浅议医院人事档案的电子信息化治理

1、浅议医院人事档案的电子信息化治理随着现代信息技术的高速进展和国际互联网络的成立，咱们迈进了一个全新的网络时期。为充分利用现代信息技术的功效，使医院档案工作从传统工作模式向电子化模式进展，强化和提高级案搜集、整理、保管和利用等各环节的手腕和效率，跟上社会信息电子化进展的步伐，为经济社会各项工作提供优质、高效、便利的效劳。目前医院人事档案治理现状及存在的问题人事档案治理现状及存在的问题目前医院人事档案治理仍大体上沿用几十年人事档案的大体模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信誉状况等缺点。传统档案治理方式的短处在电子科技日趋发达的今天，变的难以适

2、应现代化的办公快速、便利的要求：第一，查询效率低，当前的人事档案中有相当材料如各级表彰、外出深造等档案多保管在各职能部门，碰到归档或查询问题时，工作量大，劳动强度大。档案员要常常来回于各职能部门和库房之间，有的人事档案材料上百页，为了避免丢失，查阅前后都要查对页码、内容。第二，档案平安性难以保证。由于直接对原始资料查阅，为避免查询人员对原件的损坏、涂改，要派专人负责陪同。即便发生档案损毁这种情形，由于没有备份也无从查对，将承担没必要要的损失。第三，归档困难。由于资料的变更（增加或更新），如年度考核、医德医风考核、学历变更等和多卷相关档案同时查询的情形时有发生，不可幸免地发生归档错误。一旦显现此

3、类问题，就有可能将上千卷档案从头整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，致使工作人员从事大量的体力工作。第四，治理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部份内容，但不免将一些不该查阅的内容被阅，很难操纵。大量的纸制文档，只能手工成立索引数据和记录，无法表现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变更的治理系统。档案信息电子化治理存在的问题档案信息电子化尽管能使档案部门能够更好地提供优质效劳和提高工作效率，档案信息资源取得更充分的利用，可是在熟悉档案信息电子化益处的同时，咱们也应清醒地熟悉到，档案部门面临着严峻的挑战：原始性及真实性的问题。电子文件的原始性及真实性的问题集中在以下几方面：(

4、1)电子文件能够被原样复制，也能够被改动后而不留痕迹。(2)电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不中断进程。(3)电子文件与载体相分离，使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性。随着偏重点不同、技术基础不同，使不同部门对电子文件的真实性认定标准显现了不同的定位情形，从而使对真实性的确认带有相对性。通用性问题。人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的要紧来源和要紧记录方式，人事信息的要紧内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案治理信息化程度的不断提高，这两项工作尽管不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事治理模式中，不管是各级组织部门仍

5、是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案治理软件很多，两类软件一样都包括了人事信息和档案治理信息，但偏重点各不相同，信息转换或共享又有困难。会造成人事信息失实，阻碍人事工作的正常开展。另一方面，档案治理系统中的要紧数据来源于人事档案，而且一样采纳随时保护的形式，在材料归档的同时就要更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统，档案治理系统中的人事信息往往不被重视，利用率低。档案工作公共效劳平台建设需有一个统一的标准，若是各个档案部门各自为政依照自己的标准建设平台，如财务部门工资软件

6、与人力资源信息治理软件不同，不仅浪费大量的资金重复建设不兼容的平台，也为医院以后整合各科室档案信息资源带来的困难，得不偿失，因此尽快由上而下制定一个统一的平台标准显得相当重要。从久远角度看，若是标准不统一，以后各部门之间进行信息共享或联合开发，就极可能由于数据库结构的不同带来不兼容的问题。凭证价值问题。电子文件是运算机文字处置系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的不同，乃至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳固性及人们对其靠得住程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。开展人事档案的电子化治理工作的必要性新时期人事工作的迫

7、切需要进入新世纪以来，运用现代化、科学化的手腕做好新时期人事工作，更好地为现代化建设效劳，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作进展的趋势和必然要求。只有进一步增强运算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作效劳。已具有了物质条件设施此刻各大医院的网络已大体上实现了宽带化，绝大部份都实现了电脑化办公。这为实现人事档案信息电子化治理提供了物质基础。而电子档案的软件技术及相关治理方法的研究不断深切，也为人事档案信息电子化治理提供了技术上的保障。在现有的设备基础上增设相应的档案存储、治理软件、数据库软件及相应的设备，即可实现电子化档案治理。人事信息标准的需要。在日常治理中，形成了大量的信息,这

8、部份信息绝大部份是用手工治理的，不仅花费时刻长，重复劳动多,工作量大，效率低，而且由于手工治理，就不可幸免地造成了不同部门之间的信息闭塞，使信息内容不标准，信息系统流程不科学。要改变这种状况，就需要用现代化工具治理干部信息，不断提高信息的标准程度与利用率。提高人事档案治理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化，人事档案治理也应不断提高科学治理水平。这就要求咱们去踊跃探讨人事档案治理工作的新路子，成立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案治理模式，采纳现代化治理手腕与方式来治理人事档案，更好地发挥运算机在档案治理方面的作用，实现标准化、网络化的治理方式。进一步标准人事档案的电子化治

9、理人事档案治理与人事信息治理同步化是实现人事档案运算机治理的合理模式，要推动人事档案的运算机治理，有必要成立人事档案与人事信息同步化治理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案治理与人信息这两类系统合二为一，开发推行全国统一或较大领域统一的人事信息治理系统，实现人事档案基础治理工作一信息开发利用工作的同步化治理。如此既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。强化制度化建设标准人事信息治理因硬件故障、病毒感染、操作失误等缘故造成数据丢失、损坏的现象不可幸免。加上档案工作人员运算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生

10、问题数据难以恢复，损失专门大。同时，运算机治理带来了信息保护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档，更要面临系统平安的庞大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用运算机技术，成立全面、标准的治理制度是不容轻忽的问题。标准操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面标准的人事档案运算机治理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少治理上的漏洞。提高级案治理人员技术水平由于缺乏有力的约束机制，各单位档案治理人员配备普遍不足。实行运算机治理要求在较短时刻内成立数据库，并在日常工作中及时信息保护，档案治理人员的工作量明显加大，运算机治理带来的

11、工作效率的相对提高还不明显。利用档案治理系统令人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员利用档案治理系统。要不断增强档案治理人员的业务培训，提高治理人员的运算机应用水平。增强电子文件归档治理。单位档案部门要依照档案治理的要求，增强对电子文件积存、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，确保电子文件真实、完整、有效，上级主管单位进行电子文件归档治理的试点工作，及时总结、推行体会，引导、标准机关电子文件的归档工作。同时增强电子档案接收、保管、利用的技术方式及网络环境下电子档案接收的研究，并依照工作实践制定电子档案治理方法。一些治理软件运行环境要求高，要进行适当的投入。同时，档案工作的高度保密性要求配备专用的电子设备，并由专人治理。各单位可依照自己的实际视情而选用适合的信息化治理模式。小结随着现代信息技术的高速进展和国际互联网络的成立，咱们迈进了一个全新的网络时期，大力开发利用档案信息资源己经超级现实的提上了各级档案部门的议事日程。增强档案信息资