教学课件：《办公自动化实用教程》(第3版)

1、第1章 办公自动化概述办公自动化实用教程（第三版）本章目录1.1办公自动化的概念1.2 办公自动化的发展1.3 办公信息系统的组成与功能1.4 办公信息系统类型与应用实例1.5 办公信息系统的安全与保密2022/7/2021.1 办公自动化的概念 1.1.1 办公自动化的含义1 1.1.2 办公自动化的作用2 1.1.3 办公自动化的层次3 1.1.4 办公自动化的模式42022/7/2031.1.1 办公自动化的含义1/2办公自动化（Office Automation, OA）的概念，由美国通过汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。20世纪70年代，美国麻省理工学院教授M.C.Zisma

2、n将其定义为：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。”2022/7/2041.1.1 办公自动化的含义1/21985年，我国召开第一次办公自动化规划讨论会，与会的专家、学者们综合了国内外的各种意见，将办公自动化定义为：办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求得更好的效果，以达到既定（即经济、政治、

3、军事或其它方面的）目标。办公自动化的核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需的信息。2022/7/2051.1.1 办公自动化的作用 1.实现办公活动的高效率、高质量。办公自动化的开展，使参与办公活动的人员能够使用新的手段改变传统的信息生成、传输、处理的手段和方法。2.实现办公信息处理的大容量、高速度。以计算机为代表的办公设备，处理速度快、存储容量大，在相应软件配合下，可向办公人员提供多种多样的服务，对各项办公业务工作会起到辅助决策的作用。3.实现办公活动的智能化。自动化、智能化的信息设备可以代替工作人员来完成那些重复的、琐碎的以及适合使用智能化机器的工作，以提高办公速度以及准确性，提高业务

4、处理的智能化水平。2022/7/2061.1.1 办公自动化的层次1事务处理型为最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。2管理控制型为中间层，它包含事务处理型。该层次的OA主要是管理信息系统，它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。3. 辅助决策型为最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的OA主要是决策支持系统，它运用科学的数学模型，以单位内部外部的信息为条件，为单位领导提供决

5、策参考和依据。2022/7/2071.1.4 办公自动化的模式1. 个人办公自动化 个人办公自动化指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像图像处理技术等内容。2群体办公自动化 群体办公自动化用来支持群体间的动态协同办公，一般是指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。 2022/7/2081.2 办公自动化的发展 1.2.1 办公自动化的起源1 1.2.2 办公自动化设备的发展2 1.2.3 办公自动化的发展趋势3 1.2.4 我国办公自动化的发展现状4 1.2.5 办公自动化人员的技能要求52

6、022/7/2091.2.1 办公自动化的起源 美国最先将电脑系统引入办公室。20世纪60年代初，美国IBM公司生产了一种半自动化的打字机，它具有编辑功能，是现代文字处理机的早期产品。不久，IBM公司就使用了文字处理机，实现了文书起草、编辑、修改、打印工作的处理，从而揭开了办公自动化的序幕。从20世纪80年代初以来，由于适合办公需要的电子计算机、通信设备及各类办公设备的出现，办公自动化的进程大大加快，并且形成新型综合学科办公自动化。20世纪80年代到90年代，办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展。2022/7/20101.2.2 办公自动化设备的发展从世界范围来看，尽管各个国家情况有所不

7、同，但办公自动化的发展过程在技术设备的使用上大都经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化四个阶段。1单机设备阶段（1975年以前）2局部网络阶段（1975年1982年）3一体化阶段（1983年1990年）4全面实现办公自动化阶段（1990年现在）2022/7/20111.2.3办公自动化的发展趋势办公环境网络化办公操作无纸化办公服务无人化办公业务集成化办公设备移动化办公思想协同化办公信息多媒体化2022/7/20121.2.4 我国办公自动化的发展现状我国OA工作开始于20世纪80年代初，在之后30年的发展中，先后经历了启蒙动员阶段（1985年以前）、初见成效阶段（1986年1990年

8、）、快速发展阶段（1990年20世纪末）、网络化应用阶段（21世纪以后）四个发展阶段。目前，构筑单位内部Intranet平台、实现办公自动化，进而实现电子商务(e-business)或电子政务（e-government）已成为众多单位的当务之急；设计信息系统方案、添置硬件设备、建设网络平台、选择应用软件也成为每个单位的信息主管日常工作中的重要部分。2022/7/20131.2.5 办公自动化人员的技能要求 对于很多办公事务的处理，要求其必须具备快速的软件处理能力，包括：信息检索 文稿处理 表格绘制 数据处理 图表创建 幻灯片制作 文件共享 网络发布 办公设备应用2022/7/2014表1-1某

9、公司人力资源部文员一周的工作记录2022/7/20151.3 办公信息系统的组成与功能 1.3.1 办公信息系统的含义1 1.3.2 办公信息系统的组成2 1.3.3 办公信息系统的功能32022/7/20161.3.1 办公信息系统的含义 20世纪90年代以后，计算机网络的发展不仅为办公自动化提供了信息交流的手段与技术支持，更使办公活动跨时空的信息采集、处理与利用成为可能，并为办公自动化赋予了新的内涵和应用空间，也提出了新的问题与要求。在2000年11月召开的办公自动化国际学业术研讨会上，专家们建议将办公自动化更名为办公信息系统（Office Information Systems，OIS）

10、，认为：OIS是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。 2022/7/20171.3.2 办公信息系统的组成 1办公人员包括高层领导、中层干部等管理决策人员，秘书、通信员等办公室工作人员，以及系统管理员、软硬件维护人员、录入员等其他人员。2办公信息办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果。办公在一定的意义上讲就是处理信息。3办公流程办公流程是有关办公业务处理、办公过程和办公人员管理的规章制度、管理规则。办公流程的科学化、系统化和规范化，将使办公活动易于纳入自动化的轨道。4办公设备

11、现代化办公设备包括计算机、打印机、扫描仪、电话、传真机、复印机、微缩设备等。办公自动化的环境要求办公设备主要以现代化设备为主。2022/7/20181.3.3 办公信息系统的功能 1办公信息系统的基本功能从外在形式上看，办公信息系统的基本功能包括八个方面:公文管理 、会议管理 、部门事务处理 、个人办公管理 、领导日程管理 、文档资料管理 、人员权限管理 、业务信息管理 。2网络化办公环境下办公信息系统的集成功能 在网络办公环境下，一个完整的OIS应具有七个方面的集成化功能：建立内部通信平台 、建立信息发布平台 、工作流程自动化 、文档管理自动化 、辅助办公自动化 、业务信息集成、实现分布式办

12、公。 3办公信息系统的功能框架 （参见下页）2022/7/2019图1-1 办公信息系统的功能框架2022/7/20201.4 办公信息系统类型与应用举例 1.4.1 信息系统的8种常见应用类型11.4.2 政府性办公信息系统应用实例21.4.3 智能大厦办公信息系统应用介绍32022/7/20211.4.1 办公信息系统的8种常见应用类型 政府型 事业型 企业型 经营型 专业型 案例型 控制型 事务型2022/7/20221.4.2 政府型办公信息系统实例介绍省政府办公信息系统建于1997年，由一家专业政府网络办公软件提供商负责规划、设计，整个系统围绕电子协作、信息管理思路建设，边应用边修改

13、完善，其建设目的是通过计算机和通信技术手段建成一个高质量、高效率、智能化的办公信息系统，为领导决策和机关办公提供信息服务，提高办公厅办公效率，减轻工作人员负担，节约办公经费，从而实现行政机关的办公自动化、办公无纸化、资源信息化、决策科学化。2022/7/20231系统平台与总体结构2022/7/20242系统的功能特点（1）系统界面为广大用户习惯的Windows页面风格，方便了用户使用，系统的稳定性没有损失。（2）系统通用性好，扩充性强，可以与不同的通讯方式、不同的文档格式、以及大型关系型数据库等能够有机地结合。（3）办公业务和待办事宜配合使用，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事

14、宜即可进行日常办公。（4）完善的流程跟踪和控制，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。（5）全文搜索功能。在系统中提供了功能强大的全文搜索功能，无论系统中存有成千上万的海量信息，您都能在几秒内找到需要的信息。（6）系统中提供了对文件信息按照不同的分类进行查询（按文号、按年度、按关键词）。同时还提供全文搜索功能以满足在海量信息中找出所需要的信息。另外用户可以将感兴趣的信息引出至本地，以便其它文稿使用。2022/7/20253与下级单位联接示意图2022/7/20264软件模块功能简述（1）收文系统和发文系统（2）待办事宜系统（3）文档管理系统（4）政务信息系统（5）信息

15、采编系统（6）会议管理系统（7）领导讲话管理系统（8）领导日程安排（9）督办查办系统（10）远程信息上报系统（11）远程公文上报系统（12）电子邮件系统 （13）公用信息系统2022/7/20275. 系统使用效果省政府机关实施办公信息系统以后，达到了如下效果：第一，便于充分利用政府机关掌握着的社会信息资源；第二，有利于提高政府机关的办公效率；第三，有利于减小机关公务员的劳动强度；第四，可以实现无纸办公、节约办公经费；第五，可以使政府对社会公众提供更好的服务；第六，可以充分利用政府内部的知识资源和技能。2022/7/20281.4.3智能大厦办公信息系统应用介绍智能大厦俗称3A大厦，包括BAS

16、(Building Automation System，楼宇自动化)，OAS( Office Automation System，办公自动化)，CAS(Communication Automation System，通信自动化) ，也有人将 BAS中的FAS( Fire Automation System，消防自动化)和 SAS(Safety Automation System，保安自动化)分离出来，将它们作为独立的系统，称之为5A大厦。智能大厦利用系统集成方法，将计算机技术、通信技术、网络技术与建筑艺术有机结合，通过对设备的自动监控、对信息资源的管理和对使用者的信息服务及其与建筑的优化组合，

17、实现语音、图像、数据、文字等信息的一体化处理，并具备事务处理、管理控制、决策支持等功能，是社会信息化发展的结果，是多学科，高新技术的巧妙集成。本节介绍一个智能大厦办公信息系统的基本组成和主要功能。2022/7/20291.5 办公信息系统的安全与保密 1.5.1 办公信息系统安全与保密的含义11.5.2 办公信息系统安全与保密的影响因素2 1.5.3 办公信息系统安全与保密的制度管理3 1.5.4 办公信息系统安全与保密的技术方法41.5.5 办公信息系统安全与保密的对策方案52022/7/20301.5.1 办公信息系统安全与保密的含义 在办公信息系统中，安全是指为防止有意或无意的破坏系统软

18、硬件及信息资源行为的发生，避免企业遭受损失所采取的措施，包括硬件安全、软件安全、数据安全和运行安全；保密是指为防止有意窃取信息资源行为的发生，使企业免受损失而采取的措施。 2022/7/20311.5.2 办公信息系统安全与保密的影响因素 1人为因素 人为因素是指系统运行中由人的行为造成的不利因素。2自然因素 自然因素是指自然界、环境等影响造成的对OIS的不利因素，如水灾、火灾、雷电、地震、电磁波等。这一类因素的危害主要是针对系统设备、存储介质、通信线路等的。3技术因素 物理方面 软件方面 数据方面2022/7/20321.5.3 办公信息系统安全与保密的制度管理 为确保办公信息系统的安全，在

19、系统安全和保密控制方面应采取以下具体管理制度。 (1) 建立计算机管理和监察机构，制定系统安全目标和具体的管理制度。 (2) 对计算机系统的关键场所，如主机房、网络控制室、数据介质库房和终端室，应视不同情况进行安全保护，重要部位应安装电视监视设备，有的区域应设置报警系统。 (3) 计算机系统启用前进行安全性检查，重要部门的计算机在启用前要报请有关部门进行安全保密检查，如有否计算机病毒或逻辑炸弹等非法程序侵入等。 (4) 执行主要任务的机构应该做到专机、专盘、专用；重要数据应定时、及时备份。 2022/7/20331.5.3 办公信息系统安全与保密的制度管理 (5) 采用口令识别、分级授权、存取

20、控制等成熟的安全技术。 (6) 进行安全审计，掌握非法用户访问或合法用户的非法操作，以便发现潜在的问题，及时制止非法活动或者对刚出现的问题采取补救措施。 (7) 禁止使用来历不明的磁盘，严禁玩游戏；慎重使用共享软件，尽量不从网上下载软件，来历不明的电子邮件不要随便查阅。 (8) 完整地制作系统软件和应用软件的备份，并结合系统的日常运行管理与系统维护，做好数据的备份及备份的保管工作。 (9) 敏感数据尽可能以隔离方式存放，由专人保管。 2022/7/20341.5.4 办公信息系统安全与保密的技术方法 1用户认证技术2安全监视技术3“防火墙”技术4终端识别技术5安全加权技术6反病毒技术7数据加密

21、技术 8数字签名技术 9用户的自我保护 2022/7/20351.5.5 办公信息系统安全与保密的对策方案 （1）加强系统安全的制度建设，制定严格的信息系统安全和保密管理制度；对有关涉秘人员，要签订保密协议；对全部系统应用人员进行安全知识的宣传和培训；加强系统使用人员的安全意识，培养他们数据备份、信息保护、安全防范的基本能力。（2）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户权限进行控制和管理（例如对Windows系统设计开机密码，为应用程序设计用户权限和用户密码、对涉秘核心人员的邮箱进行安全设置、对数据表格等重要文件设置密码等）。（3）在网络内的桌面工作站上安装防

22、病毒软件，加强病毒的防范。（4）在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备。（5）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。 2022/7/2036Thank You !第2章 办公中的文字处理办公自动化实用教程（第三版）2.1 文字处理工作内容简介2.2简单办公文档制作流程2.3公文行文规范及其制作2.4复杂长文档的编排方法2.5办公中的图形对象制作本章目录392022/7/202.1 文字处理工作内容简介 2.1.1 文字处理与文字处理软件1 2.1.2 文字处理软件的操作流程2402022/7/202.1.1 文字处理及其文字处理软件文字处理是各种办公活动中最基础

23、的工作，也是计算机进入办公室后最早涉及的工作领域。文字处理需要借助文字处理软件来实现，目前常用的主要是Microsoft Office 和国产的WPS Office。一个好的文字处理软件，要能帮助用户完成写作的全过程：文章构思、编写大纲、输入编辑、结构控制、格式编排直至打印输出。在网络化环境支持下，还可以实现多人协同合同，共同编辑相关文档，通过设置还可以保留每个人的修改“痕迹”，对多人的修改还可以进行合并处理。412022/7/20办公中计算机文字处理的基本工作过程文字处理软件的主要功能1文件存储 2内容编辑3简单排版 4输入校验5输出 6提供输入输出接口7对象的嵌入与链接422022/7/2

24、0图2-2 文档处理操作流程2.1.2 文字处理软件的操作流程432022/7/202.2简单办公文档制作流程 2.2.1 文档内容的录入1 2.2.2 文档内容的编辑2 2.2.3 设置字体和段落格式3 2.2.4 添加项目符号与编号4 2.2.5 页面设置5 2.2.6 打印预览62.2.7 文档的打印输出72.2.8 文档的网上发布8442022/7/202.2.1 文档内容的录入1启动软件并设置输入方法 （1）启动Word 2007软件。 （2）建立一个新文件，并以“招聘启事”为文件名，将其保存到电脑中的适当位置。 （3）按组合键，在汉字输入方法之间切换,最终选择合适的输入方法。452

25、022/7/202.2.1 文档内容的录入2输入启事的文本内容 在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是： （1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。 （2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。 （3）不要用连续按回车键产生空行的方法，进行内容分页的设置。462022/7/202.2.1 文档内容的录入3特殊符号的录入 除文字外，有时还要输入特殊符号（例如：、等），方法有三种： （1）菜单法：通过 “插入” “符号”（“特殊符号”）来输入。 （2）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹

26、出的13种供选键盘中选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。 （3）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以如表2-1所列出那样，充分利用键盘来进行快速录入。 472022/7/202.2.1 文档内容的录入表2-1 中文标点符号的键盘输入法中文标点符号名标点符号对应键符号状态 顿号、中文符号居中实心点Shift+2中文符号破折号Shift+-中文符号下划线_连续按Shift+-英文符号省略号Shift+6中文符号左书名号中文符号482022/7/202.2.2 文档内容的编辑1光标定位 光标定位是将插入点放到文本中适

27、当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。 2选择文本 选择内容较少，并且不是整段的选取。 选择内容多，但不是全文时的选取。 使用看不见的选择栏。 利用快捷键操作选取。492022/7/202.2.2 文档内容的编辑3修改文本技巧 将光标定位到错误字之后按，或在错误字之前按，这对修改少数错误比较有效，但在修改大量文本内容时，效率太低。此时，应首先选取出错内容的文本，然后直接输入新文本，这样既可删除所选文本，又能在所选文本处插入新的内容。502022/7/202.2.2 文档内容的编辑4复制、移动、删除文本 利用快捷键 命令按钮

28、方法 右键快捷菜单方法 鼠标拖动方法5“选择性粘贴 ” 的作用6撤消和恢复操作512022/7/202.2.3 设置字体和段落格式字体和段落的格式设置，通过“开始”选项卡下面“字体”和“段落”命令组中的命令按钮就可实现，复杂的设置通过打开“字体”对话框、“段落”对话框进行操作。 另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可像复制文本内容一样，来复制文本格式，以提高排版效率和质量。 522022/7/202.2.4 添加项目符号与编号 可以利用“开始”“段落”命令组中的“项目符号”和“编号”命令按钮，来达到设置项目符号和编号的目的。操作步骤如下： （

29、1）选择需要设置项目符号的文字内容，即“医学院院长、商学院院长应聘条件”。 （2）单击“开始”“段落” “项目符号”命令按钮右侧的箭头，从打开如图2-6所示的项目符号列表中，选择单击本实例效果图中需要的“”格式项目符号即可。 532022/7/202.2.4 添加项目符号与编号 （3）选择需要设置编号的文字内容，也就是“医学院院长、商学院院长应聘条件”段落下面对应招聘条件部分的三行内容。 图2-6 项目符号的设置542022/7/202.2.4 添加项目符号与编号 （4）单击“开始”“段落” “编号”命令按钮右侧的箭头，从打开如图2-7所示的编号列表中，选择单击本实例效果图中所需要的“1. ”

30、格式的编号形式。 图2-7 段落编号的设置552022/7/202.2.4 添加项目符号与编号 （5）按照同样方法，设置“工学院电子工程系主任应聘条件”行及下面的条件内容。使用项目符号和编号后的“招聘启事”文档，效果如图2-3所示。 图2-3 设置项目符号与编号后的“招聘启事”效果562022/7/202.2.5 页面设置 文档在打印之前，首先要进行页面设置，包括纸张方向、纸张大小、页边距等，这些可以通过“页面布局”“页面设置”命令组中的如下选项卡来设定。1 “纸张” 选项卡2“页边距” 选项卡3“版式”选项卡4“文档网格” 选项卡572022/7/201 “纸张” 选项卡582022/7/2

31、02“页边距” 选项卡592022/7/203“版式”选项卡602022/7/204“文档网格” 选项卡612022/7/202.2.6 打印预览 在打印之前，可用打印预览先查看整体效果。操作步骤如下： 1单击“Office按钮”“打印”“打印预览”，出现预览窗口，如图2-12所示。 图2-12 打印预览效果622022/7/202.2.6 打印预览 （2）打印预览窗口中有一个浮动工具栏，如图2-13所示，工具栏上从左到右依次提供了打印、页面设置、显示比例、预览等几组命令，其中包括了许多相关的命令按钮。 图2-13 “打印预览”窗口中的工具栏 （3）当文档内容没有全部显示时，可单击滚动条上的下

32、三角按钮继续预览其余内容。 （4）单击“关闭打印预览”按钮，即可返回到编辑窗口界面。632022/7/202.2.7 文档的打印输出1打印操作的基本步骤 在“招聘启事”完成并且效果满意后，就可以进行打印。操作步骤如下。 （1）单击“Office按钮”“打印”“打印”命令按钮，打开如图2-14所示的“打印”对话框。 （2）在“页面范围”选项区选择“全部”，在“份数”栏内输入打印份数数字。 （3）单击“确定”按钮，就可以开始打印。 642022/7/202.2.7 文档的打印输出图2-6 “打印”对话框652022/7/202.2.7 文档的打印输出2打印操作的其他方式 文档的快速打印 一次连续打

33、印多篇文档 “打印”对话框中其他常用项目设置3文档打印操作时的相关问题 设置打印机属性和打印设置 暂停和终止打印662022/7/202.2.8 文档的网上发布 如果需要，办公文档也可以制作为网页格式文件，发布到网络上面。操作步骤如下： （1）单击“Office按钮” “另存为”命令，弹出图2-15示“另存为”对话框。图2-15 “另存为”对话框672022/7/202.2.8 文档的网上发布 （2）在图2-15对话框中，将“招聘启事”文件的“保存类型”设置为“Web页”格式，使之变为.html文件（网页）。 （2）利用网络办公中“网上信息发布”的方法，可以将网页格式的“招聘启事”文档发布到网

34、上指定位置，供更多的上网人士查阅。 682022/7/202.3公文行文规范及其制作 2.3.1 办公公文的行文规范1 2.3.2 利用Word编排公文2 2.3.3 套用现成模板来创建公文3692022/7/202.3.1 办公公文的行文规范1公文种类 国务院于2000年8月发布，2001年元月开始执行的国家行政公文处理办法，将我国各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机关和企事业单位等机关还有一些其它的常用公文，包括计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。 702022/7/202.3.1

35、 办公公文的行文规范2公文格式(1) 文头部分(2) 正文部分(3) 文尾部分3公文用纸 公文用纸的国标标准为A4型（长297毫米、宽210毫米），公文用纸天头（上边距）为：37mm1mm，公文用纸订口（左边距）为：28 mm1mm， 版心尺寸为：156 mm225mm（不含页码）。布告、通告、公告的用纸还可视情况，来具体确定纸张大小。 712022/7/202.3.1 办公公文的行文规范4公文用字 字号按发文机关标识、标题、小标题、正文及注释的顺序，从大到小选用。 发文机关标识，推荐使用高22毫米、宽15毫米黑变字体或小初号宋体字。 联合行文，推荐用小初号字。 公文标题、小标题，分别推荐使用

36、小二号、三号宋体字。 秘密等级、紧急程度和各标记字符或其他重点字句，推荐使用三号黑体字。 主题词，推荐用三号宋体字。 一般公文正文、主抄送机关、附件说明、发文字号、成文日期、印发说明等，推荐用三号仿宋体字。正文中如有小标题，可用三号小标宋体字或黑体字 722022/7/202.3.2 利用Word编排公文 【例2-2】为了促进政务信息化的发展，省政府领导想在全省开展一次政府网站的评比活动。省政府责成信息产业厅，制作一个通知，以正式公文形式下发到相关部门。 根据上面介绍的行文规范，该通知的内容以及打印的格式应该如教材图2-18所示。 732022/7/202.3.2 利用Word编排公文 下面介

37、绍利用Word 2007来创建本教程上面图2-18所示的“通知”公文。操作步骤如下： （1）启动Word 2007，新建一个空白文档。 （2）进行页面设置。 （3）制作发文机关标识。 （4）制作发文字号。 （5）红色线条的制作。 （6）输入公文正文的标题文字“关于开展我省市厅级政府部门网站评比的通知”，并设置为小二号宋体字，段落居中，段前和段后距都设置为“0.5行”。 742022/7/202.3.2 利用Word编排公文 （7）输入正文，并设置为三号仿宋体，其中标题进行加粗处理，首行缩进两个字符。 （8）输入公文署名和成文日期，设置为三号仿宋体，段落水平方向设置为右对齐。 （9）主题词、抄送

38、机关、印发机关和印发时间以及打印份数的制作。 （10）将文档进行保存处理。 752022/7/202.3.3 套用现成模板来创建公文 【例2-3】请利用Word 2007中的现成模板，来制作教材图2-18所示的“通知”公文。 具体操作步骤如下： （1）启动Word 2007。 （2）单击“Office 按钮”“新建”菜单项，弹出 “新建文档”对话框，从左侧的“模板”区域可以看到已经安装的模板、我的模板、根据现有文件创建等信息，可以选择之后在其基础上来创建相应的文档；另外，如果本地电脑上没有所需要的模板，还可以在下面的“Microsoft Office Online”下面的类型列表中选择，然后在

39、本机连接因特网的情况下，到微软公司Office软件的官方网站上去下载，然后安装到本地机器。 762022/7/202.3.3 套用现成模板来创建公文 （3）单击 “模板”区域下面的“我的模板”菜单项，弹出 “新建”对话框，其中已经有编者已经事先下载、安装好的“公文模板”。 （4）选取 “公文模板”图标并单击“确定”命令按钮后，很快生成一个基于原公文模板的一个空白公文文档，其中各个部分的格式已经设置好。 （5）根据需要，用实际的文本内容替换空白文档中的一系列“”即可。 772022/7/202.4复杂长文档的编排方法2.4.1 输入调研报告的文档内容1 2.4.2 使用样式统一文档格式2 2.4

40、.3 脚注与尾注的添加3 2.4.4 目录的制作4 2.4.5 封面的制作5 2.4.6 页眉的设置6782022/7/202.4复杂长文档的编排方法 【例2-4】按照学校的要求，某学校现代教育技术中心的几位教师对学校多媒体教学情况进行了调研。通过调查研究，他们发现当前高校多媒体教学中存在一些亟待解决的问题。于是他们决定成立专门课题组，认真深入研究，传写调研报告，以便发现问题，找到不足，提出解决问题的对策，合理确定保证今后学校多媒体教学质量的保障体系。 现在课题组已将情况调查清楚，资料搜集完整，需要由负责人撰写课题的调研报告。由于目前学校主管领导已经不再接收手稿报告，现在负责人必须自己编排打印

41、该报告。792022/7/202.4复杂长文档的编排方法 编排效果：整个报告的编排效果如教程图2-26所示，是用Word 2007完成的，共15页。因页码内容太多，只显示了全部论文整体排版后的总体页面显示效果，第1页为封面，第2页为目录，第15页下半部分为参考文献，其余中间部分为论文正文，第6页、第7页正文中插入了表格，表格的标题中还加入了一些说明和解释信息，这些内容以脚注的形式显示在本页最下面，第7页还有图表，除封面页、目录页外，其他页面均标有页码和页眉。 802022/7/202.4.1 输入调研报告的文档内容 （1）启动Word 2007，新建一个空白文件，并进行一定的页面设置。 （2）

42、按照2.2节介绍过的单纯输入原则，输入调研报告的所有文字内容，先不用考虑其格式设置，另外要注意各级标题的编号事先设计好，一并输入。 （3）在报告中的适当位置插入表格、图形和图表等对象，并作好环绕方式的设置，起到表格和图形、图表的编号和名称，其中：图形的序号、名称要以图题的方式（如“图2-1 操作流程图”）放到图形下面，而表格的序号、名称要以表题的方式（如“表2-1 公司销售表”）放到表格的上方。一般来讲，图形的812022/7/202.4.1 输入调研报告的文档内容 环绕方式都设置为“嵌入型”，而关于表格和图表的制作，本书将在后续的章节进行详细的讲解。另外，对于这种以文字为主的调研报告中的表格

43、和图表，可以在其他地方利用Excel软件先制作好，然后复制到报告中。 （4）全部图文内容都输入完毕之后，将报告以其标题“我校多媒体教学现状调研及其质量保障体系问题研究”作为文件名，保存到一个适当的位置。 822022/7/202.4.2 使用样式统一文档格式 使用样式，可以很好地来统一本实例调研报告中的文档格式。操作步骤如下： （1）把调研报告的题目套用“标题1”样式。 （2）把“第1章 前言”的章标题套用“标题2”样式。 （3）选定上面设置好格式的章标题，然后双击格式刷，去刷取调研报告中的其他章标题，这样使得整个调研报告中的有章的标题，都设置为统一的格式，并且都是二级标题。 （4）按照与操作

44、类似的方法，再对报告中的所有节标题，套用“标题3”样式。 （5）根据需要，再把报告中的其他项目标题、表格标题、图形标题都套用样式。 832022/7/202.4.3 脚注与尾注的添加 下面以添加脚注为例，说明其操作方法。操作步骤如下： （1）先将光标定位在需要插入脚注的位置，也就是需要进行解释的文字处。 （2）单击“引用”“脚注”“插入脚注”命令按钮，之后在当前页的下面画出一条左对齐的短直线，下面显示出一个数字“1”，光标停留到它的后面；同时，原来光标所在位置也添加上一个上标数字“1” ，如图2-30所示。 （3）在页面下面的脚注区“1”的后面，输入需要进行解释和说明的文字即可。842022/

45、7/202.4.3 脚注与尾注的添加 图2-30 插入脚注的编辑界面852022/7/202.4.4 目录的制作 Word可方便地抽取标题文字，快速制作随文档内容更新的自动目录。操作步骤如下： （1）将光标置于调研报告正文的最前面，按下组合键，插入一个分页符,从而在原文档的前面添加了一个空白页。 （2）在新建的空白页最上面输入“目录”两个字，设置段落居中，字号设为三号。 （3）将下回车键，将光标放置到“目录”文字所在行的下一行。 （4）单击“引用” “目录” “目录”命令按钮，从弹出的下拉菜单中选择“插入目录”菜单项，打开“目录”对话框，并切换到“目录”选项卡，如图2-34所示。 862022

46、/7/20 （5）在如图2-9所示的对话框中，检查“打印预览”中的显示是否符合要求。 （6）确定无误后，根据需要可以选择是否要显示页码、页码是否右对齐，并可以设置制表符前导符号、目录格式以及目录层次，然后单击“确定”按钮。 图2-34 “目录”对话框中的“目录”选项卡872022/7/202.4.5 封面的制作 调研报告完成后，为了使整体效果更正规，应该在前面加一个封面。操作步骤如下： （1）将光标放置到前面的“目录”文字前面，也是整个文档（包括目录）的最前面。 （2）单击“插入”“页”“封面”按钮，弹出各种封面类型。 （3）从中选择一种封面类型（本例中选择“传统型”），并单击其所对应的按钮。

47、 （4）之后，将在文档的最前面插入一个单独的目录页，在该页合适的位置，已经设置好了文章类型、文章标题、作者单位、作者姓名以及撰写时间等信息。 （5）根据实际需要，在相关位置输入本文档封面的相关信息，并进行适当排版即可。 882022/7/202.4.6 页眉的设置 在完成本例子中的页眉设置过程中，需要注意以下内容： （1）插入页码的操作，可通过单击“插入”“页眉和页脚”“页码”命令按钮来实现；而插入页眉，可通过单击“插入”“页眉和页脚”“页眉”命令按钮来实现。 （2）要想使首页、奇数页、偶数页的页眉不同，操作时只要先在“页面设置”的“版式”对话框中将“页眉页脚”区域的“奇偶页不同”和“首页不同

48、”选上，然后再设置页眉页脚，系统就会提示单独地设置首页、奇数页、偶数页的不同页眉。 892022/7/202.4.6 页眉的设置 （3）要想使封面、目录中不显示页眉，而在正文中显示页眉，操作时需要在目录的最后插入一个从“下一节”开始的分节符，使封面、目录与正文内容分别属于两个“节”，这样在两个不同的“节”中就可以进行不同的操作可以在封面、目录中不设置页眉，而在正文中可以设置页眉。但是，在设置正文的页眉时，一定要记住将如图2-41所示 “页眉页脚”工具栏上的“链接到前一条页眉”按钮按下，使之不起作用，否则在后面对正文区中设置的页眉，也会作用于前面的封面和目录中，达不到本例页眉设置的目的需要。 图

49、2-41 “页眉页脚”工具栏上的“链接到前一条页眉”按钮902022/7/202.5 办公文档中图形对象的制作 2.5.1 办公中的简易流程图制作1 2.5.2 办公文档中的公式编辑2912022/7/202.5.1 办公中的简易流程图制作 1绘制图框 （1）单击“插入”“插图”“形状”命令按钮，从弹出基本图形形状列表的“流程图”区域中，选择“过程”按钮（方块），待鼠标变成十字型，在文档的编辑区按住鼠标左键，然后进行拖动，画出流程图中的第一个过程图框。 （2）选中画好的第一个过程图框，按下键拖动，再复制出四个一样的图框。 （3）按照步骤（1）的操作，再次选择“流程图”区域中的“决策”按钮（菱形

50、），通过鼠标拖动，画出所需的决策图框。 922022/7/202.5.1 办公中的简易流程图制作 （4）根据实际需要，调整图框之间的相对位置，最后的效果如图2-43所示。 图2-43 绘制图框932022/7/202.5.1 办公中的简易流程图制作2输入文字 （1）选中第一个图框，单击右键选择“添加文字”，然后输入“95559电话银行”。 （2）用同样的方法，将其他图框分别添加上文字“按1键”、“自动服务”、“人工服务”、“输入卡号、密码，按1键”、“电话费服务”。 （3）按下键，然后连续单击多个框图，使所有框图都被选中。 （4）在“开始”“字体”命令组中，将字体设为宋体、五号，结果如图2-4

51、4所示。 942022/7/202.5.1 办公中的简易流程图制作 图2-44 输入文字952022/7/202.5.1 办公中的简易流程图制作3框图的分布4绘制线条 （1）单击“插入”“插图”“形状”命令按钮，从弹出基本形状列表的 “线条”区域中，选择“箭头”按钮，用鼠标拖动它，从“95559电话银行”图框下框线的中心位置，到 “按1键”图框上框线的中心位置，绘制一个带有箭头的线条，连接两个框图。 （2）选中上面绘制的带有箭头的线条，按下键，拖动复制出所需的箭头线. （3）选择“线条”区域中的“直线”按钮，拖动鼠标，在“按1键”决策图框的两端画出直线，并与前面绘制的“带箭头的线条”进行垂直相

52、交，画出带箭头的折线。 962022/7/202.5.1 办公中的简易流程图制作5输入“是”、“否”分支文字 为决策框的两个分支分别输入文字“是”、“否”，方法是：分别在相应位置建立两个文本框，输入“是”和“否”，然后将文本框的线条颜色、填充颜色均设为“无色”。 6填充效果 保持所有框图都在选中状态，单击绘图工具栏上的“填充”按钮，并选所需填充色。 972022/7/202.5.1 办公中的简易流程图制作7对象组合 按下键，连续单击所有框图，选择全部对象；然后单击鼠标右键，从快捷菜单中单击“组合”子菜单中的“组合”命令，这样所有的对象都将组合成一个图形，最终如本例效果图所示。然后可以很方便地对

53、其进行缩放和移动，还可以复制到其他文档中间。 982022/7/202.5.2 办公文档中的公式编辑 1启动公式编辑器2“公式”工具栏(1)“符号”工具栏(2) “模板”工具栏992022/7/202.5.2 办公文档中的公式编辑 3公式编辑实例1002022/7/20Thank You !第3章 办公中的表格制作办公自动化实用教程（第三版）本章目录3.1 电子表格制作基本知识3.2 规则文字表格的制作3.3 复杂文字表格的制作2022/7/201033.1 电子表格制作基本知识 3.1.1 常用表格的类型划分1 3.1.2 表格制作的软件选取2 3.1.3 电子表格的组成要素3 3.1.4

54、表格处理的一般流程42022/7/201043.1.1 常用表格的类型划分 根据对办公业务中表格使用的调查分析，办公用表格包括如下表所示的几种类型。读者要对这些常用表格类型做到心中有数，并对办公中用到的表格能够对号入座。2022/7/201053.1.2 电子表格制作的软件选取 （1）规则的文字表格用Word中“插入表格”方法，或者直接利用Excel填表完成。（2）单元格悬殊的复杂文字表格，建议利用Word的“绘制表格”方法制作。（3）形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取整个单元格区域，然后“合并居中”来实现。（4）包含大

55、量数字并且需要进行公式、函数运算的表格数据统计报表和数据库表格，建议务必使用Excel制作，以便使用其强大的数据运算、数据分析和图表制作能力。 2022/7/201063.1.3 电子表格组成的常用术语 表格是由若干行列组合而成。为了表示的方便，表格的各个组成部分都有一个确定的名字。描述一个报表的关键特征有表头、主栏、宾栏、数据框、数据项、表尾等。与电子表格制作有关的常用术语很多，包括：行、行数、行高、列、列数、列宽、插入点、单元格、单元格内容、合并单元格、拆分单元格、表斜线、斜线表头、报表、拆分表格、表格与文本转换、表格标题、计算等等。 电子表格的组成元素参加下页图示：2022/7/2010

56、72022/7/201083.1.4 电子表格的一般处理流程 1表格的创建2表格整体的缩放与移动3表格行高、列宽的调整与斜线表头设置4表格中单元格的拆分与合并5表格边框与底纹背景的设置6表格中单元格、行、列的编辑7表格单元格中文字的对齐方式设置8表格中的排序、筛选与计算9表格与文本的转换操作10拆分与合并表格2022/7/201093.2 规则文字表格的制作 3.2.1 利用Word的“插入法”制作规则的表格1 3.2.2 利用Excel的“填格法”制作规则的表格 22022/7/201103.2.1 利用Word的“插入法”制作规则的表格 【例3-1】制作图3-2所示的“A市2009年考录公

57、务员各部门职位需求数量一览表”。 图3-2 “各部门职位需求数量一览表”的效果2022/7/201113.2.1 利用Word的“插入法”制作规则的表格 具体操作步骤如下： （1）启动Word 2007，新建一个空文档。 （2）单击“页面布局”“页面设置”“页面方向”“横向”命令按钮，将纸张方向为“横向”的效果，以便满足例子中表格格式的要求。 （3）制作标题。 （4）插入表格。 （5）设置行列数。 （6）输入文字。 （7）设置文字格式。 （8）调整表格整体大小。 （9）加粗表格外框线。 2022/7/201123.2.2 利用Excel的“填格法”制作规则的表格 【例3-2】请利用Excel软

58、件，制作图3-14所示的职称外语登记考试报名汇总表，要求页面方向为横向，正好一张A4纸大小，每页上能够登记10个报名人员的相关信息。 图3-14 “职称外语登记考试报名汇总表”的效果2022/7/201133.2.2 利用Excel的“填格法”制作规则的表格具体操作步骤如下：（1）启动Excel 2007，新建一个空的工作簿，然后打开Sheet1工作表。（2）输入标题文字。（3）调整身份证号所在18列单元格的宽度。（4）输入表格中的其它文字内容。（5）合并相关单元格。（6）设置字体和段落格式。（7）设置表格的边框线。 （8）页面设置。 （9）分页预览。 （10）打印预览。 （11）打印操作。

59、2022/7/201143.3 复杂的文字表格制作实例 3.3.1 利用Word“绘制法”制作不规则的表格1 3.3.2 利用Excel制作不规则的文字表格实例22022/7/201153.3.1 利用Word“绘制法”制作不规则的表格 【例3-3】2013年“五一”劳动节将至，某公司需要评比优秀员工，现在需要制作如教程图3-25所示格式的优秀员工登记表，供候选人来填写申报，然后上交上级部门进行审批。 2022/7/201163.3.1 利用Word“绘制法”制作不规则的表格 具体操作步骤。 1制作表格标题 （1）启动Word 2007，建立一个新文件。 （2）在文档的第一行输入标题“优秀员工

60、登记表”。 （3）在文档的第一、二行分别输入文字“优秀员工登记表”和“填报单位：”。问题分析：从图3-25可以看出，该表格总共两页，正反面打印，整个表格是一个只有文字的表格，形状不很规则，单元格大小悬殊。所以，根据前面介绍的原则，可以考虑使用Word来制作该表格。另外，制作本表格时需注意以下问题：表格整体格式要规范、美观，要在一张正反面的纵向A4纸上显示的比较合适。单元格大小 的设置要与将来填写的实际内容相匹配。单元格中文字方向和对齐方式要进行合适的设置。外框线要加粗，内部的部分单元格要设置上填充色。2022/7/201173.3.1 利用Word“绘制法”制作不规则的表格 2绘制表格的框架