全国NVQ《企业行政管理》培训讲义ppt课件

1、NVQ企业行政管理二级课程讲义孔昭林2022/7/24第五单元：任务交流、个人效率和团队精神规范与大纲： 方案课时：14根据交流目的选择不同的交流方式；会议以及远程会议的根本要求；任务日志管理以及安排事务性约会；撰写简单的书面交流信函；设计和填写简单的表格；运用流程图行动图等辅助手段协助沟通；按照指定日期完成任务准确无误的到达预定要求的重要性。2022/7/24第五单元 : 任务交流、个人效率和团队精神中心思想：办公室是个任务团体，每位成员要具有团队任务精神；掌握必要的任务交流方法和技艺；提高任务效率，以实现个人和团队目的。2022/7/24主要内容：一、选择正确的交流方法教材5.1二、各种会

2、议的组织教材5.2三、运用日志管理任务时间教材5.3四、用书面方式进展交流教材5.4、5.5五、办公室中进展沟通的辅助工具教材5.6六、努力实现团队目的教材5.7、5.8七、遵守单位规定及评价业绩教材5.92022/7/24交流效率和团队精神交流方法会议组织日志管理书面交流沟通工具团队目标规定评估2022/7/24一、选择正确的交流方法教材5.1交流方法发送信息的方法及取决要素 .利用电子邮件及其他电信工具 利用会议开展交流 利用邮政效力开展交流 2022/7/24一、选择正确的交流方法教材5.11、发送信息的方法及取决要素 大多数人发送信息的方法有：1传统的邮寄系统2运用电信系统2022/7

3、/24通常采用何种信息发送方法取决于如下要素：1信息的紧急程度。假设是紧急信息，那么应思索运用电子邮件、或。2文件的大小及表现方式，假设一份文件由许多页组成，那么应思索运用传统的邮寄方法或运用快递效力。3收件人能否需求原件或书面文本。假设需求，那么应运用传统的邮寄方法。2022/7/244信息的严密程度或能否内附各种票据。假设收件人的设备有附加的平安功能，信息可以用电子邮件或发送，假设没有，邮寄效力或快递效力比较适宜，假设内附发票、支票等票据，最好运用挂号邮寄或快递效力。5信息的内容能否需求商讨，假设是，那么是最适宜的。6有多少人接纳信息。假设是要发送给很多人，可以用或电子邮件。7费用比较，在

4、两种方法都可以发送信息时，那么选择费用较低的发送方式。2022/7/242、利用电子邮件及其他电信工具利用电子邮件进展交流的优缺陷：电子邮件是在计算机终端上编写信息，并经过电信系统发送给其它计算机终端。信息可以录入或扫描录入，并经过邮箱系统发送，邮件被阅读前不断储存在收件人的邮箱内，用户可以存储、删除、打印信息，同时可以回信、转发和检查发送的信息能否已被收件人收到。 2022/7/24电子邮件的优点在于：1信息发送的速度快2费用低廉，内部局域网运用电子邮件是免费的，外部网络发送信息的费用不高于本地费用，同时减少纸的运用量和发送纸面信息的邮费，节约企业运营本钱。3信息能同时转发给其他终端，使多个

5、接纳人同时接遭到信息，方便快捷。4运用密码等功能能保证信息平安。5能发送多种类型的信息，例如文字信息、扫描录入的图表及照片等。6正在游览的任务人员可经过笔记本电脑随时接纳和发送信息，到达过程办公的目的。2022/7/24电子邮件的缺陷有：1收件人必需有兼容的设备2因发送容易而产生很多渣滓邮件，浪费收件人的时间。3人们需经过一定的学习或培训，才干胜利熟练地运用电子邮件。2022/7/24运用电信工具进展书面交流 除了电子邮件外，、电传等电信系统也可以进展书面信息的交流，电传机曾是信息交流的重要手段，但随着信息技术的开展，很多新的设备已根本替代了电传机的运用，现代企业很少再运用电传机来交流信息。机

6、是现代企业常用的信息交流工具， 2022/7/24其优点在于：1快速，信息能立刻收到。2作为一种书面文件，能作为现实和数字的证明，同时能进展归档以备查询，3相对于邮寄而言，费用较低。4功能较全的机也可经过计算机发送信息。运用发送信息时其缺陷在于：1信息只能发送给有机的单位。2不易保证信息的严密和平安。3想相互商讨信息比较因难。通常在发送完信息后，还需打进展跟踪确认 2022/7/243、利用会议开展交流会议做为信息交流的重要手段之一，其主要功能在于：1参会人员相互交流各自的意见和思想2参会人员就某一主题相互商讨信息3就某些艰苦问题和任务程序进展决策4信息发布2022/7/24会议交流的优点在于

7、：1面对面的交流，彼此能更好地了解对方的意图2会议是管理人员与员工相互交流以推行新规程的重要手段，同时也给大家提供一个提出问题并对问题进展讨论，最后达成共识的时机。3现代会议能经过投影仪等设备更笼统地进展信息交流。4会议之后能构成会议纪要或书面决议。5参与会议的人也可经过会议纪要更深化地了解会议内容。2022/7/24会议交流的缺陷在于：1浪费时间。会议进展中能够会由于某些人的直言不讳影响会议进程，也会因有些人说话罗嗦或议论不相关的问题而浪费时间的情况。2浪费金钱。有些大型的会议能够会破费大量的钱的交通费用和住宿费用上。 2022/7/244、邮件和快递效力在交流中的优缺陷是什么？答：虽然如今

8、有很多发送信息的电子方法，但邮寄和快递效力仍是发送信息的重要手段，邮件和快递效力的优点在于：1收到的纸面信息能归档以备查询。2严密信息能经过挂号邮寄或快递效力直接交付到收件人手中，因此比电子方法更平安3能获得发送和接纳凭证。2022/7/244能收到文档的原件5当大批量地邮寄信息时，邮费可恳求特殊优惠邮件和快递效力的缺陷：1因程序复杂而浪费时间，需求资料装袋、信封封口、到邮局邮寄等2费用较高，需求纸、信封、邮费等支出，假设是航空邮寄大宗文件，那么价钱更加昂贵3相比电子系统而言，发送速度较慢4邮件能够会丧失或错投2022/7/24二、各种会议的组织教材5.21、 会议的类型有哪些？答：会议的类型

9、主要有以下几种：1正式会议，如董事会、股东大会等2非正式会议，如部门任务会议等3社团会议，如俱乐部会议4定期会议，如年度大会、月总结会5非定期会议，如紧急会议、暂时会议2022/7/242、 会议议程及主持人的议程是什么？答：会议议程是会议上所要讨论内容及其顺序一览表，通常要在会议开场前发到参会人员手中，会议议程上的工程主要有：1会议者出勤情况引见2上次会议记录的简单回想3上次会议记录中存在的问题4本次会议的主要议题从财务工程开场讨论5本次会议议程未列出的其它议题6下次会议的日期和时间2022/7/242.行政管理人员组织会议的职责1、行政管理人员在会议之前，会议期间及会议之后应履行的职责是什

10、么？1行政管理人员在会议之前的职责2行政管理人员在会议期间的职责3行政管理人员在会议之后的职责2、做会议记录之前应做哪些预备以及会议记录包括哪些内容？1会议记录是准确地记录会议进展过程及所作决议的简短报告。做会议记录前，应做如下预备任务 2会议记录的内容普通包括 2022/7/243安排会议地点应思索哪些要素 有的会议在企业内部举行，而有的那么在企业外部举行，当行政管理人员安排外部会议时，会议地点的安排就显得非常重要，通常在安排会议地点时应思索以下要素 2022/7/243.会议的特点及优缺陷会议的特点是：会议允许人们在相距很远的不同地方举行会议/讨论,经过声音联络。为了便于讨论，会议应提早向

11、国家效力机构预订，以确保参与会议各方电话线路畅通。 2022/7/244.视频会议的特点，需求的设备及其优缺陷 视频会议是比会议昂贵的一种会议方式，由于视频会议能使人们相互看到，所以身体言语能协助了解人们的观念和心情。视频会议需求以下设备：多台摄像机,以保证多角度拍摄一台编程处置图像的计算机经过线衔接至少两台电视监视器2022/7/24教学方法：课堂讲授组织讨论用各种适宜文件、纪录等进展会议模拟和演练2022/7/24三、运用日志管理任务时间教材5.31课时1. 手填任务日志的运用方法见思索题132电子任务日志的运用方法及优缺陷见思索题14、15教学方法：课堂讲授讨论学员填写相应的模拟日志20

12、22/7/24四、用书面方式进展交流教材5。4、5。54.5课时1留言、短信、备忘录的写作方法见思索题16、17、182表格的制备方法见思索题19、20教学方法：讲述与作要求学员要做各种简单的书面交流练习教师给出表格样本并组织讨论学员要设计，填写相应的表格2022/7/24五、办公室中进展沟通的辅助工具教材5.61.5课时1. 如何运用流程图进展办公室沟通见思索题212. 如何运用方案表进展办公室沟通见思索题223. 如何运用行动表进展办公室沟通见思索题234. 如何运用任务日志进展办公室沟通见思索题24、25教学方法：组织讨论学员制造各种图表总结讲授2022/7/24六、努力实现团队目的教材5.7，5.82课时1. 要按时实现任务目的见思索题262. 要有团队任务精神见思索题27、283. 要争取初次做对做好见思索题29、30、31教学方法：讨论学员进展案例研讨学员进展有关文字资料核对和练习总结讲授2022/7/24七、遵守单位规定及评价业绩教材5.91课时1. 要遵守本单位的任务规定及质量要求见思索题32、332. 要严厉评价和监视任务业绩见思索题34、35、36、37教学方法，组织讨论课堂讲授2022/7/24单元复习：1课时用“企业行政管理二级习题集中单元5的习题辅导学员复习2022/7/24引荐战略对当前和未来的建议12022/7/24前景表达表达前景和