集团公司电子档案管理规定资料

1、- -集团公司电子档案管理暂行规定第一章 总则第一条 为适应集团信息化建设的需要， 加强集团电子文件归档管理，保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，根据中华人民共和国档案法 中华人民共和国档案法实施办法 广东省档案条例 以及有关政策法规， 结合集团实际情况，制定本规定。第二条本规定适用于集团在企业经营活动中产生的电子文件的归档与电子档案管理。第三条电子文件：是指企业法人、 各部室和员工在企业经营活动中形成的数字形态记录。 它是通过计算机进行操作、 传输、存储和利用的文件。电子档案： 是指利用计算机技术形成， 经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。第二章 管理原则第四条集团的电子档案实

2、行统一集中管理。第五条电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。第六条档案员及各部室文件管理员负责本部室形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。第七条档案室负责对各部室电子档案的收集、归档进行指导，并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。第三章 归档范围第八条 各部室办公自动化系统中形成的各类电子公文、 各类信息资料的备份。第九条 在经营运作、 投资管理、 党政管理、 企业交流和集团内外各类重大活动中形成的图像、 图形、 影像、声音及多媒体等的复制件。第十条 各部室正在运行的数据库及其数据库管理系统的复制件。第四章 归档要求第十一条集团主要职能活动中产生的电子文

3、件， 归档前要对其进行鉴定。具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件， 应按照归档范围进行归档。第十二条档案室负责电子文件归档前的监督、 指导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、 保管、 开发利用。档案室要检验好业务部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损，记录的字节数、 检索条目等著录项目与登记一致， 确保上机测试无病毒和准确率。凡检验不合格的，由形成部门负责重新制作。电子档案应附带说明文件：对电子档案的内容、创建时间、 存储格式与文件类型等加以说明。第十三条 电子档案采用光盘、 磁带等载体归档， 归档的电子文件必须是最终数据信息。第十四条 需要永久、 长期保存的电子档案， 应与电子档案

4、版本相同的纸质版本档案一并归档。第十五条 电子档案归档后， 其数据信息应在各部室计算机中或系统中保留一年时间。第十六条 电子档案归档时间， 按照 集团档案管理暂行规定中有关归档时间要求执行。第五章 管理要求第十七条归档电子文件移交到档案室后， 档案室最少要制作二套，一套封存保管，一套查阅利用。有必要的制作第三套，实行异地保存。第十八条接收入库的电子档案，每两年要抽检一次， 抽检率不低于 10% ，发现问题要及时采取恢复措施。第十九条设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作。库存电子档案要在完整性、 准确性有保障的前提下， 同步转换更新复制。复制或

5、补救新版后，原载体仍需保存三年。第二十条 电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。 相同条件下， 要优先考虑载体的可靠性和先进性。第二十一条磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制转存一次。 需抢救的光盘应及时复制， 原载体保留时间不少于四年。第二十二条保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在 17 25 ；相对湿度控制在 45% 60% ，距离强磁场 10 米以上。第二十三条随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写归档电子文件迁移登记表。第二十四条储存电子档案

6、的载体表面及包装盒应标明编号、名称、内容、密级和保管期限。第六章 利用第二十五条电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。第二十六条电子档案查阅和借用，按照集团 档案管理借阅制度的有关规定执行，并遵守保密规定。第二十七条 开放性的电子档案， 经集团办公室批准后， 可向利用者提供电子档案复制件。第二十八条电子档案的封存载体不得外借。第七章 保管期限、销毁、统计第二十九条电子档案保管期限，按照 集团文件材料归档范围中的有关规定执行。第三十条 电子档案销毁， 按照集团 档案鉴定和销毁规定中的有关条款执行。第三十一条 电子档案销毁时， 非保密范围的， 可直接从存储载体中删除，属于保密范围的，必须与

7、存储载体一同销毁。第三十二条档案室按年度做好统计工作， 总结分析管理工作情况，以促进电子档案建设与发展。第三十三条本规定从发文之日起实施。相关附件：1 、集团公司档案资料管理规定；2、集团公司文书档案保管期限表；3、集团本部档案保管制度；4、集团本部档案保密制度；5、集团本部特殊载体档案管理办法；6、集团本部会计档案管理办法。附件 1 ：集团公司档案资料管理规定为加强集团公司档案资料的管理， 充分发挥档案资料在集团公司生产经营和管理工作中的作用， 按照 国有企业文件材料归档办法 ，特作如下规定。一、归档范围1 、各级党政机关、部门及有关单位的来文、来函；2、以集团公司名义发出的文件和信函；3、

8、下列重要会议的会议记录、纪要：（ 1 ）集团公司董事会、监事会和总经理经营班子办公会议；（ 2 ）集团公司党委会、纪委会、工会和团委召开的会议；（ 3 ）集团公司办公会议、生产会议及主要业务会议；4、集团公司制定的各项规章制度；5、集团公司大事记；6 、集团公司重大活动的音像材料（照片、录像、录音） ，包 括省市级以上领导来集团公司及所属单位考察、 指导工作、 参加会议的音像材料；7、各类档案：（ 1 ）集团公司人事档案，包括集团高层管理人员、本部员工人事资料、聘用合同、劳动工资档案、奖惩决定、职务任免决定等；（ 2 ）法律档案，涉及集团公司及集团全资、控股公司的法律诉讼资料；（ 3 ）计划会

9、计档案，包括月、年度计划、统计资料、计划报表、会计报表等；8、集团公司营业执照、资质证书、房屋产权证明材料；9、集团公司各类投资、合作、联营、贷款、担保项目的经济合同书或协议书；、集团公司及所属各部室、全资公司、控股公司、事业单位年度工作计划、年终工作总结；、重要业务工作往来函件、传真件；、其它需要归档的材料。二、档案管理、集团公司办公室是集团档案管理的职能部门，负责管理集团公司档案资料， 具体指导集团全资、 控股公司和事业单位档案工作。2、集团公司归档文件资料，由集团公司办公室档案室统一管理。财务部近期会计资料， 由财务部负责保管； 需归档的会计历史资料由财务部填列清单移交集团公司档案室管理

10、； 员工人事档案由人力资源部负责保管。3、档案归档由档案员按照文件资料的存档年度、项目等编 辑程序分门别类，编号收存。4、归档时间（ 1 ）属归档范围的计划、总结、记录、来往公文等资料， 应在办文完成后两天内交集团公司档案室归档；（ 2 ）经办公室领导审阅，认为需归档的，随时归档。5、文件档案资料查阅借用规定1 ）查阅借用任何文件资料，必须办理登记，归还时检查 无误后方可办理注销手续；2 ）借阅非密级性文件，由部门负责人批准；3 ）借用集团重要档案文件资料，如房屋产权证、重要批 文等，由办公室领导审核，集团公司领导批准后方可办理借用。集团营业执照、资质证书、质量体系认证证书、代码证等证书，由经

11、营部管理使用。4 ）外单位人员来查阅资料，应出具其单位介绍信，并经 集团公司办公室领导批准，方可查阅。5 ）查阅借用档案原件，不准拆散案卷、折页、摘抄、复 制，确因文件需要摘抄、复制，须经办公室领导批准。不准在文件、资料、图纸上划线、圈点、涂改或作记号。6 ）查阅档案者必须遵守集团公司保密制度，不得将档案 资料内容外泄。由于泄漏机密而给集团公司造成重大经济损失的，将追究其法律责任。6、禁止无关人员进入集团公司档案室。三、档案管理员职责、严格遵守保密法 、 档案法和有关法规以及集团公司档案、保密工作规章制度，自觉维护档案资料和文件的安全，防止各种泄漏失密事故发生。2、爱岗敬业，忠于职守，努力学习

12、业务知识，拓展创新知识面，提高工作能力和技能，不断提高管理水平。3、及时督促各部室归档文件资料，具体指导、帮助兼职或专职档案、保密人员做好业务工作，确保文件资料的安全运作。4、对归档留用的档案资料、文件，要定期分类、鉴定，确定保管期限， 要求每年 6 月底前完成上年度的立卷工作， 并上架存放。5 、 熟悉档案资料和有关文件， 为集团公司决策、 生产经营、行政管理、科研开发等工作及时准确提供有关文书档案资料。6、认真做好档案、库房的管理工作，严格遵守卫生、防火、防盗制度，做到整齐清洁，确保安全。四、附则1 、本规定自公布之日起实行。2、本规定由集团公司办公室负责解释。- -附件2 :集团公司文书

13、档案保管期限表类目归档范围保管 期限备注对外业务工作一、会议文件1.本企业党委会议、董事会议和办公会议的纪要、会议记录永久2.本企业召开工作会议、专题会议的文件材料请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要典型材料、代表发言材料、交流材料、简报永久30年3.联合召开会议的文件材料本企业主办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要典型材料、代表发言材料、交流材料、简报本企业协办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的正本或复制件典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的正本或复制件永久30年30年10年4.本企业承办国际性

14、会议、大型展览会、博览会的文件材料请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话、会微设计、布展方案代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排永久30年10年5.本企业举办的重要庆典、仪式、纪念活动，具有影响的重大事 件、重大活动等过程中形成的活动方案、邀请函、参加人员名单、嘉宾签名册、领导、嘉宾讲话、贺信（电）、新闻通稿等材料永久6.本企业领导出席具他重要会议的讲话稿县以上党委、人大、政府等召开的会议上级业务领导、指导机关召开的业务工作会议永久30年7.本企

15、业工作人员参加上级领导机关或业务指导机关召开的与本企业职能肩关的会议材料10年.*、政策法规制度1.本企业制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久2.本企业代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿30年3.联合行文的文件材料本企业主办的涉及政策法规性、重大业务建设内容的基础性、技术性、操作性内容的本企业协办的涉及政策法规性、重大业务建设内容的基础性、技术性、操作性内容的永久30年4.本企业转发上级机关法规和重要业务文件本企业有具体贯彻意见、要求的本企业无贯彻意见的永久30年5.本企业形成的行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久.本企业的

16、请示与上级机关的批复、批示法规、政策、重大业务问题基础性业务问题或技术性问题永久30年二、2.本企业领导向党委政府等汇报工作的文稿30年3.上级机关领导对本企业主要职能工作的批示、批示、谈话记录永久文件4.同级机关（或企业）、下级机关（或企业）的来函、请示与本企业的复函、批复等文件材料法规政策、重大业务问题基础性业务问题或技术性问题永久30年4.3 一股性问题或单位之间征求意见的来往函件10年5.其他机关与本企业业务往来过程中形成的有特殊意义的文件材料10年6.上级领导机关（或企业）、业务指导机关印发的关于本企业主要业务的意见、规定、标准等30年7.下级机关（或企业）报送的文件材料重大业务问题

17、的专题报告年度和年度以上的计划、总结、统计材料30年10年四、计划、总结、统计1.本行业年度业务工作计划、总结永久2.本企业年度和年度以上的计划、总结永久3.本地区、本企业综合业务年度永久4.本企业年度以下的计划、总结、统计材料10年5.本企业各种专项工作的计划、总结、方案等30年6.本企业重要职能活动的总结永久7.本企业一般活动的总结10年8.企业内部各处室年度以上的计划、总结、情况汇报10年五、1.上级机关力匕转本企业直接承办的工作形成的文件材料永久承办、督办2.本企业在协调办理党委、政府督办事项、人大建议、政协提案形成的文件材料有上级机关领导人批示的重要督办结论人大议案、政协提案的督办情

18、况本企业主办的本企业协办的一般性事项、无明确处理结果的永久永久30年10年3.本企业对下级单位工作进行督办过程中形成的督办通知、要求等材料10年1.本企业厂务公开实施方案、监督材料永久六、2.本企业召开的新闻发布会、信息通报会、听证会、民主评议会等形成的通稿、记录等材料10年厂务公开3.本企业制定的厂务公开评议考核工作制度、标准或接受评议考核过程中形成的材料30年4.本企业编制的厂务公开指南、厂务公开内容目录等永久1.本企业大事记、组织机构沿革等永久七、信息、2.本企业编印的反映本部门、本系统各方向，作情况和问题的综合简报、情况反映等30年简报3.本企业编印的专题性简报、专项，作何报10年4.

19、本企业编印或出版的各种杂志、刊物、信息、年鉴及其定稿永久1.省部级以上领导以及当地党委政府主要领导检查、视察、调研本企业重要工作、解决重大问题时形成的通知、方案、讲话、记录等永久八、2.当地党委政府领导一般性检查视察时形成的文件材料30年3.本企业工作汇报材料30年检查视察调研4.本企业开展的重要专题调研活动形成的通知、下级机关的汇报、统计数据、调研报告等材料永久5.本企业组织的对一般问题进行调研形成的材料10年6.本企业对下级单位或者有关部门进行工作检查时形成的意见、建议、讲话、备忘录永久1.本企业制定的应急预案30年九、2.本企业在处理突发事件过程中形成的文件材料应急2.1事件对社会公众产

20、生较大影响的永久处理2.2事件的影响较小的30年3.本企业在参与多部门联合开展的专项，作中形成的文件材料30年1.本企业关于本系统、本行业科研，作的规划、计划、科研推广r工作的材料30年十、科研处理2.对本系统、本行业科研项目（课题）立项、评审、结题、评奖、奖励等工作形成的文件材料项目（课题）获奖的永久30年2.2通过结题的一、外事活动1.本企业领导出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久2.本企业工作人员出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录30年3.办理港澳通行证的文函10年十二、信访工作.本企业处理人民来信来访的

21、文件材料有领导重要批示和处理结果的其他有处理结果的永久30年2.本企业处理群众来信来访工作记录摘要30年3.指E级单位上报的、重要的人民来信来访结案材料30年十三、培训工作本企业组织地区性系统性岗位培训、业务培训、专题专项培训工作形成的文件材料30年对内管理工作机构编制、1.本企业内部机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久2.上级机关制发的关于本企业机构设置、领导人任免、人员编制等义件材料永久对内管理工作人事工作3.成立临时机构的文件经当地党委、政府批准或同意，由本企业牵头成立跨部门临时机构的通知本企业内部开展专项工作，设立临时工作机构的通知本企业参加由

22、其他机关牵头成立的临时机构、临时组织的通知永久10年10年4.本企业人事工作制度、规定、办法等文件30年5.本企业人事任免文件永久6.本企业关于职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等义件材料永久7.本企业关于人事考核、职称评审工作文件材料永久8.本企业职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久9.本企业干部、职工名册永久10.本企业干部、职工年度报表永久11.同级人事、编制部门制发的关于人事、工资、机构编制工作的规定、意见等10年.*、奖惩材料.本企业先进单位、劳动模范、先进工作者、优秀党员、先进党支部的文件材料受县级（含）以上表彰、奖励的受县级以

23、卜表彰、奖励的或本企业内部表彰的永久30年2.上级机关或本企业对本企业有关人员的处分材料受到警告（不含）以上处分的受到警告处分的永久30年二、党务工作1.本企业党组织工作报告、总结，换届选举结果永久2.本企业在参加上级党委纭T署开展的重要专项活动中形成的本企业工作方案、报告、总结等永久3.本企业党组织建设工作、入党发展对象的选拔、培训、考察、吸纳等工作形成的文件材料30年4.本企业党费收缴和管理工作形成的文件材料30年5.本企业党员名册，批准加入党组织的文件材料永久6.本企业党务工作简报、情况反映10年7.本企业党员年报表永久8.本企业组织和承办对党员的管理、培训、考察，对党员进行党性、党风、

24、党纪教育，形成的文件材料30年9.本企业中心组活动及党支部民主生活会会议记录、汇报材料10年10.本企业开展机关作风建设意见、方案30年11.本企业制定的党建责任制30年四、1.本企业纪检监察年度，作计划、总结30年2.本企业纪检监察工作意见永久纪检监察工作3.本企业纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料处理结果为警告（不含）以上的处理结果为警告的无处理结果的永久30年10年4.对本企业党员、干部进行廉政教育工作，预防渎职、失职事件发生所形成的规章制度等文件材料30年5.下级单位处理违法违纪案件的备案材料10年6.本企业行政效能测评、行风评议过程中形成的材料10年五、审计工作1.本企业在效

25、益和内部控制制度的执行过程中所形成的文件30年2.审计机关和本企业在专项审计（包括违纪事项）、离任审计工作中形成的审计报告、情况汇报等材料永久3.年度审计报告永久六、工会工作1.本企业工会组织工作报告、总结，换届选举结果永久2.本企业工会会员名册永久3.批准加入工会组织的文件材料30年4.本企业职工代表大会的全套材料30年5.本企业工会年度，作计划、总结30年6.本企业工会会费收支、安排意见、通知30年7.本企业工会委员会的换届、改选、工会会员发展等工作形成的文件材料永久8.本企业工会组织职工联谊活动形成的文件材料10年9.本企业工会会费的收缴、管理工作形成的文件材料30年10.本企业职工之家

26、情况汇报、总结、验收10年11.本企业组织劳动竞赛过程中形成的材料10年12.本企业特困职工调查报告、调查表10年七、共青团工作1.本企业共青团组织换届、改选、发展等工作形成的文件材料永久2.本企业共青团年度工作计划、培训、开展活动等文件材料30年3.本企业团员名册永久八、妇女、计生工作1.本企业妇女代表大会、妇工会年度，作计划、总结30年2.本企业妇女组织在保障、维护女干部（职工）合法权益方面形成的材料10年3.本企业计划生育工作计划、总结、报表、基本信息登记表等30年九、安全保卫1.本企业制定的安全工作规划、计划、总结永久2.本企业保卫部门的安全检查、调查记录10年3.本企业内部应急预案3

27、0年十、文秘工作1.本企业制订的完善机关内部管理的规章制度30年2.本企业公文处理、机要、档案等工作形成的记录本10年3.本企业综合办文部门关于秘书、保密、档案等工作年度以上的计划、总结、统计材料10年4.本企业信息化、办公自动化工作规划、方案等文件材料30年1.本企业财务预算30年2.本企业财务工作制度、规定30年3.本企业财务收支情况报告永久1 、财务管理4.本企业财务工作年度总结、财务分析报告永久5.上级颁发的关于财务、统计、基建、房管、车辆、固定资产管理等政策、法规性文件10年6.资本运作、清产核资、资产评估、股权管理、产权变动永久1.本企业物资（办公设置及用品、机动车等）采购计划、审

28、批手续、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年十二、固定资产管理2.本企业国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料房产、车辆等价值较大的办公用品等低值易耗品永久10年3.本企业与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料固定资产投资、数额较大、有特殊意义的永久3.2 一般性活动、数额较小的10年4.本企业房产、土地所有权和使用权的文件材料永久十三、1.职工购置承租、本企业住房的合同、协议和肩关手续永久住房、医疗2.本企业职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年3.干部（职工）医疗保健方案、健康分析报告30年1.本

29、企业接待工作计划、力杀十四、1.1党和国家领导人对本企业工作进行检查、视察的永久接待1.2当地党委政府、人大、政协等领导机关对本企业工作进行检查工作视察的接待计划、方案30年1.3兄弟单位对口接待的10年附件 3 ：集团本部档案保管制度凡是集团公司机关各部室及个人在工作活动中形成的具有保存价值的各种类别和载体的档案材料， 均应集中集团公司综合档案室统一保管。档案室专职档案人员应认真接收档案材料， 并办理好接交手续。档案接收后，应及时进行分类、整理、上架并绘制案卷存放示意图。底图设有专用柜保存。 底图除晒图及修改外， 不得外借，修改后的底图要检查其修改情况后入库。四、微缩胶片、磁带、照片、底片要

30、用特制的密封盒或底片夹进行保管， 照片要尽量用影集簿保管， 并按编号顺序排列存放专柜内。五、要定期对库藏档案进行核对， 做到帐物相符， 并做好年终档案统计上报工作。六、 档案保管应落实好七防等安全措施，保护好档案的完整与安全。 档案员应定期检查档案的保管情况，对破损或变质的档案，要及时进行修补和复制。- -附件 4 ：集团本部档案保密制度一、 集团公司机关员工要认真遵守 中华人民共和国保守国家秘密法和中华人民共和国档案法 ，严格履行保密义务，防止失、窃密事故的发生。认真做好档案保密工作，不准将档案私自带出或档案人员应严格遵守保密制度，严格按照审批权限和借阅范围规定执行， 借与他人，保护档案的安

31、全。三、借阅档案，应认真执行 集团本部档案借阅利用制度借阅者不得擅自摘抄、涂改、 伪造和复制档案，更不得将档案转借，违者追究责任。对秘密以上的文字材料和图纸， 必须经办公室主任批准后才能借阅。凡经鉴定后需要销毁的档案， 必须填写 销毁档案清册经领导审批后，由两人监销签字，方可销毁。五、档案库房门、窗必须坚固，并装有安全防盗设施。非档案人员不得随意进入库房。附件 5 ：集团本部特殊载体档案管理办法集团公司本部特殊载体档案是集团公司本部档案的重要组成部分，它由照片、录音、录像、磁盘等声像及证书、奖牌、奖杯、奖旗等实物档案组成。 根据工业企业档案分类试行规则照片档案管理规范（ GBT11812 89

32、 ）等规定，结合集团公司本部实际，制定如下管理办法：一、归档范围1 、上级领导同志来集团公司视察、检查指导工作等重大活动形成的声像材料；2、反映集团公司各个时期历史面貌的声像材料；3、集团公司机关各部室在工作和社会活动中形成的具有保存价值的声像材料；4、集团公司召开的重大会议：如党代会、年度和年中工作会议、工代会、团代会、女工代表大会、科技进步会议、安全生产会议等所形成的声像材料；5、集团公司举办文化节，召开表彰会的声像材料；6、集团公司荣获省、部级以上劳动模范、先进工作者、五一劳动奖章等称号的人物照片；7、集团公司荣获的各种奖状、奖旗、奖杯、奖牌、证书等实物荣誉档案；8、集团公司出版的刊物和

33、历次简介、画册；9、具有思想教育、宣传意义的声像材料；10 、集团公司组织或参加的重大外事活动的声像材料。二、归档时间、会议、活动类的声像材料，在该次会议或活动结束后一个月内，由组织者整理好后交档案室归档；2、实物档案由政工部、工会或有关业务部室拍出实物照片并列出清单，在次年的第一季度交档案室归档。三、归档要求归档的声像材料及实物照片必须清晰、齐全、完整。其中，照片档案由照片、 底片和文字说明三部分组成， 文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。(1)事由照片影像所反映事件、事物的情由；2) 时间事件发生时间和拍摄时间；(3)地点被摄物所在的具体地点；(4)人物照片或影像主

34、要人物姓名和身份；(5)背景对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；(6)摄影者照片的拍摄单位和拍摄人。编写说明时， 一般以照片的自然张为单元编写说明， 一组联系密切的照片应加注总说明， 凡已加总说明的照片要分别编写简要的分说明。说明格式为：照片号底片号拍摄时间文字说明参见号摄影者集体合影的大照片，可另纸书写说明，并与照片一同保存。四、归档份数各种声像档案及实物档案照片归档份数均为一份。五、保管利用1 、照片档案的底片、照片和文字说明应一同整理存放；2、照片、录音带、录像带等应按编号顺序放置于声像档案柜内妥善保存；3、定期检查声像档案的保管情况，做好声像档案的保护工作；4、编制好声像档案的检索工

35、具，为查找提供方便，做好借阅利用工作；5、凡归档保存的声像档案，未经鉴定和批准，不得擅自销毁。对要销毁的声像档案，必须按销毁制度执行。附件 6 ：集团本部会计档案管理办法为加强集团公司本部会计档案管理工作， 统一会计档案工作制度，更好地为机关各项工作服务， 根据国家档案局颁发的 会计档案管理办法等精神， 结合集团公司机关实际情况，制定本办法：一、会计档案的收集、立卷、归档范围1 、各类会计凭证（包括收款、付款、转帐、凭证）及纳税申报表等资料；2、年度、季度会计报表；3、总帐，明细帐，分类帐，会计档案移交、保管、销毁清册。4、经济合同工程竣工结算、计划、制度等文件资料，按照文书档案管理办法执行。5、集团本部每年形成的会计档案，由集团财务部按归档要求整理立卷、装订成册、编造清册后存入归档室财务专柜。 集团工会、 各事业部的会计档案， 按归档要求立卷成册后， 自行保管。二、会计档案的保管和移交1 、会计档案的保管期限分为永久和定期两类。定