449173--广州赛意应付帐款与操作培训--forevercolour(共86张)(PPT 86页)

1、应付帐款管理系统广州赛意企业管理咨询有限公司第1页，共86页。 应付业务概述 供应商的管理 发票的管理 付款的管理 预付款的管理 员工费用报销 创建日记帐分录Oracle 应付帐款系统主要内容第2页，共86页。 应付业务概述第3页，共86页。Oracle 产品和应付的集成Oracle 资 产Oracle 项目Oracle总 帐Oracle 人力资源Oracle 现金管理Oracle采 购Oracle 应付Oracle工作流Oracle EDI第4页，共86页。 Oracle 应付概述 输入供应商创建PO 输入发票 审批发票 付款 生成日记帐分录和PO匹配 输入请购单第5页，共86页。缺省值流程

2、财务选项应付选项供应商供应商地点发 票发票分配行发票付款计划行第6页，共86页。 Unit 1: 供 应 商主要内容：建立新供应商查询供应商合并供应商第7页，共86页。 供应商: 概述 输入供应商 创建PO输入发票 发票审批 发票付款 创建日记帐分录 和PO匹配 输入请购单第8页，共86页。供应商: 集 成Oracle 资产Oracle 项目Oracle总帐Oracle 人力资源Oracle 现金管理Oracle采购Oracle 应付第9页，共86页。供应商设置 财务选项窗口供应商-应付款供应商分录 应付选项窗口供应商区域第10页，共86页。Oracle 应付供应商信息信息 在供应商 在供应商

3、 类型 处输入 地点输入采购 Yes Yes应收 Yes No应付 Yes Yes控制 Yes Yes 银行 Yes Yes帐户 No Yes税 Yes Yes分类 Yes No通用 Yes No预扣税 Yes Yes地点 Yes No 供应商信息第11页，共86页。缺省值流程财务选项应付选项供应商供应商地点发 票发票分配行发票付款计划行第12页，共86页。供应商和供应商地点设置联系人联系人付款地点 采购地点仅限于 RFQTokyoNew York采购地点付款地点联系人 供应商Paris第13页，共86页。避免重复供应商 在供应商窗口设置一个新的供应商之前，要先确认系统中没有该供应商存在.提交

4、以下报表以确认系统中没有重复的供应商:供应商报表 供应商审计报表 定期审核供应商,以达到如下结果:为了防止生成重复发票为了提高系统执行速度为了提供准确的供应商报表第14页，共86页。合并供应商运行供应商审计报表ABC CorpABC Corporation审核合并结果ABC Corporation合并供应商明确是否有重复的供应商保留审计痕迹第15页，共86页。合并供应商合并供应商时，发票和PO同时被更新。更新所有发票或者仅仅是未过帐发票。拷贝旧供应商地点给新供应商或者闲置旧地点。系统自动提交报表来记录合并信息。合并供应商第16页，共86页。保留报表作为审计线索 对于合并供应商记录,Oracle

5、应付不保留在线的审计痕迹Oracle应付自动地打印采购订单页眉更新报表和供应商合并报表将这些报表作为审计线索第17页，共86页。设置供应商 财务选项窗口供应商-应付款供应商分录 应付选项窗口供应商区域第18页，共86页。供应商报表Oracle 应付供应商报表报表名 说 明 供应商报表 查看供应商、供应商地点和供应商联系信息 供应商审计报表 可以帮助查看潜在的名称相似的重复供应商新供应商/新供应商 复核新供应商或新供应商地点地点报表供应商付款历史报表 查看单个或一组供应商付款历史，包括无效 付款 供应商已付发票 查看单个或一组供应商付款历史，包括折扣历史报表 和部分付款第19页，共86页。Uni

6、t 2: 发 票主要内容： 发票处理流程、概念发票的输入发票和PO匹配应用费用报表资产发票经常性发票其他发票管理功能发票会计分录第20页，共86页。发票的处理流程、概念第21页，共86页。 输入发票: 概览 输入供应商 输入请求创建PO输入发票或发票批审批发票 付款创建日记帐分录 调节付款和PO匹配第22页，共86页。 发票类型 发票总帐日期 发票税金 发票分布集有关发票的几个概念第23页，共86页。Oracle 应付发票类型类型 描 述标准发票 是指由于采购货物或接受劳务从供应商处取得的发票（标准发票 既可以和订单匹 配 ，也可以不匹配）贷项通知单 指对于已开发票的货物或劳务而从供应商处取得

7、的红冲发票借项通知单 对于已开具的发票供应商未开红冲发票，而由自已录入的红冲发票费用报表 指对于雇员发生的相关费用的而开具的发票PO缺省 和采购订单匹配的发票。（输入PO号码后， Oracle应付自动地提 供供应商信息。预付 支付给供应商或雇员的作为预付款的一种发票（视为发票）快速匹配 和采购订单匹配的发票。（输入PO号码， Oracle应付自动地 提供供应商信息并且和采购定单的每一个装运行匹配）混合发票 既可以和采购订单又可以和发票匹配的发票（既可以输入正数， 也可以输入负数）。第24页，共86页。指定缺省的总帐日期应付选项(总帐日期)发票给每一个发票和发票批指定一个缺省的总帐日期 决定发票

8、日期、 系统日期、 或收到发票日期 缺省至总帐日期 发票分配 缺省至第25页，共86页。主要内容： 设置系统选项 -请求输入税名称（YES/NO） -税收自动计算 （YES/NO）设置税名称 -税类型 -税名称 -税率 -税核算会计科目发票税金第26页，共86页。输入增值税（ VAT）收费税收类型 税 名 税 率定义供应商赋予税名 定义税名输入含增值税发票检查税费第27页，共86页。发票分布集利用发票分布集可以快速建立发票分配行。 分布集行 50 012003000 50 031402600 分布集行 0 011003000 0 022002600 0 032004000 发票分布行 0 01

9、1003000 0 012002600 0 022004000 发票分布行 50 012003000 50 031402600完整分布集架构分布集或供应商指定分布集给供应商发票1000完整分布集架构分布集只有会计科目信息，没有具体的金额分配比例有会计科目信息和具体的金额分配比例第28页，共86页。发 票 输 入第29页，共86页。使用工作台模式发票批发票 (工作台)发票查询付款批付款(工作台) 付款查询付款发票付款工作台发票工作台第30页，共86页。输入批: 概览 发票批输入一个发票批 批文件接收邮寄发票准备批控制形式复核批控制报告更新批控制形式第31页，共86页。批控制 形式 批控制形式批名

10、 : JS03041998 日期: 03/04/98控制发票数量: 20控制发票总额l: $2,600.78实际发票数量: 19实际发票总额l: $2,200.78计数差额: 1合计差额 : $ 400.00输入人: John SmithEntry Time (elapsed): 15 minutesNotes: Invoice #300941 for supplier ABC Corporation was a duplicate. 第32页，共86页。发 票 信 息 明细信息缺省信息 基本信息 信 息供应商信息发票信息付款计划行发票分配行第33页，共86页。缺省值流程财务选项应付选项供应商

11、供应商地点发 票发票分配行发票付款计划行第34页，共86页。 类 型 描 述 项目记录向供应商购物或劳务收费金额 税记录购买商品或劳务而产生的税额 运费 记录供应商的运输费用 杂项费用记录一张发票的各项杂项费用 发票分配类型第35页，共86页。输入发票运费您可以使用以下几种方式记录运输费用:自动创建运费分配在发票分配行按比例分配运费手工输入运费分配行第36页，共86页。复核和维护发票批提交批控制报表以审核处理的准确性和效率；查看职员输入发票批的数量和批实际总额和控制总额之间的差异。第37页，共86页。将发票与采购订单匹配第38页，共86页。 发票和采购订单匹配: 概要发票批 输入发票 审批发票

12、发票和采购订单匹配发票归档 过帐发票 复核发票 付款 第39页，共86页。 匹配设置选项二维匹配三维匹配四维匹配 发 票数量 4价格 150.00 订 单数量 4价格 150.00二维匹配 订 单数量 3价格 150.00 接 收数量 3价格 150.00三维匹配 发 票数量 3价格 150.00 订 单数量 2价格 150.00 接 受数量 2价格 150.00四重匹配 发 票数量 2价格 150.00 接 收数量 2价格 150.00第40页，共86页。详细内容采购订单结构采购订单页眉项目行项目行项目行装运行装运行 采购信息 供应商信息装运行分配行分配行分配行第41页，共86页。匹配选项保

13、存发票选择匹配输入供应商信息输入发票日期、编号、和金额完成完成完成 如果匹配采购分配, 选择分配和输入分配数量或匹配金额输入发票数量和匹配金额输入附加发票头信息 输入采购定单编号选择采购定单选项 A 标准发票、 费用报表、混合发票选项 B采购定单缺省选项 C快速匹配第42页，共86页。应用费用报表第43页，共86页。费用报表处理输入费用报表应用预付款通过提交应付发票引入建立发票支付员工款第44页，共86页。设置费用报表分录定义费用报表模板输入员工、地址 定义雇员作为供应商 第45页，共86页。资产类发票第46页，共86页。资产发票资产标识发票批准、过帐第47页，共86页。经常性发票第48页，共

14、86页。经常性发票: 概 览 您可以为可能收不到发票的定期业务费用（如租金）输入发票.输入经常性发票:定义特殊会计日历定义经常性发票模板生成基于模板的发票通过经常性发票模板，您可以:指定经常性发票生成的时间间隔.创建最多两个非标准金额的一次性特殊发票额, 例如定金或飘浮式付款，定义随着期间按固定百分比增加或减少的经常性发票第49页，共86页。 其他发票管理功能（挂起、审批、调整、取消）第50页，共86页。帐户挂起原因 No资金挂起原因 Mixed信息不足 No发票挂起原因 Yes匹配挂起原因 Mixed期间挂起原因 No采购请求挂起原因 No差异挂起原因 Mixed挂起类型查看在审批发票时系统

15、自动置于的挂起类型 预先定义 用户定义手工释放 挂起类型 第51页，共86页。帐户释放原因 资金释放原因 足够信息 发票释放原因 匹配释放原因 期间释放原因 差异释放原因 挂起快速释放原因发票快速释放原因 释放挂起释放类型 系 统 用户定义 设 定 第52页，共86页。帐户挂起原因 No资金挂起原因 Mixed信息不足 No发票挂起原因 Yes匹配挂起原因 Mixed期间挂起原因 No采购请求挂起原因 No差异挂起原因 Mixed手工释放挂起 查看可手工释入的起起类型. 系统设置用户定义 手工释放 挂起类型 第53页，共86页。审批发票 输入发票 审批发票和采购定单匹配 发票文档 付 款发票过

16、帐 第54页，共86页。发票查询: 概览 发票批 输入发票 审批发票和 PO 匹配发票文档 查看发票 付 款 接收发票 发票过帐 第55页，共86页。 借 方 资产或费用 贷 方 负 债1，和PO匹配2，使用发票分布集3，手工输入1，财务级缺省2，供应商级缺省3，供应商地点级缺省4，发票级缺省生成方法生成方法发票会计分录利用选择或缺省值来自动生成发票会计分录第56页，共86页。 Unit 3: 付 款 主要内容 ：付款概览手工支付、执行付款批预付款管理执行停止、无效付款设置现金控制第57页，共86页。概 览 输入供应商生成PO 输入发票 发票审批 付 款 生成日记帐分录和PO匹配 输入请购单付

17、款调节第58页，共86页。设置付款银行主要内容： 银行名称 分行名称 银行帐户 会计信息 付款单据第59页，共86页。Oracle 应付支付方式支付方式支票Clearing电子资金转帐 电汇手工远期付款定 义远期付款给供应商的付款票据公司内部主体间付款，不用产生付款文档要求银行在指定未来日期付款的支付单据通过电子传递付款至供应商银行联系银行将资金要求通过电汇付款至供应商银行供应商指定要求银行在将来指定未来日期付款的支付单据第60页，共86页。使用工作台模式发票批发票 (工作台)发票查询付款批付款(工作台) 付款查询付 款发 票付款工作台发票工作台第61页，共86页。 手工付款、执行付款批第62

18、页，共86页。手工付款手工付款是在系统外部创建付款，如以下两种手工付款方式:支票电汇第63页，共86页。选择发票-(建立付款)格式化付款确定付款打印支票付款批：概览第64页，共86页。预 付 款 管 理第65页，共86页。预付款管理内容预付款输入确定预付款何时应用输入预付款分配信息审批、支付预付款使用发票去核销或取消核销预付款应用费用报表核销预付款第66页，共86页。预付款 步骤：概览输入预付款状态 = 未审批审批预付款状态 = 未付支付预付款发票状态 =可用选择发票核销一或多张预付款选择预付款并应用于一或多张发票第67页，共86页。审批、支付预付款输入预付款状态 =未审批审批预付款状态 =

19、未付支付预付款状态 = 可用的选择发票核销一或多张预付款选择预付款并应用于一或多张发票第68页，共86页。使用预付款状态报表去检查未核销预付款明细.复核供应商的未核销预付款以及未付或部分支付发票.提交该预付款状态报表仅得到未核销预付款列表明细及余额使用供应商类型、唯一供应商、日期范围去提交该报表.确定并检查可用的预付款第69页，共86页。输入一将来结算日期.将预付款挂起以防止付款.将预付款已计划付款挂起.控制一可应用于发票的预付款第70页，共86页。在发票工作台取消预付款.如果预付款已被支付，则只有当取消付款后才能取消预付款.除非预付款从未被核销，否则对应的付款是不允许被取消的.在发票界面查看

20、预付款取消信息.取消预付款第71页，共86页。停止、无效付款第72页，共86页。停止和取消付款: 概览在付款界面停止付款付款文档被占用?付款文档已被记录？NoNo在设置银行界面撤消未使用单据Yes在付款窗口取消付款Yes第73页，共86页。付款设置设置 Oracle 财务系统选项付款缺省值.设置 Oracle 应付系统选项付款默认值.设置 Oracle 应付供应商缺省值.设置银行和银行帐户.定义付款组.定义付款期限.设置将来日期付款.设置Oracle 应付与 Oracle 现金管理集成.第74页，共86页。利用选择或缺省值来自动生成付款会计分录 借 方 负 债发票负债科目生成方法 贷 方 现 金 获得折扣系统级设定科目银行会计科目生成方法生成方法付款会计分录的生成第75页，共86页。Unit 4：报表、会计、和审计主要内容：报表、报告集完成AP会计周期第76页，共86页。报 表第77页，共86页。报表和报表集 报表请求集报表是特定 Oracle 应用产品信息的有组织的文稿. 你可以联机查看报表或将其发