、用颜色(yns)管理的功能红色粗体字体为重要(zhngyo)一定完成的部份蓝色斜体字体为已完成的部份黑色字体为应执行事项绿色字体为Routine Schedule共六十一页良好工作习惯(xgun)的养成兵贵速战速决养成做备忘录的习惯可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两天完成每天至少(zhsho)完成一件事情, 特别是在工作情绪低潮时共六十一页“执行(zhxng)”的写照Just Do It奉备忘录的To Do-Check List如圣旨行动才是企划的开始把掌控着力焦点(jiodin)集中在计划最紧要的20%执行能力锋利如倚天剑.剑锋到处,刀折剑断共六十一页Buffer缓冲区并不是每件事情都那么的急如果我们每件事情都要实时地处理掉,相信(xingxn)我们会变得神经兮兮的所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情,但是时间到时又要能提醒我们共六十一页执行(zhxng)的技巧:Key Success Factor灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走(游刃有余).分解完毕牛尚不自知已经被解体由计划阶段时即被简单勾勒(gul)出来做对的事情,并不会耗费太