秘书实务第3版-秘书学第3版-6章-PPT精选课件

1、第六章秘书的素质理解秘书素质的时代发展了解秘书招聘选拔的条件了解秘书职业规划的路径和步骤能明确秘书的任职要求能运用现代化的办公资源提高辅助能力能有效进行秘书职业规划第一节秘书的任职要求一、秘书任职标准二、秘书的选任原则相关链接一、秘书任职标准选任秘书的标准是根据对秘书工作的实际需要提出的。制定秘书任职标准，是对秘书各项业务要求的规定。任职标准的制定，主要有三种模式（见图6-1）。图6-1 任职标准制定的模式这类制定秘书任职标准的模式，是将秘书主要业务内容归纳出若干条标准，以此作为选任秘书的尺度。准备经理与外联系的通信稿；阅读、签署和寄发一些行政函件；撰写讲话稿、备忘录和报告，代经理审阅；撰写供

2、发表的文章；校订其他人员准备和打印好的文稿副本；查找参考资料中经理希望得到的情报；从各种资料中摘取情报供经理参考；（一） 以任务定标准筹办协商会谈和会议，并提醒经理们记住在这些场合他们应尽的职责；主动参加会议，做好服务，有时甚至要主持某些会议；负责管理和培训一名以上的其他雇员；为公司选择和推荐需要购置的办公设备和器材；从容优雅地接待、会见宾客；整理和维护经理的办公环境和秩序；能熟练地打字和速记，会使用电脑和各种办公设备；至少能使用一门外国语。（一） 以任务定标准这种制定选任秘书标准的模式，是将现任的称职秘书所具有的知识和能力归纳出若干条标准，以此作为选任秘书的尺度。我国选任秘书的标准（见图6-

3、2）。（二） 以知识能力定标准图6-2 我国选任秘书的标准1. 知识方面知识方面要求具有博与专的兼容性，“T” 型展开，要有一定的宽广度和精深度（见图6-3）。 （二） 以知识能力定标准图6-3 知识方面的要求2. 智力能力方面智力能力方面的标准（见图6-4）。（二） 以知识能力定标准图6-4 智力能力方面的标准 3. 能力方面能力方面的标准（见图6-5）。（二） 以知识能力定标准图6-5 能力方面的标准4. 基本操作技能方面基本操作技能方面的标准（见图6-6）。（二） 以知识能力定标准图6-6 基本操作技能方面的标准这类制定秘书任职标准的模式，是将最理想的秘书素质要求或最优秀的秘书人才身上体

4、现出的良好素质，甚至将一些杰出领导者的素质，都综合到秘书任职标准中，并以此为尺度，作为聘用秘书的依据。这种模式，在政治品德和职业道德方面，提出了较高的要求。（三） 以理想要求制定标准二、秘书的选任原则（一） 做人可靠、文化水平合用（二） 各层次秘书业务与基本需要相宜（三） 与特定职能环境相适事项层次 文稿撰拟 收文处理 发文处理 高级秘书 负责组织起草长远规划、年度计划、正式总结报告、领导的重要讲话稿等重要文件材料 负责设计和管理收文程序，并正确提出拟办意见供领导参考 负责重要文件撰拟，负责发文管理、文稿的审核把关、文件流量流向的控制和行文规则的把握 中级秘书 草拟一般性文件和业务信函 胜任收

5、文各环节的任务，对重要的长篇文稿撰写提要和摘要 草拟一般文稿，胜任文件立卷、归档在内的收发文管理和发文程序各环节的工作 初级秘书 负责打印和校对各种文稿 完成收文登记、编号、传递等具体工作 胜任印制、盖章、封发及登记、编号等具体工作 表6-1 各层次秘书在办文方面的要求 秘书层次 要求 高级秘书 能具体组织指导大中型会务工作，拟定会议筹备预案，对会务工作人员进行分工、具体督促检查会务工作进程，协调各方面的配合关系，并协助领导安排落实会前、会间、会后的各项事务 中级秘书 能操办小型会务工作和领导班子的工作会议，准确地做会议记录，按照经领导审定的会议预案完成各项会务工作 初级秘书 具体操办各项会务

6、、在上司的指导下完成接待、登记、分发会议资料及各项具体服务 表6-2 各层次秘书在办会方面的要求 秘书层次 要求 高级秘书 在大型组织活动中能具体策划、组织安排和现场指挥调度，并能独当一面完成领导授权交办的重要事务和代表领导出席某些公共活动、协调处理某些事，对秘书日常事务起组织作用 中级秘书 完成一般性交办事项，熟悉各种办事程序，完成各项日常事务 初级秘书 完成分配的日常事务，整理办公环境和维护办公秩序，做好日常服务工作 表6-3 各层次秘书在办事方面的要求 秘书层次 要求 高级秘书 能按领导意图和组织需要，设计、构建和具体管理本组织的管理信息网络，并能根据初始信息开发高层次管理信息，对领导工

7、作提供智能信息支持 中级秘书 熟悉和调控管理信息网络的运作，胜任信息处理各环节的工作 初级秘书 能在上司的指导下，负责信息收集、传递、反馈等任务 表6-4各层次秘书在处理信息方面的要求 秘书层次 要求 高级秘书 能负责组织和领导确定的重大课题的调查研究；组织分配调查人员按集体讨论、领导认可的调查提纲进行调查，指导子课题开展调研；组织撰写情况准确明晰、分析深入、客观，建议科学可行的调查报告，对调查报告审核把关 中级秘书 能完成一般性课题的调查研究，并撰写有质量的调查报告，完成调查任务 初级秘书 能在上司指导下参与调查活动 表6-5 各层次秘书在调查研究方面的要求 秘书层次 要求 高级秘书 能具体

8、组织大型接待事务和制定周密详细的接待计划；代表领导迎接和送别重要客人 中级秘书 能负责一般性接待任务，指导服务员按程序和接待礼仪接待来客 初级秘书 能文明礼貌地接待个体的一般客人 表6-6各层次秘书在接待事务方面的要求秘书层次 要求 高级秘书 能对机关办公环境整体布局按领导意图进行设计和调整，草拟和参与制度维护办公秩序的有关制度，并具体组织实施这些制度 中级秘书 能负责整理领导办公室，清理文件和办公工具、筛选、应答、传递领导人的电话和作电话记录 初级秘书 在上司的指导下清理办公室、准确应答、传递办公电话 表6-7 各层次秘书在维护领导工作环境和秩序方面的要求秘书层次 要求 高级秘书 能根据领导

9、工作需要负责领导活动日程安排；为重要的领导活动作铺垫、陪同和完成后续事务等服务；对工作中出现的疏漏、失误能及时发现并提出参谋建议和拾遗补阙 中级秘书 能为领导活动作准备，陪同领导出差并提供旅途服务；对工作中出现疏漏能拾遗补阙发挥参谋作用 初级秘书 对领导活动能准确有效地提供事务服务 表6-8 各层次秘书在跟踪领导活动提供服务和辅助方面的要求 微软等世界500强公司的面试问题1. 有一个长方形蛋糕，切掉了长方形的一块（大小和位置随意），你怎样才能直直的一刀下去，将剩下的蛋糕切成大小相等的两块？2. 你有八个球。其中一个有破损，因此比其他球轻了一些。你有一架天平用来比较这些球的重量。如果只称两次，

10、如何找出有破损的那个球？3. 你让一些人为你工作了七天，你要用一根金条作为报酬。金条被分成七小块，每天给出一块。如果你只能将金条切割两次，你怎样分给这些工人？4. 为什么下水道的井盖是圆的？第二节秘书素质的时代发展一、综合辅助素质拓宽 二、现代辅助能力增强相关链接三、强化职业道德素质一、综合辅助素质拓宽秘书必须从四个主要方面不断拓宽和优化自身素质。必须熟练运用参与国际交流的语言。必须增强信息处理能力。必须增强对不同管理模式、不同领导活动方式的适应能力。必须增强迅速进入新的工作领域的能力。（一）提高辅助效率的能力现代管理和领导活动要求秘书具有不断提高综合辅助和公务服务的效率。秘书提高工作效率能力

11、的途径（见图6-7）。 图6-7 秘书提高工作效率能力的途径 二、现代辅助能力增强 要广泛深入地联系实际，把握实践中的新问题， 把握其本质和各种关系，分析各种需要和要求等。 要学习和准确把握国家的相关法律和法规，并在法律法规原则指导下正确理解和贯彻领导意图。 要深刻认识和正确处理各种关系。 要善于在协同发展互利互惠的基础上选用灵活有效的协调方法。（二） 增强协助领导调处多元利益的协调能力 要不断地拓宽知识面，强化自然科学知识基础；要在秘书工作实践中，加强向群众学习；要在业务活动中，借助工具书，提高科技素质。 （三）提高应用科学技术的能力秘书人员在网络办公中要做到：通过网络办公流程监督领导下达的

12、任务，充当行政管理助手。熟练运用通讯设备，做好上下及内外沟通助手。进行数据处理、管理系统分析，充当网络维护和管理助手。（四）提高利用电脑技术和网络资源的能力秘书综合辅助素质体现在秘书工作的事务辅助、智能参谋辅助和管理协调辅助的一切业务活动中。秘书辅助管理协调的自觉性和责任感增强，调处矛盾、追求和谐、增强凝聚力成为领导和秘书主辅配合，共同努力的重要内容。由此，秘书综合辅助的素质得到升华。（五） 升华综合辅助素质受社会精神文明、社会道德的影响。受特定组织环境的影响。受与领导主辅配合的实践活动的影响。受秘书自身精神文明及道德品质的自我 优化的影响。（一）秘书职业道德的影响因素三、强化职业道德素质秘书

13、职业道德要求是多方面的，秘书应当遵守基本的职业道德（见图6-8）。 （二）秘书职业道德的要求图6-8 秘书应当遵守的职业道德政治文明是以一定的物质文明和精神文明为基础，对社会政治制度进行改造的成果，表现为社会政治的进步状态。它包括政治观念、政治行为和政治制度。先进的政治观念促进秘书素质提高先进的政治行为规范促进秘书素质提高先进的政治制度促进秘书素质提高（三）政治文明对秘书职业道德素质的优化商务秘书的技能要求标准级商务秘书的技能要求：具备初级秘书的技能，并能迅速捕捉市场信息，掌握市场发展动态，为企业经营者的决策提供科学依据。能有效地与客户沟通，整理档案，熟练掌握运用电脑等现代化办公设备，能够起草

14、一般性文件、报告和准备会议，进行信息收集和管理等工作。高级商务秘书的技能要求：能够协助决策者策划、组织、协调和管理大型活动，懂得法律、税务、金融、 WTO 规则等专业知识，能够起草重要合同文本，能够全面协调和处理应急事务，达到总裁助理的能力。 第一节秘书职业规划一、秘书职业规划的概述二、秘书的职业发展方略三、秘书职业规划的步骤 一、秘书职业生涯规划概述秘书职业生涯规划的含义： 指秘书结合自身情况以及眼前的机遇和制约因素，为自己确立职业目标，选择职业道路，确定发展计划和教育计划等，并为自己实现职业生涯目标而制定的行动方向、行动时间和行动方案。【相关链接】职业锚 职业锚是美国埃德加施恩教授提出的，

15、是指人们面临职业选择的时候，无论如何都不会放弃的职业中的那种至关重要的东西。 1技术职能型 5自主型 2管理能力型 6服务型 3. 创业型 7挑战型 4安全感型 8生活型 不同类型秘书的职业规划建议1、管理型的秘书从业人员的职业目标是成为一个领导者。2、创业型的秘书从业人员追求的是管理和独立自主的综合，所以在从事秘书工作的时候主要是积累经验和人际关系，为以后自己的创业打下基础。3、安全稳定型的秘书从业人员适合的是一些政府机关的中低层秘书。4、自主独立型的秘书从业人员只是暂时性的担任秘书工作，最终会很快改变自己的职业。这类型的从业人员，最主要的是对工作中人际关系的把握和工作中的经验积累。 不同类

16、型秘书的职业规划建议5、服务型的秘书从业人员的职业追求就是服务他人，不追求功名利禄，所以其适合在广泛的行业中担任秘书,在比较稳定的单位工作。6、挑战型的秘书从业人员有两种职业选择，一种是担任具有挑战性工作的秘书，或者是在具有开拓精神的上司下担任秘书；另一种则是继秘书工作后转行，可选择自主创业。但是最终的工作岗位应该是能让自己独当一面的。7、生活型的秘书从业人员与稳定型的追求者有着大同小异的职业追求。二、秘书职业发展的方略秘书的职业化：初级秘书 中级秘书 高级文秘 秘书职业内部的升迁，积累丰富的经验，掌握丰厚的人际资源，他们可能离开秘书职业成为管理人员或领导人物。二、秘书职业发展的方略秘书的产业

17、化：1秘书的培训 成立专门机构对各级各类秘书进行系统培训，以提高他们的业务能力。 聘请那些经验丰富、或对秘书工作有独到见解的秘书传授秘书知识和经验。 组织出版各类秘书书籍，制作各种读写载体，创办网站。或者与人联合进行远程网络秘书教育，或者加盟咨询管理公司。借助他们的平台开展秘书培训工作。二、秘书职业发展的方略秘书的产业化：2秘书的服务 创建秘书事务所，其主要业务为：帮助秘书解决就业方面的事务，或者为秘书提供法律、金融和会计等方面的咨询或者服务。向企事业单位或个人提供秘书服务。事务所通过培训或招聘一批优秀的专职或兼职秘书，为组织或个人提供秘书服务，收费方式可参照律师或会计师事务收费。二、秘书职业发展的方略秘书的产业化：秘书职业的发展前途（图6-9）三、秘书职业规划的步骤 秘书职业生涯规划一般要经历以下几个阶段： 自我评估与环境分析 选择职业目标和职业生涯路线 制定行动计划和措施 评估与反馈。三、秘书职业规划的步骤(一)自我评估与环境分析秘书自我评估的目的是认识自己、了解自