14 Business Proposal商务建议书

1、BusinessProposal商务建议书建议书是指单位或个人对某项事业或工作有所研究和思考，进而向有关领导、政府、企事业单位、专业团体提出改进措施和建设性意见所形成的一种书面材料。它也是英文商务写作常见的一种文体。可以将其视为报告类文书之一种，但是它与其他报告相比有其自身特点，因此英文中常用一个特定的名称“Proposal”来界定此类文书。PartIOccasionsThatCallforWriting（书写场合）“Toomanygoodideasdieinbusinessforthelackofawrittenproposal.”当你想就某一问题提出对策、设想、建议或行动方案时，你可以进一

2、步考虑“是否应该起草一份建议书？”这种主动提供的建议书在英文中称为unsolicitedproposal，其主旨大多在于改变现状或改善局面。因为不是受命于人，自发性建议书的内容可有很大的自由度。但这样的文章必须有很强的针对性。首先要使对方意识到现存问题的严重性或某种需求的迫切性，然后拿出你的方案，提出建设性意见。非主动提供的建议书（solicitedproposal）则指那些应对方要求而写的规划或方案，如投标书则属此列。一般此类文书均属于正式文件。收件人在审阅完建议书后往往必须做出明确答复，要么“肯定（接受、认可）”，要么“否定（否决、回绝）”。你的目标是：使对方无论从文本的外表还是内容本身都

3、能很好体会到你作为文件呈递者所具备的高度责任感、求实敬业精神和良好的职业风范。其次，你的说理必须充分，使对方完全了解他想知道的内容，并相信你有足够的把握兑现自己的承诺，这样才能说服对方给你开绿灯。PartIIHowtoWrite（如何书写）针对自发性建议书，其行文大体可分为三个步骤：Problem揭示或认定问题所在Objectives提出目标方向Solution推出实施方案更具体的布局体例可参见下列小标题:Problem问题ProposalSolution对策Schedule日程Cost/Budget支出/预算coordination协调Benefits效益Conclusion结束语有时简短的

4、建议书只需表述三个基本内容：项目规划（Proposedaction）、人力配备（requiredpersonnel）和经费（fees）。针对非自发性建议书（以其常见的项目投标书为例），其行文大体可分为四个步骤：IntroductionTechnicalandlegaldetailsAcceptancecriteriaPersonnelandFacilities导言技术及法律程序详细资料接受标准技术力量和设备条件当涉及企业项目时，更具体的内容可能包括:VSalesandproductionvolume生产和销售数量VMarketinganddistribution市场销售VRevenueTaxe

5、s营业税VMarketpricesofproducts产品的市场定价VLicensefees执照费用VStart-upcosts启动成本VLandandbuilding土地和建筑VCostofsales销售成本VOperatingexpenses运营费用VLocallaborcost本地劳务费用同商务报告的分类方法一样，商务建议书还可根据其正式程度划分为非正式建议书(InformalProposal)和正式建议书(FormalProposal)。商务建议书其具体书写格式和商务报告完全相同，具体可参照上一章节中关于商务报告格式的介绍。PartIIITipsonWriting(注意事项)V建议书要

6、以事实为根据撰写提出的建议要具体，操作性要强。对采纳建议能带来的好处既要写的乐观，也要防止吹嘘。非自发性建议书中的项目投标书，作为一种营运文件，用于一项任务开发之前，往往需要附有预算表。建议书与可行性报告相比有共通之处，但“报告”可以列举多种方案，经比较各自的优劣后再推出最佳方案，而在建议书中通常只提出一个方案。PartIVUsefulWordsandPhrases（单词和短语）A.Words（单词）annuallybenefitbidderconcreteconvincingdiagramdisqualifyeconomizeelaborateadv.每年n.益处n.投标方adj.具体的ad

7、j.令人信服的n.图表v.取消资格v.节省v.阐述escalationevaluateexhibitfavorableformulahypothesisimpartialinquirylogicalnegativeobjectiveofferoptimizequalificationquotationrecommendationregulationstatisticsteleconferencetendereen.提价v.评估n.正表adj.有利的；积极的n.公式n.假设adj.公正的n.询价adj.逻辑的adj.负面的adj.可观的v.发价v.优化n.资格n.报价n.推荐；建议n.规章制度n

8、.统计（数据）n.电话会议n.招标方zoningn.区域划分B.Phrases（常用短语）acceptancecriteria接受标准bidopening开标budgetforecasting预算constructiveproposal建设性意见cooperativeproject合作项目costingpresentation成本核算executivesummary建议大纲；执行总结formoftender投标书generalcontactor总承包商inviewof鉴于invitationtotender招标licensefees执照费用letterofguarantee银行保证书local

9、laborcost本地劳务费用long-rangeplanning长期规划operatingexpenses运营费用primarysource原始资料profitmargin利润率returnoninvestment投资收益率returnonassets资产收益率revenueTaxes营业税secondarysource第二手资料serialnumber序列号submissionoftender投标termsofreference职权范围winthebidding中标PartVUsefulSentencesandParagraphs常用语句和段落A.Sentences（语句）Thisprop

10、osalrecommendsasolutionandprovidesbudgetandtimeschedulefigures.本建议书特别提出一个解决方案，并提供预算和时间安排。ThesuggestionisbasedontheresearchIvedoneinthepastfewyears,andIbelieveitwillworkwell.这个建议是我在前几年研究的基础上提出的，我相信会行得通。Ihopeyouwilladoptthisproposal.我希望你能采取这个建议。Thefollowingcomparisonsandevaluationsformthebasisofmyreco

11、mmendations.以下的比较和评估是我提出建议的依据。WhatwethinkistoreducethewholesalepricesoastomaketheretailpriceacceptableinChina.我认为应降低批发价格，这样才能使其零售价格被中国接受。Ifweweretodothis,wemightreducethethreatoflossgoodmanagerial-levelstaff.如果我们做这件事，我们就会减少流失优秀管理人员的危机。IrecommendthatwepurchasesacompanyinEastChinaratherthanestablishan

12、ewoneinWestChina.我建议我们在中国东部收购一家现有的公司，而不必在西部地区新建。Thisisanareathatneedstobeaddressedinthenearfuture.这一领域需要在近期内予以关注。Istronglyhopethatthenextyearwillpromiseabrighterprospectforourcompany.我衷心祝愿我们公司来年取得更加辉煌的成就。B.Paragraphs（段落）a.Asweagreedinourweeklystaffmeeting,ourcurrentfile-servingcomputerisdamagedbeyon

13、drepairandmustbereplacedbytheendoftheweek.ThepurposeofthisdocumentistoproposethatNTRPC905wouldmakeapracticalreplacementforourin-housefileserver.如我们在每周员工例会中提到的一样，我们现在的文件处理计算机已经损坏并无法修复了，所以必须在这周内替换。写这篇材料的目的就是为了证明NTRPC905是我们替代原有室内文件处理器的经济之选。b.Wealwaysagreedthatoneofthekeystooursuccessasanaccountingfirmh

14、asbeenourabilitytocreatenewservicesrelatedtoemergingbusinesstrends.Inthiseraofmergersandacquisitions,weanticipateagrowingneedformanagementadvisoryandsupportservicesonthepartofmanycompaniesvulnerabletotakeoverorbuyout.Therefore,Iproposedthatwecreateaspecialmanagementconsultingteamwhosegoalwouldbetohe

15、lpsuchcompaniesremainindependent.我们明白会计事务所成功的法宝之一就是适应经济发展趋势提供新的服务。在这个并购不断的时代里，那些容易被接管或收购的公司对管理咨询及管理支持服务的需要不断增长。因此，我建议我们应该成立一个新的管理咨询部门。成立这个新部门的目的就是为了帮助这些公司不被兼并。c.Thisprojectwillcertainlysupportsustainabledevelopment.Butitmustnotbeforgottenthatourfuturerestsmainlyuponurgentlyneededmentalchanges,andtha

16、tthepedagogiceffortrequiredforthataimwillplayanutmostimportantrole.决定未来发展的主要因素，因此能够实现思想转变的教育应该被放在最重要的位置之上。PartVISampleLetter（信函范文）AProposalfortheFeasibilityofsomethingTo:Dr.JohnLannonFrom:T.SorrellsDeswoodyDate:Marchl6,2000Subject:AProposalforDeterminingtheFeasibilityofMarketingDeadWesternWhitePineI

17、ntroductionOverthepastfourdecadeshugelossesofwesternwhitepinehaveoccurredintheNorthernRockies,primarilyattributabletowhitepineblisterrustandattackofthemountainpinebeetle.Estimatedannualmortalityis318millionboardfeet.Becauseofthelownaturalresistanceofwhitepinetoblisterrust,thehighmortalityrateisexpec

18、tedtocontinueindefinitely.StatementofProblemWhitepinemortalityresultsinareductioninvalueofwhitepinestumpage,sincethecommerciallumbermarketwillnotacceptit.Themajorimplicationsofthisproblemaretwo:First,inthefaceofrisingdemandforwood,vastamountsoftimberarenotbeingused;second,deadtreesarelefttoaccumulat

19、einthewoods,wheretheyarerapidlybecomingamajorfirehazard.ProposedSolutionOnepossiblesolutiontotheproblemofwhitepinemortalityandwasteistosearchformarketsotherthantheconventionallumbermarket.Thelastfewyearshavebeenaburstofpopularityandagrowingdemandforweatheredbarnboardandwormypineforinteriorpaneling.S

20、omefirmsaroundthecountryaremarketingdefectivewoodasspecialtyproducts(Note:Thesefirmscallthewoodfromwhichtheirproductscome“distressed.Thistermwillhereafterbeusedtorefertodeadanddefectivewhitepine.)Thereisagoodpossibilitythatdistressedwhitepinemightfindaplaceinsuchamarket.MethodsMyprimarydatasourceswi

21、llincludeconsultationswithDr.JamesHill,ProfessorofWoodUtilization,andDr.SvenBergman,ForestEconomistbothmembersoftheCollegeofForestry,Wildlife,andRange.Iwillalsoinspectdecksofdeadwhitepineatseverallocationsandvisitaprocessingmilltoevaluateitasapossiblebaseofoperations.Iwillroundoutmyprimaryresearchwi

22、thaletterandtelephonesurveyofprocessorsandwholesalesofdistressedmaterial.Secondarysourceswillincludeselectedpublicationsontheusesofdeadtimber,andareviewofandongoingstudybyDr.Hillconcerningtheusesofdeadwhitepine.MyQualificationIhavebeenfollowingDr.Hillsstudyondeadwhitepinefortwoyears.InJuneofthisyear

23、,IwillreceivemyB.S.inforestmanagement.Iamfamiliarwithwoodmillingprocessesandhavehadfirsthandexperienceatlogging.MyassociationwithDr.HillandDr.Bergmancreatestheopportunityforanin-depthfeasibilitystudy.ConclusionClearly,somethingshouldbedonetoreducethevastaccumulationsofdeadwhitepineinourforests.Thela

24、ndonwhichtheystandisamongthemostproductiveforestlandinnorthernIdaho.Byaddressingthesixareasofinquirymentionedearlier,Icandeterminethefeasibilityofdirectingcapitalandlabortotheproductionofdistressedwhitepineproducts.WithyourapprovalIwillbeginmyresearchatonce.收件人：JohnLannon博士发件人：T.SorrellsDeswoody日期：2

25、000年3月16日主题：西部五针松枯树的市场销售的可行性建议书引言在过去的40年内，由于受到松疱锈病菌和山地松虫的袭击，北部的落基山脉损失了大量的西部五针松。据估计，每年木材损失额为318,000,000板英尺。由于五针松对松疱锈病菌的天然抵御能力很低，所以高死亡率很可能继续。问题陈述建议解决方案突破常规，寻求新的市场是解决五针松死亡率带来的大量浪费的这一问题的一个可行性方案。这几年的流行时尚使得人们对谷仓挡风板及有蛀虫的松树内墙板的需求大大增大。国内的一些工厂把销售有缺陷的木材作为特色（注：这些工厂用“仿古磨损的”这个词来称呼这些他们产品的木材原料。这个词以后就被用于指枯死及有缺陷的五针松）

26、。这为仿古磨损的五针松在这个市场找到一席之地提供了绝佳的机会。方法我的第一手资料将包括木材利用专家JamesHill博士和森林经济学家SvenBergman博士所提出的建议。他们两个人都是森林、野生动物及山脉学院的成员。我同样会检查用在不同用途的五针松枯木覆盖板的质量，并且参观加工厂进而确定此方案实施的可能性。我将通过发送信件及电话询问的调查方式，从加工仿古磨损木材的工厂及批发商处得到第一手资料。第二手资料将来自于关于枯木再利用的相关文章，及Hill博士关于五针松枯木再应用的已完成及在进行的研究成果。我的资格两年来，我一直跟随Hill博士对五针松枯木进行研究。在今年六月，我即将取得森林管理理学

27、学士学位。我非常熟悉木材加工程序，并有伐木运输业的第一手经验Hill博士、Bergman博士和我的合作使得这个深层次的可行性研究的开展具有了可能。结论显而易见o解决森林中五针松枯木大量堆积的问题非常必要这些枯木占据的北爱达荷州是最多产的林地。通过我前面提到的已完成的对六个区域的调查，我确信将资金及劳动力投入到仿古磨损的五棵松产品的生产上具有可行性。如果能得到您的支持，我将立刻着手研究。AProposalfortheFeasibilityofsomethingMaryWilsonSeniorEducationandtrainingOfficerXYZCorporation69NorthCharl

28、esBoulevardCambridge02139January16,2000DearMary,Thanksforsendingalongtheoutlineforyourwritingworkshop.Understandably,suchanambitiousplanforeighthoursofcontacttimewouldnotlikelyproducenoticeableresults.Hereswhatweredoingonourendtodesignanapproachthatshouldberealisticandgratifying.AssessmentofNeedsAft

29、erconferringwithtechniciansinbothJacksandTerrysgroups,andanalyzingtheirwritingsamples,weidentifiedthefollowinglimitedhierarchyofcommonneeds:improvingreadability;achievingprecisediction;summarizinginformation;organizingasetofprocedures;formulatingvariousmemoreports;analyzingaudienceforupwardcommunica

30、tion;writingpersuasivebidsfortransferorpromotion;writingpersuasivesuggestionsProposedPlanBasedontheabove-listedneeds,wehavelimitedourinstructionpackagetoeightcarefullyselectedandreadilyachievablegoals.CourseOutlineOureight2-hoursessionsarestructuredasfollows:achievingsentenceclarity;achievingsentenc

31、econciseness;achievingfluencyandprecisediction;writingsummariesandabstracts;outliningproceduresandmanuals;editingproceduresandmanuals;formulatingvariousreportsforvariouspurposes;analyzingtheaudienceandwritingpersuasively.ClassroomFormatThefirstthreemeetingswillbelecture-intensive.Sostudentscanapplyt

32、hematerialcoveredinoursessions,wewillassignweeklyexercisestobedoneathomeandeditedcollectivelyinclass.Theremainingfiveweekswillcombinelectureandexerciseswithgroupeditingofwork-relateddocuments.Ourintentthroughoutistoremainflexibleenough(withinthecourseoutline)thatwecanrespondtoemergingneeds.Ifyouhave

33、anysuggestionsforrefiningthisplan,pleaseletusknow.Bestwishes,CarlWinstonMaryWilson教育及培训主管XYZ公司北查尔斯大道69号剑桥021392000年1月16日亲爱的Mary：谢谢你发给我的写作研讨会要点。非常理解，八小时的接触时间很难使这么艰巨的计划得以很好地实现。以下是我们尽全力设计的方案，希望它可以更加行之有效、令人满意。需求评估通过与Jack和Terry组的指导教师交换意见，及分析成员的写作样本后，我们发现以下几个共同需要解决的问题：提高可读性；运用准确的措辞;总结资料;使文章有条例;详细讲解各种备忘录体报

34、告分析读者需求，期望得到更深层次的交流;书写具有说服力的理由，以达到调动或升职的目的；;书写具有说服力的建议建议计划I基于以上需求，我们把八个精心挑选并容易实现的目标作为我们的教学方向。课程设计我们的八节课程每节两小时安排如下：。清晰的语句愆。简洁的语句。流利准确的措辞4。总结及摘要的书写5。文章大纲的书写。文章大纲的修改万。清晰的叙述各种不同目的的报告。分析读者需求，书写具有说服力的文章课堂模式前三次属于强化型讲座。学生们可以收集与课程相关的资料，我们每周还会布置家庭作业，统一在课堂上进行修改。剩下的五周我们将把讲座和练习结合在一起。练习的内容是分组修改与工作相关的文件。从始至终，我们的目的

35、都是在课程规定的范围内，尽量使课程足够灵活，以备不时之需。如果你有任何修改意见，请让我们知道。AProposalfortrainingplanMarch20,2000DearMrs.Weston,Asafollow-uptoourdiscussionoftheneedfortrainingintheareaoforalandinterpersonalcommunicationforyoursupervisoryandmiddlemanagementpersonnel,Iampleasedtopresentthefollowingproposal.TheproblemManagementhasp

36、erceivedaneedforimprovedcommunicationperformanceonthepartofsupervisoryandmiddle-managementpersonneltostrengthenrelationshipsbetweenthemandtheirsubordinates.AproposedCourseofInstructionBasedonourexperience,thefollowingbroadconceptshouldbeeffectiveinproducingbetterunderstandingandimprovedperformance:T

37、eaching-learningMethodTheacquisitionofinterpersonalskillsresultsfromanactivity-orientedtraininginwhichstudentshaveanopportunitytoapplytheorythroughroleplaying,casediscussion,andcriticalfeedback.Inthisapproach,theinstructorisalearningfacilitatorratherthanalecturer.Frequentuseofourvideoplaybackaccompa

38、niedbyinstructorandgroupfeedbackreinforceslearning.ContentThefollowingtopicsconstitutethecontentcoreoftheprogram:Perceptionandself-concept;Apositivecommunicationclimate;Sendingskills;Receivingskills;Nonverbalskills;Reducingcommunicationbarriers;Resolvingconflict;Interviewing;Small-groupcommunication;Powerandpersuasion.LearningMaterialsBecausestudentsseemtofeelmorecomfortablewhentheyhaveatextbooktoguidethem,weusetheVerderberbook,InteractAdditionally,case-problemhandoutsareprovidedforroleanddiscussion.LengthofCourseThecourseconsistsoftwelve2-hoursessionsoverasix-weekperiod.NumberofParticip