第02讲 使用Word样式提高工作效率

1、高 级 办 公 软 件市场营销系EMail:BBS:202.195.79.80/bbs（第版）打造职场核心竞争力职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器1徐州师范大学管理学院宋庆军EMail:BBS:202.195.79.80/bbs第02讲使用Word样式提高工作效率2022/7/232第02讲 使用Word样式提高工作效率一、学习目标二、样式的概念与应用1.理解样式的概念2.使用现有的样式格式化文档三、创建个性化的样式1.使用“修改法”定制现有样式2.使用“命名法”创建个性的样式3.使用“从头创建法”创建自己的样式4.修改“正文”样式2022/7/233第02讲 使用Word样式提高工作效

2、率四、样式的管理1.重命名和删除无用的样式2.查找和替换样式3.样式添加快捷键五、样式应用体验六、小结2022/7/234第02讲 使用Word样式提高工作效率使用好ord,以提高工作效率，使工作变得轻松些的途径有很多，但是，样式绝对是重要的途径之一。 为什么要这样说？我们可以回想一下日常运用Word工作时的情形。除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花在文档的修饰上。而样式则正是专门为提高文档的修饰效率而提出的。花些时间学习好样式，可以让工作效率成倍提高、节约大量的时间，因此学好样式的使用是非常有意义的。2022/7/235一、学习目标1.如何利用样式快速地格式化文档? 这个任务比较具有通性

3、，大部分使用Word的朋友都需要格式化文档，而且希望高效率地完成这个工作。 2. 如何让企业的公文具备统一的格式? 在企业中常常利用Word制作公文，好好地利用样式，是实现这个目标的有效途径之一。 2022/7/236二、样式的概念与应用1.理解样式的概念2.使用现有的样式格式化文档2022/7/2371.理解样式的概念 所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数，其中包括如字体类型、字体大小、字体颜色、对齐方式等，命名为一个特定的段落格式名称。通常，我们就把这个名称叫做样式，也可以更概括地说：样式就是指被冠以同一名称的一组命令或格式的集合。2022/7/2381.理解样式的概念举个例子，比如在

4、某个报告文档中，要设置所有说明性段落的格式为“小四号、左对齐、倾斜、下划线”等，那么我们就可以利用样式把这组参数组合，赋予它一个形象的名称“说明样式”。于是，在修饰报告中其他的说明性段落时，就可以直接利用“说明样式”就可以了。 下面我们将在“思科乐器销售概要(原始文件)”案例文档中，逐步学习操练关于样式使用的各种基本技能，掌握了这些技能后，我们就可以轻松高效地完成前面提出的应用任务了。 2022/7/2392.使用现有的样式格式化文档本小节的学习目标是学会打开“样式和格式”任务窗格，并且使用已有样式格式化文档。 1. 启动Word2003，打开“基本应用能力培训(原始文件)”，即案例文件一。

5、2. 我们可以通过两种方法打开“样式和格式”任务窗格：一是单击工具栏上的“格式窗格”按钮(图1)；二是如果“新建文档”任务窗格已经打开，则单击其顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“样式和格式”命令(图2)。 2022/7/23102.使用现有的样式格式化文档图12022/7/23112.使用现有的样式格式化文档2022/7/23122.使用现有的样式格式化文档3. “样式和格式”任务窗格打开之后，我们可以看到它的列表中列出了现有的几种样式，如“标题1”、“标题2”等。下面我们将练习使用这些现成的样式。 4. 在案例文件中，大家可以看到相应标题后面的括号中标明了该标题的等级。现在把插入点定位

6、于“执行概要(标题1)”段落，然后用鼠标点一下“样式和格式”任务窗格中的“标题1”，这时可以看到插入点所在的段落被应用了“标题1”样式(图3)。 2022/7/23132.使用现有的样式格式化文档2022/7/23142.使用现有的样式格式化文档5. 接下来用同样的方法为案例文档其它的标题指定相应的标题样式，全部完成后请保存一下文件。 2022/7/2315三、创建个性化的样式通过上面的操作，我们已经学会了使用现成的样式来修饰文档。可能你已经发现，现成的样式并不一定总是符合自己的要求，下面就来看看通过修改或创建样式，使之符合个性需求的几种常用方法。 2022/7/23161.使用“修改法”定制

7、现有样式假设我们想把使用“标题1”样式段落的格式改为“黑体、三号、蓝色”，以满足自己文档的独特要求。要实现这个更改，可以用两种办法，下面分别说明。 2022/7/23171.使用“修改法”定制现有样式方法一： 1. 将鼠标指针移到“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式名处，并单击其右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令(图4)。 2022/7/23181.使用“修改法”定制现有样式图42022/7/23191.使用“修改法”定制现有样式2. 接着弹出“修改样式”对话框，通过该对话框，我们把字型改为“黑体”，字号改为“三号”，然后单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“字体”命令，并通过打

8、开的“字体”对话框设置字体颜色为“蓝色”(图5)。 2022/7/23201.使用“修改法”定制现有样式2022/7/23211.使用“修改法”定制现有样式3. 设置好之后单击两次“确定”按钮，返回Word主界面，我们可以看到所有使用“标题1”样式的段落外观，都根据上面的设置进行了更改。现在是不是已初步体会到了样式的高效性？ 方法一是比较方便的方法，它是通过“样式和格式”任务窗格，对相应的样式利用其“修改”命令和相应的对话框进行更改设置。那么，可不可以不进入对话框而直接进行更改呢？答案是肯定的，请看下面的方法二。 2022/7/23221.使用“修改法”定制现有样式方法二： 1. 为了方便我们

9、对方法二的操作进行测试，先执行“编辑撤销”命令，让使用“标题1”样式的段落仍保持默认状态。 2. 接着我们随意选中一个使用“标题1”样式的段落，比如“执行概要(标题1)”，然后用常规的方法通过格式工具栏或菜单“格式字体”命令，将该段落格式设置为“黑体、三号、蓝色”。 3. 这时可以看到“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式的下方显示出更新后的样式名(图6)。 2022/7/23231.使用“修改法”定制现有样式图62022/7/23241.使用“修改法”定制现有样式4. 同时你可以拖动一下滚动条，看看文档中其他使用“标题1”的段落外观仍保持原状，用什么方法让它们也使用更新后的样式呢？ 5. 先

10、选中修改好的“执行概要(标题1)”段落，然后单击“样式和格式”任务窗格中“标题1”右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“更新以匹配选择”命令(图7)。 2022/7/23251.使用“修改法”定制现有样式图72022/7/23261.使用“修改法”定制现有样式6. 执行该命令后，所有原来使用“标题1”样式的段落便都应用了新的设置。新增的样式名也随即消失，新增的格式参数被添加到了“标题1”样式中。 7. 作为练习，请试着用上面介绍的两种方法修改一下“标题2”和“标题3”，体会两种方法的区别和联系。2022/7/23272.使用“命名法”创建个性的样式在实际的行文过程中，我们的文档中可能含有很多注释

11、、提醒、警告等特殊的段落，而这些段落我们常常希望用特殊的格式来修饰它，以便让文档具备更好的可读性。这时，我们就可以创建个性的样式来快速修饰这些段落的外观。 用“命名法”创建样式的思路是，先把一个段落格式化好，然后以修饰它的相关参数为基准命名为一个形象的样式名，比如“注释样式”、“说明样式”，以后修饰和它同样的段落时，直接利用这个新建的样式就可以了。 2022/7/23282.使用“命名法”创建个性的样式下面我们在案例文件中为说明性段落建立样式，并命名为“说明样式”。 1. 在案例文件中，先选中位于“任务(标题2)”部分的“说明：此处省略了一个图表。”段落，先对它进行修饰。 2. 用常规的方法把

12、它修饰为“宋体、倾斜、下划线”。 3. 修饰完成后，把鼠标指针移到“格式”工具栏左侧“样式框内”，当显示反白时输入样式名称“说明样式”(图11)，然后按下回车，就完成了该样式的创建。2022/7/23292.使用“命名法”创建个性的样式图112022/7/23302.使用“命名法”创建个性的样式4. 在“样式和格式”任务窗格中可以看到新增了“说明样式”样式名。 2022/7/23312.使用“命名法”创建个性的样式2022/7/23322.使用“命名法”创建个性的样式5. 下面我们用这个新建的样式来修饰另一个说明段落，它位于“任务(标题2)”下方。将插入点定位于该段落，然后用鼠标单击一下“样式

13、和格式”任务窗格中的“说明样式”即可完成修饰。 如果一篇文档中有很多说明段落要修饰，用这样的方法，是不是比较高效了呢？2022/7/23333.使用“从头创建法”创建自己的样式我们再来讲一种创建样式的方法，之所以介绍它，是因为它有与前面的方法有一些不同的特性。前面提到的“修改法”或“命名法”固然相当方便，但是它也存在着不足。就是用这些方法创建的样式在默认情况下只能应用于当前文档，而利用“从头创建法”创建的新样式，可以指定到模板中。这样，以后凡是使用该模板创建的文档均可使用这个样式。 2022/7/23343.使用“从头创建法”创建自己的样式下面的操作，我们将从头创建一个“报告标题”样式，并用来

14、修饰文章的标题。 1. 在案例文件中，单击“样式和格式”任务窗格中的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。 2. 现在“名称”框内输入样式名“报告标题”，然后设置字型为“幼圆”，字号为“小二”。单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“段落”，在打开的“段落”对话框中设置对齐方式为“居中”。 2022/7/23353.使用“从头创建法”创建自己的样式图 13 2022/7/23363.使用“从头创建法”创建自己的样式3. 单击“确定”返回“新建样式”对话框，然后勾选“添加到模板”复选框，单击“确定”按钮后(图14)，可以看到任务窗格中增加了“报告标题”的样式名，而且该样式还被添加至模板。添加至模

15、板的好处是，以后用建立在该模板上的新文档都包括此样式。2022/7/23373.使用“从头创建法”创建自己的样式图 14 2022/7/23383.使用“从头创建法”创建自己的样式4. 测试：上面操作完成后先保存一下，然后关闭。再新建一个空白文档，用前面介绍的方法打开“样式和格式”任务窗格，可以看到刚才定义的“报告标题”样式出现再“样式和格式”任务窗格中。 5. 下面我们使用一下“报告标题”样式。重新打开先前的案例文档一，将插入点定位于文章标题段落“思科乐器销售概要(文章标题)”，然后单击“样式和格式”任务窗格中的“报告标题”样式名，即可看到文章标题以样式定义的外观显示(图15)。 2022/

16、7/23393.使用“从头创建法”创建自己的样式图15 2022/7/2340徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页412022/7/234.修改“正文”样式 在WORD建立一新文档时，默认地使用了“正文”样式，当然，如果默认的“正文”样式不符合行文要求，也可以对它进行更改。具体方法和上面介绍的方法一类似，下面的操作中，假设我们要将“正文”样式修改为“楷体、三号、首行缩进2字符”。 1. 还是在上面的案例文档中，将鼠标指针移到“样式和格式”任务窗格中“正文”样式名处，并单击其右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令(图8)。41徐州师范大学管理学院 Copyright

17、2008 共69页422022/7/234.修改“正文”样式42徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页432022/7/234.修改“正文”样式2. 打开“修改样式”对话框，通过修改对话框设置字型为“楷体”，字号为“三号”(图9)。接下来单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，设置特殊格式为“首行缩进2个字符”(图10)。 43徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页442022/7/234.修改“正文”样式图44徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页452022/7/234.修改“正文”样式图1045徐州

18、师范大学管理学院 Copyright2008 共69页462022/7/234.修改“正文”样式3. 依次单击“确定”按钮后，可以看到文档中使用“正文”样式的段落根据设置进行了更改。值得注意的是，由于WORD中的一些标准样式都是以“正文”为基础创建的，因而如修改了“正文”样式，则也会使以“正文”为基础创建的标准样式作相应的改变，这可能是我们所不希望的，所以，一般情况下是不要轻意修改“正文”样式的。46四、样式的管理所谓应该掌握的样式基本技能，就是指在样式的管理和提高样式运用效率方面，常常需要执行的操作所需的能力，它们包括：重命名和删除无用的样式、查找和替换样式和为样式添加快捷键。掌握好了这些基

19、本技能，就可以更好地组织管理样式，以及提高使用样式的效率。2022/7/23471.重命名和删除无用的样式重命名样式 在上面的案例文件中，单击“样式和格式”任务窗格中要重命名的样式(比如“报告标题”)右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“修改”命令，打开“修改样式”对话框。 在“样式名称”框内输入新的样式名，如“文章标题”，单击确定即可。 2022/7/23481.重命名和删除无用的样式删除无用的样式 单击“样式和格式”任务窗格中要删除样式的右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“删除”命令，显示“确认删除”的对话框，单击“确定”即可。2022/7/23492.查找和替换样式有时，当我们更改模板或者

20、从另一个文档复制文本时，你会发现整个文档中的段落样式出现了问题。这时，我们就可以通过“查找和替换”命令将一个样式替换成另一样式。下面的操练，我们将把“标题2”样式替换成“标题3”，这个操作只是为了学习使用“查找和替换样式”，它本身并不具有实际意义(因为在本文档中这个操作是不必要的)。 2022/7/23502.查找和替换样式为了后面的操作能够顺利进行，完成这个替换后，我们将执行“编辑撤消”命令，取消这个操作。 1. 在案例文档中，选择“编辑查找”命令，或者按下CtrlF，打开“查找和替换”对话框。单击“高级”按钮，以便查看对话框的所有选项。 2. 选择“替换”选项卡，先将光标定位于“查找内容”

21、框中，然后单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“样式”命令(图16)，打开“查找样式”对话框。 2022/7/23512.查找和替换样式图16 2022/7/23522.查找和替换样式3. 在“查找样式”对话框中选择要查找的样式“标题2”，并单击“确定”按钮返回“查找和替换”对话框。 图 17 2022/7/23532.查找和替换样式4. 然后把光标定位于“替换为”框内，单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“样式”命令，打开“替换样式”对话框，选择替换为的样式“标题3”单击“确定”按钮返回“查找和替换”对话框。 5. 可以看到“查找内容”框和“替换为”框下方“格式”右边出现了要查找的样式“标题

22、2”和替换为的样式“标题3”(图18)。确认无误之后，就可以单击“全部替换”按钮，完成样式的替换操作。2022/7/23542.查找和替换样式2022/7/23552.查找和替换样式6. 可以先浏览一下替换后的效果，为了后面的操作能够正常进行，执行菜单“编辑撤消”命令，撤消替换样式的操作。 2022/7/23563.样式添加快捷键前面使用样式的过程中，我们主要是用鼠标操作。如果为样式添加快捷键，我们就可以通过键盘调用样式，更快速地修饰文档，从而可以大大提高工作的效率。这种方法特别适合当文档已经输入完成，剩余的工作就是要修饰文档的场合。 为了能够体会这种方法的高效性，请打开刚开始时制作的案例文件

23、二，也就是说我们要从头开始。 2022/7/23573.样式添加快捷键1. 打开案例文件二后，先打开“样式和格式”任务窗格，然后单击“标题1”样式名右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令。 2. 打开“修改”样式对话框，然后单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“快捷键”命令，显示“自定义键盘”对话框。 3. 把光标定位于“请按新快捷键”框内，然后按下键盘“F2”键，可以看到该框内显示“F2”。 2022/7/23583.样式添加快捷键图 19 2022/7/23593.样式添加快捷键4. 接着单击“指定”按钮，“当前快捷键”框内显示指定的快捷键“F2”，确认正确之后单击“关闭”按钮，返回“修改样式”对话框。 2022/7/23603.样式添加快捷键图 20 2022/7/23613.样式添加快捷键5. 通常勾选“添加到模板”复选框，这样这个快捷键的设定，在以后以该模板创建的文档中都可以使用，单击“确定”完成快捷键的添加。 2022/7/23623.样式添加快捷键图 21 2022/7/23633.样式添加快捷键6. 接