集团档案管理制度.(共6页)

1、档案管理制度(zhd)一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定(zhdng)本制度。二、 归档(gudng)范围：公司的章程、规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营管理、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考和保存价值的文字材料。三、 公司的档案管理由档案管理办公室总负责。四、 档案管理办公室的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、 HYPERLINK /zuowen/anquan/ t _blank 安全保密和使用方便。五、 资料的收集与整理1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的

2、四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2. 在档案资料归档期，由档案管理办公室分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理办公司负责及时归档。4. 各部门专用的收、发文件(wnjin)资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。/www.oh1005. 档案管理办公室根据(gnj)公司的档案(dng n)管理制度实施档案归档整理。六、 资料的分类与归档1. 公司档案资料的分类依据档案管理制度的有关规定执行。2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。3档案分

3、类应视其内容、部门、组织、业务项目等因素，按部门、大类、年度（小类）、细类四级分类。先按部门区分，然后依档案性质分为若干大类，之后在同类中按年度依序分为若干小类；按照保管期限或件号分为若干细类。3同一小类（或细类）的档案以装订于一个档夹为原则。如档案较多，一个档夹不够用，可用两个以上的档类装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查找。七、 档案的名称与编号1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分显示档案内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊。2档案分类的各级名称(mngchng)确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类的各级名称及其编号，依照一定顺序依次排

4、列，以便查阅。4档案分类的各级编号内应预留若干(rugn)空档，以备将来组织扩大规模或业务增多时，随时增补。另外，在档案(dng n)目录中标注保存期限。5档案分类的各级名称及其编号一经确定，不宜任意修改。如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟订“新旧档案分类编号对照表”，以免混淆。6档号名称和编号的表示方式为：A1A2B1B2年度C1C2；其中，A1A2为文件归属部门代号，B1B2为大类号（文件类型），小类号用年度表示，C1C2为档案卷次。举例：总经理办公室A1、管理性档案B1、年度2015、档案卷次C1；具体表述A1B12015C1（总经理办公室管理性档案2015年度第一卷次）。八、档案保存

5、期限文件保存期限除政府有关法令或本公司特定规章外，依下列规定办理。文件保存期限规定保存期限适用范围保存期限适用范围永久保存1公司章程2股东名册3组织规程及办事细则4董事会议及股东会议纪录5财务报表6政府机关核准文件7不动产所有权及其他债权凭证8工程设计图9其他经核定须永久保存的文书十年1预算、决算书类2会计凭证3事业计划资料4其他经核定须保存十年的文书五年1期满或解除合约2其他经核定须保存五年的文书一年结案后无长期保存必要的文书备注各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存九、 档案(dng n)的借阅1. 总经理、副总经理、部门经理借阅非密级档案(dng n)可直接通过档案管

6、理办公室办理(bnl)借阅手续。2. 因工作需要，公司的 HYPERLINK /qita/ t _blank 其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理借阅档案申请表送总经理办公室核批。3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过24小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室审批，具体按委托书的内容执行,。4. 档案借阅者必须做到： HYPERLINK /zuowen/ai/ t _blank 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 注意安全

7、保密，严禁(ynjn)擅自翻拍抄录(chol)、转借、遗失。十、 档案(dng n)的销毁1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理办公室填写公司档案资料销毁审批表交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室批准后方可销毁。4. 经批准销毁的公司档案，档案管理办公室须认真核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室指定专人监督销毁。十一、本制度自公布之日

8、起实行。附：档案编号明细表部门代号部门名称文件代号归属类型卷次代号卷宗名称A1总经理办公室B1管理性文件C1第一卷A2 财务部B2基建文件C2第二卷A3运营管理部B3科研文件C3第三卷A4人力资源部B4产品文件C4第四卷A5B5设备文件C5第五卷A6B6会计文件C6第六卷A7B7客户文件C7第七卷A8B8合同文件C8第八卷A9B9员工文件C9第九卷A10B10特殊载体文件C10第十卷A11B11C11第十一卷A12B12C12第十二卷内容总结（1）档案管理制度一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度（2）如档案较多，一个档夹不够用，可用两个以上的档类装订，并于小类（或细类）之后